緊急に重要なマトリックスを使用して生産性を向上させる

公開: 2020-05-26

まだ行っていないことすべてに圧倒されると、優先順位を簡単に混同してしまいます。誰かがあなたがタスクを完了するのを待っているなら、あなたはそれがあなたのリストの中で最も重要なアイテムであると感じるかもしれません。ただし、そのタスクが優先度の高いタスクの二次的なものである場合は、カレンダーにプッシュして戻す方がよい場合があります。また、まだ行っていない10のことを行うと、ストレスがたまり、すべてが同じように重要であると感じる可能性があります。やることを冷静に検討することで、彼らが何であるかを見ることができます。内訳を見ると、それらは非常に重要であなたの最優先事項から「ああ、これは実際には問題ではない」までの範囲になります。アイゼンハワーマトリックスとも呼ばれる緊急の重要なマトリックスは、非常に基本的でありながら、タスクを並べ替えるための非常に便利なツールです。他のすべてに気を取られることなく、重要なことに集中します。

緊急の重要なマトリックスとは何ですか？

緊急の重要なマトリックスは、タスクを4つの異なるカテゴリに分類する単純なグラフです。各カテゴリはアクションに対応します。

緊急かつ重要–最初に行う
緊急かつ重要ではない–後で行う/スケジュールする
緊急かつ重要ではない–委任
緊急でも重要でもない–排除する

アイゼンハワーマトリックスと呼ばれる理由は、効率的であることで知られるアイゼンハワー大統領が次のように述べたためです。「私には緊急と重要の2種類の問題があります。緊急性は重要ではなく、重要性は決して緊急ではありません。」実際に視覚的にレイアウトした場合の緊急の重要なマトリックスは次のようになります。

出典：Conceptboard

マトリックスのポイントは、タスクの取り扱いを誤ったり、時間を誤って管理したりすることを心配せずに、何を行う必要があるかをより適切に優先順位付けすることです。あなたはそれを用事や家の掃除の雑用から仕事のプロジェクト管理そしてあなたの週の仕事全体のルーチンまで、ほとんど何にでも使うことができます。資源が限られているし、あなたが一日の終わり（または時間または週）でそれを行うことができない場合は、緊急の重要な行列は、あなたが今に集中しなければならないものを教えてくれます-そしてそれは、その高速な操作を行います。

もう1つ、緊急の重要なマトリックスは、責任に埋もれている場合に非常に役立ちますが、ワークフローを合理化し、頼りになる体制から脂肪を取り除く場合にも役立ちます。動きを繰り返して時間を無駄にする代わりに、マトリックスを頻繁に使用して、繰り返し行っていることを行っている理由を評価します。私はこのマトリックスを使用して、朝のルーチンを短くすることから、どのクライアントとプロジェクトを永久に手放すかを決定することまで、すべてを行いました。

緊急の重要なマトリックスを使用して、ToDoとジョブタスクを分類する方法

緊急の重要なマトリックスは、コツをつかめば簡単に使用できますが、今のところ、各象限に属するタスクのタイプを学習するために時間を費やしてください。

緊急かつ重要：最初に行う

今、「緊急かつ重要な」仕事なしで人生を送ることは不可能でしょう。しかし、彼らがこの象限に到達するまでに、あなたはおそらく何らかの危機または緊急事態に陥っています。たとえそれが単に長い労働日を意味し、睡眠の約束がない場合でも。これらは、5分前などに管理する必要のあるアイテムです。そのままにしておくと困ります。期限、ハードウェアまたはソフトウェアの障害、および顧客からの苦情は、「緊急かつ重要」のカテゴリに分類されます。例えば：

今日から始まる販売に関するソーシャルメディアの投稿をスケジュールします。
クライアントが最初の提出に不満を持っていたため、記事を改訂します。
ウェブサイトがダウンしています–できるだけ早くホストに連絡してください。
Facebookに否定的なレビューを残した顧客に連絡してください。

多くの場合、これらのタスクが来るのを見ることができます。それらのいくつかは、おそらく締め切りが今日になるまでしばらくの間あなたの「緊急ではなく重要」リストに住んでいました。これが引き続き発生する場合は、特定のタスクに関して先延ばしにする理由と、通常のやることが「今日は悪夢になる」ことを防ぐシステムがあるかどうかを理解してください。さらに、緊急事態を常に予測できるとは限りませんが、Webサイトのクラッシュや悪いレビューなど、発生する可能性のある緊急事態の計画を作成することができます。

緊急ではなく重要：後で行う/スケジュール

これらは、リスト上で数週間、数か月、または数年にわたって存続しているタスクです。これらは重要ですが、緊急ではないためです。あなたがそれらをしなければあなたの人生やキャリアは崩壊しませんが、あなたはあなたの大きな目標のいくつかに近づくこともできないかもしれません。教育とトレーニング、プロセスとワークフローの更新、関係構築、およびプロアクティブなメンテナンスは、「緊急ではなく重要」のカテゴリに分類されます。例えば：

X社からの無料のマーケティングコースにサインアップしてください。
家計をやり直し、貯蓄プランを作成します。
ジョンに、来週の昼休みにコーヒーを飲みたいかどうか尋ねてください（そして、彼がどのようにしてその昇進を得たかについて頭を悩ませてください）。
車を掃除機で掃除し、内部を拭きます。

見る？あなたがそれらをしたならば、これらの仕事は間違いなくあなたの人生に追加するでしょう、しかしあなたがそうしない間、彼らはそれを台無しにしません。あなたはまだ毎日働いていますが、あなたは自分のスキルを進歩させていません。車のガソリンが少なくなったときにガソリンを入れていますが、車をきれいに保っていません。あなたが最低限を満たしてからあきらめるあなたの人生の領域があるならば、あなたはおそらく長い間あなたのリストにこれらの仕事を持っていました。

これらのタスクのいくつかを邪魔にならないようにすることで（そして1つから始めるだけで）、「緊急かつ重要な」タスクからのプレッシャーを取り除くことができます。どうして？現在の「重要で緊急ではない」とは、チェックを外したまま緊急になる可能性があります。たとえば、1か月前に必要だとわかっていたオイル交換などです。これは「後で行う/スケジュール」セクションなので、1つまたは2つのタスクをリストから実際のスケジュールに移動します。カレンダーに載せたり、目覚ましをセットしたり、電話を取り、予約をしたりします。

緊急かつ重要ではない：委任

これらのタスクがあなたを少し狂わせる可能性があります。彼らは多くの見返りを持たずにあなたのエネルギーと時間を費やします。これらのタスクは他の何よりも忙しい仕事だと感じるかもしれません。コミュニケーションの方法、他の人からのリクエスト、あなたが行うタスクは、常にあなたが行ったことであるため、「緊急かつ重要ではない」カテゴリに分類されます。例えば：

その週次レポートを実行し、「レポート」ファイルに追加します。
LinkedInで採用担当者からのメッセージに返信します。
私が彼らのプロジェクトを引き受けることができないことを彼らに知らせるために潜在的なクライアントに電子メールを送り返してください。
昨日の支出で予算スプレッドシートを更新します。

この象限は少し注意が必要です。個々のタスクは重要ではないかもしれませんが、全体像が重要な場合があります。さらに、価値の高い結果に関連する価値の低いタスクを持つことは、実際にはあなたの邪魔になる可能性があります。たとえば、支出を追跡することは、予算内で小刻みに動く余地を見つけるための良い方法です。ただし、昨日の支出の概要を使用して予算スプレッドシートを毎日更新することは、レッスンを学ぶよりも多くのデータ入力です。

この象限で時間を過ごして、各タスクをより効率的にする方法を自問することをお勧めします。そして、タスクをそれ自体のより生産的なバージョンに変えた後、それが現在別の象限に属している場合。たとえば、銀行口座にリンクした後に支出を整理する予算ツールにサインアップする場合、手動で行う必要はありません。そのタスクは、「予算を超えて、どこで支出を削減できるかを確認する」に変わります。毎日ではなく毎月行うことができます。これにより、「緊急ではなく重要」カテゴリに移動し、毎月1日にスケジュールを設定できます。

緊急ではなく重要ではない：排除する

このカテゴリに分類されるタスクには価値がなく、実行する必要もありません。「緊急かつ重要な」タスクを開始したくないときに、これらのタスクを実行していることに気付くことがあります。突然、私は今まで以上に自分のTwitterフィードに興味を持つようになるか、それとも、すでに整理した本を整理するのに最適な時期だと判断します。

ソーシャルメディアの過度の使用や非生産的な仕事の会議（または、母親との議論のように重要でない個人的な会話）がなくても完全に生きることができる電子メールは、「緊急ではなく、重要ではない」カテゴリに分類されます。これらはあなたの通常のやることリストのどれにも載っていないかもしれません、しかしあなたがそれについて考えるならば、あなたは何度も同じことをたくさんするかもしれません。例えば：

それらの店で買い物をしたことがないのに、毎日20通のプロモーションメールをクリアしますか？
ツイートしたり会話に参加したりしたことがないのに、Twitterのスキミングは朝の仕事の一部ですか？
話し合うのに十分ではありませんが、毎週クライアントとのスタンドアップミーティングがありますか？

それを取り除きます。それができない場合は、その価値がどこにあるかを把握し、タスクをより効率的にするための計画を立てて、別の象限に移動します。

さて、特定の頭脳のないタスクは、そうではないのに、価値がないように見えるかもしれないことを覚えておいてください。一人の人にとって価値のないものは、特にその仕事があなたを落ち着かせ、幸せにし、刺激を受けたと感じさせるなら、あなたにとって大きな価値があるかもしれません。「仕事」と「余暇活動」を混同しないでください。それが一日の終わりにあなた自身への御馳走としてあなたがすることであるならば、あなたはこのリストに「学士号の要約ポッドキャストを聞く」を追加する必要はありません。

緊急の重要なマトリックスについての最終的な考え

完全に整理された家庭生活と仕事のカレンダーを持つことは素敵な夢であり、おそらくほとんどの日に到達できるものです。しかし、信頼性が高く効率的なルーチンがある場合でも、今すぐに実行する必要のあるすべてのものに溺れる日があります。超人になろうとするのではなく、それは決してうまくいかず、疲れ果ててしまうだけです。ジャンクフードを食べて、午前3時にリアリティテレビを見ると、ストレスへの反応として（それは私だけですか？）、すべてをレイアウトします。緊急の重要なマトリックスを使用してあなたの前に。 1日の時間が足りないとき、または電力を供給するのに十分なエネルギーがないときは、何が重要で、なぜ命を救うのかを理解します。

PS明らかに、このマトリックスは自分で描くのは非常に簡単ですが、テンプレートをダウンロードしたい場合は、アイゼンハワーのWebサイトからのこのような無料のマトリックスがたくさんあります（アプリもあります）。

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