생산성 향상을 위한 긴급-중요 매트릭스 사용

아직 하지 않은 모든 일에 압도되면 우선순위가 뒤죽박죽이 되기 쉽습니다. 누군가가 당신이 작업을 완료하기를 기다리고 있다면 그것이 당신의 목록에서 가장 중요한 항목이라고 느낄 수 있습니다. 하지만 그 작업이 더 큰 우선 순위보다 부차적이라면 캘린더에서 다시 미는 것이 더 나을 수 있습니다. 또한 아직 하지 않은 10가지 일을 하는 것은 너무 스트레스를 받아 모두 똑같이 중요하다고 느낄 수 있습니다. 침착하게 할 일을 살펴봄으로써 할 일을 있는 그대로 볼 수 있습니다. 세분화하면 매우 중요하고 귀하의 최우선 순위에서 "오, 이것은 실제로 중요하지 않습니다."에 이르기까지 다양합니다. Eisenhower Matrix라고도 하는 긴급 중요 매트릭스는 매우 기본적이지만 작업을 분류하는 데 매우 유용한 도구입니다. 다른 모든 것에 주의를 산만하게 하지 않고 중요한 것에 집중하십시오.

긴급 중요 매트릭스는 무엇입니까?

긴급 중요 매트릭스는 작업을 네 가지 범주로 구분하는 간단한 차트입니다. 각 범주는 작업에 해당합니다.

1. 긴급하고 중요한 것 – 먼저 하라
2. 급하지 않고 중요하지 않음 – 나중에 하기 / 일정
3. 긴급하고 중요하지 않은 – 대리인
4. 긴급하지도 중요하지도 않은 - 제거

아이젠하워 매트릭스라고 불리는 이유는 효율성으로 유명한 아이젠하워 대통령이 “나에게는 긴급한 문제와 중요한 문제, 두 가지가 있다. 시급한 것은 중요하지 않고 중요한 것은 결코 시급하지 않다.” 다음은 실제로 시각적으로 배치할 때 긴급한 중요한 매트릭스가 어떻게 보이는지 보여줍니다.

출처: 컨셉보드

매트릭스의 요점은 작업을 잘못 처리하거나 시간을 잘못 관리 하지 않고 수행해야 할 작업의 우선 순위를 더 잘 지정하는 것입니다. 심부름 및 집안 청소부터 작업 프로젝트 관리, 심지어는 전체 작업에 이르기까지 거의 모든 작업에 사용할 수 있습니다. 자원이 제한되어 있으며 하루 (또는 시간 또는 주)의 말에 모든 것을 할 수없는 경우, 당신이 지금 집중해야하는 무슨 긴급한 중요한 매트릭스는 당신을 말할 것이다 - 그리고 그렇게 빨리 할 수 있습니다.

한 가지 더: 긴급한 중요한 매트릭스는 책임에 묻혀 있을 때 훌륭한 도움이 되지만 워크플로를 간소화하고 이동하는 체제에서 지방을 제거하려고 할 때도 유용합니다. 동작을 반복하고 시간을 낭비하는 대신 매트릭스를 자주 사용하여 반복적으로 수행하는 작업을 수행하는 이유 를 평가하십시오. 나는 이 매트릭스를 사용하여 아침 일과를 단축하는 것부터 영구적으로 포기할 클라이언트와 프로젝트를 결정하는 것까지 모든 작업을 수행했습니다.

긴급 중요 매트릭스를 사용하여 할 일과 작업을 분류하는 방법

긴급한 중요 매트릭스는 일단 익숙해지면 사용하기 쉽지만 지금은 각 사분면에 어떤 유형의 작업이 속하는지 알아보는 데 시간을 할애하십시오.

긴급하고 중요한 것: 먼저 하십시오

이제 '긴급하고 중요한' 일 없이는 생활이 불가능할 것입니다. 그러나 그들이 이 사분면에 도달했을 때, 당신은 아마도 일종의 위기 또는 비상 상황에 처해 있을 것입니다. 그것이 단지 긴 근무일을 의미하고 잠을 잘 기약이 없음을 의미하더라도 말입니다. 5분 전에 관리해야 하는 항목입니다. 계속 방치하면 문제가 발생합니다. 마감일, 하드웨어 또는 소프트웨어 오류 및 고객 불만 사항은 "긴급 및 중요" 범주에 속합니다. 예를 들어:

• 오늘 시작되는 판매에 대한 소셜 미디어 게시물을 예약하십시오.
• 클라이언트가 첫 번째 제출에 만족하지 않았기 때문에 기사를 수정합니다.
• 웹사이트가 다운되었습니다. 호스트에게 최대한 빨리 연락하십시오.
• Facebook에 부정적인 리뷰를 남긴 고객에게 연락하십시오.

많은 경우 이러한 작업이 오는 것을 볼 수 있습니다. 그들 중 일부는 마감일이 오늘이 될 때까지 "긴급하지 않고 중요하지 않음" 목록에 한동안 살았을 것입니다. 이런 일이 계속된다면 특정 작업을 미루는 이유와 정상적인 할 일을 "오늘은 악몽 같은" 필수 일이 되지 않도록 하는 시스템이 있는지 알아보십시오. 또한 비상 사태를 항상 예측할 수는 없지만 웹 사이트 충돌 및 나쁜 리뷰와 같이 발생할 가능성이 있는 비상 사태에 대한 계획을 세울 수 있습니다.

긴급하지 않고 중요하지 않음: 나중에 하기 / 일정 잡기

이것들은 중요하지만 결코 시급하지 않기 때문에 몇 주, 몇 달 또는 몇 년 동안 목록에서 살아남은 작업입니다. 당신이 그것을 하지 않는다면 당신의 삶이나 경력은 무너지지 않을 것이지만, 당신의 큰 목표 중 일부에 더 가까이 다가가지 못할 수도 있습니다. 교육 및 훈련, 프로세스 및 워크플로 업데이트, 관계 구축 및 사전 예방적 유지 관리는 "긴급하지 않고 중요하지 않음" 범주에 속합니다. 예를 들어:

• X사의 무료 마케팅 과정에 등록하십시오.
• 가계 예산을 재조정하고 저축 계획을 세우십시오.
• John에게 다음 주 점심 시간에 커피를 마시고 싶은지 물어보십시오(그리고 그가 어떻게 승진했는지에 대한 그의 두뇌를 선택하십시오).
• 자동차를 진공 청소기로 청소하고 내부를 닦습니다.

보다? 이러한 작업은 당신이 했다면 분명히 당신의 삶에 추가될 것이지만, 당신이 하지 않는 동안 그것들은 당신의 삶을 망치지 않습니다. 당신은 여전히 ​​매일 일하고 있지만 기술을 발전시키지 못하고 있습니다. 연료가 부족할 때 차에 기름을 붓고 있지만 깨끗하게 유지하고 있지는 않습니다. 당신의 삶에서 최소한의 것을 충족하고 포기하는 영역이 있다면 아마도 오랫동안 이러한 작업을 목록에 올려놓았을 것입니다.

이러한 작업 중 일부를 제거하고 하나부터 시작하면 "긴급하고 중요한" 작업에 대한 부담을 덜 수 있습니다. 왜요? 지금 당장 "중요하고 긴급 하지 않은 것 "은 확인되지 않은 채 긴급하게 될 수 있습니다. 예를 들어, 한 달 전에 필요하다고 알고 있던 오일 교환과 같이 말입니다. 이것은 "나중에 할 일 / 일정"섹션이므로 목록에서 하나 또는 두 개의 작업을 실제 일정으로 이동하십시오. 달력에 넣고, 알람을 설정하고, 전화를 받고 약속을 잡는 등.

긴급하고 중요하지 않음: 대리인

이러한 작업이 당신을 약간 미치게 할 가능성이 있습니다. 그들은 많은 보상 없이 에너지와 시간을 소비합니다. 이러한 작업이 다른 어떤 작업보다 더 바쁘게 느껴질 수 있습니다. 의사 소통 방법, 다른 사람의 요청 및 항상 수행한 작업이기 때문에 수행하는 작업은 "긴급하고 중요하지 않음" 범주에 속합니다. 예를 들어:

• 해당 주간 보고서를 실행하고 "보고서" 파일에 추가합니다.
• LinkedIn에서 채용 담당자의 메시지에 답장하세요.
• 잠재 고객에게 다시 이메일을 보내 내가 그들의 프로젝트를 맡을 수 없다는 것을 알립니다.
• 어제 지출로 예산 스프레드시트를 업데이트합니다.

이 사분면은 약간 까다롭습니다. 개별 작업은 중요하지 않을 수 있지만 때로는 더 큰 그림이 중요합니다. 또한 고가치 결과와 관련된 저가치 작업을 수행하는 것이 실제로 방해가 될 수 있습니다. 예를 들어 지출을 추적하는 것은 예산에서 여유를 찾는 좋은 방법입니다. 그러나 어제 지출에 대한 요약으로 매일 예산 스프레드시트를 업데이트하는 것은 학습보다 더 많은 데이터 입력이 필요합니다.

이 사분면에서 각 작업을 보다 효율적으로 만드는 방법을 자문하는 데 시간을 보내고 싶을 것입니다. 그리고 작업을 보다 생산적인 버전으로 전환한 후 작업이 다른 사분면에 속해 있는 경우. 예를 들어, 은행 계좌에 연결한 후 지출을 정리하는 예산 도구에 등록하면 수동으로 등록할 필요가 없습니다. 그 작업은 "예산을 검토하여 지출을 줄일 수 있는 부분을 확인하십시오."로 바뀝니다. 매일 대신 매월 할 수 있으며 "긴급하지 않고 중요하지 않음" 범주로 이동한 다음 매월 1일에 일정을 잡을 수 있습니다.

시급하지 않고 중요하지 않음: 제거

이 카테고리에 속하는 작업은 값이없는 - 당신은 심지어 그들이 할 필요가 없습니다. 때때로 나는 "긴급하고 중요한" 작업을 시작하고 싶지 않을 때 이러한 작업을 수행하고 있음을 발견합니다. 갑자기 나는 그 어느 때보다 내 트위터 피드에 더 많은 관심을 갖게 되거나 이미 정리된 책을 정리하기에 완벽한 시간이라고 결정할 것입니다.

과도한 소셜 미디어 사용, 비생산적인 업무 회의(또는 엄마와 계속 논쟁하는 것처럼 중요하지 않은 개인 대화) 없이는 완전히 살 수 있다는 이메일은 "긴급하지 않고 중요하지 않은" 범주에 속합니다. 이것들은 일상적인 할 일 목록에 없을 수도 있지만 생각해보면 같은 일을 계속해서 많이 할 수 있습니다. 예를 들어:

• 당신은 그 상점에서 쇼핑을 한 적이 없는데도 매일 20개의 프로모션 이메일을 정리합니까?
• 트윗을 하거나 대화에 참여하지 않는데도 트위터를 훑어보는 것이 아침 업무 일과의 일부입니까?
• 의논할 시간이 없는데도 매주 클라이언트와 상설 미팅을 하시나요?

그것을 제거. 그리고 그렇게 할 수 없다면 그 가치가 어디에 있는지 파악하고 작업을 보다 효율적으로 만들기 위한 계획을 세우고 다른 사분면으로 옮기십시오.

이제 두뇌가 없는 특정 작업은 가치가 없더라도 가치가 없어 보일 수 있습니다. 한 사람에게 가치가 없는 것이 당신에게 많은 가치가 있을 수 있습니다. 특히 그 일이 당신을 더 차분하고, 더 행복하고, 영감을 주는 등으로 느끼게 하는 경우에 그렇습니다. "과업"을 "여가 활동"과 혼동하지 마십시오. 하루를 마감하면서 자신을 위한 것이라면 이 목록에 "The Bachelor 요약 팟캐스트 듣기"를 추가할 필요가 없습니다.

긴급 중요 매트릭스에 대한 최종 생각

완전히 정리된 가정 생활과 직장 일정을 갖는 것은 멋진 꿈이며 아마도 대부분의 날에 도달할 수 있는 꿈입니다. 그러나 당신이 안정적이고 효율적인 일과를 가지고 있다 하더라도, 지금 당장 해야 할 모든 일에 빠져 있는 날이 있을 것입니다. 너무 많은 스트레스에 대한 반응으로(저만 그런가요?) 초인이 되려고 노력하는 대신 – 전혀 효과가 없고 지쳐서 정크 푸드를 먹고 새벽 3시에 리얼리티 TV를 시청합니다. 긴급 중요 매트릭스를 사용하여 당신 앞에. 하루 중 시간이 충분하지 않거나 전력을 공급하기에 충분한 에너지가 없을 때 무엇이 ​​중요하고 생명을 구하는 것이 무엇인지 파악하십시오.

추신: 분명히 이 매트릭스는 스스로 그리기가 매우 쉽지만 템플릿을 다운로드하려는 경우 Eisenhower 웹사이트(앱도 있음)에서와 같이 무료로 사용할 수 있는 매트릭스가 많이 있습니다.

작업 목록에 더 효율적인 방법으로 수행할 수 있는 것으로 알고 있는 것이 있습니까? (아마도) 이를 위한 앱이 있습니다. 전문가를 위한 25가지 즐겨찾는 생산성 앱을 모았습니다.