Come pubblicare un manuale di formazione utilizzando WordPress

Quando penso ai manuali dei dipendenti o ai manuali di formazione, penso spesso: magnete per la polvere.

Mi dispiace dirlo, ma è necessario dirlo.

Il loro concetto tradizionale non mi ispira a leggere.

Detto questo, è una scommessa sicura che l'ignoranza (o la mancanza di conoscenza) porta sicuramente a scarso rendimento e processo decisionale nella carriera di una persona.

E per andare meglio e promuovere il rialzo, i contenuti di un manuale di formazione aziendale (se ben comunicato) possono essere determinanti nel catalizzare i successi dei dipendenti.

Una sorta di guida reciprocamente vantaggiosa delle migliori pratiche, che rafforza la cultura aziendale e rimuove l'ostacolo dell'ambiguità operativa.

Con i membri del team tutti sulla stessa pagina, c'è ben poco che può abbattere i loro sforzi unificati. Ora le campagne montuose che altrimenti sarebbero state sfide ripide, diventano al confronto relative colline di talpe.

E tutto grazie a un coro collaborativo perfettamente eseguito, coordinato da un unico foglio di inni (ovvero il manuale di formazione aziendale).

Un atto di classe a sé stante e degno (attraverso la convalida del miglioramento delle prestazioni dei dipendenti) dell'investimento per farlo bene.

Ma la domanda resta...

…in questi giorni di sovraccarico SaaS (e l'imbarazzo della scelta di soluzioni tecnologiche), qual è il modo migliore per pubblicare un manuale di formazione per i tuoi dipendenti?

Una lunga lista di possibilità è senza dubbio, ma forse solo qualche buona partita.

Qualunque sia la strada da seguire scelta, sarebbe utile prendere nota di alcuni progressi chiave all'avanguardia per ottenere il ROI sul tuo progetto di manuale di formazione:

• Online e scaricabile
• Facilmente modificabile
• Digitale interattivo
• Dispositivo compatibile
• Feedback degli utenti

Le funzionalità di cui sopra, se integrate nella consegna del tuo manuale di formazione digitale, possono servire a migliorarne l'efficacia nell'aumentare le prestazioni organizzative.

Ma come metteresti insieme uno di questi esattamente?

La risposta tecnologica informata nell'economia odierna sarebbe un sistema di gestione dei contenuti (CMS).

Come mai?

Un CMS spunta tutte le caselle sopra...

...inoltre, sono facili da acquisire sia per lo sviluppatore che per l'utente (lettore, in questo caso).

• nessun codice necessario
• curva di apprendimento zero
• robusto nella manipolazione
• intuitivo da navigare

…e nell'esempio di WordPress il CMS leader di mercato – è persino gratuito perché è open source.

Tuttavia, andando oltre con WordPress, se conosci solo un piccolo codice, le possibilità di personalizzazione e integrazione sono infinite.

Quindi, tutto sommato, con tutti questi aspetti positivi, è difficile trovare ragioni per cui WordPress CMS non sarebbe il partner digitale perfetto per il tuo progetto di manuale di formazione.

E ora, senza ulteriori indugi, ti presentiamo la guida HeroThemes per la pubblicazione di un manuale di formazione utilizzando WordPress.

Che cos'è un manuale di formazione online?

Un manuale di formazione online è un manuale di formazione digitale, pubblicato su Internet come parte di un sito Web esistente o sul proprio URL dedicato.

Scopo del documento è fungere da testo di riferimento per supportare lo sviluppo e la crescita dei dipendenti nell'ambito delle proprie funzioni aziendali.

Un manuale di formazione online può essere scritto da un solo autore o da più autori, tutti contemporaneamente.

Man mano che l'organizzazione madre cresce e cambia, dovrebbe anche tutta la documentazione di formazione e sviluppo per mantenere l'allineamento con la strategia.

Gli aggiornamenti e gli aggiornamenti dovrebbero essere iterativi, tracciabili con risorse del personale nominate responsabili di ogni contributo o modifica.

Vantaggi della pubblicazione di un manuale di formazione online

La creazione e la pubblicazione sono processi ad alta intensità di lavoro.

Un sacco di "succo" serve per ottenere un documento delle dimensioni di un manuale di formazione da terra.

Tuttavia, una volta prodotto, ciò che diventa più laborioso è mantenere aggiornati i tuoi documenti con le ultime revisioni necessarie.

Basti pensare allo scenario di avere un'economia sparsa di copie cartacee obsolete statiche e ora voler sostituire quei testi con la nuova revisione migliorata.

Come individuare, terminare e sostituire tutte le vecchie versioni in circolazione con l'edizione "new money"?

Esattamente. Neanch'io potevo sopportare di pensare a un tale pasticcio.

Tali situazioni richiedono un approccio dinamico.

La soluzione perfetta per risolvere un problema del genere?

Portare online il tuo manuale di formazione.

L'approccio più intelligente, snello e rinnovabile per pubblicare il manuale di formazione aziendale.

Ecco un elenco di ulteriori vantaggi da tenere a mente per la digitalizzazione del manuale di formazione aziendale:

Gestione dei contenuti + curva di apprendimento superficiale: i sistemi di gestione dei contenuti sono stati inventati per sostenere con competenza il carico di progetti di editoria digitale intensivi. Sono solo il biglietto per il tuo manuale di formazione online.

Di tutti i programmi CMS, la piattaforma leader, WordPress, ha tutte le carte in regola e un'interfaccia editoriale intuitiva per consentire agli autori di sentirsi subito a casa.

Accesso: i tuoi materiali di formazione sono ospitati in un ambiente hub digitale con disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Gli autori e gli utenti possono accedere all'ultima versione dei materiali di formazione senza restrizioni.

Inoltre, costruito secondo gli standard con il rispetto degli standard di accessibilità digitale, il tuo manuale di formazione online romperà le barriere precedentemente stabilite da problemi di copia cartacea, come ad esempio la dimensione dei caratteri.

Collaborazione nativa: i sistemi di gestione dei contenuti (CMS) sono per natura ambienti digitali collaborativi. Capace di ospitare team di scrittura remoti (e del tutto scalabile, come nel caso dei CMS WordPress).

Se il tuo progetto richiede un accesso basato sui permessi, un CMS come WordPress è alla pari con la gestione dell'accesso degli utenti altamente configurabile.

Output multimediale: con un manuale di formazione digitale hai a disposizione una moltitudine di formati multimediali. Audio, video, immagine, testo...

...con una varietà di tipi di file e metodi per incorporare e presentare il contenuto, la tua esperienza utente è ora in grado di coinvolgere con successo i tipi di utenti AZ.

Interattivo: la formazione è un dialogo. Senza feedback è morto. Questo è uno dei principali svantaggi della pubblicazione di un manuale di formazione statico e cartaceo.

Con il digitale, tuttavia, semplicemente non hai tali limitazioni. La tecnologia digitale è stata inventata per arricchire le nostre pratiche opzioni di lavoro. E nel caso della pubblicazione di documenti di formazione, ci sono innumerevoli tecniche per ottenere risposte utili dal tuo pubblico.

Analisi: per gli editori, "vedere" l'esperienza dell'utente presenta un reale vantaggio per il raggiungimento dell'obiettivo di fornire una risorsa informativa veramente efficace.

L'identificazione delle esigenze non soddisfatte offre numerose opportunità per revisioni tempestive e convalidate.

Caratteristiche comuni di un software manuale di formazione online

Quindi, è chiaro. Un manuale di formazione digitale presenta molti vantaggi strategici distinti rispetto al suo equivalente cartaceo.

Ma pensando in modo più pratico.

Quali caratteristiche e capacità esatte puoi ragionevolmente aspettarti dal software del tuo manuale di formazione online?

Ecco un riassunto per la tua considerazione:

Editor di testo e formattazione: come documento di formazione e sviluppo formale, probabilmente vorrai sfruttare appieno le ultime funzioni dell'editor di testo.

Una formattazione ben strutturata, come le intestazioni con uno stile, ad esempio, può essere facilmente eseguita tramite un editor WYSIWYG intuitivo.

Visualizzatore online o conversione PDF: la classica opzione 'eat in' o 'takeaway' è fondamentale per la fruizione dei contenuti online. Soprattutto con progetti di letteratura interna aziendale come un documento di formazione, un approccio digital first non deve rinunciare a chi preferisce una lettura fisica.

La conversione PDF è un gioco da ragazzi con la maggior parte delle piattaforme CMS, sicuramente con WordPress. Con la possibilità di stampare singole pagine in PDF o interi documenti, un CMS semplifica il lavoro a cavallo tra i mezzi di pubblicazione virtuali e fisici.

Integrazione di immagini, video e audio: le risorse multimediali integrate portano i documenti di formazione a un altro livello. Immagina: i delegati non devono più aspettare un seminario o un workshop per ricevere la consegna pratica dalla tua facoltà di formazione.

Controllo della versione: collaborare è fantastico, ma significa anche acquisire complessità. Se non gestito adeguatamente, questo può creare un'esperienza piuttosto controproducente.

Con una soluzione CMS collaborativa come WordPress, è facile vedere esattamente "chi ha fatto cosa, l'ultimo..." ed evitare di confondere l'ultima edizione con qualsiasi precedente.

Traduzione linguistica: hai una forza lavoro internazionale distribuita? Allora chiaramente sogneresti qualcosa di diverso da un manuale di formazione digitale.

Ma insieme a questo, hai bisogno di una piattaforma in grado di gestire in modo accurato e senza sforzo la replica del tuo manuale in altre lingue. Il CMS WordPress, ad esempio, è l'alleato perfetto nella diplomazia digitale multilingue.

Valutazioni e feedback: a ciclo di feedback chiuso con upvoting e messaggistica per facilitare i punteggi delle pagine che devono essere assegnati dagli utenti, indicando l'utilità del contenuto.

Ciò fornisce alcuni input incentrati sull'utente per migliorare il piano di miglioramento dei contenuti del manuale.

Mobile e tablet responsive: un approccio mobile first. Ciò garantisce una comodità ottimale per gli utenti che accedono al manuale. Nonostante il dispositivo utilizzato, ci si dovrebbe aspettare lo stesso livello di eccellenza nella presentazione.

Progettazione del layout di un manuale di formazione online

Il design e il layout sono la pellicola perfetta per contenuti di qualità.

Aiutano l'utente con l'usabilità.

Prendere confidenza con il contenuto della pagina nel modo più efficiente.

Ricevere il massimo valore, con il minimo sforzo.

Questa è la ricompensa dell'implementazione di un design e un layout ben strutturati.

Ma quali caratteristiche specifiche potrebbe trarre vantaggio dal tuo manuale di formazione online?

Ecco alcuni suggerimenti:

Sommario: una panoramica completa dei contenuti. Un elenco sequenziale con numero/i di pagina – ogni elemento ancora collegato – che rende il tuo documento altamente indicizzabile per una facile ricerca e scoperta.

Fluttuanti, statici, espandibili: qualunque sia la presentazione delle tute ToCs, ci sono mezzi flessibili per raggiungere l'obiettivo finale.

Organizzazione gerarchica dei contenuti : contenuto disposto in successione autorevole che rispecchia la classificazione cognitiva dell'utente e l'ordinamento degli argomenti.

Ad esempio, WordPress CMS ha un sistema nativo di ordinamento dei contenuti di categorie (relazione genitore/figlio) rispetto a tag (fratelli).

Navigazione senza attriti: link indicativi, spunti e prompt guidano gli utenti attraverso una logica progressione dell'interazione con il contenuto.

Breadcrumb, barre di navigazione e collegamenti alla barra laterale che alleviano i nodi nell'esperienza dell'utente.

Pagine modellate: snellire la produzione e modellare in modo ottimale ogni tipo di pagina in base alla funzione.

Modelli già pronti con ingegneria amministrativa per rendere il processo di creazione ancora più economico.

Indicatore di avanzamento: motivare gli utenti con l'anticipo del completamento di ogni passaggio del manuale letto fornendo un indicatore di avanzamento.

In base al conteggio delle pagine o alla percentuale di pagine completate, è noto che un indicatore di avanzamento favorisce il coinvolgimento dei contenuti.

Esempio di manuale di formazione online

Sei pronto per dare un'occhiata a un esempio LIVE di uno di questi manuali di formazione online?

Oggi condividiamo il caso della guida alla formazione per l'utente del software MagAlign Pro.

Per un po' di background, MagAlign è un software medico utilizzato dai ricercatori per generare accoppiamenti di sequenze di molecole proteiche in una rappresentazione grafica.

Detto semplicemente, è una simulazione per esplorare teoricamente le possibilità di come le proteine ​​potrebbero interagire tra loro in una situazione di vita reale.

Un prodotto altamente tecnico.

Ma nonostante tutte le sue complessità, non ci impedirà di esaminare il suo manuale di formazione e di togliere alcuni punti di apprendimento trasferibili per il tuo progetto.

Quindi, valutiamo il manuale di formazione online di MegAlign Pro, selezionando alcuni punti salienti degni di nota:

Sommario indicizzabile

Il manuale presenta una comoda tabella ToCs mobile nella barra laterale di sinistra, che presenta jumplink facili da raggiungere che portano facilmente l'utente sull'argomento desiderato, istantaneamente.

Supporti incorporabili

Sopra, c'è un esempio di video incorporato in una pagina. In questo caso, il rich media viene utilizzato come un'esercitazione introduttiva che guida l'utente attraverso i primi passi come accompagnamento al testo scritto.

Scarica il pdf

In fondo alla tabella ToCs a sinistra (sopra) c'è un pulsante "Scarica come PDF". Questo rappresenta un modo semplice e veloce per gli utenti di sottrarre valore alla sessione di visualizzazione del Web ed estendere la loro esperienza oltre l'essere online.

Pagine stampabili o intero documento

Alcuni utenti preferiscono ancora una copia cartacea. E in effetti, per motivi di studio, gli appunti stampati sono ancora e potrebbero sempre essere lo strumento più efficace.

Nei casi in cui si preferisce una versione stampata, questo pulsante di stampa (in alto a destra nell'immagine sopra) attiverà la stampante di rete dell'utente per convertire il manuale digitale in una copia cartacea.

Pulsanti Successivo/Precedente

Le pagine sono interconnesse l'una all'altra in ordine, guidando gli utenti da una copertina all'altra attraverso il documento.

Questo aiuta gli utenti a rimanere in carreggiata all'interno della storia della narrativa di formazione.

Ricerca

Una barra di ricerca è un tocco essenziale. L'esempio sopra dà risalto alla funzione di ricerca come caratteristica nello spazio dell'intestazione di ogni pagina.

Questo aiuta gli utenti a trovare o scoprire risorse rilevanti come indicato dalle loro query.

Risposta

Un invito all'azione semplice e cortese che incoraggia gli utenti a "contattare" il team di supporto si trova in fondo a ogni pagina.

I manuali di formazione sono opportunità per le organizzazioni per coinvolgere gli utenti in conversazioni fruttuose sull'argomento.

I meccanismi di feedback come questa funzione "contatta DNASTAR" servono a colmare eventuali divari di disallineamento tra il materiale di formazione e le esigenze degli utenti.

Realizzazione di un manuale di formazione online utilizzando WordPress

Allora, che ne dici di allora... sei pronto per creare il tuo manuale di formazione online?

Bene, ecco la traccia interna per produrne uno proprio come l'esempio che hai visto sopra... e altro ancora.

E prima di chiedere, no, non è necessario essere uno sviluppatore web né assumerne uno. Questa è una soluzione esclusivamente senza codice.

Ma nessun codice non deve necessariamente significare low-tech.

In effetti, con WordPress, ottieni il miglior costruttore di siti del settore online e il più diversificato ecosistema di plug-in ed estensioni di terze parti tra tutti i CMS.

Il fatto che oltre il 40% di tutti i siti Web si fidi delle capacità di gestione dei contenuti di WordPress dovrebbe essere abbastanza convincente.

Con tutto questo a parte, non sarebbe fantastico avere un passo dopo passo su come è fatto?

Ecco la scaletta:

1. Organizzazione e categorizzazione di pagine e file
2. Ricerca, votazione, feedback e analisi
3. Domande frequenti
4. Helpdesk per la gestione delle richieste tramite ticket
5. Indice della pagina Sommario
6. Libreria dei termini del glossario
7. Stampa il mio blog per l'intero documento Stampa con 1 clic

Organizzazione e categorizzazione di pagine e file: installare una presentazione hub home page completa con collegamenti a ciascuno dei capitoli del manuale di formazione completo di descrizioni e icone per un facile riconoscimento dei contenuti. Un widget della barra laterale destra con articoli popolari aiuta gli utenti a vedere cosa è aggiornato con i loro colleghi.

Usa il plug-in Heroic Knowledge Base per impostare istantaneamente un menu home page ben tematico per iniziare il tuo manuale di formazione online.

Ricerca, votazione, feedback e analisi: ottieni una nuova prospettiva basata sugli utenti con ogni nuova coorte di personale assunto con moduli di voto e feedback sulle pagine degli articoli. Inoltre, l'utente trova direttamente la risposta che stava cercando per la prima volta, con una funzione di ricerca LIVE nitida al laser. Infine, l'analisi degli utenti offre opportunità di apprendimento approfondito per il miglioramento.

Usa il plug-in Heroic Knowledge Base per utilizzare strumenti di coinvolgimento intelligenti per feedback e approfondimenti investigativi.

Domande frequenti : costruisci blocchi di fisarmonica FAQ con porzioni di contenuto riutilizzabili per fornire prontamente il tuo manuale di formazione con suggerimenti adatti ai principianti.

Usa il plug-in Heroic FAQs per intrecciare perfettamente i contenuti delle FAQ all'interno delle pagine del tuo manuale.

Posta in arrivo eroica per la gestione delle richieste tramite ticket: metti in campo le richieste degli utenti e continua a vincere tassi di risposta record impiantando la tua casella di posta elettronica di supporto all'interno della dashboard di amministrazione di WordPress. Non c'è bisogno di fare ping-pong tra le schede del browser con questa ordinata soluzione di back office.

Usa il plug-in Heroic Inbox per operare dal tuo account e-mail all'interno del pannello di amministrazione di WordPress.

Sommario eroico: imposta i ToC di navigazione facile su ogni articolo di formazione. Offri agli utenti il ​​vantaggio di navigare semplicemente nel contenuto dell'articolo.

Usa il sommario eroico per inserire un sommario compilato automaticamente in ogni articolo.

Glossario eroico: elenca i termini più importanti relativi al tema, con collegamenti che portano gli utenti alla pagina pertinente.

Usa il plug-in Heroic Glossary per impostare un elenco di parole che rompono il gergo e le loro definizioni.

Print My Blog: converti istantaneamente le pagine del tuo manuale di formazione online in un file PDF. Inoltre, converti l'intero documento con un layout e un design personalizzati aggiungendo versatilità al tuo documento.

Usa Stampa il mio blog per inserire i pulsanti di stampa in PDF nel tuo manuale di formazione online.

Conclusione

Un manuale di formazione online va oltre il semplice esercizio di una casella di spunta.

È un'opportunità di sviluppo e formazione interattiva a valore aggiunto per la tua organizzazione per promuovere davvero il miglioramento.

L'uso della giusta piattaforma digitale può trasformare quella che tradizionalmente era diventata una formalità statica in un effettore dinamico di miglioramento continuo delle prestazioni per il tuo personale.

WordPress con tutti i suoi vantaggi è ben allineato per rendere i processi di documentazione della formazione snelli, collaborativi e 10 volte più efficaci.

Sia gli autori che gli utenti si aspettano un viaggio avvincente con gli ultimi controlli digitali a portata di mano.

Tutto sommato, con il passaggio a un manuale di formazione online, la tua organizzazione è pronta per un solido ritorno sull'investimento.

Perché non fare la tua mossa verso la creazione di un manuale di formazione online utilizzando WordPress oggi?