Menggunakan Matriks Mendesak-Penting untuk Meningkatkan Produktivitas

Ketika Anda kewalahan dengan semua yang belum Anda lakukan, mudah untuk mencampuradukkan prioritas Anda. Jika seseorang menunggu Anda untuk menyelesaikan tugas, Anda mungkin merasa bahwa itu adalah item terpenting dalam daftar Anda. Namun, jika tugas itu sekunder dari prioritas Anda yang lebih besar, Anda mungkin lebih baik memasukkannya kembali ke kalender Anda. Juga, memiliki 10 hal yang belum Anda lakukan bisa sangat membuat stres sehingga semuanya terasa sama pentingnya. Dengan membahas tugas-tugas Anda dengan tenang, Anda akan dapat melihatnya apa adanya. Dipecah, mereka akan berkisar dari yang sangat penting dan prioritas nomor satu Anda hingga, "Oh, yang ini sebenarnya tidak masalah." Matriks penting yang mendesak – juga disebut Matriks Eisenhower – adalah alat yang sangat mendasar, namun sangat berguna untuk menyortir tugas Anda. Fokus pada apa yang penting tanpa terganggu oleh hal lain.

Apa itu Matriks Penting Mendesak?

Matriks penting yang mendesak adalah bagan sederhana yang memisahkan tugas menjadi empat kategori berbeda. Setiap kategori sesuai dengan tindakan.

1. Mendesak dan penting – Lakukan dulu
2. Tidak mendesak dan penting – Lakukan nanti / jadwal
3. Mendesak dan tidak penting – Delegasikan
4. Tidak mendesak dan tidak penting – Hilangkan

Alasan disebut Matriks Eisenhower adalah karena Presiden Eisenhower, yang dikenal efisien, berkata, “Saya memiliki dua jenis masalah: yang mendesak dan yang penting. Yang mendesak tidak penting, dan yang penting tidak pernah mendesak.” Inilah yang tampak seperti matriks penting yang mendesak ketika Anda benar-benar meletakkannya secara visual:

Sumber: Papan Konsep

Inti dari matriks ini adalah untuk memprioritaskan dengan lebih baik apa yang perlu diselesaikan tanpa khawatir bahwa Anda salah menangani tugas atau salah mengatur waktu Anda. Anda dapat menggunakannya untuk hampir semua hal, mulai dari tugas dan pekerjaan pembersihan rumah hingga manajemen proyek kerja dan bahkan seluruh rutinitas minggu kerja Anda. Jika sumber daya terbatas dan Anda tidak dapat melakukan semuanya pada akhir hari (atau jam atau minggu), matriks penting yang mendesak akan memberi tahu Anda apa yang harus Anda fokuskan saat ini – dan itu akan melakukannya dengan cepat .

Satu hal lagi: sementara matriks penting yang mendesak adalah bantuan yang sangat baik ketika Anda terkubur di bawah tanggung jawab, itu juga berharga ketika Anda mencoba untuk merampingkan alur kerja Anda dan memangkas lemak dari rezim Anda. Alih-alih melakukan gerakan dan membuang-buang waktu, gunakan matriks sesering mungkin untuk menilai mengapa Anda melakukan apa yang Anda lakukan berulang-ulang. Saya telah menggunakan matriks ini untuk melakukan segalanya, mulai dari mempersingkat rutinitas pagi saya hingga memutuskan klien dan proyek mana yang harus dilepaskan secara permanen.

Bagaimana Mengkategorikan To-Dos dan Tugas Pekerjaan Anda Menggunakan Matriks Penting Mendesak

Matriks penting yang mendesak mudah digunakan setelah Anda menguasainya, tetapi untuk saat ini, luangkan waktu untuk mempelajari jenis tugas mana yang termasuk dalam setiap kuadran.

Mendesak dan Penting: Lakukan Terlebih Dahulu

Sekarang, tidak mungkin menjalani hidup tanpa tugas "Mendesak dan Penting". Namun, pada saat mereka mencapai kuadran ini, Anda mungkin berada dalam semacam krisis atau keadaan darurat – bahkan jika itu berarti hari kerja yang panjang dan tidak ada janji untuk tidur. Ini adalah item yang harus Anda kelola, seperti, lima menit yang lalu. Jika Anda terus membiarkannya tanpa pengawasan, Anda akan berada dalam masalah. Tenggat waktu, kegagalan perangkat keras atau perangkat lunak, dan keluhan pelanggan termasuk dalam kategori “Mendesak dan Penting”. Sebagai contoh:

• Jadwalkan posting media sosial tentang penjualan yang dimulai hari ini.
• Revisi artikel karena klien tidak senang dengan kiriman pertama.
• Situs web tidak aktif – hubungi tuan rumah ASAP.
• Jangkau pelanggan yang meninggalkan ulasan negatif di Facebook.

Sering kali, Anda dapat melihat tugas-tugas ini datang. Beberapa dari mereka mungkin tinggal di daftar "Tidak Mendesak dan Penting" Anda untuk sementara waktu hingga tenggat waktu menjadi hari ini. Jika hal ini terus terjadi, cari tahu mengapa Anda menunda-nunda tugas tertentu, dan jika mungkin ada sistem yang akan mencegah hal yang harus dilakukan "hari ini akan menjadi mimpi buruk". Selain itu, meskipun Anda tidak selalu dapat memprediksi keadaan darurat, Anda dapat membuat rencana darurat untuk hal-hal yang mungkin terjadi, seperti situs web mogok dan ulasan buruk.

Tidak Mendesak dan Penting: Lakukan Nanti/Jadwal

Ini adalah tugas-tugas yang bertahan dalam daftar Anda selama berminggu-minggu, berbulan-bulan atau bertahun-tahun, karena meskipun penting, mereka tidak pernah mendesak. Hidup atau karier Anda tidak akan berantakan jika Anda tidak melakukannya, tetapi Anda mungkin juga tidak akan mendekati beberapa tujuan besar Anda. Pendidikan dan pelatihan, memperbarui proses dan alur kerja, membangun hubungan dan pemeliharaan proaktif termasuk dalam kategori “Tidak Mendesak dan Penting”. Sebagai contoh:

• Daftar untuk kursus pemasaran gratis dari Perusahaan X.
• Ulangi anggaran rumah dan buat rencana penghematan.
• Tanyakan kepada John apakah dia ingin mendapatkan kopi selama istirahat makan siang kami minggu depan (dan pikirkan bagaimana dia mendapatkan promosi itu).
• Vakum mobil dan bersihkan interior.

Lihat? Tugas-tugas ini pasti akan menambah hidup Anda jika Anda melakukannya, tetapi mereka tidak merusaknya saat Anda tidak melakukannya. Anda masih bekerja setiap hari, tetapi Anda tidak meningkatkan keterampilan Anda. Anda memasukkan bensin ke dalam mobil Anda ketika hampir habis, tetapi Anda tidak menjaganya tetap bersih. Jika ada area dalam hidup Anda di mana Anda memenuhi minimal dan kemudian menyerah, Anda mungkin sudah memiliki tugas-tugas ini dalam daftar Anda untuk waktu yang lama.

Dengan menyingkirkan beberapa tugas ini – dan mulai dengan satu tugas saja – Anda akan menghilangkan tekanan dari tugas-tugas “Mendesak dan Penting”. Mengapa? Apa yang "Penting dan Tidak Mendesak" saat ini bisa menjadi hal yang mendesak jika dibiarkan – seperti, misalnya, penggantian oli yang Anda tahu Anda perlukan sebulan yang lalu. Karena ini adalah bagian "Lakukan Nanti / Jadwalkan", pindahkan satu atau dua tugas dari daftar Anda ke jadwal Anda yang sebenarnya. Letakkan di kalender Anda, atur alarm, angkat telepon dan buat janji, dll.

Mendesak dan Tidak Penting: Delegasikan

Kemungkinan tugas-tugas ini membuat Anda sedikit gila. Mereka mengambil energi dan waktu Anda tanpa banyak hasil. Anda mungkin merasa tugas-tugas ini lebih sibuk daripada yang lainnya. Metode komunikasi, permintaan dari orang lain dan tugas yang Anda lakukan karena hanya itu yang Anda lakukan termasuk dalam kategori “Mendesak dan Tidak Penting”. Sebagai contoh:

• Jalankan laporan mingguan itu dan tambahkan ke file "Laporan".
• Balas pesan dari perekrut di LinkedIn.
• Email klien potensial kembali untuk memberi tahu mereka bahwa saya tidak dapat mengambil proyek mereka.
• Perbarui spreadsheet anggaran dengan pengeluaran kemarin.

Kuadran ini sedikit rumit. Sementara tugas individu mungkin tidak penting, gambaran yang lebih besar terkadang penting. Plus, memiliki tugas bernilai rendah yang terkait dengan hasil bernilai tinggi sebenarnya dapat menghalangi Anda. Misalnya, melacak pengeluaran Anda adalah cara yang baik untuk menemukan ruang gerak dalam anggaran Anda. Namun, memperbarui spreadsheet anggaran Anda setiap hari dengan ikhtisar pengeluaran kemarin lebih merupakan entri data daripada pembelajaran.

Anda akan ingin menghabiskan waktu di kuadran ini bertanya pada diri sendiri bagaimana membuat setiap tugas lebih efisien. Dan, setelah Anda mengubah tugas menjadi versi yang lebih produktif, jika tugas itu sekarang berada di kuadran yang berbeda. Misalnya, jika Anda mendaftar ke alat anggaran yang mengatur pengeluaran Anda setelah menautkan ke rekening bank Anda, Anda tidak perlu melakukannya secara manual. Tugas itu berubah menjadi, "Periksa anggaran untuk melihat di mana saya dapat memotong pengeluaran." Anda dapat melakukannya setiap bulan, bukan setiap hari, yang memindahkannya ke kategori “Tidak Mendesak dan Penting” – yang kemudian dapat Anda jadwalkan untuk yang pertama setiap bulannya.

Tidak Mendesak dan Tidak Penting: Hilangkan

Tugas yang termasuk dalam kategori ini tidak memiliki nilai apa pun – dan Anda bahkan tidak perlu melakukannya. Terkadang, saya mendapati diri saya melakukan tugas-tugas ini ketika saya tidak ingin memulai tugas-tugas "Mendesak dan Penting" saya. Tiba-tiba, saya akan lebih tertarik dengan umpan Twitter saya daripada sebelumnya, atau saya akan memutuskan bahwa inilah waktu yang tepat untuk mengatur buku-buku saya yang sudah diatur.

Email yang Anda benar-benar bisa hidup tanpanya, penggunaan media sosial yang berlebihan dan rapat kerja yang tidak produktif (atau bahkan percakapan pribadi yang tidak penting, seperti argumen yang terus Anda bicarakan dengan ibu Anda) termasuk dalam kategori “Tidak Mendesak dan Tidak Penting”. Ini bahkan mungkin tidak ada dalam daftar tugas biasa Anda, tetapi jika Anda memikirkannya, Anda mungkin melakukan banyak hal yang sama berulang-ulang. Sebagai contoh:

• Apakah Anda menghapus 20 email promosi setiap hari, meskipun Anda tidak pernah berbelanja di toko tersebut?
• Apakah membaca sepintas Twitter bagian dari rutinitas kerja pagi Anda, meskipun Anda tidak pernah menge-Tweet atau berpartisipasi dalam percakapan?
• Apakah Anda memiliki pertemuan tetap dengan klien setiap minggu, meskipun tidak cukup untuk berdiskusi?

Singkirkan itu. Dan jika Anda tidak bisa, cari tahu di mana letak nilainya, buatlah rencana untuk membuat tugas lebih efisien dan pindahkan ke kuadran lain.

Sekarang, ingatlah bahwa tugas-tugas tanpa otak tertentu mungkin tampak tidak berharga, meskipun sebenarnya tidak. Apa yang tidak bernilai bagi satu orang mungkin memiliki banyak nilai bagi Anda, terutama jika tugas itu membuat Anda merasa lebih tenang, lebih bahagia, terinspirasi, dll. Jangan bingung antara "tugas" dengan "aktivitas waktu senggang". Anda tidak perlu menambahkan "dengarkan podcast rekap Sarjana" ke daftar ini jika itu yang Anda lakukan sebagai hadiah untuk diri sendiri di penghujung hari.

Pikiran Akhir Tentang Matriks Penting Mendesak

Memiliki kehidupan rumah tangga dan kalender kerja yang benar-benar terorganisir adalah mimpi yang indah, dan Anda mungkin dapat mencapainya hampir setiap hari. Tetapi bahkan jika Anda memiliki rutinitas yang andal dan efisien, akan ada hari-hari ketika Anda tenggelam dalam segala hal yang harus diselesaikan saat ini juga . Alih-alih mencoba menjadi manusia super – yang tidak pernah berhasil, dan hanya berakhir dengan Anda kelelahan, mengemil junk food dan menonton TV realitas pada jam 3 pagi sebagai reaksi terhadap begitu banyak stres (apakah itu hanya saya?), taruh semuanya di depan Anda menggunakan matriks penting yang mendesak. Ketika tidak ada cukup waktu dalam sehari – atau energi yang cukup untuk digunakan – mencari tahu apa yang penting dan mengapa penyelamat hidup.

PS Jelas, matriks ini sangat mudah untuk digambar sendiri, tetapi jika Anda ingin mengunduh template, ada banyak template gratis di luar sana, seperti yang ini dari situs web Eisenhower (ada aplikasinya juga).

Apakah ada sesuatu dalam daftar tugas Anda yang baru saja Anda ketahui dapat Anda lakukan dengan cara yang lebih efisien? Ada (mungkin) aplikasi untuk itu. Kami mengumpulkan 25 aplikasi produktivitas favorit kami untuk para profesional.