Cum să publicați un manual de instruire folosind WordPress

Când mă gândesc la manualele angajaților sau la manualele de instruire, mă gândesc adesea – magnet de praf.

Îmi pare rău să spun, dar trebuie spus.

Conceptul tradițional al acestora nu mă inspiră să citesc.

Acestea fiind spuse, este un pariu sigur că ignoranța (sau lipsa de cunoștințe) duce cu siguranță la performanțe slabe și la luarea deciziilor în cariera unei persoane.

Și pentru a merge mai bine și a promova avantajul, conținutul unui manual de instruire al companiei (dacă este bine comunicat) poate fi esențial în catalizarea succeselor angajaților.

Un fel de ghid de bune practici reciproc avantajos, care consolidează cultura companiei și înlătură obstacolul ambiguității operaționale.

Cu toți membrii echipei pe aceeași pagină, există foarte puține lucruri care le pot distruge eforturile unificate. Acum, campaniile muntoase care altfel ar fi fost provocări abrupte, devin relative dealuri de cârtiță prin comparație.

Și totul datorită unui refren colaborativ perfect executat – coordonat de o singură foaie de imn (alias manualul de instruire corporativă).

Un act de clasă în sine și demn (prin validarea performanței îmbunătățite a angajaților) de investiția de a face bine.

Dar întrebarea rămâne…

… în aceste zile de supraîncărcare SaaS (și răsfățați de alegerea soluției tehnologice), care este cea mai bună modalitate de a publica un manual de instruire pentru angajații dvs.?

O listă lungă de posibilități este fără îndoială, dar poate doar câteva potriviri bune.

Indiferent de calea pe care ați ales-o, ar fi bine să luați notă de câteva progrese cheie de ultimă oră pentru obținerea rentabilității investiției în proiectul manual de instruire:

• Online și descărcabil
• Ușor de editat
• Interactiv digital
• Compatibil cu dispozitivul
• Feedbackul utilizatorilor

Caracteristicile de mai sus, atunci când sunt integrate în livrarea manualului de instruire digitală, pot servi la îmbunătățirea eficienței acestuia în creșterea performanței organizaționale.

Dar cum ai pune una dintre acestea împreună?

Răspunsul tehnologic informat în economia actuală ar fi un sistem de management al conținutului (CMS).

De ce?

Un CMS bifează toate căsuțele de mai sus...

... în plus, sunt ușor de preluat atât pentru dezvoltator, cât și pentru utilizator (cititor, în acest caz).

• fără cod necesar
• curba de învățare zero
• robust la manipulare
• intuitiv de navigare

… și în exemplul WordPress, CMS-ul lider de piață – este chiar gratuit de utilizat deoarece este open source.

Cu toate acestea, mergând mai departe cu WordPress, dacă cunoașteți doar un mic cod - posibilitățile de personalizare și integrare sunt nesfârșite.

Deci, una peste alta, cu toate acele aspecte pozitive – este greu să găsești motive pentru care WordPress CMS nu ar fi partenerul digital perfect pentru proiectul tău manual de instruire.

Și acum, fără alte întârzieri, vă prezentăm ghidul HeroThemes pentru publicarea unui manual de instruire folosind WordPress.

Ce este un manual de instruire online?

Un manual de instruire online este un manual de instruire digital, publicat pe internet fie ca parte a unui site web existent, fie pe propria adresă URL dedicată.

Scopul documentului este de a acționa ca text de referință pentru sprijinirea dezvoltării și creșterii angajaților în cadrul rolurilor lor de companie.

Un manual de instruire online poate fi scris fie de un singur autor, fie de mulți – toate în același timp.

Pe măsură ce organizația-mamă crește și se schimbă, la fel ar trebui și toată documentația de instruire și dezvoltare pentru a păstra alinierea cu strategia.

Actualizările și actualizările ar trebui să fie iterative, urmăribile, cu resursele de personal numite responsabile pentru fiecare contribuție sau modificare.

Beneficiile publicării unui manual de instruire online

Crearea și publicarea sunt procese care necesită multă muncă.

O mulțime de „suc” este folosită pentru a obține un document de dimensiunea unui manual de antrenament de la sol.

Chiar și totuși, odată produs, ceea ce devine mai laborios este să vă păstrați documentele actualizate cu cele mai recente revizuiri necesare.

Gândiți-vă doar la scenariul de a avea o economie împrăștiată de copii statice învechite și acum doriți să înlocuiți acele texte cu noua revizuire îmbunătățită.

Cum localizați, anulați și înlocuiți toate versiunile vechi aflate în circulație cu ediția „bani noi”?

Exact. Nici eu nu suportam să mă gândesc la o asemenea mizerie.

Astfel de situații necesită o abordare dinamică.

Potrivirea perfectă pentru rezolvarea unei astfel de probleme?

Preluarea manualului de antrenament online .

Abordarea mai inteligentă, mai slabă și regenerabilă pentru publicarea manualului de instruire al companiei dvs.

Iată o listă cu alte beneficii de avut în vedere pentru digitalizarea manualului de instruire al companiei dvs.:

Gestionarea conținutului + curbă de învățare superficială: sistemele de management al conținutului au fost inventate pentru a suporta în mod competent povara proiectelor intensive de publicare digitală. Ele sunt doar biletul pentru manualul tău de antrenament online.

Dintre toate programele CMS, platforma principală – WordPress – are toate clopotele și fluierele din cutie, plus o interfață editorială intuitivă pentru ca autorii să se simtă ca acasă imediat.

Acces: materialele dvs. de instruire sunt găzduite într-un mediu digital hub cu timp de funcționare 24/7. Autorii și utilizatorii pot accesa cea mai recentă versiune a materialelor de instruire fără restricții.

De asemenea, construit la standarde cu respectarea standardelor de accesibilitate digitală, manualul dvs. de instruire online va sparge barierele stabilite anterior de probleme de copiere pe hârtie, cum ar fi dimensiunea fontului, de exemplu.

Colaborare nativă: sistemele de management al conținutului (CMS) sunt, prin natura lor, medii digitale colaborative. Capabil să găzduiască echipe de scriere la distanță (și complet scalabil, ca în cazul CMS WordPress).

Dacă proiectul dvs. necesită acces bazat pe permisiuni, un CMS precum WordPress este o potrivire egală cu gestionarea accesului utilizatorilor extrem de configurabil.

Ieșire multimedia: cu un manual de instruire digital, aveți la dispoziție o multitudine de formate media. Audio, video, imagine, text...

…cu o varietate de tipuri de fișiere și metode de încorporare și prezentare a conținutului, experiența dvs. de utilizator este acum capabilă să implice cu succes tipurile de utilizatori AZ.

Interactiv: antrenamentul este un dialog. Fără feedback, este mort. Acesta este unul dintre dezavantajele majore ale publicării unui manual de instruire static, pe hârtie.

Cu toate acestea, cu digitalul, pur și simplu nu aveți astfel de limitări. Tehnologia digitală a fost inventată pentru a ne îmbogăți opțiunile practice de lucru. Iar în cazul publicării documentelor de instruire există nenumărate tehnici pentru a primi răspunsuri utile din partea publicului dumneavoastră.

Analytics: pentru editori, „aprecierea” experienței utilizatorului prezintă un avantaj real pentru atingerea obiectivului de a oferi o resursă informațională cu adevărat eficientă.

Identificarea nevoilor nesatisfăcute oferă o mulțime de oportunități pentru revizuiri în timp util și validate.

Caracteristici comune ale unui software manual de instruire online

Deci, este clar. Un manual de instruire digital are multe avantaje strategice distincte în plus față de echivalentul său tipărit.

Dar gândind mai practic.

Ce caracteristici și capacități exacte vă puteți aștepta în mod rezonabil să aibă software-ul manual de instruire online?

Iată un rezumat pe care să îl luați în considerare:

Editor de text și formatare: ca document formal de instruire și dezvoltare, probabil că veți dori să utilizați pe deplin cele mai recente funcții de editor de text.

Formatarea bine structurată, cum ar fi titlurile stilate, de exemplu, poate fi realizată cu ușurință printr-un editor WYSIWYG ușor de utilizat.

Vizualizator online sau conversie PDF: opțiunea clasică „eat in” sau „takeaway” este fundamentală pentru consumul de conținut online. Mai ales în cazul proiectelor interne de literatură a companiei, cum ar fi un document de instruire, o primă abordare digitală nu trebuie să-i abandoneze pe cei care preferă o lectură fizică.

Conversia PDF este simplă cu majoritatea platformelor CMS, cu siguranță cu WordPress. Cu opțiunea de tipărire a paginilor individuale în PDF sau în documente întregi, un CMS face „lucrarea ușoară” de a călca între mediile de publicare virtuale și fizice.

Integrarea imaginilor, video și audio: activele multimedia încorporate duc documentele de formare la un alt nivel. Imaginați-vă – delegații nu mai trebuie să aștepte un seminar sau un atelier pentru a primi o livrare practică de la facultatea dumneavoastră de formare.

Controlul versiunilor: colaborarea este grozavă, dar înseamnă că câștigi și complexități. Dacă nu este tratat corespunzător, acest lucru poate face o experiență destul de contraproductivă.

Cu o soluție CMS de colaborare precum WordPress, este ușor să vezi exact „cine a făcut ce, ultimul...” și să eviți să amesteci cea mai recentă ediție cu oricare anterioară.

Traducerea limbilor: aveți o forță de muncă internațională distribuită? Atunci clar că ai visa la orice altceva decât un manual de instruire digital.

Dar împreună cu aceasta, aveți nevoie de o platformă care poate gestiona cu acuratețe și fără efort replicarea manualului dvs. în alte limbi. WordPress CMS, de exemplu, este aliatul perfect în diplomația digitală multilingvă.

Evaluări și feedback: a buclă de feedback închisă cu vot pozitiv și mesagerie pentru a facilita scorurile pe pagină care urmează să fie acordate de utilizatori, indicând utilitatea conținutului.

Aceasta oferă unele informații centrate pe utilizator pentru îmbunătățirea planului de îmbunătățire a conținutului manualului.

Adaptabil la dispozitive mobile și tablete: o abordare în primul rând pe mobil. Acest lucru asigură confort optim pentru utilizatorii care accesează manualul. În ciuda dispozitivului utilizat, trebuie așteptat același nivel de excelență în prezentare.

Proiectarea aspectului unui manual de instruire online

Designul și aspectul sunt folia perfectă pentru conținut de calitate.

Ele ajută utilizatorul cu uzabilitate.

Înțelegerea conținutului paginii în cel mai eficient mod.

Primirea valorii maxime, cu cel mai mic efort.

Aceasta este recompensa implementării unui design și aspect bine arhitecturat.

Dar ce caracteristici specifice ar putea beneficia manualul tău de antrenament online?

Iată câteva sugestii:

Cuprins: o prezentare cuprinzătoare a conținutului. O listă secvenţială cu numerele de pagină - fiecare element este legat de ancorare - facând documentul dvs. extrem de indexabil pentru a fi uşor de găsit şi descoperit.

Flotante, static, expandabil – indiferent de prezentarea ToC-urilor se potrivește, există mijloace flexibile de a atinge obiectivul final.

Organizarea ierarhică a conținutului : conținut așezat în succesiune autoritară care reflectă clasificarea cognitivă a utilizatorului și ordonarea subiectelor.

De exemplu, WordPress CMS are nativ un sistem nativ de ordonare a conținutului de categorii (relație părinte/copil) vs. etichete (frați).

Navigare fără frecări: link-uri indicative, indicii și indicii care conduc utilizatorii prin progresia logică a interacțiunii cu conținutul.

Pesmeturile, barele de navigare și linkurile din bara laterală elimină problemele experienței utilizatorului.

Pagini șablonate: eficientizați producția și modelați în mod optim fiecare tip de pagină în funcție de funcție.

Șabloane gata făcute cu inginerie administrativă pentru a face procesul de creație și mai economic.

Contor de progres: motivați utilizatorii cu anticiparea finalizării cu fiecare pas al manualului citit prin furnizarea unui contor de progres.

Pe baza numărului de pagini sau a procentajului de pagini finalizate, se știe că un contor de progres generează implicarea în conținut.

Exemplu de manual de instruire online

Ești gata să arunci o privire la un exemplu LIVE al unuia dintre aceste manuale de instruire online?

Astăzi, împărtășim cazul ghidului de instruire a utilizatorului software MagAlign Pro.

Pentru un pic de fond, MagAlign este un software medical folosit de cercetători pentru a genera perechi de secvențe de molecule de proteine ​​într-o reprezentare grafică.

Spus simplu, este o simulare pentru explorarea teoretică a posibilităților modului în care proteinele ar putea interacționa între ele într-o situație de viață reală.

Un produs extrem de tehnic.

Dar, cu toate complexitățile sale, nu ne va împiedica să examinăm manualul său de instruire și să luăm câteva puncte de învățare transferabile pentru proiectul dvs.

Deci, să evaluăm manualul de instruire online MegAlign Pro, alegând câteva puncte importante:

Cuprins indexabil

Manualul conține un tabel de ToCs flotant convenabil în bara laterală din stânga, prezentând link-uri ușor de accesat, care aterizează cu ușurință utilizatorul pe subiectul dorit - instantaneu.

Media incorporabile

Mai sus, este un exemplu de videoclip încorporat într-o pagină. În acest caz, media îmbogățită este folosită ca un tutorial „Noțiuni introductive” care conduce utilizatorul prin primii pași, ca acompaniament la textul scris.

Descărcați PDF

La subsolul tabelului ToCs din stânga (sus) se află un buton „Descărcați ca PDF”. Aceasta prezintă o modalitate rapidă și ușoară prin care utilizatorii iau valoare din sesiunea de vizualizare web și își extind experiența dincolo de a fi online.

Pagini imprimabile sau document întreg

Unii utilizatori încă preferă o copie pe hârtie. Și, de fapt, în scopuri de studiu, notele tipărite sunt încă și ar putea fi întotdeauna cel mai eficient instrument.

În cazurile în care se preferă o versiune tipărită, acest buton de tipărire (din partea dreaptă sus a imaginii de mai sus) va declanșa imprimanta conectată în rețea a utilizatorului să convertească manualul digital într-o copie pe hârtie.

Butoanele Următorul / Anterior

Paginile sunt interconectate una cu alta în ordine, conducând utilizatorii de la capăt la altul prin document.

Acest lucru îi ajută pe utilizatori să rămână pe drumul cel bun în povestea narațiunii de antrenament.

Căutare

O bară de căutare este o atingere esențială. Exemplul de mai sus conferă funcției de căutare proeminență ca caracteristică în spațiul antet al fiecărei pagini.

Acest lucru îi ajută pe utilizatori să găsească sau să descopere resurse relevante, conform indicațiilor lor.

Părere

Un îndemn simplu și politicos la acțiune care încurajează utilizatorii să „contacteze” echipa de asistență se află la subsolul fiecărei pagini.

Manualele de instruire sunt oportunități pentru organizații de a implica utilizatorii în conversații fructuoase pe subiect.

Mecanismele de feedback precum această caracteristică „contactați DNASTAR” servesc la eliminarea oricăror decalaje între materialul de instruire și nevoia utilizatorului.

Realizarea unui manual de instruire online folosind WordPress

Așadar, ce e cu asta... ești gata să-ți faci propriul manual de instruire online?

Ei bine, iată calea interioară pentru producerea unuia la fel ca exemplul pe care l-ați văzut mai sus... și mai mult.

Și înainte să întrebi – nu, nu trebuie să fii dezvoltator web și nici să angajezi unul. Aceasta este o soluție exclusiv fără cod.

Dar niciun cod nu trebuie să însemne low-tech.

De fapt, cu WordPress, obțineți cel mai bun generator de site-uri din industria online, precum și cel mai divers ecosistem de pluginuri și extensii pentru dezvoltatori terți dintre toate CMS-urile.

Faptul că peste 40% din toate site-urile web au încredere în abilitățile de gestionare a conținutului WordPress ar trebui să fie suficient de convingător.

Cu toate astea deoparte, nu ar fi grozav să aflați pas cu pas cum se face?

Iată lista:

1. Organizarea și clasificarea paginilor și fișierelor
2. Căutare, vot, feedback și analiză
3. Întrebări frecvente
4. Serviciu de asistență pentru gestionarea întrebărilor prin intermediul biletelor
5. Indexul paginii Cuprins
6. Biblioteca de termeni glosar
7. Imprimați blogul meu pentru imprimarea întregului document cu 1 clic

Organizarea și clasificarea paginilor și fișierelor: instalați o prezentare cuprinzătoare a centrului paginii de pornire cu link-uri către fiecare dintre capitolele manualului de instruire complet cu descrieri și pictograme pentru recunoașterea ușoară a conținutului. Un widget din bara laterală din dreapta cu articole populare îi ajută pe utilizatori să vadă ce este curent cu colegii lor.

Utilizați pluginul Heroic Knowledge Base pentru a configura instantaneu un meniu bine temat pentru pagina de pornire, pentru a începe manualul de antrenament online.

Căutare, vot, feedback și analiză: obțineți o perspectivă proaspătă bazată pe utilizatori cu fiecare nouă cohortă de angajați cu formulare de vot și feedback pe paginile articolelor. De asemenea, aterizați utilizatorul direct pe răspunsul pe care îl căutau pentru prima dată – cu o funcție de căutare LIVE cu laser clar. În cele din urmă, analiza utilizatorilor oferă oportunități de îmbunătățire de învățare profundă.

Utilizați pluginul Heroic Knowledge Base pentru a utiliza instrumente inteligente de implicare pentru feedback și informații de investigație.

Întrebări frecvente : construiți blocuri de acordeon cu întrebări frecvente cu porțiuni de conținut reutilizabile pentru a furniza cu ușurință manualul de antrenament cu indicații prietenoase pentru începători.

Folosiți pluginul Heroic FAQs pentru a împleti fără probleme conținutul FAQ în paginile manualului dvs.

Inbox eroic pentru gestionarea cererilor prin bilete: interogați de la utilizatori și păstrați rate de răspuns record câștigătoare prin implantarea căsuței de e-mail de asistență în tabloul de bord de administrare WordPress. Nu este nevoie să faceți ping-pong între filele browserului cu această soluție elegantă de back office.

Utilizați pluginul Heroic Inbox pentru a opera din contul dvs. de e-mail, totul în panoul de administrare WordPress.

Cuprins eroic: configurați ToC de navigare ușoară pentru fiecare articol de instruire. Oferiți utilizatorilor beneficiul de a naviga simplu în conținutul articolului.

Utilizați Cuprinsul Eroic pentru a insera un cuprins completat automat în fiecare articol.

Glosar eroic: enumerați cei mai importanți termeni legați de temă, cu link-uri care conduc utilizatorii către pagina relevantă.

Folosiți pluginul Glosar eroic pentru a configura o listă de cuvinte care depășesc jargonul și definițiile acestora.

Print My Blog: convertiți instantaneu paginile manualului dvs. de antrenament online într-un fișier PDF. De asemenea, convertiți întregul document cu un aspect și un design personalizat, adăugând versatilitate documentului dvs.

Utilizați Print My Blog pentru a insera butoanele de tipărire în PDF în manualul dvs. de antrenament online.

Concluzie

Un manual de antrenament online depășește doar efectuarea unui exercițiu de bifare.

Este o oportunitate interactivă de formare și dezvoltare cu valoare adăugată pentru organizația dvs. de a conduce cu adevărat îmbunătățiri.

Utilizarea platformei digitale potrivite poate transforma ceea ce în mod tradițional a devenit o formalitate statică într-un efect dinamic de îmbunătățire continuă a performanței pentru personalul dumneavoastră.

WordPress, cu toate avantajele sale, este bine aliniat pentru a face procesele de documentare a instruirii să fie eficientizate, colaborative și de 10 ori mai impactante.

Atât autorii, cât și utilizatorii sunt pregătiți pentru o plimbare captivantă, cu cele mai recente comenzi digitale plasate la îndemână.

Una peste alta, cu trecerea la un manual de instruire online – organizația dumneavoastră este pregătită pentru o rentabilitate solidă a investiției.

De ce să nu faci mișcare către construirea unui manual de instruire online folosind WordPress astăzi?