การใช้เมทริกซ์เร่งด่วนที่สำคัญเพื่อเพิ่มผลผลิต

เมื่อคุณรู้สึกท่วมท้นกับทุกสิ่งที่คุณ ยังไม่ได้ ทำ ง่ายที่จะจัดลำดับความสำคัญของคุณปนกัน ถ้ามีคนรอให้คุณทำงานให้เสร็จ คุณอาจรู้สึกว่านั่นเป็นรายการที่สำคัญที่สุดในรายการของคุณ ถ้างานนั้นมีความสำคัญรองลงมามากกว่าของคุณ คุณอาจจะดีกว่าที่จะผลักดันกลับในปฏิทินของคุณ นอกจากนี้ยังมี 10 สิ่งที่คุณยังไม่ได้ทำเลยอาจจะเครียดเพื่อให้พวกเขาทุกคนรู้สึกความสำคัญเท่าเทียมกัน เมื่อทำสิ่งที่ต้องทำอย่างใจเย็น คุณจะสามารถเห็นสิ่งที่พวกเขาเป็นได้ แยกย่อย พวกเขาจะอยู่ในช่วงตั้งแต่สำคัญสุดและลำดับความสำคัญอันดับหนึ่งของคุณถึง "โอ้ เรื่องนี้ไม่สำคัญจริงๆ" เมทริกซ์สำคัญเร่งด่วน หรือที่เรียกว่า Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือพื้นฐานที่มีประโยชน์มากสำหรับการจัดเรียงงานของคุณ จดจ่อกับสิ่งที่สำคัญโดยไม่ฟุ้งซ่านจากสิ่งอื่น

เมทริกซ์สำคัญเร่งด่วนคืออะไร?

เมทริกซ์ที่สำคัญอย่างเร่งด่วนคือแผนภูมิอย่างง่ายที่แยกงานออกเป็นสี่ประเภทที่แตกต่างกัน แต่ละหมวดหมู่สอดคล้องกับการกระทำ

1. เร่งด่วนและสำคัญ – ทำก่อน
2. ไม่เร่งด่วนและสำคัญ – ทำทีหลัง / ตาราง
3. ด่วนและไม่สำคัญ – Delegate
4. ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ – กำจัด

เหตุผลที่เรียกว่า Eisenhower Matrix คือประธานาธิบดี Eisenhower ซึ่งเป็นที่รู้จักในด้านประสิทธิภาพกล่าวว่า "ฉันมีปัญหาสองประเภท: เร่งด่วนและสำคัญ ความเร่งด่วนไม่สำคัญ และที่สำคัญไม่เคยเร่งด่วน” นี่คือลักษณะของเมทริกซ์ที่สำคัญเร่งด่วนเมื่อคุณจัดวางมันออกมาเป็นภาพ:

ที่มา: Conceptboard

ประเด็นของเมทริกซ์คือการจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องทำให้ดีขึ้น โดยไม่ ต้องกังวลว่างานที่ผิดพลาดหรือการจัดการเวลาของคุณผิดพลาด คุณสามารถใช้มันเพื่ออะไรก็ได้ ไม่ว่าจะเป็นงานบ้าน งานบ้าน การจัดการโครงการ และแม้กระทั่งงานประจำสัปดาห์ของคุณทั้งหมด หากทรัพยากรมีจำกัด และคุณไม่สามารถทำได้ทั้งหมดภายในสิ้นวัน (หรือชั่วโมงหรือสัปดาห์) เมทริกซ์สำคัญเร่งด่วนจะบอกคุณว่าคุณต้องมุ่งเน้นอะไรในตอนนี้ และจะดำเนินการ อย่างรวดเร็ว

อีกสิ่งหนึ่ง: แม้ว่าเมทริกซ์สำคัญเร่งด่วนจะช่วยได้ดีเยี่ยมเมื่อคุณถูกฝังอยู่ภายใต้ความรับผิดชอบ แต่ก็มีประโยชน์เช่นกันเมื่อคุณพยายามปรับปรุงขั้นตอนการทำงานและขจัดไขมันออกจากระบอบการปกครองแบบเดิมๆ แทนที่จะต้องเคลื่อนไหวและเสียเวลา ให้ใช้เมทริกซ์บ่อยๆ เพื่อประเมิน ว่าทำไม คุณ ถึง ทำในสิ่งที่คุณทำซ้ำๆ ฉันได้ใช้เมทริกซ์นี้เพื่อทำทุกอย่างตั้งแต่ลดเวลากิจวัตรยามเช้าของฉันลง เพื่อตัดสินใจว่าจะปล่อยลูกค้าและโครงการใดทิ้งไปอย่างถาวร

วิธีจัดหมวดหมู่สิ่งที่ต้องทำและงานของคุณโดยใช้เมทริกซ์สำคัญเร่งด่วน

เมทริกซ์ที่สำคัญเร่งด่วนนั้นใช้งานง่ายเมื่อคุณเข้าใจแล้ว แต่สำหรับตอนนี้ ให้ใช้เวลาเรียนรู้ว่างานประเภทใดที่อยู่ในแต่ละจตุภาค

เร่งด่วนและสำคัญ: ทำก่อน

ตอนนี้คงเป็นไปไม่ได้ที่จะใช้ชีวิตโดยปราศจากงาน "เร่งด่วนและสำคัญ" เมื่อถึงควอดแดนนี้แล้ว คุณอาจจะอยู่ในภาวะวิกฤตหรือเหตุฉุกเฉิน แม้ว่าจะหมายถึงวันทำงานที่ยาวนานและไม่มีคำสัญญาว่าจะนอนก็ตาม นี่คือรายการที่คุณต้องจัดการ เช่น เมื่อ 5 นาทีที่แล้ว หากคุณปล่อยทิ้งไว้โดยไม่มีใครดูแล คุณจะเดือดร้อน กำหนดเวลา ความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์ และการร้องเรียนของลูกค้าจัดอยู่ในหมวดหมู่ "เร่งด่วนและสำคัญ" ตัวอย่างเช่น:

• กำหนดเวลาโพสต์บนโซเชียลมีเดียเกี่ยวกับการขายที่เริ่มตั้งแต่วันนี้
• แก้ไขบทความเนื่องจากลูกค้าไม่พอใจกับการส่งครั้งแรก
• เว็บไซต์ล่ม – ติดต่อโฮสต์โดยเร็ว
• เข้าถึงลูกค้าที่เขียนรีวิวเชิงลบบน Facebook

หลายครั้งที่คุณเห็นงานเหล่านี้กำลังมา บางคนอาจอยู่ในรายการ "ไม่เร่งด่วนและสำคัญ" ของคุณชั่วขณะหนึ่งจนกระทั่งถึงกำหนดส่งวันนี้ หากสิ่งนี้ยังคงเกิดขึ้น ให้หาสาเหตุว่าทำไมคุณจึงผัดวันประกันพรุ่งเมื่อต้องทำงานบางอย่าง และอาจมีระบบที่จะป้องกันไม่ให้สิ่งที่ต้องทำตามปกติกลายเป็นสิ่งที่ต้องทำ "วันนี้จะเป็นฝันร้าย" นอกจากนี้ แม้ว่าคุณจะไม่สามารถคาดการณ์เหตุฉุกเฉินได้เสมอไป แต่คุณสามารถสร้างแผนฉุกเฉินสำหรับผู้ที่มีแนวโน้มจะเกิดขึ้นได้ เช่น เว็บไซต์ล่มและบทวิจารณ์ที่ไม่ดี

ไม่เร่งด่วนและสำคัญ : ทำทีหลัง / กำหนดการ

งานเหล่านี้เป็นงานที่ยังคงอยู่ในรายการของคุณเป็นเวลาหลายสัปดาห์ เดือน หรือหลายปี เพราะถึงแม้จะมีความสำคัญ แต่ก็ไม่เร่งด่วน ชีวิตหรืออาชีพของคุณจะไม่แตกสลายถ้าคุณไม่ทำ แต่คุณก็อาจจะไม่เข้าใกล้เป้าหมายใหญ่ของคุณเช่นกัน การศึกษาและการฝึกอบรม อัปเดตกระบวนการและเวิร์กโฟลว์ การสร้างความสัมพันธ์ และการบำรุงรักษาเชิงรุกจัดอยู่ในหมวดหมู่ "ไม่เร่งด่วนและสำคัญ" ตัวอย่างเช่น:

• ลงทะเบียนเรียนหลักสูตรการตลาดฟรีจากบริษัท X
• ทำซ้ำงบประมาณบ้านและสร้างแผนการออม
• ถามจอห์นว่าเขาต้องการดื่มกาแฟในช่วงพักกลางวันของเราในสัปดาห์หน้าหรือไม่ (และเลือกสมองว่าเขาได้เลื่อนตำแหน่งนั้นมาได้อย่างไร)
• ดูดฝุ่นรถและเช็ดภายในรถ

ดู? งานเหล่านี้จะช่วยเพิ่มชีวิตคุณอย่างแน่นอนหากคุณทำสำเร็จ แต่งานเหล่านี้จะไม่ทำลายมันในขณะที่คุณไม่ทำ คุณยังคงทำงานทุกวัน แต่คุณไม่ได้พัฒนาทักษะของคุณ คุณเติมน้ำมันในรถเมื่อรถวิ่งต่ำ แต่คุณไม่ได้รักษาความสะอาด หากมีบางจุดในชีวิตที่คุณเติมเต็มขั้นต่ำสุดเปล่าๆ แล้วล้มเลิกความตั้งใจ แสดงว่าคุณอาจมีงานเหล่านี้อยู่ในรายการของคุณมาเป็นเวลานาน

การขจัดงานเหล่านี้ออกไปให้พ้นทาง – และเพียงแค่เริ่มด้วยงานเดียว – คุณจะลดแรงกดดันจากงาน "เร่งด่วนและสำคัญ" ทำไม? อะไรคือ “สำคัญและ ไม่ เร่งด่วน” ในตอนนี้อาจกลายเป็นเรื่องเร่งด่วนหากไม่ได้รับการตรวจสอบ เช่น การเปลี่ยนถ่ายน้ำมันเครื่องที่คุณรู้ว่าคุณต้องการเมื่อเดือนที่แล้ว เนื่องจากนี่คือส่วน "ทำภายหลัง / กำหนดการ" ให้ย้ายหนึ่งหรือสองงานจากรายการไปยังกำหนดการจริงของคุณ ใส่ไว้ในปฏิทิน ตั้งนาฬิกาปลุก รับโทรศัพท์และนัดหมาย ฯลฯ

ด่วนและไม่สำคัญ: ผู้รับมอบสิทธิ์

โอกาสที่งานเหล่านี้จะทำให้คุณคลั่งไคล้ พวกเขาใช้พลังงานและเวลาของคุณโดยไม่ได้รับผลตอบแทนมากนัก คุณอาจรู้สึกว่างานเหล่านี้มีงานยุ่งมากกว่าสิ่งอื่นใด วิธีการสื่อสาร คำขอจากบุคคลอื่น และงานที่คุณทำเพราะนั่นคือสิ่งที่คุณทำมาโดยตลอดจะจัดอยู่ในหมวด "เร่งด่วนและไม่สำคัญ" ตัวอย่างเช่น:

• เรียกใช้รายงานรายสัปดาห์และเพิ่มลงในไฟล์ "รายงาน"
• ตอบกลับข้อความจากนายหน้าใน LinkedIn
• ส่งอีเมลถึงผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเพื่อแจ้งให้ทราบว่าฉันไม่สามารถทำโครงการได้
• อัปเดตสเปรดชีตงบประมาณด้วยการใช้จ่ายของเมื่อวาน

จตุภาคนี้ค่อนข้างยุ่งยาก แม้ว่างานแต่ละงานอาจไม่สำคัญ แต่ภาพรวมในบางครั้งอาจมีความสำคัญ นอกจากนี้ การมีงานที่มีมูลค่าต่ำซึ่งเกี่ยวข้องกับผลลัพธ์ที่มีมูลค่าสูงอาจมาขวางทางคุณ ตัวอย่างเช่น การติดตามการใช้จ่ายของคุณเป็นวิธีที่ดีในการหาที่ว่างในงบประมาณของคุณ อย่างไรก็ตาม การอัปเดตสเปรดชีตงบประมาณของคุณทุกวันโดยสรุปการใช้จ่ายของเมื่อวานเป็นการป้อนข้อมูลมากกว่าการเรียนรู้บทเรียน

คุณจะต้องใช้เวลาในควอแดรนต์นี้เพื่อถามตัวเองว่าจะทำอย่างไรให้งานแต่ละอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และหลังจากที่คุณเปลี่ยนงานให้เป็นเวอร์ชันที่มีประสิทธิผลมากขึ้นแล้ว ถ้าตอนนี้มันอยู่ในจตุภาคที่ต่างออกไป ตัวอย่างเช่น หากคุณสมัครใช้เครื่องมืองบประมาณที่จัดระเบียบการใช้จ่ายของคุณหลังจากเชื่อมโยงกับบัญชีธนาคาร คุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการด้วยตนเอง งานนั้นกลายเป็น "ใช้งบประมาณเพื่อดูว่าฉันสามารถลดการใช้จ่ายได้ที่ไหน" คุณสามารถทำแบบรายเดือนแทนรายวัน ซึ่งจะย้ายไปยังหมวดหมู่ "ไม่เร่งด่วนและสำคัญ" ซึ่งคุณสามารถกำหนดเวลาสำหรับวันแรกของแต่ละเดือนได้

ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ: กำจัด

งานที่อยู่ในหมวดหมู่นี้ไม่มีค่าอะไรเลย และคุณไม่ ต้อง ทำด้วยซ้ำ บางครั้ง ฉันพบว่าตัวเองทำงานเหล่านี้เมื่อฉันไม่ต้องการเริ่มงาน "เร่งด่วนและสำคัญ" จู่ๆ ฉันจะสนใจฟีด Twitter มากกว่าที่เคย หรือจะตัดสินใจว่าเป็นเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการจัดระเบียบหนังสือที่จัดไว้แล้ว

อีเมลที่คุณสามารถอยู่ได้โดยปราศจากการใช้โซเชียลมีเดียมากเกินไปและการประชุมงานที่ไม่ก่อผล (หรือแม้แต่การสนทนาส่วนตัวที่ไม่สำคัญ เช่น การโต้เถียงที่คุณพูดคุยกับแม่ของคุณ) จะจัดอยู่ในหมวดหมู่ "ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ" สิ่งเหล่านี้อาจไม่ได้อยู่ในรายการสิ่งที่ต้องทำปกติของคุณด้วยซ้ำ แต่ถ้าคุณคิดเกี่ยวกับมัน คุณอาจทำสิ่งเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำเล่า ตัวอย่างเช่น:

• คุณล้างอีเมลส่งเสริมการขาย 20 ฉบับทุกวันแม้ว่าคุณจะไม่เคยซื้อของที่ร้านค้าเหล่านั้นหรือไม่?
• การท่อง Twitter เป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรการทำงานตอนเช้าของคุณ แม้ว่าคุณจะไม่เคยทวีตหรือมีส่วนร่วมในการสนทนาเลยใช่หรือไม่
• คุณมีนัดพบปะกับลูกค้าทุกสัปดาห์แม้ว่าจะยังไม่เพียงพอให้พูดคุยหรือไม่?

กำจัดมัน. และถ้าคุณทำไม่ได้ ให้หาว่าคุณค่าของมันอยู่ที่ใด ให้คิดแผนเพื่อทำให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น และย้ายไปยังส่วนอื่น

พึงระลึกไว้เสมอว่างานที่ไร้สมองบางอย่างอาจ ดูเหมือนไร้ ค่า แม้ว่าจะไม่ได้เป็นเช่นนั้นก็ตาม สิ่งที่ไม่มีคุณค่าสำหรับคนคนเดียวอาจมีค่ามากสำหรับคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้างานนั้นทำให้คุณรู้สึกสงบ มีความสุขมากขึ้น มีแรงบันดาลใจ ฯลฯ อย่าสับสนระหว่าง "งาน" กับ "กิจกรรมยามว่าง" คุณไม่จำเป็นต้องเพิ่ม “ฟังพอดคาสต์สรุป The Bachelor” ลงในรายการนี้ หากคุณทำเพื่อตัวคุณเองเมื่อสิ้นสุดวัน นั่นคือสิ่งที่คุณทำ

ความคิดสุดท้ายเกี่ยวกับเมทริกซ์ที่สำคัญเร่งด่วน

การมีชีวิตที่บ้านและปฏิทินการทำงานที่เป็นระเบียบเรียบร้อยเป็นความฝันที่น่ารัก และเป็นเรื่องที่คุณอาจทำได้เกือบทุกวัน แต่ถึงแม้ว่าคุณจะมีกิจวัตรที่น่าเชื่อถือและมีประสิทธิภาพ แต่ก็ยังมีอีกหลายวันที่คุณจะต้องจมอยู่ในทุกสิ่งที่ต้องทำ ในนาที นี้ แทนที่จะพยายามเป็นยอดมนุษย์ ซึ่งไม่เคยได้ผล และจบลงด้วยการที่คุณเหนื่อย ทานอาหารว่างและดูทีวีเรียลลิตี้ตอนตี 3 เพื่อตอบสนองต่อความเครียด (นั่นเป็นแค่ฉันเองเหรอ) ให้พูดถึงเรื่องนี้ ต่อหน้าคุณโดยใช้เมทริกซ์สำคัญเร่งด่วน เมื่อไม่มีเวลาเพียงพอในหนึ่งวัน หรือพลังงานเพียงพอที่จะจ่ายไฟ การค้นหาว่าอะไรสำคัญและเหตุใดจึงช่วยชีวิตได้

PS เห็นได้ชัดว่าเมทริกซ์นี้วาดง่ายสุด ๆ ด้วยตัวคุณเอง แต่ถ้าคุณต้องการดาวน์โหลดเทมเพลต มีเทมเพลตฟรีมากมาย เช่น นี้จากเว็บไซต์ Eisenhower (มีแอปด้วย)

มีบางอย่างในรายการงานของคุณที่คุณเพิ่ง รู้ว่า สามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่? มี (อาจ) แอพสำหรับสิ่งนั้น เรารวบรวมแอพเพิ่มประสิทธิภาพ 25 รายการที่เราชื่นชอบสำหรับมืออาชีพ