So veröffentlichen Sie ein Schulungshandbuch mit WordPress

Wenn ich an Mitarbeiterhandbücher oder Schulungshandbücher denke, denke ich oft – Staubmagnet.

Tut mir leid, das zu sagen, aber es muss gesagt werden.

Das traditionelle Konzept davon inspiriert mich nicht zum Lesen.

Es ist jedoch eine sichere Wette, dass Unwissenheit (oder der Mangel an Wissen) sicherlich zu schlechter Leistung und schlechter Entscheidungsfindung in der Karriere einer Person führt.

Und um noch einen Schritt weiter zu gehen und das Positive zu fördern, können die Inhalte eines Unternehmensschulungshandbuchs (wenn sie gut kommuniziert werden) dazu beitragen, den Erfolg der Mitarbeiter zu katalysieren.

Eine Art für beide Seiten vorteilhafter Leitfaden mit Best Practices, der die Unternehmenskultur stärkt und das Hindernis der betrieblichen Unklarheit beseitigt.

Mit Teammitgliedern, die alle auf derselben Seite stehen, gibt es nur sehr wenig, was ihre gemeinsamen Bemühungen zunichte machen kann. Jetzt werden bergige Kampagnen, die sonst steile Herausforderungen gewesen wären, im Vergleich zu relativen Maulwurfshügeln.

Und das alles wegen eines perfekt ausgeführten kollaborativen Refrains – koordiniert durch ein einziges Hymnenblatt (auch bekannt als das Corporate Training Manual).

Eine Klasse für sich und wert (durch Validierung der verbesserten Mitarbeiterleistung) der Investition, es richtig zu machen.

Aber die Frage bleibt …

…was ist in diesen Tagen der SaaS-Überlastung (und der Qual der Wahl für technische Lösungen) der beste Weg, ein Schulungshandbuch für Ihre Mitarbeiter zu veröffentlichen?

Eine lange Liste von Möglichkeiten ist zweifellos, aber vielleicht nur ein paar gute Übereinstimmungen.

Welchen Weg Sie auch immer wählen, es lohnt sich, einige wichtige innovative Fortschritte zu beachten, um den ROI Ihres Schulungshandbuchprojekts zu erzielen:

• Online und herunterladbar
• Leicht editierbar
• Digital interaktiv
• Gerät kompatibel
• Benutzer-Feedback

Die oben genannten Funktionen können, wenn sie in die Bereitstellung Ihres digitalen Schulungshandbuchs integriert werden, dazu dienen, dessen Effektivität bei der Steigerung der Unternehmensleistung zu verbessern.

Aber wie genau würden Sie eine davon zusammenstellen?

Die fundierte technologische Antwort in der heutigen Wirtschaft wäre ein Content-Management-System (CMS).

Wieso den?

Ein CMS erfüllt alle oben genannten Kriterien …

… außerdem sind sie sowohl für den Entwickler als auch für den Benutzer (in diesem Fall den Leser) leicht zu verstehen.

• Kein Code notwendig
• Null Lernkurve
• robust im Handling
• intuitiv zu navigieren

…und im Beispiel WordPress, das marktführende CMS – es ist sogar kostenlos nutzbar, weil es Open Source ist.

Wenn Sie jedoch mit WordPress noch weiter gehen und nur ein wenig Code kennen, sind die Anpassungs- und Integrationsmöglichkeiten endlos.

Alles in allem, bei all diesen positiven Aspekten – es ist schwer, Gründe zu finden, warum WordPress CMS nicht der perfekte digitale Partner für Ihr Schulungshandbuch-Projekt wäre.

Und jetzt präsentieren wir Ihnen ohne weitere Verzögerung den HeroThemes-Leitfaden zum Veröffentlichen eines Schulungshandbuchs mit WordPress.

Was ist ein Online-Schulungshandbuch?

Ein Online-Schulungshandbuch ist ein digitales Schulungshandbuch, das über das Internet entweder als Teil einer bestehenden Website oder unter einer eigenen dedizierten URL veröffentlicht wird.

Der Zweck des Dokuments besteht darin, als Referenztext zur Unterstützung der Entwicklung und des Wachstums von Mitarbeitern in ihren Unternehmensrollen zu dienen.

Ein Online-Schulungshandbuch kann entweder von einem einzigen Autor oder von mehreren Autoren gleichzeitig geschrieben werden.

Wenn die Mutterorganisation wächst und sich verändert, sollten auch alle Schulungs- und Entwicklungsunterlagen an der Strategie ausgerichtet bleiben.

Aktualisierungen und Aktualisierungen sollten iterativ und nachvollziehbar sein, wobei benannte Mitarbeiter für jeden Beitrag oder jede Bearbeitung verantwortlich sind.

Vorteile der Veröffentlichung eines Online-Schulungshandbuchs

Authoring und Publishing sind arbeitsintensive Prozesse.

Es steckt viel „Saft“ darin, ein Dokument in der Größe eines Schulungshandbuchs auf den Weg zu bringen.

Was jedoch nach der Erstellung noch mühsamer wird, ist, Ihre Unterlagen mit den neuesten erforderlichen Überarbeitungen auf dem neuesten Stand zu halten.

Denken Sie nur an das Szenario, eine verstreute Wirtschaft statischer, veralteter Ausdrucke zu haben und diese Texte nun durch die neue, verbesserte Revision ersetzen zu wollen.

Wie finden, beenden und ersetzen Sie alle im Umlauf befindlichen alten Versionen durch die „Neugeld“-Edition?

Genau. Ich konnte es auch nicht ertragen, an so ein Durcheinander zu denken.

Solche Situationen erfordern einen dynamischen Ansatz.

Die perfekte Lösung für ein solches Problem?

Nehmen Sie Ihr Trainingshandbuch online .

Der intelligentere, schlankere und erneuerbare Ansatz zur Veröffentlichung Ihres Unternehmensschulungshandbuchs.

Hier ist eine Liste mit weiteren Vorteilen, die Sie bei der Digitalisierung Ihres betrieblichen Schulungshandbuchs beachten sollten:

Content-Management + flache Lernkurve: Content-Management-Systeme wurden erfunden, um die Last intensiver Digital-Publishing-Projekte kompetent zu tragen. Sie sind nur die Eintrittskarte für Ihr Online-Schulungshandbuch.

Von allen CMS-Programmen hat die führende Plattform – WordPress – alle Schnickschnack und eine intuitive redaktionelle Oberfläche, damit sich Autoren sofort zu Hause fühlen.

Zugriff: Ihre Schulungsmaterialien werden in einer digitalen Hub-Umgebung mit 24/7-Betriebszeit gehostet. Autoren und Benutzer können uneingeschränkt auf die neueste Version der Schulungsmaterialien zugreifen.

Außerdem wird Ihr Online-Schulungshandbuch, das unter Einhaltung digitaler Barrierefreiheitsstandards erstellt wurde, Barrieren überwinden, die zuvor durch Probleme in Papierform gesetzt wurden, z. B. in Bezug auf die Schriftgröße.

Native Zusammenarbeit: Content-Management-Systeme (CMS) sind von Natur aus kollaborative digitale Umgebungen. Kann Remote-Schreibteams hosten (und vollständig skalierbar, wie im Fall von WordPress CMS).

Wenn Ihr Projekt einen berechtigungsbasierten Zugriff erfordert, ist ein CMS wie WordPress eine gleichwertige Kombination mit einer hochgradig konfigurierbaren Benutzerzugriffsverwaltung.

Multimediale Ausgabe: Mit einem digitalen Trainingshandbuch stehen Ihnen eine Vielzahl von Medienformaten zur Verfügung. Audio, Video, Bild, Text …

…mit einer Vielzahl von Dateitypen und Methoden zum Einbetten und Präsentieren der Inhalte ist Ihre Benutzererfahrung jetzt in der Lage, Benutzertypen von AZ erfolgreich anzusprechen.

Interaktiv: Training ist ein Dialog. Ohne Feedback ist es tot. Das ist einer der größten Nachteile bei der Veröffentlichung eines statischen Schulungshandbuchs in Papierform.

Mit digital haben Sie solche Einschränkungen jedoch einfach nicht. Die digitale Technik wurde erfunden, um unsere praktischen Arbeitsmöglichkeiten zu bereichern. Und im Fall der Veröffentlichung von Schulungsunterlagen gibt es unzählige Techniken, um nützliche Antworten von Ihrem Publikum zu erhalten.

Analytik: Für Publisher stellt das „Einblicken“ in die Benutzererfahrung einen echten Vorteil dar, wenn es darum geht, das Ziel zu erreichen, eine wirklich effektive Informationsressource bereitzustellen.

Die Identifizierung unerfüllter Bedürfnisse bietet reichlich Gelegenheit für zeitnahe und validierte Überarbeitungen.

Gemeinsame Merkmale einer Online-Schulungshandbuch-Software

Es ist also klar. Ein digitales Schulungshandbuch hat viele eindeutige strategische Vorteile gegenüber seinem Äquivalent in Papierform.

Aber eher praktisch denken.

Welche genauen Funktionen und Fähigkeiten können Sie vernünftigerweise von Ihrer Online-Schulungshandbuch-Software erwarten?

Hier ist eine Zusammenfassung für Ihre Überlegungen:

Texteditor und Formatierung: Als formelles Schulungs- und Entwicklungsdokument möchten Sie wahrscheinlich die neuesten Texteditorfunktionen voll ausnutzen.

Gut strukturierte Formatierungen, wie zum Beispiel gestylte Überschriften, lassen sich einfach über einen benutzerfreundlichen WYSIWYG-Editor vornehmen.

Online-Viewer oder PDF-Konvertierung: Die klassische Option „Essen“ oder „Zum Mitnehmen“ ist grundlegend für den Konsum von Online-Inhalten. Gerade bei firmeninternen Literaturprojekten wie einer Schulungsunterlage darf ein Digital-First-Ansatz diejenigen nicht im Stich lassen, die eine physische Lektüre bevorzugen.

Die PDF-Konvertierung ist mit den meisten CMS-Plattformen ein Kinderspiel, ganz sicher mit WordPress. Mit der Möglichkeit, einzelne Seiten als PDF oder ganze Dokumente zu drucken, macht es ein CMS „einfach“, die virtuellen und physischen Veröffentlichungsmedien zu überbrücken.

Bild-, Video- und Audiointegration: Eingebettete Multimedia-Assets bringen Schulungsunterlagen auf eine andere Ebene. Stellen Sie sich vor, die Teilnehmer müssen nicht länger auf ein Seminar oder einen Workshop warten, um von Ihrer Schulungsfakultät praxisnah unterrichtet zu werden.

Versionskontrolle: Zusammenarbeit ist großartig, aber es bedeutet auch, dass Sie an Komplexität gewinnen. Wenn dies nicht angemessen gehandhabt wird, kann dies zu einer ziemlich kontraproduktiven Erfahrung führen.

Mit einer kollaborativen CMS-Lösung wie WordPress ist es einfach, genau zu sehen, „wer was zuletzt gemacht hat …“ und zu vermeiden, dass die neueste Ausgabe mit einer früheren verwechselt wird.

Sprachübersetzung: Haben Sie eine verteilte internationale Belegschaft? Dann würden Sie sicherlich von etwas anderem als einem digitalen Trainingshandbuch träumen.

Aber in Verbindung damit benötigen Sie eine Plattform, die die Replikation Ihres Handbuchs in andere Sprachen genau und mühelos handhaben kann. WordPress CMS zum Beispiel ist der perfekte Verbündete in der digitalen mehrsprachigen Diplomatie.

Bewertungen & Feedback: a geschlossene Feedback-Schleife mit Upvoting und Messaging, um Seitenbewertungen zu erleichtern, die von Benutzern vergeben werden können, um die Nützlichkeit des Inhalts anzuzeigen.

Dies bietet einige benutzerzentrierte Eingaben zur Verbesserung des Inhaltsverbesserungsplans Ihres Handbuchs.

Responsiv für Mobilgeräte und Tablets: ein Mobile-First-Ansatz. Dies gewährleistet optimalen Benutzerkomfort beim Zugriff auf das Handbuch. Trotz des verwendeten Geräts sollte die gleiche Exzellenz in der Präsentation erwartet werden.

Gestaltung des Layouts eines Online-Schulungshandbuchs

Design und Layout sind die perfekte Folie für hochwertige Inhalte.

Sie unterstützen den Benutzer bei der Benutzerfreundlichkeit.

Den Seiteninhalt auf die effizienteste Art und Weise in den Griff bekommen.

Mit geringstem Aufwand den maximalen Nutzen erzielen.

Dies ist die Belohnung für die Implementierung eines gut strukturierten Designs und Layouts.

Aber von welchen spezifischen Funktionen könnte Ihr Online-Schulungshandbuch profitieren?

Hier sind ein paar Vorschläge:

Inhaltsverzeichnis: eine umfassende Übersicht über den Inhalt. Eine fortlaufende Liste mit Seitennummer(n) – jedes Element ist mit einem Anker verknüpft – wodurch Ihr Dokument in hohem Maße indizierbar ist, um es leicht zu finden und zu entdecken.

Schwebend, statisch, erweiterbar – egal welche Präsentation von Inhaltsverzeichnissen passt, es gibt flexible Mittel, um das Endziel zu erreichen.

Hierarchische Organisation von Inhalten : Inhalte, die in maßgeblicher Reihenfolge angeordnet sind, die die kognitive Klassifizierung und Reihenfolge der Themen des Benutzers widerspiegeln.

Zum Beispiel hat WordPress CMS ein natives Inhalts-Ordnungssystem von Kategorien (Eltern-/Kind-Beziehung) vs. Tags (Geschwister).

Reibungslose Navigation: Indikative Links, Hinweise und Eingabeaufforderungen führen Benutzer durch die logische Abfolge der Interaktion mit dem Inhalt.

Breadcrumbs, Navigationsleisten und Seitenleisten-Links mildern die Knicke in der Benutzererfahrung.

Vorlagenseiten: Optimieren Sie die Produktion und gestalten Sie jeden Seitentyp optimal nach Funktion.

Vorgefertigte Vorlagen mit Verwaltungstechnik, um den Autorenprozess noch wirtschaftlicher zu gestalten.

Fortschrittsanzeige: Motivieren Sie Benutzer mit der Vorfreude auf den Abschluss bei jedem Schritt des Lesens des Handbuchs, indem Sie eine Fortschrittsanzeige bereitstellen.

Basierend auf der Anzahl der Seiten oder dem Prozentsatz der abgeschlossenen Seiten ist bekannt, dass eine Fortschrittsanzeige das Engagement für Inhalte fördert.

Beispiel Online-Schulungshandbuch

Sind Sie bereit, sich ein LIVE-Beispiel eines dieser Online-Schulungshandbücher anzusehen?

Heute teilen wir den Fall des Benutzerschulungshandbuchs für die MagAlign Pro-Software.

Zur Erläuterung: MagAlign ist eine medizinische Software, die von Forschern verwendet wird, um Sequenzpaare von Proteinmolekülen in einer grafischen Darstellung zu erzeugen.

Einfach gesagt handelt es sich um eine Simulation, um theoretisch die Möglichkeiten zu untersuchen, wie Proteine ​​in einer realen Situation miteinander interagieren könnten.

Ein hochtechnisches Produkt.

Aber trotz all seiner Komplexität wird es uns nicht davon abhalten, sein Schulungshandbuch zu prüfen und einige übertragbare Lernpunkte für Ihr Projekt mitzunehmen.

Lassen Sie uns also das MegAlign Pro-Online-Schulungshandbuch bewerten und einige bemerkenswerte Highlights herausgreifen:

Indizierbares Inhaltsverzeichnis

Das Handbuch verfügt über eine praktische schwebende ToCs-Tabelle in der linken Seitenleiste, die leicht erreichbare Jumplinks präsentiert, die den Benutzer leicht zum gewünschten Thema bringen – sofort.

Einbettbare Medien

Oben sehen Sie ein Beispiel für eingebettetes Video auf einer Seite. In diesem Fall werden die Rich Media als „Getting Started“-Tutorial verwendet, das den Benutzer durch seine ersten Schritte als Begleitung zum geschriebenen Text führt.

PDF Herunterladen

Am Fuß der ToCs-Tabelle links (oben) befindet sich die Schaltfläche „Als PDF herunterladen“. Dies stellt eine schnelle und einfache Möglichkeit für Benutzer dar, den Nutzen aus der Web-Viewing-Sitzung zu ziehen und ihre Erfahrung über das Online-Sein hinaus zu erweitern.

Druckbare Seiten oder ganzes Dokument

Einige Benutzer bevorzugen immer noch eine Hardcopy. Und tatsächlich sind gedruckte Notizen für Studienzwecke immer noch und vielleicht immer das effektivste Werkzeug.

In Fällen, in denen eine gedruckte Version bevorzugt wird, löst diese Druckschaltfläche (oben rechts im Bild oben) den vernetzten Drucker des Benutzers aus, um das digitale Handbuch in eine Papierkopie umzuwandeln.

Weiter / Zurück-Schaltflächen

Die Seiten sind der Reihe nach miteinander verknüpft und führen die Benutzer von vorne nach hinten durch das Dokument.

Dies hilft Benutzern, innerhalb der Geschichte der Schulungserzählung auf dem Laufenden zu bleiben.

Suche

Eine Suchleiste ist eine wesentliche Note. Das obige Beispiel zeigt die Suchfunktion Hervorhebung als Feature im Kopfbereich jeder Seite.

Dies hilft Benutzern, relevante Ressourcen gemäß den Anweisungen ihrer Abfragen zu finden oder zu entdecken.

Rückmeldung

Ein einfacher und höflicher Aufruf zum Handeln, der die Benutzer ermutigt, das Support-Team zu „kontaktieren“, befindet sich am Fuß jeder Seite.

Schulungshandbücher sind Möglichkeiten für Organisationen, Benutzer in fruchtbare Gespräche zu Themen einzubeziehen.

Feedback-Mechanismen wie diese „Kontakt-DNASTAR“-Funktion dienen dazu, Lücken zwischen Schulungsmaterial und Benutzerbedarf zu schließen.

Erstellen eines Online-Schulungshandbuchs mit WordPress

Also, wie wäre es dann… sind Sie bereit, Ihr eigenes Online-Schulungshandbuch zu erstellen?

Nun, hier ist der Insider-Track, um eines zu produzieren, genau wie das Beispiel, das Sie oben gesehen haben … und mehr.

Und bevor Sie fragen – nein, Sie müssen kein Webentwickler sein oder einen einstellen. Dies ist eine ausschließlich codelose Lösung.

Aber kein Code muss Low-Tech bedeuten.

Tatsächlich erhalten Sie mit WordPress den besten Site-Builder der Online-Branche sowie das vielfältigste Entwickler-Ökosystem von Drittanbietern von Plugins und Erweiterungen unter allen CMS.

Die Tatsache, dass über 40 % aller Websites auf die Content-Management-Fähigkeiten von WordPress vertrauen, sollte überzeugend genug sein.

Abgesehen davon, wäre es nicht großartig, Schritt für Schritt zu erfahren, wie es gemacht wird?

Hier ist die Aufstellung:

1. Organisieren und Kategorisieren von Seiten und Dateien
2. Suche, Abstimmung, Feedback und Analysen
3. Häufig gestellte Fragen
4. Helpdesk zur Bearbeitung von Anfragen über Tickets
5. Seitenindex des Inhaltsverzeichnisses
6. Glossar Begriffsbibliothek
7. Print My Blog für das gesamte Dokument 1-Klick-Druck

Organisieren und Kategorisieren von Seiten und Dateien: Installieren Sie eine umfassende Homepage-Hub-Präsentation mit Links zu jedem der Kapitel des Schulungshandbuchs, komplett mit Beschreibungen und Symbolen für eine einfache Inhaltserkennung. Ein rechtes Seitenleisten-Widget mit beliebten Artikeln hilft Benutzern zu sehen, was bei ihren Kollegen aktuell ist.

Verwenden Sie das Heroic Knowledge Base-Plugin, um sofort ein gut thematisiertes Startseitenmenü einzurichten, um Ihr Online-Schulungshandbuch zu beginnen.

Suche, Abstimmung, Feedback und Analysen: Erhalten Sie mit Abstimmungs- und Feedbackformularen auf Artikelseiten eine neue benutzerbasierte Perspektive mit jeder neuen Kohorte von Personalaufnahmen. Außerdem landen Benutzer beim ersten Mal direkt auf genau der Antwort, nach der sie gesucht haben – mit einer laserscharfen LIVE-Suchfunktion. Schließlich bieten Benutzeranalysen Deep-Learning-Möglichkeiten zur Verbesserung.

Verwenden Sie das Heroic Knowledge Base-Plug-in, um intelligente Engagement-Tools für Feedback und investigative Erkenntnisse einzusetzen.

Häufig gestellte Fragen : Erstellen Sie FAQ-Akkordeon-Blöcke mit wiederverwendbaren Inhaltsteilen, um Ihr Trainingshandbuch mit anfängerfreundlichen Hinweisen auszustatten.

Verwenden Sie das Heroic FAQs-Plugin, um FAQ-Inhalte nahtlos in die Seiten Ihres Handbuchs einzubetten.

Heroic Inbox für die Bearbeitung von Anfragen über Tickets: Nehmen Sie Anfragen von Benutzern entgegen und erzielen Sie weiterhin Rekordantwortraten, indem Sie Ihren Support-E-Mail-Posteingang in das WordPress-Administrations-Dashboard integrieren. Mit dieser praktischen Backoffice-Lösung müssen Sie nicht mehr zwischen den Browser-Tabs hin- und herwechseln.

Verwenden Sie das Heroic Inbox-Plugin, um von Ihrem E-Mail-Konto aus innerhalb des WordPress-Administrationsbereichs zu arbeiten.

Heroisches Inhaltsverzeichnis: Richten Sie Inhaltsverzeichnisse für die einfache Navigation zu jedem Schulungsartikel ein. Bieten Sie Benutzern den Vorteil einer einfachen Navigation durch Artikelinhalte.

Verwenden Sie das heroische Inhaltsverzeichnis, um ein automatisch ausgefülltes Inhaltsverzeichnis in jeden Artikel einzufügen.

Heroisches Glossar: listet die wichtigsten Begriffe zum Thema auf, mit Links, die den Benutzer auf die entsprechende Seite führen.

Verwenden Sie das Heroic Glossary-Plug-in, um eine Liste mit Jargon sprengenden Wörtern und ihren Definitionen zu erstellen.

Print My Blog: Konvertieren Sie die Seiten Ihres Online-Schulungshandbuchs sofort in eine PDF-Datei. Konvertieren Sie auch das gesamte Dokument mit einem benutzerdefinierten Layout und Design, um Ihrem Dokument Vielseitigkeit zu verleihen.

Verwenden Sie Print My Blog, um Druck-in-PDF-Schaltflächen in Ihr Online-Schulungshandbuch einzufügen.

Fazit

Ein Online-Schulungshandbuch geht über die bloße Durchführung einer Übung zum Ankreuzen hinaus.

Es ist eine interaktive, wertschöpfende Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeit für Ihr Unternehmen, um Verbesserungen wirklich voranzutreiben.

Die Verwendung der richtigen digitalen Plattform kann das, was traditionell zu einer statischen Formalität geworden war, in einen dynamischen Effekt einer kontinuierlichen Leistungssteigerung für Ihre Mitarbeiter verwandeln.

WordPress mit all seinen Vorteilen ist gut darauf ausgerichtet, Ihre Schulungsdokumentationsprozesse zu rationalisieren, kollaborativ und 10-mal wirkungsvoller zu machen.

Sowohl Autoren als auch Benutzer erwartet eine fesselnde Fahrt mit den neuesten digitalen Steuerelementen, die ihnen zur Verfügung stehen.

Alles in allem ist Ihre Organisation mit einem Wechsel zu einem Online-Schulungshandbuch bereit für eine solide Kapitalrendite.

Warum machen Sie nicht noch heute den Schritt zur Erstellung eines Online-Schulungshandbuchs mit WordPress?