Uso de la matriz urgente-importante para aumentar la productividad

Cuando está abrumado con todo lo que aún no ha hecho, es fácil confundir sus prioridades. Si alguien está esperando que complete una tarea, puede sentir que ese es el elemento más importante de su lista. Sin embargo, si esa tarea es secundaria a una prioridad tuya mayor, es mejor que la pospongas en tu calendario. Además, tener 10 cosas que aún no ha hecho puede ser tan estresante que todas se sienten igualmente importantes. Al repasar con calma tus tareas pendientes, podrás verlas por lo que son. Desglosados, van desde súper importantes y su prioridad número uno hasta, "Oh, este en realidad no importa". La matriz importante urgente, también llamada Matriz de Eisenhower, es una herramienta extremadamente básica pero muy útil para ordenar sus tareas. Concéntrese en lo que es importante sin distraerse con todo lo demás.

¿Qué es la Matriz de Urgencia Importante?

La matriz importante urgente es un cuadro simple que separa las tareas en cuatro categorías diferentes. Cada categoría corresponde a una acción.

1. Urgente e importante: hazlo primero
2. No es urgente e importante - Hágalo más tarde / programe
3. Urgente y no importante - Delegado
4. No es urgente ni importante: eliminar

La razón por la que se llama Matriz de Eisenhower es que el presidente Eisenhower, conocido por ser eficiente, dijo: “Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Lo urgente no es importante y lo importante nunca es urgente ". Así es como se ve la matriz importante urgente cuando realmente la presenta visualmente:

Fuente: Conceptboard

El objetivo de la matriz es priorizar mejor lo que se debe hacer sin preocuparse de que sus tareas se manejen mal o de que administren mal su tiempo. Puede usarlo para prácticamente cualquier cosa, desde recados y tareas de limpieza del hogar hasta la gestión de proyectos de trabajo e incluso toda la rutina de la semana laboral. Si los recursos son limitados y no puede hacerlo todo al final del día (o la hora o la semana), la matriz importante urgente le dirá en qué debe concentrarse en este momento, y lo hará así de rápido .

Una cosa más: si bien la matriz importante urgente es una excelente ayuda cuando está sepultado bajo responsabilidades, también es valiosa cuando está tratando de optimizar su flujo de trabajo y recortar la grasa de su régimen habitual. En lugar de seguir los movimientos y perder el tiempo, use la matriz de vez en cuando para evaluar por qué está haciendo lo que está haciendo una y otra vez. He usado esta matriz para hacer de todo, desde acortar mi rutina matutina hasta decidir qué clientes y proyectos dejar de lado permanentemente.

Cómo categorizar sus tareas pendientes y tareas de trabajo utilizando la Matriz de importancia urgente

La matriz de importancia urgente es fácil de usar una vez que la domine, pero por ahora, dedique algo de tiempo a aprender qué tipos de tareas pertenecen a cada cuadrante.

Urgente e importante: hazlo primero

Ahora, sería imposible vivir una vida sin tareas "urgentes e importantes". Sin embargo, para cuando lleguen a este cuadrante, probablemente se encuentre en algún tipo de crisis o emergencia, incluso si eso solo significa un largo día de trabajo y ninguna promesa de dormir. Estos son los elementos que tienes que administrar, como hace cinco minutos. Si continúa dejándolos desatendidos, tendrá problemas. Los plazos, las fallas de hardware o software y las quejas de los clientes se incluyen en la categoría “Urgente e importante”. Por ejemplo:

• Programe publicaciones en las redes sociales sobre la venta que comienza hoy.
• Revisar el artículo porque el cliente no estaba satisfecho con el primer envío.
• El sitio web no funciona: comuníquese con el host lo antes posible.
• Comuníquese con el cliente que dejó una reseña negativa en Facebook.

La mayoría de las veces, puede ver que estas tareas se avecinan. Algunos de ellos probablemente vivieron en su lista de "No urgentes e importantes" durante un tiempo hasta que la fecha límite se convirtió en hoy. Si esto sigue sucediendo, averigüe por qué posterga las cosas cuando se trata de ciertas tareas, y si puede haber un sistema que evite que las tareas pendientes normales se conviertan en "hoy va a ser una pesadilla". Además, si bien no siempre puede predecir las emergencias, puede crear planes de contingencia para aquellas que tienen probabilidades de ocurrir, como fallas de sitios web y malas críticas.

No es urgente e importante: Hágalo más tarde / Programe

Estas son las tareas que han sobrevivido en su lista durante semanas, meses o años, porque si bien son importantes, nunca son urgentes. Su vida o carrera no se derrumbarán si no las cumple, pero es posible que tampoco se acerque a algunas de sus grandes metas. La educación y la capacitación, los procesos de actualización y los flujos de trabajo, la creación de relaciones y el mantenimiento proactivo se incluyen en la categoría "No urgente e importante". Por ejemplo:

• Regístrese en ese curso de marketing gratuito de la Compañía X.
• Rehaga el presupuesto de la casa y cree un plan de ahorro.
• Pregúntale a John si quiere tomar un café durante la pausa del almuerzo la semana que viene (y piensa en cómo consiguió ese ascenso).
• Aspire el automóvil y limpie el interior.

¿Ver? Estas tareas definitivamente se sumarían a su vida si las hiciera, pero no lo arruinarán mientras usted no lo haga. Sigues trabajando todos los días, pero no estás mejorando tus habilidades. Está poniendo gasolina en su automóvil cuando se está agotando, pero no lo mantiene limpio. Si hay áreas en su vida en las que cumple con lo mínimo y luego se rinde, probablemente haya tenido estas tareas en su lista durante mucho tiempo.

Al eliminar algunas de estas tareas, y comenzar con una, eliminará la presión de las tareas "Urgentes e importantes". ¿Por qué? Lo que es “importante y no urgente” en este momento puede volverse urgente si no se controla, como, por ejemplo, el cambio de aceite que sabía que necesitaba hace un mes. Dado que esta es la sección "Hacer más tarde / Programar", mueva una o dos tareas de su lista a su programa actual. Colóquelo en su calendario, programe una alarma, levante el teléfono y programe una cita, etc.

Urgente y no importante: delegar

Es probable que estas tareas te vuelvan un poco loco. Toman tu energía y tu tiempo sin tener mucha recompensa. Puede sentir que estas tareas son más ocupadas que cualquier otra cosa. Los métodos de comunicación, las solicitudes de otras personas y las tareas que realiza porque eso es siempre lo que ha hecho se incluyen en la categoría "Urgente y no importante". Por ejemplo:

• Ejecute ese informe semanal y agréguelo al archivo "Informes".
• Responde al mensaje del reclutador en LinkedIn.
• Envíe un correo electrónico al cliente potencial para informarle que no puedo asumir su proyecto.
• Actualice la hoja de cálculo del presupuesto con los gastos de ayer.

Este cuadrante es un poco complicado. Si bien las tareas individuales pueden no ser importantes, el panorama general a veces es importante. Además, tener tareas de bajo valor asociadas con resultados de alto valor en realidad podría interponerse en su camino. Por ejemplo, hacer un seguimiento de sus gastos es una buena forma de encontrar margen de maniobra en su presupuesto. Sin embargo, actualizar la hoja de cálculo de su presupuesto todos los días con un resumen de los gastos de ayer es más una entrada de datos que una lección de aprendizaje.

Querrá pasar tiempo en este cuadrante preguntándose cómo hacer que cada tarea sea más eficiente. Y, después de haber convertido la tarea en una versión más productiva de sí misma, si ahora pertenece a un cuadrante diferente. Por ejemplo, si se registra en una herramienta de presupuesto que organiza sus gastos después de vincularse a sus cuentas bancarias, no tendrá que hacerlo manualmente. Esa tarea se convierte en "Revisar el presupuesto para ver dónde puedo recortar el gasto". Puede hacerlo mensualmente en lugar de diariamente, lo que lo mueve a la categoría "No urgente e importante", que luego puede programar para el primer día de cada mes.

Ni urgente ni importante: eliminar

Las tareas que entran en esta categoría no tienen ningún valor, y ni siquiera tienes que hacerlas. A veces, me encuentro haciendo estas tareas cuando no quiero comenzar mis tareas "Urgentes e Importantes". De repente, estaré más interesado en mi cuenta de Twitter que nunca, o decidiré que es el momento perfecto para organizar mis libros ya organizados.

El correo electrónico con el que podría vivir totalmente, el uso excesivo de las redes sociales y las reuniones de trabajo improductivas (o incluso las conversaciones personales sin importancia, como ese argumento que sigue teniendo con su madre) entran en la categoría "No urgente ni importante". Es posible que estos ni siquiera estén en ninguna de sus listas de tareas habituales, pero si lo piensa, puede hacer muchas de las mismas cosas una y otra vez. Por ejemplo:

• ¿Limpia 20 correos electrónicos promocionales todos los días, aunque nunca compre en esas tiendas?
• ¿Hojear Twitter es parte de tu rutina de trabajo matutina, aunque nunca tuitees ni participes en conversaciones?
• ¿Tiene una reunión permanente con un cliente cada semana, aunque no haya suficiente para discutir?

Desaste de eso. Y si no puede, averigüe cuál es su valor, elabore un plan para hacer que la tarea sea más eficiente y muévala a otro cuadrante.

Ahora, tenga en cuenta que ciertas tareas sin cerebro pueden parecer sin valor, aunque no lo sean. Lo que no tiene valor para una persona puede tener mucho valor para usted, especialmente si esa tarea lo hace sentir más tranquilo, feliz, inspirado, etc. No confunda “tarea” con “actividad de ocio”. No tiene que agregar "escuchar el podcast de recapitulación de The Bachelor" a esta lista si eso es lo que hace para darse un capricho al final del día.

Reflexiones finales sobre la Matriz de importancia urgente

Tener un calendario de trabajo y vida hogareño completamente organizado es un sueño encantador, y uno que probablemente pueda alcanzar la mayoría de los días. Pero incluso si tiene una rutina confiable y eficiente, habrá días en los que se ahogará en todo lo que debe hacerse en este momento . En lugar de tratar de volverse sobrehumano, lo que nunca funciona y solo termina con usted agotado, comiendo comida chatarra y viendo reality shows a las 3 am como reacción a tanto estrés (¿soy solo yo?), Exponga todo en frente a usted utilizando la matriz importante urgente. Cuando no hay suficientes horas en el día, o suficiente energía para funcionar, descubrir qué es importante y por qué es un salvavidas.

PD: Obviamente, esta matriz es muy fácil de dibujar por su cuenta, pero si desea descargar una plantilla, hay muchas gratuitas, como esta del sitio web de Eisenhower (también hay una aplicación).

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