Le 7 migliori piattaforme di collaborazione sui contenuti per la tua azienda

Le aziende di tutte le dimensioni producono contenuti ogni giorno. Quando si tratta di piattaforme di collaborazione sui contenuti per le aziende, hai sentito parlare dei soliti sospetti come Dropbox e Google Drive. Tuttavia, ne esistono molti altri, alcuni addirittura si integrano con gli altri strumenti di contenuto, oltre a una serie di strumenti aziendali.

Il pubblico è affamato di contenuti e i marchi lavorano duramente per soddisfare tali esigenze. Ci sono tutti i tipi di contenuti che la tua azienda potrebbe produrre:

• Materiali promozionali incrociati
• Editoriali
• Infografica
• Loghi
• Piani e proposte
• Podcast
• Mazzi di vendita
• Immagini e video sui social media
• Materiali didattici

Tuttavia, dove puoi archiviare, accedere, aggiornare e gestire tutti questi contenuti? E a meno che tu non stia lavorando in un team di uno, qual è il modo più efficiente per te e il tuo team o clienti di collaborare a un progetto? Le piattaforme di collaborazione sui contenuti sono una soluzione popolare, che va da quelle con funzionalità limitate e mirate a strumenti su vasta scala che possono eseguire quasi ogni parte della tua attività. Nel complesso, le seguenti piattaforme renderanno più efficiente il processo dei tuoi contenuti.

Bitrix24

Bitrix24 è progettato come una piattaforma di social network, una specie di Slack potenziato. Gli utenti creano profili e possono scambiarsi messaggi istantanei. C'è un flusso di attività e puoi condividere e mettere mi piace agli aggiornamenti. I team possono anche condividere contenuti e commentare i post.

La condivisione di documenti e la collaborazione sono solo alcune delle offerte di Bitrix24. Dispone inoltre di strumenti per:

• CRM
• Cattura di piombo
• Automazione della posta elettronica
• Gestione delle attività e dei progetti
• Gestione del flusso di lavoro
• Tracciamento del tempo

Bitrix24 è la soluzione migliore se hai bisogno di uno strumento di collaborazione sui contenuti - e praticamente tutto il resto - per far funzionare il tuo team e i tuoi progetti. È anche ottimo per i team remoti, indipendentemente dal fatto che abbiano o meno molti contenuti su cui collaborare (sebbene ogni azienda abbia qualche tipo di contenuto da gestire). Se non stai ancora utilizzando alcuno strumento di comunicazione o collaborazione, potresti voler iniziare con Bitrix24 per vedere se soddisfa le tue esigenze prima di aggiungere altri strumenti al mix.

Prezzi di Bitrix24

Ci sono due piani aziendali tra cui scegliere. Il piano Standard costa $ 99 al mese per 50 utenti e include 100 GB di spazio di archiviazione. Il piano Professional costa $ 199 al mese per utenti illimitati e viene fornito con spazio di archiviazione illimitato. Ci sono molte funzionalità che entrambi i piani offrono, ma il piano Standard è limitato in alcune aree: c'è uno strumento di confronto approfondito sul loro sito web che ti aiuterà a decidere quale piano è il migliore per la tua azienda in questo momento.

BoostHQ

Organizza tutti i contenuti e le conoscenze interne della tua azienda con BoostHQ. Per rendere i tuoi contenuti ricercabili e facili da recuperare, assegna gruppi, categorie e tag. Con l'analisi di BoostHQ, puoi anche vedere quali contenuti sono i più popolari e quali sono i membri più attivi.

La funzione di discussione dei dipendenti consente a tutti di condividere i propri pensieri ed esperienze, che è quindi possibile integrare nella propria knowledge base interna, flussi di lavoro, ecc. In definitiva, è possibile creare e aggiornare regolarmente una libreria di risorse centralizzata a cui tutti possono avere accesso. Può includere anche rich media, come immagini, video e PDF, oltre a documenti di solo testo.

BoostHQ è l'ideale per i team che si occupano di molti contenuti ogni giorno, soprattutto se devono seguire determinate linee guida per creare, aggiornare e perfezionare tutti quei contenuti. Ad esempio, un sito Web di notizie che gestisce diversi tipi di contenuti, come reportage in tempo reale e articoli evergreen, potrebbe utilizzare BoostHQ per gestire best practice e stylebook.

Prezzi BoostHQ

BoostHQ è costoso, ma invece di pagare per utente al mese, paghi una commissione. Il piano Starter costa $ 299 al mese per un massimo di 100 utenti e 100 GB di spazio di archiviazione. Il piano avanzato costa $ 499 al mese per un massimo di 250 utenti e 250 GB di spazio di archiviazione. Il piano Premium costa $ 699 al mese per un massimo di 500 utenti e 500 GB di spazio di archiviazione. Puoi risparmiare denaro pagando annualmente anziché mensilmente. Se hai bisogno di più posti o spazio di archiviazione, puoi contattarli per discutere un piano personalizzato.

Scatola

Box è una piattaforma di collaborazione sui contenuti basata su cloud che consente al tuo team di modificare e proteggere i file. Puoi anche invitare altri a partecipare a una conversazione o modificare file. Inoltre, hai il controllo su chi è in grado di visualizzare, condividere, modificare e caricare file.

Con lo strumento Box notes, puoi collaborare anche al contenuto principale. La funzione per prendere appunti ti consente di creare e modificare note, aggiungere formattazione e commentarle. Quindi, se tu e il tuo team volete discutere un contenuto senza fare commenti o modifiche direttamente su di esso, potete usare le note per avere una conversazione secondaria o provare un'idea.

Box è stato progettato per le aziende del settore IT, ma può essere efficacemente utilizzato da tutti i tipi di team che devono collaborare. È particolarmente utile per qualsiasi azienda che ha bisogno di conversazioni secondarie e non vuole utilizzare un altro strumento solo per la comunicazione.

Prezzo della scatola

Box ha diversi piani suddivisi per tipo, come piani individuali, aziendali e aziendali. La loro categoria Business Plan include tre opzioni principali. Il piano Starter è di $ 7 per utente al mese, con un requisito minimo di tre utenti. Puoi aggiungere fino a 10 utenti e avrai 100 GB di spazio di archiviazione. Tuttavia, ogni caricamento di file può contenere un massimo di 2 GB. Il piano aziendale è di $ 20 per utente al mese, con un minimo di tre utenti. Puoi aggiungere un numero illimitato di utenti e avrai anche spazio di archiviazione illimitato, ma ogni caricamento di file può essere solo un massimo di 5 GB.

Il piano Business Plus è probabilmente il migliore con cui andare. Costa $ 33 per utente al mese (minimo tre utenti) e ha utenti e spazio di archiviazione illimitati. Il vantaggio principale è che puoi aggiungere collaboratori esterni anche se non hanno un account a pagamento, un vantaggio che non ottieni con gli altri piani. Tutti e tre i piani costano meno se paghi annualmente.

Confluenza

Archivia tutti i tipi di contenuto con Confluence, inclusi documenti, immagini e PDF. Puoi tenere traccia delle modifiche e delle versioni e i collaboratori possono lasciare un feedback sui documenti grazie al file in linea e ai commenti delle pagine. Puoi anche connettere Confluence a Jira, il che è una buona notizia per i team di sviluppo. L'integrazione dei due strumenti consente il collegamento automatico, la creazione rapida di problemi e report dettagliati. Sebbene Confluence possa essere utilizzato per collaborare su qualsiasi tipo di documento, è più adatto per contenuti interni, come annunci, note di riunioni e piani di progetto.

Confluence può essere utilizzato praticamente da qualsiasi azienda di qualsiasi dimensione, ma con l'integrazione di Jira, gli sviluppatori potrebbero trovarlo particolarmente utile. Poiché è agile, è l'ideale per i team che devono prendere decisioni rapide e che spesso rispondono ai cambiamenti.

Prezzi di confluenza

Confluence è gratuito per un massimo di 10 utenti. Il piano Standard costa $ 5 per utente al mese e ti consente di aggiungere fino a 5.000 utenti. Quel piano manca anche di molte funzionalità indispensabili, come l'analisi e l'impostazione di determinate autorizzazioni. Se desideri l'elenco completo delle funzionalità, dovrai ottenere il piano Premium, che costa $ 10 per utente al mese per un massimo di 5.000 utenti.

Dropbox Business

Molte aziende e professionisti utilizzano Dropbox per l'archiviazione e la condivisione di file, ma il fatto che sia possibile utilizzarlo per la collaborazione sui contenuti è meno noto. Inoltre, oltre a memorizzare i file Dropbox, puoi anche utilizzare Dropbox Business per organizzare e condividere i tuoi file Google e Microsoft. Dopo aver inviato i link condivisi in modo che tutti possano accedere a un file, puoi raccogliere feedback e modificarli insieme. C'è anche un badge che ti dirà se qualcun altro sta modificando un file condiviso e il file verrà bloccato in modo che le persone non possano apportare modifiche contemporaneamente.

Dropbox può essere un po' goffo da usare, ma è una buona aggiunta ai tuoi strumenti di lavoro già esistenti. Potrebbe non essere un sostituto di Google Drive o Microsoft OneDrive, ma se hai bisogno di una posizione centrale per tutti i tuoi documenti, prendi in considerazione Dropbox. Si integra anche con strumenti di comunicazione come Slack.

Prezzi Dropbox Business

Dropbox Business ha due piani principali. Il piano Standard costa $ 15 per utente al mese, ha un requisito minimo di tre utenti e include 5 TB di spazio di archiviazione. Il piano avanzato costa $ 25 per utente al mese, ha un requisito minimo di tre utenti e offre spazio illimitato. Puoi risparmiare un po' se opti per un piano annuale anziché mensile. Se hai bisogno di un piano più ampio e personalizzato, puoi contattarli.

Google Drive

Anche se potresti già avere familiarità con Google Drive, non potevamo escluderlo da questo elenco. Google Drive offre spazio di archiviazione cloud per tutti i tipi di file, inclusi documenti, media e fogli di calcolo. È possibile impostare i controlli di accesso per i documenti per determinare chi può visualizzarli, scaricarli e modificarli. I collaboratori sono in grado di apportare modifiche, suggerire modifiche (che poi devono essere approvate) e lasciare commenti. Quando si commenta, è possibile taggare un utente in modo che riceva un avviso. Drive ha anche una cronologia delle versioni automatica e hai anche la possibilità di nominare versioni specifiche per renderle più facili da trovare.

Se hai molti documenti di testo o fogli di lavoro su cui collaborare con il tuo team o i tuoi clienti, Google Drive è un'ottima opzione. Si integra anche con molti degli strumenti aziendali che potresti già utilizzare, come Asana, rendendolo una facile aggiunta al tuo flusso di lavoro.

Prezzi di Google Drive

Gli account Google sono dotati di 15 GB di spazio di archiviazione gratuito, ma ti consigliamo di eseguire l'upgrade se condividerai contenuti con il tuo team. Successivamente, i prezzi si basano principalmente sullo spazio (puoi condividere collegamenti a documenti e file con chiunque). Sebbene ci siano piani meno costosi, le aziende potrebbero voler optare per il piano da 2 TB, che costa solo $ 99,99 all'anno. Se pensi di aver bisogno di più spazio, il piano da 10 TB costa $ 99,99 al mese.

Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive è la loro versione di Google Drive, più o meno. Fa parte di Microsoft 365 e le sue funzionalità di collaborazione sui contenuti consentono al tuo team di creare documenti di Office in collaborazione. Puoi anche apportare modifiche offline e le modifiche verranno caricate la prossima volta che ti connetterai. (Questa funzione è complicata se più persone apportano modifiche offline, tuttavia. Potresti voler testare come vengono applicate le modifiche quando torni online.) Per controllare chi è in grado di accedere ai tuoi contenuti, puoi impostare autorizzazioni personalizzate e di gruppo. Inoltre, puoi richiedere agli utenti di reimpostare le password dopo un certo numero di giorni.

OneDrive può essere utilizzato dalle aziende indipendentemente dalle esigenze di condivisione dei file. Esistono piani per le aziende che necessitano solo di capacità di archiviazione e condivisione e ci sono anche piani per le aziende che necessitano di altri servizi di Office ed e-mail.

Prezzi di Microsoft OneDrive per le aziende

I piani aziendali di OneDrive iniziano con $ 5 per utente al mese. Questo è il piano da scegliere se tutto ciò di cui hai bisogno è l'archiviazione e la condivisione. Il prossimo piano è di $ 10 per utente al mese e include funzionalità di conformità e sicurezza. Se hai bisogno di tutto ciò che offre Microsoft 365, incluse tutte le app e i servizi, ti servirà il piano Standard per $ 12,50 per utente al mese. Tutti e tre i piani richiedono un impegno annuale.

Considerazioni finali sulle piattaforme di collaborazione sui contenuti

Praticamente tutte le piattaforme di collaborazione sui contenuti hanno spazio di archiviazione cloud, cronologia delle versioni e capacità di commentare. Le principali differenze riguardano il prezzo, i minimi e massimi dell'utente e le funzionalità aggiuntive che vanno oltre la condivisione e la collaborazione di base. La piattaforma che scegli dipenderà dal tuo budget, dalle dimensioni del tuo team, dalle tue esigenze di sicurezza e dalla necessità o meno di altri strumenti di gestione dei progetti e di automazione del marketing. Fatti un'idea di ciò di cui hai bisogno da una piattaforma di collaborazione sui contenuti e poi trovane una che colmi le lacune.

Vuoi inserire i contenuti generati dagli utenti nella tua normale strategia per i contenuti? Ecco come sfruttarlo.

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