Cómo utilizar WordPress para la gestión de proyectos

¿Alguna vez se preguntó si puede utilizar WordPress para la gestión de proyectos? Hoy en día, parece que WordPress se puede usar para casi todo ... ¿Entonces esas capacidades realmente se extienden a la gestión de proyectos?

¡Sí! Con un complemento freemium llamado WP Project Manager, puede convertir WordPress en una herramienta de gestión de proyectos para usted y su equipo. Y en esta publicación, te daré un tutorial rápido sobre cómo puedes hacer eso usando la versión gratuita de este complemento.

¿Por qué poner la gestión de proyectos dentro de WordPress?

Probablemente ya tenga al menos una idea de por qué la gestión de proyectos es importante. ¡Todo está en el nombre! Es decir, le ayuda a gestionar mejor los proyectos para que sea más productivo y eficaz en su trabajo.

Pero hay muchas herramientas de gestión de proyectos de terceros. Entonces, ¿por qué usar WordPress para la gestión de proyectos? Al final, todo se reduce a la comodidad. A pesar de que puede tomar solo unos segundos cambiar entre su panel de WordPress y una herramienta de administración de proyectos de terceros, esos segundos se acumulan con el tiempo.

La conveniencia es la razón por la que el complemento de WordPress de CoSchedule tiene más de 10,000 instalaciones activas ... a pesar de que CoSchedule tiene un panel independiente completamente funcional.

Si ya está utilizando WordPress, es mucho mejor tener todo integrado en un solo paquete. Especialmente si trabajas con compañeros de equipo.

Por ejemplo, en lugar de tener que crear cuentas duplicadas para todos, puede utilizar las mismas cuentas de WordPress que ya existen.

Cómo utilizar WordPress para la gestión de proyectos con WP Project Management

WP Project Management es un complemento de gestión de proyectos freemium que cabe completamente dentro de su panel de WordPress. Le mostraré cómo configurarlo usando la versión gratuita del complemento que está disponible en WordPress.org.

Para la gestión de proyectos livianos, la versión gratuita es sólida. Pero de lo contrario, probablemente tendrá que pagar ( hablaré sobre el motivo más adelante ).

También vale la pena señalar que el complemento tiene críticas mixtas. Al jugar con la versión gratuita, no encontré ningún problema. Pero hay una serie de quejas en los foros de soporte de WordPress.org (aunque WeDevs suele ser rápido para abordar esas quejas).

Y finalmente, debido a que WP Project Management funciona casi por completo en el backend, debería funcionar bien con casi cualquier tema. Solo para asegurarme, hice todas mis pruebas usando un sitio que se ejecuta en Divi.

Bien, así es como se usa:

Agregar categorías de proyectos: un primer paso necesario

Una vez que instale el complemento, su primer paso debería ser configurar categorías para sus diversos proyectos. Si bien hay una pestaña de Configuración , realmente no hay nada que deba configurarse. Así que puedes saltar directamente a las otras cosas.

Para configurar sus categorías, diríjase a Project Manager → Categorías:

En el ejemplo anterior, puede ver que agregué una categoría para proyectos relacionados con un "Blog".

Agregar un proyecto: The Cool Stuff está a punto de comenzar

Una vez que haya agregado algunas categorías, estará listo para agregar su primer proyecto. Para hacer eso, diríjase a Project Manager → Projects y haga clic en New Project:

Le da un nombre, categoría y se lo asigna a un usuario (extraído de sus usuarios habituales de WordPress). Luego, verá su proyecto en la lista:

Gestión de su proyecto: registro de actividades y debate

Una vez que crea su primer proyecto, las cosas comienzan a ponerse geniales. Al hacer clic en el proyecto, verá una descripción general rápida de todos sus detalles, así como un montón de pestañas en la parte superior:

Repasemos cada pestaña porque ahí es donde ocurre la gestión del proyecto.

En la pestaña Actividades , puede obtener una descripción general rápida de cada acción que se ha realizado en el proyecto. Por ejemplo, puede ver algunas de las acciones derivadas de mí jugando con el complemento para configurar contenido ficticio:

Pasando, la pestaña Discusiones es donde puede tener discusiones de equipo para un proyecto específico. Es básicamente un foro dentro de cada proyecto individual. Por ejemplo, puede ver que creé una pregunta:

Si otros quisieran responder, podrían hacer clic en ese hilo y dejar un comentario:

Los usuarios pueden incluso adjuntar archivos a sus comentarios.

Gestión de su proyecto: listas de tareas pendientes e hitos

Las siguientes dos pestañas, Listas de tareas pendientes e Hitos , lo ayudan a agregar tareas y fechas límite a su proyecto.

En la pestaña Listas de tareas pendientes , puede agregar tantas listas de tareas pendientes como sea necesario. Luego, para cada lista de tareas pendientes, puede agregar tareas y asignarlas a los usuarios, así como obtener una representación visual de qué tan avanzado está la lista de tareas pendientes:

Por ejemplo, si agrego una segunda tarea y marco una como completa, puede ver que la barra de progreso se actualiza automáticamente:

Además, si asigna una tarea a un usuario, automáticamente recibirá un correo electrónico sobre la nueva tarea.

Al pasar a la pestaña Hitos , puede establecer, lo adivinó, hitos. Los hitos son básicamente plazos importantes para el proyecto. Lo bueno es que puede asignar listas de tareas pendientes a los hitos para tener una idea de qué tan cerca está de poder marcar cada hito:

Gestión de su proyecto: archivos

La pestaña final, Archivos , ofrece una funcionalidad bastante interesante. Básicamente, recopila todos los archivos cargados en otras partes de la interfaz en un solo lugar. No importa si el archivo se adjuntó como parte de un hilo de discusión o una lista de tareas pendientes , podrá encontrarlo aquí (así como ubicar dónde se cargó originalmente):

Poniendolo todo junto

En lo que respecta a la versión gratuita, ese es prácticamente el alcance de la funcionalidad. Puede agregar tantos proyectos como desee y, en lo que respecta a la gestión de proyectos individuales, sigue siendo útil.

Sin embargo, la versión gratuita es limitada cuando se trata de trabajar en múltiples proyectos. Por ejemplo, no hay forma de que un usuario individual vea todas sus tareas asignadas en múltiples proyectos en la versión gratuita .

En la versión gratuita, los usuarios aún pueden ver sus tareas asignadas si van específicamente a la pestaña Lista de tareas pendientes . Pero no hay un tablero unificado como en la versión pro.

Además, no tiene vista de calendario y carece de informes detallados sobre su productividad y el estado del proyecto, los cuales están disponibles en la versión pro.

¿Qué hay en la versión Pro y los complementos?

Además de una versión Pro con funcionalidad mejorada, WeDevs también tiene una tonelada de complementos premium que incorporan características que a los gerentes de proyectos les encantarán. Actualmente, puede agregar funcionalidades como:

• Tableros Kanban
• diagramas de Gantt
• Seguimiento del tiempo
• Facturación
• Integraciones de WooCommerce
• Subtareas

La mayoría de las extensiones cuestan $ 29 cada una.

Además, como mencioné antes, la versión Pro general le brinda acceso a todo tipo de paneles útiles para:

• Tareas
• Vista de calendario
• Informes
• Progreso

Por ejemplo, así es como se ve el panel de tareas en la versión pro:

Y así es como se ve el informe del diagrama de Gantt:

La versión pro comienza en $ 59 por una licencia de un solo sitio.

Terminando

WP Project Management es una forma ordenada de utilizar WordPress para la gestión de proyectos. Si bien tiene algunas críticas mixtas, no encontré ningún error al configurar un solo proyecto y lo encontré fácil de usar. Sin embargo, mi uso fue limitado.

La versión gratuita es útil para proyectos pequeños, pero si desea una herramienta de gestión de proyectos seria, probablemente necesitará comprar la versión pro y algunos de los complementos asociados.

Ahora le toca a usted: ¿alguna vez usaría WordPress como herramienta de gestión de proyectos? ¿O prefiere utilizar las soluciones de terceros?

Imagen en miniatura del artículo de Dacian G / shutterstock.com