Cómo publicar un manual de capacitación usando WordPress

Cuando pienso en manuales de empleados o manuales de capacitación, a menudo pienso: imán de polvo.

Lamento decirlo, pero hay que decirlo.

El concepto tradicional de ellos no me inspira a leer.

Dicho esto, es una apuesta segura que la ignorancia (o la falta de conocimiento) ciertamente conduce a un desempeño y toma de decisiones deficientes en la carrera de una persona.

Y para mejorar y promover el lado positivo, el contenido de un manual de capacitación de la empresa (si se comunica bien) puede ser fundamental para catalizar el éxito de los empleados.

Una especie de guía de buenas prácticas mutuamente beneficiosa, que refuerza la cultura de la empresa y elimina el obstáculo de la ambigüedad operativa.

Con todos los miembros del equipo en la misma página, hay muy poco que pueda romper sus esfuerzos unificados. Ahora, las campañas montañosas que de otro modo habrían sido desafíos empinados, se convierten en colinas de topo en comparación.

Y todo gracias a un coro colaborativo perfectamente ejecutado, coordinado por una sola partitura de himnos (también conocido como el manual de capacitación corporativa).

Un acto de clase por derecho propio y digno (mediante la validación del desempeño mejorado de los empleados) de la inversión de hacerlo bien.

Pero la pregunta permanece…

…en estos días de sobrecarga de SaaS (y de escasez de opciones de soluciones tecnológicas), ¿cuál es la mejor manera de publicar un manual de capacitación para sus empleados?

Una larga lista de posibilidades es sin duda, pero quizás solo unos pocos buenos partidos.

Cualquiera que sea el camino que elija, valdría la pena tomar nota de algunos avances clave de vanguardia para obtener el retorno de la inversión en su proyecto de manual de capacitación:

• En línea y descargable
• Fácilmente editable
• Digitalmente interactivo
• Dispositivo compatible
• Comentarios de los usuarios

Las características anteriores, cuando se integran en la entrega de su manual de capacitación digital, pueden servir para mejorar su efectividad en el aumento del desempeño organizacional.

Pero, ¿cómo exactamente pondrías uno de estos juntos?

La respuesta tecnológica informada en la economía actual sería un sistema de gestión de contenidos (CMS).

¿Por qué?

Un CMS cumple todos los requisitos anteriores...

…además, son fáciles de aprender tanto para el desarrollador como para el usuario (lector, en este caso).

• sin código necesario
• curva de aprendizaje cero
• robusto en el manejo
• intuitivo para navegar

…y en el ejemplo de WordPress, el CMS líder en el mercado, incluso es de uso gratuito porque es de código abierto.

Sin embargo, yendo más allá con WordPress, si conoce un poco de código, las posibilidades de personalización e integración son infinitas.

Entonces, en general, con todos esos aspectos positivos, es difícil encontrar razones por las que WordPress CMS no sería el socio digital perfecto para su proyecto de manual de capacitación.

Y ahora, sin más dilación, te presentamos la guía de HeroThemes para publicar un manual de formación usando WordPress.

¿Qué es un manual de formación en línea?

Un manual de capacitación en línea es un manual de capacitación digital, publicado en Internet como parte de un sitio web existente o en su propia URL dedicada.

El propósito del documento es actuar como un texto de referencia para apoyar el desarrollo y crecimiento de los empleados dentro de sus funciones en la empresa.

Un manual de capacitación en línea puede ser escrito por un solo autor o por muchos, todos al mismo tiempo.

A medida que la organización matriz crece y cambia, también debería hacerlo toda la documentación de capacitación y desarrollo para mantener la alineación con la estrategia.

Las actualizaciones y actualizaciones deben ser iterativas, rastreables con recursos de personal designados responsables de cada contribución o edición.

Beneficios de publicar un manual de capacitación en línea

La autoría y la publicación son procesos intensivos en mano de obra.

Se necesita mucho 'jugo' para hacer despegar un documento del tamaño de un manual de capacitación.

Aún así, una vez producido, lo que se vuelve más laborioso es mantener su documentación actualizada con las últimas revisiones necesarias.

Solo piense en el escenario de tener una economía dispersa de copias impresas obsoletas y estáticas y ahora querer reemplazar esos textos con la revisión nueva y mejorada.

¿Cómo localiza, finaliza y reemplaza todas las versiones antiguas en circulación con la edición de "dinero nuevo"?

Exactamente. Yo tampoco podía soportar pensar en tal lío.

Tales situaciones requieren un enfoque dinámico.

¿El ajuste perfecto para resolver tal problema?

Tomando su manual de entrenamiento en línea .

El enfoque más inteligente, ágil y renovable para publicar el manual de capacitación de su empresa.

Aquí hay una lista de otros beneficios a tener en cuenta para digitalizar el manual de capacitación de su empresa:

Gestión de contenido + curva de aprendizaje poco profunda: los sistemas de gestión de contenido se inventaron para soportar de manera competente la carga de proyectos intensivos de publicación digital. Son solo el boleto para su manual de capacitación en línea.

De todos los programas de CMS, la plataforma líder, WordPress, tiene todas las comodidades listas para usar, además de una interfaz editorial intuitiva para que los autores se sientan como en casa de inmediato.

Acceso: sus materiales de capacitación están alojados en un entorno de centro digital con tiempo de actividad 24/7. Los autores y usuarios pueden acceder a la última versión de los materiales de formación sin restricciones.

Además, construido de acuerdo con los estándares de accesibilidad digital, su manual de capacitación en línea romperá las barreras previamente establecidas por problemas de copia impresa, como el tamaño de fuente, por ejemplo.

Colaboración nativa: los sistemas de gestión de contenido (CMS) son, por naturaleza, entornos digitales colaborativos. Capaz de albergar equipos de redacción remotos (y totalmente escalable, como en el caso de WordPress CMS).

Si su proyecto requiere acceso basado en permisos, un CMS como WordPress es igual a la administración de acceso de usuario altamente configurable.

Salida multimedia: con un manual de formación digital, tienes a tu disposición multitud de formatos multimedia. Audio, vídeo, imagen, texto…

…con una variedad de tipos de archivos y métodos para incrustar y presentar el contenido, su experiencia de usuario ahora es capaz de involucrar con éxito a los tipos de usuarios de AZ.

Interactivo: la formación es un diálogo. Sin retroalimentación está muerto. Ese es uno de los principales inconvenientes de publicar un manual de capacitación estático y en papel.

Sin embargo, con lo digital, simplemente no tienes tales limitaciones. La tecnología digital se inventó para enriquecer nuestras opciones prácticas de trabajo. Y en el caso de la publicación de documentos de capacitación, existen innumerables técnicas para obtener respuestas útiles de su audiencia.

Análisis: para los editores, 'observar' la experiencia del usuario presenta una ventaja real para lograr el objetivo de ofrecer un recurso informativo verdaderamente efectivo.

La identificación de necesidades insatisfechas brinda muchas oportunidades para revisiones oportunas y validadas.

Características comunes de un software de manual de capacitación en línea

Entonces, está claro. Un manual de capacitación digital tiene muchas ventajas estratégicas distintivas por encima de su equivalente en papel.

Pero pensando de manera más práctica.

¿Qué características y capacidades exactas puede razonablemente esperar que tenga su software de manual de capacitación en línea?

Aquí hay un resumen para su consideración:

Editor de texto y formateo: como documento formal de capacitación y desarrollo, probablemente desee aprovechar al máximo las últimas funciones del editor de texto.

El formato bien estructurado, como encabezados con estilo, por ejemplo, se puede realizar fácilmente a través de un editor WYSIWYG fácil de usar.

Visor online o conversión de PDF: la clásica opción 'comer en' o 'para llevar' es fundamental para el consumo de contenidos online. Especialmente con proyectos de literatura interna de la empresa como un documento de capacitación, un primer enfoque digital no debe abandonar a aquellos que prefieren una lectura física.

La conversión de PDF es pan comido con la mayoría de las plataformas CMS, sin duda con WordPress. Con la opción de imprimir páginas individuales en PDF o documentos completos, un CMS facilita el trabajo de combinar los medios de publicación virtuales y físicos.

Integración de imagen, video y audio: los activos multimedia incorporados llevan los documentos de capacitación a otro nivel. Imagínese: los delegados ya no tienen que esperar a un seminario o taller para recibir una entrega práctica de su cuerpo docente de capacitación.

Control de versiones: ser colaborativo es excelente, pero significa que también gana complejidades. Si no se maneja adecuadamente, esto puede convertirse en una experiencia bastante contraproducente.

Con una solución CMS colaborativa como WordPress, es fácil ver exactamente 'quién hizo qué, último...' y evitar mezclar la última edición con cualquier anterior.

Traducción de idiomas: ¿tiene una fuerza de trabajo internacional distribuida? Entonces claramente soñaría con cualquier otra cosa que no sea un manual de capacitación digital.

Pero junto con esto, necesita una plataforma que pueda manejar con precisión y sin esfuerzo la replicación de su manual a otros idiomas. WordPress CMS, por ejemplo, es el aliado perfecto en la diplomacia digital multilingüe.

Calificaciones y comentarios: un ciclo de retroalimentación cerrado con votos a favor y mensajes para facilitar que los usuarios den puntajes de página, indicando la utilidad del contenido.

Esto proporciona una entrada centrada en el usuario para mejorar el plan de mejora del contenido de su manual.

Adaptable a dispositivos móviles y tabletas: un primer enfoque móvil. Esto asegura una comodidad óptima para los usuarios que acceden al manual. A pesar del dispositivo utilizado, debe esperarse el mismo nivel de excelencia en la presentación.

Diseño de la maquetación de un manual de formación online

El diseño y el diseño son la lámina perfecta para contenido de calidad.

Ayudan al usuario con la usabilidad.

Familiarizarse con el contenido de la página de la manera más eficiente.

Recibir el valor máximo, con el mínimo esfuerzo.

Esta es la recompensa de implementar un diseño y una distribución bien estructurados.

Pero, ¿qué características específicas podría tener su manual de capacitación en línea?

Aquí hay algunas sugerencias:

Tabla de contenido: una descripción completa de los contenidos. Una lista secuencial con número(s) de página (cada elemento vinculado) hace que su documento sea altamente indexable para facilitar la búsqueda y el descubrimiento.

Flotante, estático, expandible: cualquiera que sea la presentación de los trajes de los TdC, existen medios flexibles para lograr el objetivo final.

Organización jerárquica del contenido : contenido dispuesto en una sucesión autorizada que refleja la clasificación cognitiva y el orden de los temas del usuario.

Por ejemplo, WordPress CMS tiene un sistema de ordenación de contenido nativo de categorías (relación padre/hijo) frente a etiquetas (hermanos).

Navegación sin fricciones: enlaces indicativos, pistas y avisos que guían a los usuarios a través de una progresión lógica de interacción con el contenido.

Las migas de pan, las barras de navegación y los enlaces de la barra lateral alivian los problemas en la experiencia del usuario.

Páginas con plantillas: optimice la producción y adapte de manera óptima cada tipo de página según su función.

Plantillas listas para usar con ingeniería administrativa para que el proceso de creación sea aún más económico.

Medidor de progreso: motive a los usuarios con la anticipación de la finalización con cada paso del manual leído al proporcionar un medidor de progreso.

Según el recuento de páginas o el porcentaje de páginas completadas, se sabe que un medidor de progreso impulsa la participación del contenido.

Ejemplo de manual de capacitación en línea

¿Está listo para ver un ejemplo EN VIVO de uno de estos manuales de capacitación en línea?

Hoy compartimos el caso de la guía de capacitación del usuario del software MagAlign Pro.

Para un poco de información, MagAlign es un software médico utilizado por los investigadores para generar pares de secuencias de moléculas de proteínas en una representación gráfica.

En pocas palabras, es una simulación para explorar teóricamente las posibilidades de cómo las proteínas pueden interactuar entre sí en una situación de la vida real.

Un producto muy técnico.

Pero a pesar de todas sus complejidades, no nos impedirá examinar su manual de capacitación y eliminar algunos puntos de aprendizaje transferibles para su proyecto.

Por lo tanto, evalúemos el manual de capacitación en línea de MegAlign Pro, seleccionando algunos aspectos destacados notables:

Tabla de contenido indexable

El manual presenta una conveniente tabla flotante de ToC en la barra lateral izquierda, que presenta enlaces de acceso fáciles de alcanzar que llevan al usuario al tema deseado, al instante.

Medios integrables

Arriba, hay un ejemplo de video incrustado en una página. En este caso, los medios enriquecidos se utilizan como un tutorial de "Introducción" que lleva al usuario a través de sus primeros pasos como complemento del texto escrito.

Descargar PDF

Al pie de la tabla ToCs a la izquierda (arriba) hay un botón 'Descargar como PDF'. Esto presenta una manera rápida y fácil de que los usuarios obtengan valor de la sesión de visualización web y amplíen su experiencia más allá de estar en línea.

Páginas imprimibles o documento completo

Algunos usuarios todavía prefieren una copia impresa. Y, de hecho, para fines de estudio, las notas impresas siguen siendo y pueden ser siempre la herramienta más eficaz.

En los casos en que se prefiera una versión impresa, este botón de impresión (en la parte superior derecha de la imagen de arriba) activará la impresora en red del usuario para convertir el manual digital en una copia en papel.

Botones Siguiente / Anterior

Las páginas están interconectadas una a otra en orden, lo que lleva a los usuarios de principio a fin a través del documento.

Esto ayuda a los usuarios a mantenerse al día dentro de la historia de la narrativa de capacitación.

Búsqueda

Una barra de búsqueda es un toque esencial. El ejemplo anterior le da prominencia a la función de búsqueda como una característica en el espacio del encabezado de cada página.

Esto ayuda a los usuarios a encontrar o descubrir recursos relevantes según lo indiquen sus consultas.

Comentario

Un simple y cortés llamado a la acción que alienta a los usuarios a 'contactar' al equipo de soporte se encuentra al pie de cada página.

Los manuales de capacitación son oportunidades para que las organizaciones involucren a los usuarios en conversaciones fructíferas sobre el tema.

Los mecanismos de retroalimentación como esta característica de 'contacto con DNASTAR' sirven para cerrar cualquier brecha de desalineación entre el material de capacitación y las necesidades del usuario.

Elaboración de un manual de formación online con WordPress

Entonces, ¿qué te parece? ¿Estás listo para crear tu propio manual de capacitación en línea?

Bueno, aquí está el camino interno para producir uno como el ejemplo que viste arriba... y más.

Y antes de que preguntes, no, no necesitas ser un desarrollador web ni contratar uno. Esta es una solución exclusivamente sin código.

Pero ningún código no tiene por qué significar baja tecnología.

De hecho, con WordPress, está obteniendo el mejor creador de sitios en línea de la industria, así como el ecosistema de complementos y extensiones de desarrolladores de terceros más diverso entre todos los CMS.

El hecho de que más del 40% de todos los sitios web confíen en las capacidades de gestión de contenido de WordPress debería ser lo suficientemente persuasivo.

Con todo eso a un lado, ¿no sería genial obtener un paso a paso sobre cómo se hace?

Aquí está la alineación:

1. Organización y categorización de páginas y archivos.
2. Búsqueda, votación, comentarios y análisis
3. Preguntas frecuentes
4. Helpdesk para el manejo de consultas a través de tickets
5. índice de la página de la tabla de contenido
6. Biblioteca de términos del glosario
7. Imprimir mi blog para imprimir todo el documento con 1 clic

Organización y categorización de páginas y archivos: instale una presentación completa del centro de la página de inicio con enlaces a cada uno de los capítulos del manual de capacitación completo con descripciones e íconos para un fácil reconocimiento del contenido. Un widget en la barra lateral derecha con artículos populares ayuda a los usuarios a ver lo que está al día con sus compañeros.

Utilice el complemento Heroic Knowledge Base para configurar instantáneamente un menú de página de inicio con un buen tema para iniciar su manual de capacitación en línea.

Búsqueda, votación, comentarios y análisis: obtenga una nueva perspectiva basada en el usuario con cada nueva cohorte de admisiones de personal con formularios de votación y comentarios en las páginas de los artículos. Además, dirija al usuario directamente a la respuesta que estaba buscando la primera vez, con una función de búsqueda EN VIVO nítida como un láser. Por último, el análisis de usuarios brinda oportunidades de aprendizaje profundo para mejorar.

Utilice el complemento Heroic Knowledge Base para incorporar herramientas de participación inteligente para obtener comentarios e información de investigación.

Preguntas frecuentes : construya bloques de acordeón de preguntas frecuentes con porciones de contenido reutilizables para proporcionar fácilmente su manual de capacitación con sugerencias para principiantes.

Use el complemento Heroic FAQs para entrelazar sin problemas el contenido de las preguntas frecuentes dentro de las páginas de su manual.

Bandeja de entrada heroica para manejar consultas a través de tickets: responda las consultas de los usuarios y siga ganando tasas de respuesta récord al implantar su bandeja de entrada de correo electrónico de soporte dentro del panel de administración de WordPress. No hay necesidad de hacer ping-pong entre las pestañas del navegador con esta elegante solución administrativa.

Use el complemento Heroic Inbox para operar desde su cuenta de correo electrónico, todo dentro del panel de administración de WordPress.

Tabla de contenido heroica: configure ToC de fácil navegación en cada artículo de capacitación. Brinde a los usuarios el beneficio de navegar por el contenido del artículo de manera simple.

Use la tabla de contenido heroica para insertar una tabla de contenido completada automáticamente en cada artículo.

Glosario heroico: enumera los términos más importantes relacionados con el tema, con enlaces que llevan a los usuarios a la página correspondiente.

Use el complemento Heroic Glossary para configurar una lista de palabras que rompen la jerga y sus definiciones.

Imprimir mi blog: convierta instantáneamente las páginas de su manual de capacitación en línea en un archivo PDF. Además, convierta todo el documento con un diseño y diseño personalizados que agreguen versatilidad a su documento.

Use Imprimir mi blog para insertar botones de imprimir a PDF en su manual de capacitación en línea.

Conclusión

Un manual de capacitación en línea va más allá de simplemente realizar un ejercicio de casilla de verificación.

Es una oportunidad de desarrollo y capacitación interactiva de valor agregado para que su organización realmente impulse la mejora.

El uso de la plataforma digital adecuada puede transformar lo que tradicionalmente se había convertido en una formalidad estática en un efector dinámico de mejora continua del rendimiento de su personal.

WordPress con todas sus ventajas está bien alineado para hacer que sus procesos de documentación de capacitación sean más eficientes, colaborativos y 10 veces más impactantes.

Tanto los autores como los usuarios disfrutarán de un viaje fascinante con los últimos controles digitales al alcance de la mano.

En definitiva, con un cambio a un manual de capacitación en línea, su organización está preparada para un sólido retorno de la inversión.

¿Por qué no hacer su movimiento hacia la creación de un manual de capacitación en línea usando WordPress hoy?