使用緊急-重要矩陣來提高生產力

已發表: 2020-05-26

當您對尚未完成的所有事情感到不知所措時，很容易混淆您的優先事項。如果有人在等你完成一項任務，你可能會覺得那是你清單上最重要的項目。但是，如果該任務次於您的更大優先級，那麼您最好將其推遲到您的日曆上。此外，有 10 件事你還沒有完成可能會讓人感到壓力很大，以至於它們都感覺同樣重要。通過冷靜地回顧你的待辦事項，你將能夠看到它們的本質。細分下來，它們的範圍從超級重要和您的第一要務到“哦，這個實際上並不重要”。緊急重要矩陣 - 也稱為艾森豪威爾矩陣 - 是一種非常基本但非常有用的工具，可用於對您的任務進行分類。專注於重要的事情，不要被其他事情分心。

什麼是緊急重要矩陣？

緊急重要矩陣是一個簡單的圖表，將任務分為四個不同的類別。每個類別對應一個動作。

緊急且重要——先做
不緊急和重要 - 稍後做/安排
緊急但不重要 – 委託
不緊急也不重要——消除

之所以稱為艾森豪威爾矩陣，是因為以高效著稱的艾森豪威爾總統說：“我有兩種問題：緊急的和重要的。緊急的不重要，重要的永遠不緊急。” 以下是當您實際在視覺上佈置緊急重要矩陣時的樣子：

來源：概念板

矩陣的重點是更好地優先考慮需要完成的事情，而不必擔心您處理不當或時間管理不當。您幾乎可以將它用於任何事情，從跑腿和家庭清潔家務到工作項目管理，甚至是整個工作週的例行公事。如果資源有限，您無法在一天結束（或一小時或一周）之前完成所有工作，那麼緊急重要矩陣會告訴您現在必須關注什麼——而且它會很快完成。

還有一件事：當你被責任埋葬時，緊急重要矩陣是一個很好的幫助，當你試圖簡化你的工作流程並從你的首選制度中削減脂肪時，它也很有價值。與其通過動作和浪費時間，不如經常使用矩陣來評估你為什麼要重複做你正在做的事情。我已經使用這個矩陣來做所有事情，從縮短我的早晨例行公事到決定永久放棄哪些客戶和項目。

如何使用緊急重要矩陣對您的待辦事項和工作任務進行分類

一旦你掌握了它的竅門，緊急重要矩陣很容易使用，但現在，花一些時間了解每個像限屬於哪些類型的任務。

緊急且重要：先做

現在，沒有“緊急而重要”的任務就不可能過上生活。然而，當他們到達這個像限時，你可能處於某種危機或緊急情況中——即使這只是意味著漫長的工作日而沒有睡眠的希望。這些是您必須在五分鐘前管理的項目。如果你繼續讓他們無人看管，你會遇到麻煩。截止日期、硬件或軟件故障以及客戶投訴屬於“緊急和重要”類別。例如：

安排社交媒體發布有關今天開始的促銷的帖子。
修改文章，因為客戶對第一次提交不滿意。
網站已關閉 - 盡快聯繫主機。
聯繫在 Facebook 上留下負面評論的客戶。

很多時候，您可以看到這些任務即將到來。他們中的一些人可能在你的“不緊急且不重要”的名單上呆了一段時間，直到今天截止日期。如果這種情況持續發生，請弄清楚為什麼您在某些任務上會拖延，以及是否有一個系統可以防止正常的待辦事項變成“今天將成為噩夢”的必做事項。此外，雖然您無法始終預測緊急情況，但您可以為可能發生的情況（例如網站崩潰和差評）制定應急計劃。

不緊急和重要：稍後做/安排

這些任務在你的清單上已經存在了數週、數月或數年，因為雖然它們很重要，但它們從不緊急。如果你不去做，你的生活或事業就不會分崩離析，但你也可能無法更接近你的一些大目標。教育和培訓、更新流程和工作流程、建立關係和主動維護屬於“不緊急和重要”類別。例如：

註冊 X 公司的免費營銷課程。
重做家庭預算並製定儲蓄計劃。
問約翰是否想在下週我們的午休時間喝杯咖啡（並思考他是如何獲得升職的）。
真空汽車並擦拭內部。

看？如果你做了這些任務肯定會增加你的生活，但當你不做時，它們並不會破壞它。你仍然每天都在工作，但你並沒有提高你的技能。你在車內加油，但你沒有保持它的清潔。如果您在生活中的某些方面完成了最低要求，然後又放棄了，那麼您可能已經將這些任務列在清單上很長時間了。

通過將其中一些任務排除在外——並從一項開始——你將減輕“緊急和重要”任務的壓力。為什麼？現在“重要而不緊急”的事情可能會變得緊急而不受控制——例如，一個月前您知道需要更換機油。由於這是“稍後做/計劃”部分，因此將一兩個任務從您的列表中移到您的實際計劃中。把它放在你的日曆上，設置鬧鐘，拿起電話，預約等。

緊急且不重要：委託

很有可能這些任務會讓你有點抓狂。它們會佔用您的精力和時間，而沒有太多回報。您可能會覺得這些任務比其他任何事情都更忙。溝通方法、來自其他人的請求和您所做的任務，因為您所做的總是屬於“緊急且不重要”的類別。例如：

運行該每週報告並將其添加到“報告”文件中。
在 LinkedIn 上回复招聘人員的消息。
給潛在客戶發回電子郵件，讓他們知道我不能接手他們的項目。
使用昨天的支出更新預算電子表格。

這個像限有點棘手。雖然個別任務可能不重要，但有時大局很重要。此外，將低價值任務與高價值成果相關聯實際上可能會阻礙您。例如，跟踪您的支出是在預算中找到迴旋餘地的好方法。但是，每天更新您的預算電子表格並記錄昨天的支出，這比輸入數據更重要。

你會想在這個像限上花時間問自己如何使每項任務更有效率。並且，在您將任務變成更高效的版本之後，如果它現在屬於不同的象限。例如，如果您註冊一個預算工具，在鏈接到您的銀行賬戶後組織您的支出，您將不必手動進行。該任務變成了“超出預算，看看我可以在哪些方面削減開支”。您可以每月而不是每天執行此操作，這會將其移至“不緊急且重要”類別——然後您可以安排在每個月的第一天。

不緊急也不重要：消除

屬於此類別的任務沒有任何價值——您甚至不必執行它們。有時，當我不想開始我的“緊急和重要”任務時，我發現自己在做這些任務。突然之間，我對我的 Twitter 提要比以往任何時候都更感興趣，或者我會決定這是整理我已經整理好的書籍的最佳時機。

你可以完全沒有的電子郵件、過度使用社交媒體和無效率的工作會議（甚至是不重要的個人對話，比如你經常和媽媽爭論的那個）屬於“不緊急和不重要”的類別。這些甚至可能不在您的任何常規待辦事項列表中，但如果您仔細想想，您可能會一遍又一遍地做很多相同的事情。例如：

即使您從未在這些商店購物，您是否每天清除 20 封促銷電子郵件？
即使您從不發推文或參與對話，瀏覽 Twitter 是否也是您早上工作的一部分？
即使沒有足夠的討論內容，您是否每週都與客戶進行站立會議？

擺脫它。如果你做不到，那就找出它的價值所在，制定一個計劃來提高任務的效率，然後把它移到另一個像限。

現在，請記住，某些無腦的任務可能看起來毫無價值，即使它們並非如此。對一個人沒有價值的事情可能對你很有價值，特別是如果這項任務讓你感到更平靜、更快樂、更有靈感等等。不要將“任務”與“休閒活動”混淆。如果這是您在一天結束時對自己的一種享受，那麼您不必在此列表中添加“收聽單身漢回顧播客”。

關於緊急重要矩陣的最終想法

擁有一個完全有條理的家庭生活和工作日曆是一個美好的夢想，而且你可能在大多數日子裡都能實現。但是，即使你有一個可靠而有效的例行程序，也會有幾天你會淹沒在必須在這一刻完成的所有事情中。與其試圖成為超人——這永遠行不通，結果只會讓你筋疲力盡，在凌晨 3 點吃垃圾食品和看真人秀作為對這麼多壓力的反應（只有我嗎？），把一切都放在心上前面你使用的緊急重要矩陣。當一天中沒有足夠的時間 - 或者沒有足夠的能量來供電時 - 弄清楚什麼是重要的以及為什麼可以挽救生命。

PS 顯然，這個矩陣非常容易自己繪製，但是如果你想下載一個模板，那裡有很多免費的模板，比如艾森豪威爾網站上的這個（也有一個應用程序）。

您的任務列表中是否有您只知道可以以更有效的方式完成的事情？有（可能）一個應用程序。我們為專業人士匯集了 25 款最喜歡的生產力應用程序。