Comment publier un manuel de formation avec WordPress

Quand je pense aux manuels des employés ou aux manuels de formation, je pense souvent à un aimant à poussière.

Désolé de le dire, mais il faut le dire.

Le concept traditionnel d'entre eux ne m'inspire pas à lire.

Cela dit, il y a fort à parier que l'ignorance (ou le manque de connaissances) mène certainement à de mauvaises performances et prises de décision dans la carrière d'une personne.

Et pour aller mieux et promouvoir les avantages, le contenu d'un manuel de formation d'entreprise (s'il est bien communiqué) peut jouer un rôle déterminant pour catalyser les succès des employés.

Une sorte de guide des meilleures pratiques mutuellement bénéfique, renforçant la culture d'entreprise et levant l'obstacle de l'ambiguïté opérationnelle.

Avec les membres de l'équipe tous sur la même longueur d'onde, il y a très peu de choses qui peuvent briser leurs efforts unifiés. Désormais, les campagnes montagneuses qui auraient autrement été des défis ardus, deviennent des taupinières relatives en comparaison.

Et tout cela à cause d'un chœur collaboratif parfaitement exécuté - coordonné par une seule feuille d'hymne (alias. Le manuel de formation en entreprise).

Un acte de classe à part entière et digne (par la validation de l'amélioration des performances des employés) de l'investissement de bien faire les choses.

Mais la question demeure…

…en ces jours de surcharge SaaS (et d'embarras de choix de solutions technologiques), quelle est la meilleure façon de publier un manuel de formation pour vos employés ?

Une longue liste de possibilités est sans doute, mais peut-être seulement quelques bons matchs.

Quelle que soit la voie que vous avez choisie, il serait utile de prendre note de certaines avancées clés pour obtenir un retour sur investissement sur votre projet de manuel de formation :

• En ligne et téléchargeable
• Facilement modifiable
• Numériquement interactif
• Appareil compatible
• Commentaires des utilisateurs

Les fonctionnalités ci-dessus, lorsqu'elles sont intégrées à la livraison de votre manuel de formation numérique, peuvent servir à améliorer son efficacité dans l'amélioration de la performance organisationnelle.

Mais comment exactement assembleriez-vous l'un d'eux?

La réponse technologique éclairée dans l'économie d'aujourd'hui serait un système de gestion de contenu (CMS).

Pourquoi?

Un CMS coche toutes les cases ci-dessus…

… De plus, ils sont faciles à comprendre pour le développeur et l'utilisateur (le lecteur, dans ce cas).

• pas de code nécessaire
• courbe d'apprentissage nulle
• robuste dans la manipulation
• navigation intuitive

… et dans l'exemple de WordPress, le CMS leader du marché – il est même gratuit car il est open source.

Cependant, en allant plus loin avec WordPress, si vous ne connaissez qu'un peu de code, les possibilités de personnalisation et d'intégration sont infinies.

Donc, dans l'ensemble, avec tous ces points positifs, il est difficile de trouver des raisons pour lesquelles WordPress CMS ne serait pas le partenaire numérique idéal pour votre projet de manuel de formation.

Et maintenant, sans plus tarder, nous vous présentons le guide HeroThemes pour publier un manuel de formation à l'aide de WordPress.

Qu'est-ce qu'un manuel de formation en ligne ?

Un manuel de formation en ligne est un manuel de formation numérique, publié sur Internet soit dans le cadre d'un site Web existant, soit sur sa propre URL dédiée.

Le but du document est d'agir comme un texte de référence pour soutenir le développement et la croissance des employés au sein de leurs rôles d'entreprise.

Un manuel de formation en ligne peut être rédigé soit par un seul auteur, soit par plusieurs – tous en même temps.

Au fur et à mesure que l'organisation mère grandit et change, il en va de même pour toute la documentation de formation et de développement afin de rester alignée sur la stratégie.

Les mises à jour et les actualisations doivent être itératives, traçables avec des ressources du personnel nommées responsables de chaque contribution ou modification.

Avantages de la publication d'un manuel de formation en ligne

La création et la publication sont des processus à forte intensité de main-d'œuvre.

Il faut beaucoup de «jus» pour faire décoller un document de la taille d'un manuel de formation.

Même encore, une fois produit, ce qui devient plus laborieux, c'est de garder vos documents à jour avec les dernières révisions nécessaires.

Pensez simplement au scénario d'avoir une économie dispersée de copies papier obsolètes statiques et de vouloir maintenant remplacer ces textes par la nouvelle révision améliorée.

Comment localisez-vous, résiliez-vous et remplacez-vous toutes les anciennes versions en circulation par l'édition « new money » ?

Exactement. Je ne pouvais pas supporter de penser à un tel gâchis non plus.

De telles situations appellent une approche dynamique.

La solution idéale pour résoudre un tel problème ?

Mise en ligne de votre manuel de formation.

L'approche la plus intelligente, la plus allégée et la plus renouvelable pour publier le manuel de formation de votre entreprise.

Voici une liste d'autres avantages à garder à l'esprit pour numériser le manuel de formation de votre entreprise :

Gestion de contenu + courbe d'apprentissage peu profonde : les systèmes de gestion de contenu ont été inventés pour supporter avec compétence la charge de projets d'édition numérique intensifs. Ils ne sont que le ticket pour votre manuel de formation en ligne.

De tous les programmes CMS, la plate-forme leader - WordPress - a toutes les cloches et tous les sifflets prêts à l'emploi ainsi qu'une interface éditoriale intuitive pour que les auteurs se sentent immédiatement chez eux.

Accès : vos supports de formation sont hébergés dans un environnement de hub numérique avec une disponibilité 24h/24 et 7j/7. Les auteurs et les utilisateurs peuvent accéder sans restriction à la dernière version des supports de formation.

De plus, construit selon les normes d'accessibilité numérique, votre manuel de formation en ligne brisera les barrières précédemment établies par les problèmes de copie papier, tels que la taille de la police par exemple.

Collaboration native : Les systèmes de gestion de contenu (CMS) sont par nature des environnements numériques collaboratifs. Capable d'héberger des équipes de rédaction à distance (et entièrement évolutive, comme dans le cas du CMS WordPress).

Si votre projet nécessite un accès basé sur les autorisations, un CMS comme WordPress est à égalité avec une gestion des accès utilisateur hautement configurable.

Sortie multimédia : avec un manuel de formation numérique, vous disposez d'une multitude de formats de médias. Audio, vidéo, image, texte…

… avec une variété de types de fichiers et de méthodes d'intégration et de présentation du contenu, votre expérience utilisateur est désormais capable d'engager avec succès les types d'utilisateurs de A à Z.

Interactif : la formation est un dialogue. Sans retour c'est mort. C'est l'un des principaux inconvénients de la publication d'un manuel de formation statique sur papier.

Avec le numérique cependant, vous n'avez tout simplement pas de telles limitations. Le numérique a été inventé pour enrichir nos options pratiques de travail. Et dans le cas de la publication de documents de formation, il existe d'innombrables techniques pour obtenir des réponses utiles de votre public.

Analytics : pour les éditeurs, "voir dans" l'expérience utilisateur présente un réel avantage pour atteindre l'objectif de fournir une ressource d'information vraiment efficace.

L'identification des besoins non satisfaits offre de nombreuses possibilités de révisions opportunes et validées.

Caractéristiques communes d'un logiciel de manuel de formation en ligne

Donc, c'est clair. Un manuel de formation numérique présente de nombreux avantages stratégiques distincts par rapport à son équivalent papier.

Mais en pensant plus concrètement.

Quelles fonctionnalités et capacités exactes pouvez-vous raisonnablement attendre de votre logiciel de manuel de formation en ligne ?

Voici un résumé pour votre considération :

Éditeur de texte et mise en forme : en tant que document formel de formation et de développement, vous souhaiterez probablement utiliser pleinement les dernières fonctions de l'éditeur de texte.

Un formatage bien structuré, comme les titres stylisés, par exemple, peut facilement être effectué via un éditeur WYSIWYG convivial.

Visionneuse en ligne ou conversion PDF : l'option classique « sur place » ou « à emporter » est fondamentale pour la consommation de contenu en ligne. Surtout avec des projets de littérature interne à l'entreprise comme un document de formation, une première approche numérique ne doit pas abandonner ceux qui préfèrent une lecture physique.

La conversion PDF est un jeu d'enfant avec la plupart des plates-formes CMS, très certainement avec WordPress. Avec la possibilité d'imprimer des pages individuelles au format PDF ou des documents entiers, un CMS facilite le travail en chevauchant les supports de publication virtuels et physiques.

Intégration d'image, de vidéo et d'audio : les actifs multimédias intégrés font passer les documents de formation à un autre niveau. Imaginez, les délégués n'ont plus besoin d'attendre un séminaire ou un atelier pour recevoir une formation pratique de votre faculté de formation.

Contrôle de version : collaborer, c'est bien, mais cela signifie également que vous gagnez en complexité. S'il n'est pas géré de manière adéquate, cela peut créer une expérience assez contre-productive.

Avec une solution CMS collaborative comme WordPress, il est facile de voir exactement « qui a fait quoi, en dernier… » et d'éviter de confondre la dernière édition avec une précédente.

Traduction linguistique : avez-vous une main-d'œuvre internationale répartie ? Alors clairement vous rêveriez d'autre chose qu'un manuel de formation numérique.

Mais couplé à cela, vous avez besoin d'une plate-forme capable de gérer avec précision et sans effort la réplication de votre manuel dans d'autres langues. Le CMS WordPress, par exemple, est le parfait allié de la diplomatie numérique multilingue.

Évaluations et commentaires : a boucle de rétroaction fermée avec vote positif et messagerie pour faciliter les scores de page à donner par les utilisateurs, indiquant l'utilité du contenu.

Cela fournit des informations centrées sur l'utilisateur pour améliorer le plan d'amélioration du contenu de votre manuel.

Adapté aux mobiles et aux tablettes : une première approche mobile. Cela garantit un confort optimal pour les utilisateurs qui accèdent au manuel. Malgré l'appareil utilisé, il faut s'attendre au même niveau d'excellence dans la présentation.

Conception de la mise en page d'un manuel de formation en ligne

La conception et la mise en page sont la feuille parfaite pour un contenu de qualité.

Ils aident l'utilisateur à la convivialité.

Se familiariser avec le contenu de la page de la manière la plus efficace.

Recevoir la valeur maximale, avec le moins d'effort.

C'est la récompense de la mise en œuvre d'une conception et d'une mise en page bien architecturées.

Mais quelles fonctionnalités spécifiques votre manuel de formation en ligne pourrait-il bénéficier ?

Voici quelques suggestions:

Table des matières : un aperçu complet du contenu. Une liste séquentielle avec numéro(s) de page (chaque ancre d'élément étant liée) rendant votre document hautement indexable pour faciliter la recherche et la découverte.

Flottant, statique, extensible - quelle que soit la présentation des combinaisons de TdC, il existe des moyens flexibles d'atteindre l'objectif final.

Organisation hiérarchique du contenu : contenu présenté en succession faisant autorité qui reflète la classification cognitive de l'utilisateur et l'ordre des sujets.

Par exemple, WordPress CMS a un système natif de classement de contenu natif de catégories (relation parent/enfant) par rapport aux balises (frères et sœurs).

Navigation sans friction : liens indicatifs, repères et invites guidant les utilisateurs à travers la progression logique de l'interaction avec le contenu.

Fil d'Ariane, barres de navigation et liens de la barre latérale atténuant les problèmes de l'expérience utilisateur.

Pages modèles : rationalisez la production et façonnez de manière optimale chaque type de page en fonction de sa fonction.

Modèles prêts à l'emploi avec ingénierie administrative pour rendre le processus de création encore plus économique.

Indicateur de progression : motivez les utilisateurs avec l'anticipation de l'achèvement à chaque étape du manuel lu en fournissant un indicateur de progression.

Basé sur le nombre de pages ou le pourcentage de pages terminées, un indicateur de progression est connu pour stimuler l'engagement du contenu.

Exemple de manuel de formation en ligne

Êtes-vous prêt à jeter un coup d'œil à un exemple LIVE de l'un de ces manuels de formation en ligne ?

Aujourd'hui, nous partageons le cas du guide de formation des utilisateurs du logiciel MagAlign Pro.

Pour un peu de contexte, MagAlign est un logiciel médical utilisé par les chercheurs pour générer des appariements de séquences de molécules de protéines dans une représentation graphique.

En termes simples, il s'agit d'une simulation pour explorer théoriquement les possibilités d'interaction des protéines les unes avec les autres dans une situation réelle.

Un produit hautement technique.

Mais malgré toutes ses complexités, cela ne nous empêchera pas d'examiner son manuel de formation et d'en retirer quelques points d'apprentissage transférables pour votre projet.

Alors, évaluons le manuel de formation en ligne MegAlign Pro, en sélectionnant quelques points saillants notables :

Table des matières indexable

Le manuel comporte une table des matières flottantes pratique dans la barre latérale gauche, présentant des liens de saut faciles à atteindre qui amènent facilement l'utilisateur sur le sujet souhaité - instantanément.

Médias intégrables

Ci-dessus, un exemple de vidéo intégrée dans une page. Dans ce cas, le média enrichi est utilisé comme un didacticiel de « prise en main » guidant l'utilisateur à travers ses premiers pas en accompagnement du texte écrit.

Télécharger le PDF

Au bas de la table des matières sur la gauche (ci-dessus) se trouve un bouton "Télécharger au format PDF". Cela présente un moyen rapide et facile pour les utilisateurs de retirer de la valeur de la session de visualisation Web et d'étendre leur expérience au-delà du fait d'être en ligne.

Pages imprimables ou document entier

Certains utilisateurs préfèrent encore une copie papier. Et en fait, à des fins d'étude, les notes imprimées sont encore et pourraient toujours être l'outil le plus efficace.

Dans les cas où une version imprimée est préférée, ce bouton d'impression (en haut à droite de l'image ci-dessus) déclenchera l'imprimante en réseau de l'utilisateur pour convertir le manuel numérique en une copie papier.

Boutons Suivant / Précédent

Les pages sont liées les unes aux autres dans l'ordre, guidant les utilisateurs d'une couverture à l'autre à travers le document.

Cela aide les utilisateurs à rester sur la bonne voie dans l'histoire du récit de la formation.

Recherche

Une barre de recherche est une touche essentielle. L'exemple ci-dessus donne la proéminence de la fonction de recherche en tant que fonctionnalité dans l'espace d'en-tête de chaque page.

Cela aide les utilisateurs à trouver ou à découvrir des ressources pertinentes en fonction de leurs requêtes.

Retour

Un appel à l'action simple et courtois encourageant les utilisateurs à "contacter" l'équipe d'assistance se trouve au bas de chaque page.

Les manuels de formation sont des opportunités pour les organisations d'engager les utilisateurs dans des conversations fructueuses sur le sujet.

Des mécanismes de rétroaction tels que cette fonction « contacter DNASTAR » servent à combler tout écart de désalignement entre le matériel de formation et les besoins de l'utilisateur.

Réaliser un manuel de formation en ligne avec WordPress

Alors, qu'en est-il alors… êtes-vous prêt à créer votre propre manuel de formation en ligne ?

Eh bien, voici la piste intérieure pour en produire un comme l'exemple que vous avez vu ci-dessus… et plus encore.

Et avant de demander - non, vous n'avez pas besoin d'être un développeur Web ni d'en embaucher un. Il s'agit d'une solution exclusivement sans code.

Mais pas de code ne signifie pas forcément low-tech.

En fait, avec WordPress, vous obtenez le meilleur constructeur de sites de l'industrie en ligne ainsi que l'écosystème de plugins et d'extensions de développeurs tiers le plus diversifié parmi tous les CMS.

Le fait que plus de 40 % de tous les sites Web fassent confiance aux capacités de gestion de contenu de WordPress devrait être suffisamment convaincant.

Avec tout cela de côté, ne serait-il pas formidable d'avoir une étape par étape sur la façon dont c'est fait ?

Voici la liste :

1. Organisation et catégorisation des pages et des fichiers
2. Recherche, vote, commentaires et analyses
3. Questions fréquemment posées
4. Helpdesk pour le traitement des demandes via des tickets
5. Index des pages de la table des matières
6. Bibliothèque de termes de glossaire
7. Imprimer mon blog pour tout le document Impression en 1 clic

Organisation et catégorisation des pages et des fichiers : installez une présentation complète du hub de la page d'accueil avec des liens vers chacun des chapitres du manuel de formation complet avec des descriptions et des icônes pour une reconnaissance facile du contenu. Un widget de la barre latérale droite avec des articles populaires aide les utilisateurs à voir ce qui est en cours avec leurs pairs.

Utilisez le plug-in Heroic Knowledge Base pour configurer instantanément un menu de page d'accueil bien thématique pour démarrer votre manuel de formation en ligne.

Recherche, vote, commentaires et analyses : obtenez une nouvelle perspective basée sur l'utilisateur avec chaque nouvelle cohorte d'employés avec des formulaires de vote et de commentaires sur les pages d'articles. En outre, l'utilisateur atterrit directement sur la réponse qu'il cherchait pour la première fois - avec une fonction de recherche en direct d'une précision laser. Enfin, l'analyse des utilisateurs offre des opportunités d'apprentissage en profondeur pour l'amélioration.

Utilisez le plug-in Heroic Knowledge Base pour renforcer les outils d'engagement intelligents afin d'obtenir des commentaires et des informations d'investigation.

Foire aux questions : construisez des blocs d'accordéon FAQ avec des portions de contenu réutilisables pour fournir facilement votre manuel de formation avec des pointeurs conviviaux pour les débutants.

Utilisez le plugin Heroic FAQs pour intégrer de manière transparente le contenu de la FAQ dans les pages de votre manuel.

Boîte de réception héroïque pour le traitement des demandes via des tickets : répondez aux demandes des utilisateurs et continuez à gagner des taux de réponse record en implantant votre boîte de réception de courrier électronique d'assistance dans le tableau de bord d'administration de WordPress. Pas besoin de ping-pong entre les onglets du navigateur avec cette solution de back-office soignée.

Utilisez le plugin Heroic Inbox pour fonctionner à partir de votre compte de messagerie dans le panneau d'administration WordPress.

Table des matières héroïque : configurez des tables des matières de navigation faciles sur chaque article de formation. Donnez aux utilisateurs l'avantage de naviguer simplement dans le contenu de l'article.

Utilisez la table des matières héroïque pour insérer une table des matières remplie automatiquement dans chaque article.

Glossaire héroïque : répertorie les termes les plus importants liés au thème, avec des liens redirigeant les utilisateurs vers la page pertinente.

Utilisez le plugin Heroic Glossary pour configurer une liste de mots anti-jargon et leurs définitions.

Print My Blog : convertissez instantanément les pages de votre manuel de formation en ligne en un fichier PDF. Convertissez également l'intégralité du document avec une mise en page et une conception personnalisées, ajoutant de la polyvalence à votre document.

Utilisez Print My Blog pour insérer des boutons d'impression au format PDF dans votre manuel de formation en ligne.

Conclusion

Un manuel de formation en ligne va au-delà de la simple réalisation d'un exercice de case à cocher.

Il s'agit d'une formation interactive à valeur ajoutée et d'une opportunité de développement pour votre organisation afin de vraiment favoriser l'amélioration.

L'utilisation de la bonne plateforme numérique peut transformer ce qui était traditionnellement devenu une formalité statique en un effecteur dynamique d'amélioration continue des performances de votre personnel.

WordPress avec tous ses avantages est bien aligné pour rendre vos processus de documentation de formation rationalisés, collaboratifs et 10 fois plus percutants.

Les auteurs et les utilisateurs sont prêts pour une balade fascinante avec les dernières commandes numériques placées à portée de main.

Dans l'ensemble, avec le passage à un manuel de formation en ligne, votre organisation est prête pour un solide retour sur investissement.

Pourquoi ne pas vous diriger vers la création d'un manuel de formation en ligne à l'aide de WordPress dès aujourd'hui ?