As 7 principais plataformas de colaboração de conteúdo para sua empresa

Empresas de todos os tamanhos produzem conteúdo diariamente. Quando se trata de plataformas de colaboração de conteúdo para negócios, você já ouviu falar de suspeitos usuais como Dropbox e Google Drive. No entanto, existem muitos mais, alguns até se integrando com suas outras ferramentas de conteúdo, bem como uma série de ferramentas de negócios.

O público está ávido por conteúdo e as marcas trabalham muito para atender a essas necessidades. Existem todos os tipos de conteúdo que sua empresa pode estar produzindo:

• Materiais promocionais cruzados
• Editoriais
• Infográficos
• Logos
• Planos e propostas
• Podcasts
• Plataformas de vendas
• Imagens e vídeos de mídia social
• Materiais de treinamento

Onde você pode armazenar, acessar, atualizar e gerenciar todo esse conteúdo? E a menos que você esteja trabalhando em uma equipe de um, qual é a maneira mais eficiente de você e sua equipe ou clientes colaborarem em um projeto? As plataformas de colaboração de conteúdo são uma solução popular, variando desde aquelas com recursos limitados e focados até ferramentas em grande escala que podem executar quase todas as partes do seu negócio. No geral, as seguintes plataformas tornarão seu processo de conteúdo mais eficiente.

Bitrix24

O Bitrix24 foi projetado como uma plataforma de rede social, uma espécie de Slack reforçado. Os usuários criam perfis e podem trocar mensagens instantâneas. Há um fluxo de atividades e você pode compartilhar e curtir atualizações. As equipes também podem compartilhar conteúdo e comentar nas postagens.

No entanto, o compartilhamento e a colaboração de documentos são apenas algumas das ofertas do Bitrix24. Também possui ferramentas para:

• CRM
• Captura de chumbo
• Automação de e-mail
• Gerenciamento de tarefas e projetos
• Gestão de fluxo de trabalho
• Controle de tempo

O Bitrix24 é melhor se você precisa de uma ferramenta de colaboração de conteúdo - e quase tudo mais - para fazer sua equipe e projetos rodarem. Também é ótimo para equipes remotas, tenham ou não muito conteúdo para colaborar (embora toda empresa tenha algum tipo de conteúdo para gerenciar). Se você ainda não está usando nenhuma ferramenta de comunicação ou colaboração, pode começar com o Bitrix24 para ver se ele atende às suas necessidades antes de adicionar outras ferramentas à mistura.

Preços Bitrix24

Existem dois planos de negócios à sua escolha. O plano padrão é de US $ 99 por mês para 50 usuários e vem com 100 GB de armazenamento. O plano Profissional é de US $ 199 por mês para usuários ilimitados e vem com armazenamento ilimitado. Ambos os planos oferecem muitos recursos, mas o plano Standard é limitado em algumas áreas - há uma ferramenta de comparação detalhada no site deles que o ajudará a decidir qual plano é o melhor para sua empresa no momento.

BoostHQ

Organize todo o conteúdo e conhecimento interno da sua empresa com o BoostHQ. Para tornar seu conteúdo pesquisável e fácil de recuperar, atribua grupos, categorias e marcas. Com o BoostHQ analytics, você também pode ver qual conteúdo é o mais popular e quais membros são os mais ativos.

O recurso de discussões de funcionários permite que todos compartilhem seus pensamentos e experiências, que você pode integrar em sua base de conhecimento interna, fluxos de trabalho, etc. Por fim, você pode criar e atualizar regularmente uma biblioteca de recursos centralizada à qual todos podem ter acesso. Ele também pode incluir mídia avançada, como imagens, vídeos e PDFs, além de documentos somente de texto.

O BoostHQ é melhor para equipes que lidam com muito conteúdo todos os dias, especialmente se elas tiverem que seguir certas diretrizes para criar, atualizar e aperfeiçoar todo esse conteúdo. Por exemplo, um site de notícias que lida com diferentes tipos de conteúdo, como reportagens ao vivo e artigos permanentes, pode usar o BoostHQ para gerenciar as melhores práticas e livros de estilo.

Preços BoostHQ

O BoostHQ é caro, mas em vez de pagar por usuário por mês, você paga uma taxa. O plano Starter é de $ 299 por mês para até 100 usuários e 100 GB de armazenamento. O plano avançado é de US $ 499 por mês para até 250 usuários e 250 GB de armazenamento. O plano Premium é de $ 699 por mês para até 500 usuários e 500 GB de armazenamento. Você pode economizar dinheiro pagando anualmente em vez de mensal. Se você precisar de mais assentos ou armazenamento, pode contatá-los para discutir um plano personalizado.

Caixa

Box é uma plataforma de colaboração de conteúdo baseada em nuvem que permite que sua equipe edite e proteja arquivos. Você também pode convidar outras pessoas para participar de uma conversa ou editar arquivos. Além disso, você tem controle sobre quem pode ver, compartilhar, editar e fazer upload de arquivos.

Com a ferramenta de notas do Box, você também pode colaborar com o conteúdo principal. O recurso de fazer anotações permite criar e editar notas, adicionar formatação e comentar sobre elas. Portanto, se você e sua equipe quiserem discutir um determinado conteúdo sem fazer comentários ou alterações diretamente nele, você pode usar as anotações para ter uma conversa paralela ou experimentar uma ideia.

O Box foi projetado para empresas do setor de TI, mas pode ser usado com eficácia por todos os tipos de equipes que precisam colaborar. É especialmente útil para qualquer empresa que precisa ter conversas paralelas e não deseja usar outra ferramenta apenas para comunicação.

Preço de caixa

A Box tem vários planos divididos por tipo, como planos individuais, de negócios e empresariais. Sua categoria de Planos de Negócios inclui três opções principais. O plano Starter custa US $ 7 por usuário por mês, com um requisito mínimo de três usuários. Você pode adicionar até 10 usuários e obter 100 GB de armazenamento. Cada upload de arquivo pode ter no máximo 2 GB. O plano de negócios é de $ 20 por usuário por mês, com um mínimo de três usuários. Você pode adicionar um número ilimitado de usuários e obter armazenamento ilimitado também - mas cada upload de arquivo pode ter no máximo 5 GB.

O plano Business Plus é provavelmente o melhor. Custa US $ 33 por usuário por mês (mínimo de três usuários) e tem usuários e armazenamento ilimitados. O principal benefício é que você pode adicionar colaboradores externos mesmo que eles não tenham uma conta paga - um benefício que você não obtém com os outros planos. Todos os três planos custam menos se você pagar anualmente.

Confluência

Armazene todos os tipos de conteúdo com o Confluence, incluindo documentos, imagens e PDFs. Você pode rastrear alterações e versões, e os colaboradores podem deixar comentários sobre os documentos graças ao arquivo embutido e aos comentários da página. Você também pode conectar o Confluence ao Jira, o que é uma boa notícia para as equipes de desenvolvimento. A integração das duas ferramentas permite a vinculação automática, a criação rápida de problemas e relatórios detalhados. Embora o Confluence possa ser usado para colaborar em qualquer tipo de documento, ele é mais adequado para conteúdo interno, como anúncios, notas de reuniões e planos de projeto.

O Confluence pode realmente ser usado por praticamente qualquer empresa de qualquer tamanho, mas com a integração do Jira, os desenvolvedores podem considerá-lo especialmente útil. Por ser ágil, é ideal para equipes que precisam tomar decisões rápidas e que costumam responder às mudanças.

Preços do Confluence

O Confluence é gratuito para até 10 usuários. O plano padrão é de US $ 5 por usuário por mês e permite adicionar até 5.000 usuários. Esse plano também carece de muitos recursos essenciais, como análise e configuração de certas permissões. Se você quiser a lista completa de recursos, terá que obter o plano Premium, que é de US $ 10 por usuário por mês para até 5.000 usuários.

Dropbox Business

Muitas empresas e profissionais usam o Dropbox para armazenamento e compartilhamento de arquivos, mas o fato de que você pode usá-lo para colaboração de conteúdo é menos conhecido. Além disso, além de armazenar arquivos do Dropbox, você também pode usar o Dropbox Business para organizar e compartilhar seus arquivos do Google e da Microsoft. Depois de enviar links compartilhados para que todos possam acessar um arquivo, você pode reunir feedback e editar juntos. Há também um selo que informa se outra pessoa está editando um arquivo compartilhado, e o arquivo será bloqueado para que as pessoas não possam fazer alterações simultaneamente.

O Dropbox pode ser um pouco complicado de usar, mas é uma boa adição às suas ferramentas de trabalho já existentes. Pode não ser um substituto para o Google Drive ou Microsoft OneDrive, mas se você precisar de um local central para todos os seus documentos, considere o Dropbox. Ele também se integra a ferramentas de comunicação como o Slack.

Preços do Dropbox Business

O Dropbox Business tem dois planos principais. O plano padrão é de US $ 15 por usuário por mês, tem um requisito mínimo de três usuários e inclui 5 TB de armazenamento. O plano Advanced é de US $ 25 por usuário por mês, tem um requisito mínimo de três usuários e oferece espaço ilimitado. Você pode economizar um pouco se optar por um plano anual em vez de mensal. Se você precisar de um plano maior e mais personalizado, entre em contato com eles.

Google Drive

Embora você já possa estar familiarizado com o Google Drive, não poderíamos deixá-lo fora desta lista. O Google Drive oferece armazenamento em nuvem para todos os tipos de arquivos, incluindo documentos, mídia e planilhas. Você pode definir controles de acesso para documentos para determinar quem pode ver, baixar e editá-los. Os colaboradores podem fazer alterações, sugerir alterações (que depois devem ser aprovadas) e deixar comentários. Ao comentar, você pode marcar um usuário para que ele receba um alerta. O Drive também possui histórico de versão automática e você também tem a opção de nomear versões específicas para torná-las mais fáceis de encontrar.

Se você tem muitos documentos de texto ou planilhas para colaborar com sua equipe ou clientes, o Google Drive é uma ótima opção. Ele também se integra a várias ferramentas de negócios que você já usa, como o Asana, tornando-o uma adição fácil ao seu fluxo de trabalho.

Preços do Google Drive

As contas do Google vêm com 15 GB de armazenamento gratuito, mas você vai querer fazer o upgrade se for compartilhar conteúdo com sua equipe. Depois disso, o preço é baseado principalmente no espaço (você pode compartilhar links para documentos e arquivos com qualquer pessoa). Embora existam planos mais baratos, as empresas podem optar pelo plano de 2 TB, que custa apenas US $ 99,99 por ano. Se você acha que precisará de mais espaço, o plano de 10 TB custa US $ 99,99 por mês.

Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive é a versão deles do Google Drive, mais ou menos. Faz parte do Microsoft 365 e seus recursos de colaboração de conteúdo permitem que sua equipe seja coautor de documentos do Office. Você pode até fazer edições off-line e as alterações serão carregadas na próxima vez que você se conectar. (Este recurso é complicado se várias pessoas fizerem alterações offline, no entanto. Você pode querer testar como as alterações são aplicadas quando estiver online novamente.) Para controlar quem pode acessar seu conteúdo, você pode definir permissões personalizadas e de grupo. Além disso, você pode exigir que os usuários redefinam suas senhas após um determinado número de dias.

O OneDrive pode ser usado por empresas, independentemente das necessidades de compartilhamento de arquivos. Existem planos para empresas que precisam apenas de recursos de armazenamento e compartilhamento, e também existem planos para empresas que precisam de outros serviços do Office e e-mail.

Microsoft OneDrive for Business Pricing

Os planos de negócios do OneDrive começam com US $ 5 por usuário por mês. Este é o plano a ser escolhido se tudo de que você precisar for armazenamento e compartilhamento. O próximo plano é de US $ 10 por usuário por mês e vem com recursos de conformidade e segurança. Se você precisa de tudo o que o Microsoft 365 oferece, incluindo todos os aplicativos e serviços, você vai querer o plano Standard por $ 12,50 por usuário por mês. Todos os três planos exigem um compromisso anual.

Considerações finais sobre plataformas de colaboração de conteúdo

Praticamente todas as plataformas de colaboração de conteúdo existentes têm armazenamento em nuvem, histórico de versões e capacidade de comentários. As principais diferenças são em relação ao preço, mínimo e máximo do usuário e recursos adicionais que vão além do compartilhamento e colaboração básicos. A plataforma que você escolher dependerá do seu orçamento, do tamanho da sua equipe, das suas necessidades de segurança e se você precisa ou não de outras ferramentas de gerenciamento de projetos e automação de marketing. Forme uma ideia do que você precisa de uma plataforma de colaboração de conteúdo e, em seguida, encontre uma que preencha as lacunas.

Deseja tornar o conteúdo gerado pelo usuário parte de sua estratégia de conteúdo regular? Veja como aproveitar isso.

Imagem em destaque via GoodStudio / shutterstock.com