Utilizzo della matrice urgente-importante per aumentare la produttività

Quando sei sopraffatto da tutto ciò che non hai ancora fatto, è facile confondere le tue priorità. Se qualcuno sta aspettando che tu completi un'attività, potresti pensare che sia l'elemento più importante della tua lista. Se quell'attività è secondaria rispetto a una tua priorità più grande, tuttavia, potresti fare meglio a rimandarla sul tuo calendario. Inoltre, avere 10 cose che non hai ancora fatto può essere così stressante da farle sentire tutte ugualmente importanti. Ripassando con calma le tue cose da fare, sarai in grado di vederle per quello che sono. Ripartiti, vanno dal super importante e la tua priorità numero uno a "Oh, questo in realtà non ha importanza". La matrice importante urgente, chiamata anche matrice di Eisenhower, è uno strumento estremamente semplice, ma molto utile per ordinare i tuoi compiti. Concentrati su ciò che è importante senza essere distratto da tutto il resto.

Qual è la matrice importante urgente?

La matrice urgente importante è un semplice grafico che separa le attività in quattro diverse categorie. Ad ogni categoria corrisponde un'azione.

1. Urgente e importante – Fai prima
2. Non urgente e importante - Fai più tardi / pianifica
3. Urgente e non importante – Delegato
4. Non urgente e non importante – Elimina

Il motivo per cui si chiama Eisenhower Matrix è che il presidente Eisenhower, noto per essere efficiente, ha detto: “Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Gli urgenti non sono importanti e gli importanti non sono mai urgenti”. Ecco come appare la matrice importante urgente quando la disponi visivamente:

Fonte: Conceptboard

Il punto della matrice è dare la priorità a ciò che deve essere fatto senza preoccuparsi di gestire male le proprie attività o gestire male il proprio tempo. Puoi usarlo praticamente per qualsiasi cosa, dalle commissioni e le faccende di pulizia della casa alla gestione dei progetti di lavoro e persino per l'intera routine della settimana lavorativa. Se le risorse sono limitate e non puoi fare tutto entro la fine della giornata (o dell'ora o della settimana), la matrice importante urgente ti dirà su cosa devi concentrarti in questo momento - e lo farà velocemente .

Un'altra cosa: mentre la matrice importante e urgente è un ottimo aiuto quando sei sepolto dalle responsabilità, è anche prezioso quando stai cercando di semplificare il tuo flusso di lavoro e tagliare il grasso dal tuo regime di riferimento. Invece di passare attraverso i movimenti e perdere tempo, usa la matrice ogni tanto per valutare perché stai facendo quello che stai facendo ripetutamente. Ho usato questa matrice per fare di tutto, dall'accorciare la mia routine mattutina per decidere quali clienti e progetti lasciar andare definitivamente.

Come categorizzare le cose da fare e le attività lavorative utilizzando la matrice importante urgente

La matrice importante urgente è facile da usare una volta presa la mano, ma per ora dedica un po' di tempo a imparare quali tipi di attività appartengono a ciascun quadrante.

Urgente e importante: fallo per primo

Ora, sarebbe impossibile vivere una vita senza compiti "urgenti e importanti". Quando hanno raggiunto questo quadrante, però, probabilmente sei in una sorta di crisi o emergenza, anche se ciò significa solo una lunga giornata di lavoro e nessuna promessa di dormire. Questi sono gli elementi che devi gestire, tipo, cinque minuti fa. Se continui a lasciarli incustoditi, sarai nei guai. Scadenze, guasti hardware o software e reclami dei clienti rientrano nella categoria "Urgenti e importanti". Per esempio:

• Pianifica i post sui social media sulla vendita che inizia oggi.
• Rivedere l'articolo perché il cliente non era soddisfatto del primo invio.
• Il sito web è inattivo: contatta l'host al più presto.
• Contatta il cliente che ha lasciato una recensione negativa su Facebook.

Molte volte, puoi vedere arrivare questi compiti. Alcuni di loro probabilmente hanno vissuto nella tua lista "Non urgenti e importanti" per un po' fino a quando la scadenza è diventata oggi. Se questo continua a succedere, scopri perché procrastinare quando si tratta di determinate attività e se potrebbe esserci un sistema che impedirebbe alle normali attività da fare di diventare un must da "oggi sarà un incubo". Inoltre, anche se non puoi sempre prevedere le emergenze, puoi creare piani di emergenza per quelli che hanno una probabilità di verificarsi, come arresti anomali del sito Web e recensioni negative.

Non urgente e importante: fare più tardi / Programma

Questi sono i compiti che sono sopravvissuti nella tua lista per settimane, mesi o anni, perché mentre sono importanti, non sono mai urgenti. La tua vita o la tua carriera non andranno in pezzi se non li raggiungi, ma potresti non avvicinarti nemmeno ad alcuni dei tuoi grandi obiettivi. Istruzione e formazione, aggiornamento di processi e flussi di lavoro, costruzione di relazioni e manutenzione proattiva rientrano nella categoria "Non urgenti e importanti". Per esempio:

• Iscriviti a quel corso di marketing gratuito dell'azienda X.
• Rifai il budget di casa e crea un piano di risparmio.
• Chiedi a John se vuole prendere un caffè durante la nostra pausa pranzo la prossima settimana (e pensa a come ha ottenuto quella promozione).
• Aspirare l'auto e pulire l'interno.

Vedere? Questi compiti aggiungerebbero sicuramente alla tua vita se li facessi, ma non la stanno rovinando mentre non lo fai. Stai ancora lavorando ogni giorno, ma non stai migliorando le tue capacità. Stai mettendo benzina nella tua macchina quando sta per finire, ma non la tieni pulita. Se ci sono aree della tua vita in cui soddisfi il minimo indispensabile e poi ti arrendi, probabilmente hai avuto questi compiti nella tua lista per molto tempo.

Eliminando alcune di queste attività – e iniziando con una – alleggerirai la pressione delle attività “urgenti e importanti”. Come mai? Ciò che è "importante e non urgente" in questo momento può diventare urgente se non viene controllato, come, ad esempio, quel cambio d'olio di cui sapevi di aver bisogno un mese fa. Poiché questa è la sezione "Fai più tardi / Pianifica", sposta una o due attività dall'elenco alla pianificazione effettiva. Mettilo in agenda, imposta una sveglia, prendi il telefono e fissa un appuntamento, ecc.

Urgente e non importante: delegato

È probabile che questi compiti ti facciano impazzire. Prendono la tua energia e il tuo tempo senza avere un grande profitto. Potresti pensare che questi compiti siano più impegnativi di qualsiasi altra cosa. I metodi di comunicazione, le richieste di altre persone e le attività che svolgi perché è sempre quello che hai fatto rientrano nella categoria "Urgenti e non importanti". Per esempio:

• Esegui quel rapporto settimanale e aggiungilo al file "Rapporti".
• Rispondi al messaggio del reclutatore su LinkedIn.
• Invia un'email al potenziale cliente per fargli sapere che non posso accettare il loro progetto.
• Aggiorna il foglio di calcolo del budget con la spesa di ieri.

Questo quadrante è un po' complicato. Mentre le singole attività possono non essere importanti, a volte il quadro più ampio è importante. Inoltre, avere compiti di basso valore associati a risultati di alto valore potrebbe effettivamente ostacolarti. Ad esempio, tenere traccia delle tue spese è un buon modo per trovare un margine di manovra nel tuo budget. Tuttavia, aggiornare il foglio di calcolo del budget ogni giorno con un riepilogo della spesa di ieri è più un'immissione di dati che una lezione di apprendimento.

Ti consigliamo di trascorrere del tempo in questo quadrante chiedendoti come rendere più efficiente ogni attività. E, dopo aver trasformato l'attività in una versione più produttiva di se stessa, se ora appartiene a un quadrante diverso. Ad esempio, se ti iscrivi a uno strumento di budget che organizza le tue spese dopo aver effettuato il collegamento ai tuoi conti bancari, non dovrai farlo manualmente. Quell'attività si trasforma in: "Vai oltre il budget per vedere dove posso tagliare le spese". Puoi farlo mensilmente anziché quotidianamente, il che lo sposta nella categoria "Non urgente e importante", che puoi quindi programmare per il primo di ogni mese.

Non urgente e non importante: eliminare

I compiti che rientrano in questa categoria non hanno alcun valore - e non hanno nemmeno bisogno di fare loro. A volte, mi ritrovo a svolgere queste attività quando non voglio iniziare le mie attività "urgenti e importanti". All'improvviso, sarò più interessato al mio feed di Twitter di quanto non lo sia mai stato, o deciderò che è il momento perfetto per organizzare i miei libri già organizzati.

Le e-mail di cui potresti fare a meno, l'uso eccessivo dei social media e le riunioni di lavoro improduttive (o anche le conversazioni personali non importanti, come quella discussione che continui a litigare con tua madre) rientrano nella categoria "Non urgenti e non importanti". Questi potrebbero non essere nemmeno in nessuna delle tue normali liste di cose da fare, ma se ci pensi, potresti fare molte delle stesse cose ancora e ancora. Per esempio:

• Ripulisci 20 e-mail promozionali ogni giorno, anche se non fai mai acquisti in quei negozi?
• Sfogliare Twitter fa parte della tua routine lavorativa mattutina, anche se non twitti mai né partecipi alle conversazioni?
• Hai una riunione permanente con un cliente ogni settimana, anche se non c'è abbastanza da discutere?

Sbarazzarsi di esso. E se non puoi, allora scopri dove sta il suo valore, escogita un piano per rendere l'attività più efficiente e spostala in un altro quadrante.

Ora, tieni presente che alcuni compiti senza cervello possono sembrare privi di valore, anche se non lo sono. Ciò che non ha valore per una persona può avere molto valore per te, specialmente se quel compito ti fa sentire più calmo, più felice, ispirato, ecc. Non confondere "compito" con "attività di svago". Non devi aggiungere "ascolta il podcast di The Bachelor Recap" a questo elenco se è quello che fai come regalo a te stesso alla fine della giornata.

Considerazioni finali sulla matrice importante urgente

Avere un calendario della vita familiare e del lavoro completamente organizzato è un bel sogno, che probabilmente puoi raggiungere quasi tutti i giorni. Ma anche se hai una routine affidabile ed efficiente, ci saranno giorni in cui annegherai sotto tutto ciò che deve essere fatto in questo momento . Invece di cercare di diventare superumani – che non funziona mai, e finisce solo con te esausto, che fai spuntini con cibo spazzatura e guardi i reality alle 3 del mattino come reazione a così tanto stress (sono solo io?), spiega tutto in davanti a te usando la matrice importante urgente. Quando non ci sono abbastanza ore durante la giornata – o abbastanza energia per passare attraverso – capire cosa è importante e perché è un salvavita.

PS Ovviamente, questa matrice è semplicissima da disegnare da soli, ma se vuoi scaricare un modello, ce ne sono molti gratuiti là fuori, come questo dal sito web di Eisenhower (c'è anche un'app).

C'è qualcosa nella tua lista di attività che sai di poter fare in un modo più efficiente? C'è (probabilmente) un'app per questo. Abbiamo messo insieme le nostre 25 app di produttività preferite per i professionisti.