Treinamento de funcionários: o que é e como abordá-lo em sua empresa

Programas eficazes de treinamento de funcionários estão diretamente relacionados ao sucesso de qualquer negócio. Preparar os funcionários para fazerem seu trabalho com precisão, eficiência e segurança faz uma grande diferença para os funcionários e para os resultados financeiros. Volumes foram escritos sobre como projetar programas de treinamento! Há muito o que falar sobre esse assunto. Portanto, para manter as coisas focadas, neste artigo vamos definir o que o treinamento realmente é, explorar o impacto do treinamento nos negócios e quais métodos e ferramentas você pode usar para obter o máximo do seu plano de treinamento.

O que é treinamento de funcionários?

Antes de entrarmos nos detalhes da construção de um programa de treinamento de funcionários eficaz, é importante entender a diferença entre integração, treinamento e desenvolvimento.

• A integração garante que os novos contratados conheçam seu papel, quais contribuições são esperadas deles como membros da equipe e como se enquadrar na cultura da empresa. Os programas de integração são geralmente limitados no tempo e terminam quando um funcionário está cumprindo as expectativas
• Os programas de treinamento preparam os funcionários para realizar tarefas específicas de trabalho com o objetivo de atender a um determinado padrão. O treinamento é mais sobre como fazer progresso a curto prazo. No entanto, o treinamento de funcionários deve ser um processo contínuo onde os funcionários continuamente aprendem novas habilidades para ajudá-los a desenvolver ou manter a proficiência no que já sabem.
• Os programas de desenvolvimento são mais aprofundados, com foco no crescimento pessoal e profissional. Desenvolvimento é ajudar seu funcionário a pensar no futuro e se preparar para suas metas de longo prazo.
• Todos os três conceitos estão relacionados e construídos um sobre o outro, embora tecnicamente não sejam os mesmos.

Aqui estão alguns exemplos de cada conceito para ilustrar a diferença:

• A integração pode incluir a explicação de sua ética, valores, processos, gerenciamento e estilo de comunicação como parte da cultura de sua empresa.
• O treinamento envolveria ensinar seu funcionário como navegar no CRM, como usar o software de faturamento ou, simplesmente, como usar o seu sistema telefônico.
• O desenvolvimento pode envolver designar seu funcionário a um programa de mentoria ou fornecer uma lista de leitura de livros recomendados para leitura de lazer relacionada à sua área.

Benefícios do treinamento eficaz de funcionários

Pode ser difícil convencer os trabalhadores adultos a participarem de aulas de treinamento. Muitos podem ter uma impressão negativa da educação infantil em uma sala de aula insípida conduzida por um professor que falava monotonamente com pouca ou nenhuma interação com a classe. Junto com isso, pode ser difícil convencer os membros da equipe de liderança de que os programas de treinamento valem o tempo e o dinheiro de que precisam. Ao planejar seu programa de treinamento de funcionários, lembre-se desses benefícios para motivar os alunos e destacar seu impacto positivo nos negócios.

Noivado

Quando os funcionários sabem que você vai investir neles, você experimentará menos rotatividade de funcionários. O dinheiro não é o principal motivador para a maioria dos trabalhadores, é saber que seu valor é reconhecido. Fornecer treinamento contínuo aos funcionários mostra que você está disposto a apoiá-los em suas funções cognitiva e emocionalmente. Isso leva a uma maior lealdade, engajamento e disposição para colocar todo o esforço em seu trabalho.

Produtividade

Nos negócios, a produtividade está diretamente relacionada à lucratividade. Como este artigo aponta, quando um novo funcionário chega a bordo, ele não é totalmente produtivo, mas você está pagando-o como se já fosse. Quanto mais rápido eles atenderem ou superarem os padrões de produtividade, mais rápido você verá o retorno do seu investimento.

Eficiência

Treine os funcionários para fazerem seu trabalho com uma mentalidade de eficiência e eles encontrarão continuamente maneiras de economizar tempo e dinheiro no trabalho. Quando totalmente engajados e capacitados para fazer o melhor, os funcionários procuram ativamente maneiras de fornecer o melhor atendimento ao cliente e evitar erros. Eles são obrigados a fazer o trabalho certo da primeira vez.

Segurança

Se você treinar funcionários para realizar tarefas com segurança, você aumenta a conscientização de todos sobre as medidas de segurança. Ter essa consciência aumenta a probabilidade de os funcionários relatarem problemas de segurança antes que alguém realmente se machuque, evitando litígios devido a lesões no local de trabalho. Dessa forma, você tornará seu local de trabalho mais seguro em geral, gastará menos dinheiro em pedidos de indenização trabalhista e evitará a perda de tempo de trabalho devido a ferimentos ou doença.

Obtenha o máximo do seu programa de treinamento

Para obter o máximo benefício de seu programa de treinamento, você deve investir tempo no planejamento e no alinhamento com seus objetivos de negócios. Considere os seguintes elementos em sua fase de planejamento:

Torne-o mensurável

Determine como quantificar o impacto que seu treinamento terá nos negócios. O impacto deve ser mensurável e não subjetivo. Seja específico e anexe um número a ele, ou seja, "reduza os erros no processamento de faturamento em 5% nos próximos 3 meses". Você obterá mais facilmente a adesão dos executivos se puder vincular o impacto do treinamento aos resultados financeiros. Os alunos cooperarão mais se você puder mostrar como o treinamento pode impactar suas métricas de produtividade. Se você estiver desenvolvendo o programa, poderá demonstrar sua capacidade de impulsionar o desempenho por meio do design do currículo.

Encontre as lacunas

Para cumprir sua meta definida, você precisa identificar onde estão as lacunas de aprendizado para que possa preenchê-las de forma adequada. Uma abordagem eficaz para isso é uma análise das necessidades de treinamento.

Este processo tem vários componentes, sendo o mais importante a identificação dos conhecimentos, habilidades e habilidades de que os funcionários precisam para atingir o objetivo do programa de treinamento. Você deve conversar com os funcionários e seus gerentes para descobrir o que eles fazem e o que não sabem. Em seguida, você precisa avaliar seus recursos e ferramentas atuais para determinar se eles são adequados. Se essas ferramentas estiverem desatualizadas ou não alinhadas com seus objetivos, você deve construir a tempo para adquirir novas. Abordar esses componentes garantirá que o treinamento atenda às suas necessidades de negócios.

Encontre seu equipamento e ferramentas

Depois de saber o que você precisa para treinar, você precisa determinar como treiná-lo. Sua tática, ou curso de ação, pode informar sua escolha de ferramentas e vice-versa. Escolher com sabedoria é a chave para tornar seu treinamento eficiente e impactante.

Tack

Os tipos de programas de treinamento disponíveis são muito numerosos para listar aqui. No entanto, alguns dos programas mais eficazes oferecem abordagens diferentes para manter o treinamento interessante e flexível para qualquer tipo de aluno. Estas são as abordagens mais comuns:

• O treinamento conduzido por instrutor (ILT) é a forma mais tradicional de aprendizagem. Nesta abordagem, um instrutor facilita a discussão de um tópico com um indivíduo ou grupo. O ILT pode ser realizado em uma sala de aula física ou virtualmente. O principal benefício dessa abordagem é que ela dá aos alunos acesso em tempo real ao professor para feedback e discussão.
• A aprendizagem on-line (ou aprendizagem virtual) geralmente se refere a treinamentos realizados via computador, com módulos e materiais disponibilizados para que os alunos possam aprender no seu próprio horário. Essa abordagem oferece flexibilidade máxima para os alunos.
• A aprendizagem experiencial ou prática é benéfica porque permite que os alunos realmente executem uma tarefa. A combinação de aprendizagem auditiva e memória muscular em “fazer a coisa” tem se mostrado mais eficaz na retenção de aprendizagem.
• Simulação / Role Play permite que os alunos pratiquem habilidades usando ferramentas de trabalho em um cenário modelado da vida real. Isso geralmente envolve a interação com algum tipo de tecnologia para simular um cenário ou testar habilidades em diferentes níveis. A gamificação se desenvolveu a partir desse conceito para se tornar um componente extremamente variado da indústria de treinamento.

Ferramentas

Então, como você escolhe qual abordagem é a melhor? Sua escolha dependerá em grande parte de quatro fatores principais:

• quem precisa ser treinado
• o que eles precisam aprender
• o quão rápido eles precisam aprender, e
• onde nossos alunos estão localizados

Responder a essas perguntas-chave pode ajudá-lo a restringir a abordagem necessária para atingir seu objetivo. A partir daí, você pode decidir quais ferramentas são melhores para usar. Se o treinamento conduzido por instrutor for necessário, você precisará localizar os locais de treinamento e programar o seu facilitador e funcionários para participarem. Para outras abordagens, em alguns casos, um PDF rápido ou uma demonstração em vídeo da lição dará conta do recado. Para um treinamento mais complexo e em camadas, investir em um Sistema de Gerenciamento de Aprendizagem ou LMS pode ajudá-lo a organizar, distribuir e rastrear a progressão dos alunos ao longo do curso.

Avalie e repita

Para entender se seu programa de treinamento atingiu seu objetivo, você deve avaliar seus resultados. Do lado dos alunos, forneça um formulário de avaliação no final do programa de treinamento para obter feedback imediato sobre o programa em si. Essa primeira avaliação pode dizer se o programa foi envolvente e relevante para o trabalho deles. Em seguida, emita um segundo formulário de avaliação depois que eles tiverem a chance de aplicar o que aprenderam no trabalho. Esta segunda avaliação dirá se o treinamento realmente tem um impacto no trabalho real deles e preencheu as lacunas que você identificou em sua análise de necessidades. Tão importante quanto isso, no período intermediário entre o final do treinamento e a segunda avaliação, você também deve rastrear os dados de que precisa para medir o impacto do seu treinamento nos negócios. Esses dados são essenciais para provar se seu treinamento funcionou ou não conforme o esperado.

A partir dos resultados e dados da avaliação, determine como seguir em frente. Mantenha as partes que funcionaram e refine as que não funcionaram. Provavelmente, você não terá que começar do zero, mas apenas iterar até que esteja tão focado e eficaz quanto você precisa.

Claramente, há uma abundância de informações disponíveis sobre este tópico. Tentar absorver tudo de uma vez pode ser um pouco opressor. Comece definindo claramente a necessidade de treinamento e como você medirá a capacidade de seu programa de treinamento para abordá-la. Depois de identificados, quem, o quê, como e onde se materializam com bastante rapidez.

Qual é a sua abordagem para projetar o treinamento de funcionários? As informações aqui refletem sua experiência? Conte-nos nos comentários!

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