Usando a Matriz Urgente-Importante para Aumentar a Produtividade

Quando você está sobrecarregado com tudo o que ainda não fez, é fácil confundir suas prioridades. Se alguém está esperando que você conclua uma tarefa, você pode sentir que esse é o item mais importante da sua lista. Se essa tarefa for secundária em relação a uma prioridade maior sua, no entanto, talvez seja melhor colocá-la de volta no calendário. Além disso, ter 10 coisas que você ainda não fez pode ser tão estressante que todas parecem igualmente importantes. Ao revisar com calma suas tarefas, você poderá ver o que são. Divididos, eles variam de superimportantes e sua prioridade número um a, "Oh, este realmente não importa." A matriz importante urgente - também chamada de Matriz de Eisenhower - é uma ferramenta extremamente básica, mas altamente útil para classificar suas tarefas. Concentre-se no que é importante sem se distrair com todo o resto.

Qual é a Matriz Importante Urgente?

A matriz importante urgente é um gráfico simples que separa as tarefas em quatro categorias diferentes. Cada categoria corresponde a uma ação.

1. Urgente e importante - faça primeiro
2. Não urgente e importante - Faça mais tarde / agende
3. Urgente e não importante - Delegado
4. Não urgente e não importante - Elimine

O motivo pelo qual é chamada de Matriz de Eisenhower é que o presidente Eisenhower, conhecido por ser eficiente, disse: “Tenho dois tipos de problemas: o urgente e o importante. O urgente não é importante e o importante nunca é urgente. ” Esta é a aparência da matriz importante urgente quando você a define visualmente:

Fonte: Conceptboard

O objetivo da matriz é priorizar melhor o que precisa ser feito, sem se preocupar com a manipulação incorreta das tarefas ou com a administração incorreta do seu tempo. Você pode usá-lo para praticamente qualquer coisa, desde recados e tarefas de limpeza doméstica até gerenciamento de projetos de trabalho e até mesmo toda a rotina da semana de trabalho. Se os recursos são limitados e você não pode fazer tudo até o final do dia (ou hora ou semana), a matriz importante urgente dirá no que você deve se concentrar agora - e fará isso rápido .

Mais uma coisa: embora a matriz importante urgente seja uma excelente ajuda quando você está enterrado sob responsabilidades, também é valiosa quando você está tentando agilizar seu fluxo de trabalho e cortar a gordura de seu regime habitual. Em vez de seguir em frente e perder tempo, use a matriz de vez em quando para avaliar por que está fazendo o que está fazendo repetidamente. Usei essa matriz para fazer tudo, desde encurtar minha rotina matinal para decidir quais clientes e projetos abandonar permanentemente.

Como categorizar seus itens por-fazer e tarefas de trabalho usando a matriz de importância urgente

A matriz importante urgente é fácil de usar quando você pega o jeito dela, mas por enquanto, passe algum tempo aprendendo quais tipos de tarefas pertencem a cada quadrante.

Urgente e importante: faça primeiro

Agora, seria impossível viver uma vida sem tarefas “urgentes e importantes”. Quando eles alcançam esse quadrante, no entanto, você provavelmente está em algum tipo de crise ou emergência - mesmo que isso signifique apenas um longo dia de trabalho e nenhuma promessa de sono. Esses são os itens que você precisa gerenciar, tipo, cinco minutos atrás. Se continuar a deixá-los sem vigilância, você terá problemas. Prazos, falhas de hardware ou software e reclamações de clientes se enquadram na categoria “Urgente e importante”. Por exemplo:

• Programe postagens nas redes sociais sobre a venda que começa hoje.
• Revise o artigo porque o cliente não gostou da primeira submissão.
• O site está fora do ar - entre em contato com o host o mais rápido possível.
• Entre em contato com o cliente que deixou uma avaliação negativa no Facebook.

Muitas vezes, você pode ver essas tarefas chegando. Alguns deles provavelmente viveram em sua lista “Não urgente e importante” por um tempo, até que o prazo se tornou hoje. Se isso continuar acontecendo, descubra por que você procrastina quando se trata de certas tarefas, e se pode haver um sistema que evite que as tarefas normais se tornem “hoje vai ser um pesadelo” itens obrigatórios. Além disso, embora nem sempre seja possível prever emergências, você pode criar planos de contingência para aquelas que têm probabilidade de ocorrer, como travamentos de sites e críticas negativas.

Não urgente e importante: fazer mais tarde / agendar

Essas são as tarefas que sobreviveram em sua lista por semanas, meses ou anos, porque embora sejam importantes, nunca são urgentes. Sua vida ou carreira não desmoronará se você não as cumprir, mas você também pode não se aproximar de alguns de seus grandes objetivos. Educação e treinamento, atualização de processos e fluxos de trabalho, construção de relacionamento e manutenção proativa se enquadram na categoria “Não Urgente e Importante”. Por exemplo:

• Inscreva-se no curso de marketing gratuito da Empresa X.
• Refaça o orçamento doméstico e crie um plano de economia.
• Pergunte a John se ele quer tomar um café durante nosso intervalo para o almoço na próxima semana (e pense em como ele conseguiu essa promoção).
• Aspire o carro e limpe o interior.

Ver? Essas tarefas definitivamente aumentariam a sua vida se você as fizesse, mas elas não vão arruiná-la enquanto você não fizer isso. Você ainda está trabalhando todos os dias, mas não está aprimorando suas habilidades. Você está colocando gasolina no carro quando ele está acabando, mas não o está mantendo limpo. Se houver áreas em sua vida nas quais você preenche o mínimo necessário e depois desiste, provavelmente você tem essas tarefas em sua lista há muito tempo.

Tirando algumas dessas tarefas do caminho - e apenas começando com uma - você aliviará a pressão das tarefas “Urgentes e Importantes”. Porque? O que é “importante e não urgente” agora pode se tornar urgente se não for verificado - como, digamos, aquela troca de óleo que você sabia que precisava há um mês. Como esta é a seção “Do Later / Schedule”, mova uma ou duas tarefas de sua lista para sua programação real. Coloque na sua agenda, defina um alarme, pegue o telefone e marque uma reunião, etc.

Urgente e não importante: delegado

Provavelmente, essas tarefas o deixam um pouco maluco. Eles consomem sua energia e seu tempo sem ter muita recompensa. Você pode sentir que essas tarefas são mais ocupadas do que qualquer outra coisa. Métodos de comunicação, solicitações de outras pessoas e tarefas que você faz porque é sempre isso que você faz se enquadram na categoria “Urgente e não importante”. Por exemplo:

• Execute esse relatório semanal e adicione-o ao arquivo “Relatórios”.
• Responda à mensagem do recrutador no LinkedIn.
• Envie um e-mail para o cliente em potencial para que saibam que não posso aceitar o projeto deles.
• Atualize a planilha de orçamento com os gastos de ontem.

Este quadrante é um pouco complicado. Embora as tarefas individuais possam não ser importantes, o panorama geral às vezes é importante. Além disso, ter tarefas de baixo valor associadas a resultados de alto valor pode realmente estar no seu caminho. Por exemplo, controlar seus gastos é uma boa maneira de encontrar margem de manobra em seu orçamento. No entanto, atualizar sua planilha de orçamento todos os dias com um resumo dos gastos de ontem é mais uma entrada de dados do que uma lição de aprendizagem.

Você vai querer passar algum tempo nesse quadrante se perguntando como tornar cada tarefa mais eficiente. E, depois de transformar a tarefa em uma versão mais produtiva de si mesma, se agora pertencer a um quadrante diferente. Por exemplo, se você se inscrever em uma ferramenta de orçamento que organiza seus gastos depois de vinculá-la às suas contas bancárias, não precisará fazer isso manualmente. Essa tarefa se transforma em: “Ultrapasse o orçamento para ver onde posso cortar gastos”. Você pode fazer isso mensalmente em vez de diariamente, o que o move para a categoria “Não urgente e importante” - que você pode agendar para o primeiro dia de cada mês.

Não urgente e não importante: eliminar

As tarefas que se enquadram nesta categoria não têm nenhum valor - e você nem mesmo precisa executá-las. Às vezes, eu me pego fazendo essas tarefas quando não quero iniciar minhas tarefas “Urgentes e importantes”. De repente, estarei mais interessado em meu feed do Twitter do que nunca, ou decidirei que é o momento perfeito para organizar meus livros já organizados.

E-mail que você poderia viver sem, uso excessivo de mídia social e reuniões de trabalho improdutivas (ou mesmo conversas pessoais sem importância, como aquela discussão que você vive tendo com sua mãe) se enquadram na categoria “Não urgente e não importante”. Eles podem nem estar em nenhuma de suas listas de tarefas regulares, mas se você pensar sobre isso, você pode fazer muitas das mesmas coisas indefinidamente. Por exemplo:

• Você limpa 20 e-mails promocionais todos os dias, mesmo que nunca faça compras nessas lojas?
• Ler o Twitter faz parte da sua rotina de trabalho matinal, mesmo que você nunca tweet ou participe de conversas?
• Você tem uma reunião permanente com um cliente todas as semanas, embora não haja o suficiente para discutir?

Livre-se disso. E se você não puder, descubra onde está seu valor, apresente um plano para tornar a tarefa mais eficiente e mova-o para outro quadrante.

Agora, tenha em mente que certas tarefas sem cérebro podem parecer sem valor, embora não sejam. O que não tem valor para uma pessoa pode ter muito valor para você, especialmente se essa tarefa o deixar mais calmo, feliz, inspirado, etc. Não confunda “tarefa” com “atividade de lazer”. Você não precisa adicionar “ouvir o podcast de recapitulação do The Bachelor” a essa lista se isso é o que você faz como um presente para si mesmo no final do dia.

Considerações finais sobre a matriz importante urgente

Ter uma vida doméstica e um calendário de trabalho totalmente organizados é um sonho adorável, e provavelmente você poderá alcançar na maioria dos dias. Mas mesmo que você tenha uma rotina confiável e eficiente, haverá dias em que você se afogará em tudo o que precisa ser feito neste minuto . Em vez de tentar se tornar sobre-humano - o que nunca funciona, e só acaba com você exausto, comendo junk food e assistindo reality shows às 3 da manhã como uma reação a tanto estresse (sou só eu?), Coloque tudo para fora na sua frente usando a matriz importante urgente. Quando não há horas suficientes no dia - ou energia suficiente para avançar - descobrir o que é importante e por que é um salva-vidas.

PS Obviamente, essa matriz é super fácil de desenhar sozinho, mas se você quiser fazer o download de um modelo, existem muitos modelos gratuitos por aí, como este do site da Eisenhower (há um aplicativo também).

Há algo em sua lista de tarefas que você sabe que pode fazer de maneira mais eficiente? Há (provavelmente) um aplicativo para isso. Reunimos nossos 25 aplicativos de produtividade favoritos para profissionais.