使用紧急-重要矩阵来提高生产力

已发表: 2020-05-26

当您对尚未完成的所有事情感到不知所措时，很容易混淆您的优先事项。如果有人在等你完成一项任务，你可能会觉得那是你清单上最重要的项目。但是，如果该任务次于您的更大优先级，那么您最好将其推迟到您的日历上。此外，有 10 件事你还没有完成可能会让人感到压力很大，以至于它们都感觉同样重要。通过冷静地回顾你的待办事项，你将能够看到它们的本质。细分下来，它们的范围从超级重要和您的第一要务到“哦，这个实际上并不重要”。紧急重要矩阵 - 也称为艾森豪威尔矩阵 - 是一种非常基本但非常有用的工具，可用于对您的任务进行分类。专注于重要的事情，不要被其他事情分心。

什么是紧急重要矩阵？

紧急重要矩阵是一个简单的图表，将任务分为四个不同的类别。每个类别对应一个动作。

紧急且重要——先做
不紧急和重要 - 稍后做/安排
紧急但不重要 – 委托
不紧急也不重要——消除

之所以称为艾森豪威尔矩阵，是因为以高效着称的艾森豪威尔总统说：“我有两种问题：紧急的和重要的。紧急的不重要，重要的永远不紧急。” 以下是当您实际在视觉上布置紧急重要矩阵时的样子：

来源：概念板

矩阵的重点是更好地优先考虑需要完成的事情，而不必担心您处理不当或时间管理不当。您几乎可以将它用于任何事情，从跑腿和家庭清洁家务到工作项目管理，甚至是整个工作周的例行公事。如果资源有限，您无法在一天结束（或一小时或一周）之前完成所有工作，那么紧急重要矩阵会告诉您现在必须关注什么——而且它会很快完成。

还有一件事：当你被责任埋葬时，紧急重要矩阵是一个很好的帮助，当你试图简化你的工作流程并从你的首选制度中削减脂肪时，它也很有价值。与其通过动作和浪费时间，不如经常使用矩阵来评估你为什么要重复做你正在做的事情。我已经使用这个矩阵来做所有事情，从缩短我的早晨例行公事到决定永久放弃哪些客户和项目。

如何使用紧急重要矩阵对您的待办事项和工作任务进行分类

一旦你掌握了它的窍门，紧急重要矩阵很容易使用，但现在，花一些时间了解每个象限属于哪些类型的任务。

紧急且重要：先做

现在，没有“紧急而重要”的任务就不可能过上生活。然而，当他们到达这个象限时，你可能处于某种危机或紧急情况中——即使这只是意味着漫长的工作日而没有睡眠的希望。这些是您必须在五分钟前管理的项目。如果你继续让他们无人看管，你会遇到麻烦。截止日期、硬件或软件故障以及客户投诉属于“紧急和重要”类别。例如：

安排社交媒体发布有关今天开始的促销的帖子。
修改文章，因为客户对第一次提交不满意。
网站已关闭 - 尽快联系主机。
联系在 Facebook 上留下负面评论的客户。

很多时候，您可以看到这些任务即将到来。他们中的一些人可能在你的“不紧急且不重要”的名单上呆了一段时间，直到今天截止日期。如果这种情况持续发生，请弄清楚为什么您在某些任务上会拖延，以及是否有一个系统可以防止正常的待办事项变成“今天将成为噩梦”的必做事项。此外，虽然您无法始终预测紧急情况，但您可以为可能发生的情况（例如网站崩溃和差评）制定应急计划。

不紧急和重要：稍后做/安排

这些任务在你的清单上已经存在了数周、数月或数年，因为虽然它们很重要，但它们从不紧急。如果你不去做，你的生活或事业就不会分崩离析，但你也可能无法更接近你的一些大目标。教育和培训、更新流程和工作流程、建立关系和主动维护属于“不紧急和重要”类别。例如：

注册 X 公司的免费营销课程。
重做家庭预算并制定储蓄计划。
问约翰是否想在下周我们的午休时间喝杯咖啡（并思考他是如何获得升职的）。
真空汽车并擦拭内部。

看？如果你做了这些任务肯定会增加你的生活，但当你不做时，它们并不会破坏它。你仍然每天都在工作，但你并没有提高你的技能。你在车内加油，但你没有保持它的清洁。如果您在生活中的某些方面完成了最低要求，然后又放弃了，那么您可能已经将这些任务列在清单上很长时间了。

通过将其中一些任务排除在外——并从一项开始——你将减轻“紧急和重要”任务的压力。为什么？现在“重要而不紧急”的事情可能会变得紧急而不受控制——例如，一个月前您知道需要更换机油。由于这是“稍后做/计划”部分，因此将一两个任务从您的列表中移到您的实际计划中。把它放在你的日历上，设置闹钟，拿起电话，预约等。

紧急且不重要：委托

很有可能这些任务会让你有点抓狂。它们会占用您的精力和时间，而没有太多回报。您可能会觉得这些任务比其他任何事情都更忙。沟通方法、来自其他人的请求和您所做的任务，因为您所做的总是属于“紧急且不重要”的类别。例如：

运行该每周报告并将其添加到“报告”文件中。
在 LinkedIn 上回复招聘人员的消息。
给潜在客户发回电子邮件，让他们知道我不能接手他们的项目。
使用昨天的支出更新预算电子表格。

这个象限有点棘手。虽然个别任务可能不重要，但有时大局很重要。此外，将低价值任务与高价值成果相关联实际上可能会阻碍您。例如，跟踪您的支出是在预算中找到回旋余地的好方法。但是，每天更新您的预算电子表格并记录昨天的支出，这比输入数据更重要。

你会想在这个象限上花时间问自己如何使每项任务更有效率。并且，在您将任务变成更高效的版本之后，如果它现在属于不同的象限。例如，如果您注册一个预算工具，在链接到您的银行账户后组织您的支出，您将不必手动进行。该任务变成了“超出预算，看看我可以在哪些方面削减开支”。您可以每月而不是每天执行此操作，这会将其移至“不紧急且重要”类别——然后您可以安排在每个月的第一天。

不紧急也不重要：消除

属于此类别的任务没有任何价值——您甚至不必执行它们。有时，当我不想开始我的“紧急和重要”任务时，我发现自己在做这些任务。突然之间，我对我的 Twitter 提要比以往任何时候都更感兴趣，或者我会决定这是整理我已经整理好的书籍的最佳时机。

你可以完全没有的电子邮件、过度使用社交媒体和无效率的工作会议（甚至是不重要的个人对话，比如你经常和妈妈争论的那个）属于“不紧急和不重要”的类别。这些甚至可能不在您的任何常规待办事项列表中，但如果您仔细想想，您可能会一遍又一遍地做很多相同的事情。例如：

即使您从未在这些商店购物，您是否每天清除 20 封促销电子邮件？
即使您从不发推文或参与对话，浏览 Twitter 是否也是您早上工作的一部分？
即使没有足够的讨论内容，您是否每周都与客户进行站立会议？

摆脱它。如果你做不到，那就找出它的价值所在，制定一个计划来提高任务的效率，然后把它移到另一个象限。

现在，请记住，某些无脑的任务可能看起来毫无价值，即使它们并非如此。对一个人没有价值的事情可能对你很有价值，特别是如果这项任务让你感到更平静、更快乐、更有灵感等等。不要将“任务”与“休闲活动”混淆。如果这是您在一天结束时对自己的一种享受，那么您不必在此列表中添加“收听单身汉回顾播客”。

关于紧急重要矩阵的最终想法

拥有一个完全有条理的家庭生活和工作日历是一个美好的梦想，而且你可能在大多数日子里都能实现。但是，即使你有一个可靠而有效的例行程序，也会有几天你会淹没在必须在这一刻完成的所有事情中。与其试图成为超人——这永远行不通，结果只会让你筋疲力尽，在凌晨 3 点吃垃圾食品和看真人秀作为对这么多压力的反应（只有我吗？），把一切都放在心上前面你使用的紧急重要矩阵。当一天中没有足够的时间 - 或者没有足够的能量来供电时 - 弄清楚什么是重要的以及为什么可以挽救生命。

PS 显然，这个矩阵非常容易自己绘制，但是如果你想下载一个模板，那里有很多免费的模板，比如艾森豪威尔网站上的这个（也有一个应用程序）。

您的任务列表中是否有您只知道可以以更有效的方式完成的事情？有（可能）一个应用程序。我们为专业人士汇集了 25 款最喜欢的生产力应用程序。