Die 7 besten Content-Collaboration-Plattformen für Ihr Unternehmen

Unternehmen jeder Größe produzieren täglich Inhalte. Wenn es um Content-Collaboration-Plattformen für Unternehmen geht, haben Sie von den üblichen Verdächtigen wie Dropbox und Google Drive gehört. Es gibt jedoch noch viele weitere, von denen einige sogar in Ihre anderen Content-Tools integriert sind, sowie eine Vielzahl von Business-Tools.

Das Publikum ist hungrig nach Inhalten und Marken arbeiten hart daran, diese Bedürfnisse zu erfüllen. Es gibt alle Arten von Inhalten, die Ihr Unternehmen produzieren kann:

• Cross-Promotion-Materialien
• Leitartikel
• Infografiken
• Logos
• Pläne und Vorschläge
• Podcasts
• Verkaufsdecks
• Social-Media-Bilder und -Videos
• Übungsmaterial

Aber wo können Sie all diese Inhalte speichern, darauf zugreifen, aktualisieren und verwalten? Und wenn Sie nicht in einem Team arbeiten, wie können Sie und Ihr Team oder Ihre Kunden am effizientesten an einem Projekt zusammenarbeiten? Content-Collaboration-Plattformen sind eine beliebte Lösung, die von solchen mit begrenzten, fokussierten Funktionen bis hin zu umfassenden Tools reicht, die fast jeden Teil Ihres Unternehmens ausführen können. Insgesamt machen die folgenden Plattformen Ihren Content-Prozess effizienter.

Bitrix24

Bitrix24 ist wie eine Social-Networking-Plattform gestaltet, sozusagen wie ein aufgemotzter Slack. Benutzer erstellen Profile und können sich gegenseitig Sofortnachrichten senden. Es gibt einen Aktivitätsstream und Sie können Updates teilen und mögen. Teams können auch Inhalte teilen und Beiträge kommentieren.

Document Sharing und Collaboration sind jedoch nur einige der Angebote von Bitrix24. Es hat auch Werkzeuge für:

• CRM
• Lead-Erfassung
• E-Mail-Automatisierung
• Aufgaben- und Projektmanagement
• Workflow-Management
• Zeiterfassung

Bitrix24 ist am besten, wenn Sie ein Tool für die Content-Zusammenarbeit – und so ziemlich alles andere – benötigen, um Ihr Team und Ihre Projekte zum Laufen zu bringen. Es ist auch ideal für Remote - Teams, ob sie eine Menge von Inhalten zu collaborate haben auf (obwohl jedes Unternehmen eine Art von Inhalt hat zu verwalten). Wenn Sie noch keine Kommunikations- oder Kollaborationstools verwenden, möchten Sie vielleicht mit Bitrix24 beginnen, um zu sehen, ob es Ihren Anforderungen entspricht, bevor Sie andere Tools zum Mix hinzufügen.

Bitrix24-Preise

Es stehen zwei Businesspläne zur Auswahl. Der Standardplan kostet 99 US-Dollar pro Monat für 50 Benutzer und umfasst 100 GB Speicherplatz. Der Professional-Plan kostet 199 US-Dollar pro Monat für unbegrenzte Benutzer und wird mit unbegrenztem Speicherplatz geliefert. Beide Pläne bieten viele Funktionen, aber der Standardplan ist in einigen Bereichen eingeschränkt.

BoostHQ

Organisieren Sie mit BoostHQ alle Inhalte und das interne Wissen Ihres Unternehmens. Um Ihre Inhalte durchsuchbar und leicht auffindbar zu machen, weisen Sie Gruppen, Kategorien und Tags zu. Mit BoostHQ Analytics können Sie auch sehen, welche Inhalte am beliebtesten und welche Mitglieder am aktivsten sind.

Mit der Funktion für Mitarbeitergespräche können alle ihre Gedanken und Erfahrungen austauschen, die Sie dann in Ihre interne Wissensdatenbank, Ihre Arbeitsabläufe usw. integrieren können. Schließlich können Sie eine zentrale Ressourcenbibliothek erstellen und regelmäßig aktualisieren, auf die jeder Zugriff hat. Es kann neben reinen Textdokumenten auch Rich Media wie Bilder, Videos und PDFs enthalten.

BoostHQ ist am besten für Teams geeignet, die täglich mit vielen Inhalten zu tun haben, insbesondere wenn sie bestimmte Richtlinien zum Erstellen, Aktualisieren und Verfeinern all dieser Inhalte befolgen müssen. Beispielsweise könnte eine Nachrichten-Website, die verschiedene Arten von Inhalten verarbeitet, wie Live-Berichte und Evergreen-Artikel, BoostHQ verwenden, um Best Practices und Stylebooks zu verwalten.

BoostHQ-Preise

BoostHQ ist kostspielig, aber anstatt pro Benutzer und Monat zu zahlen, zahlen Sie eine Gebühr. Der Starter-Plan kostet 299 US-Dollar pro Monat für bis zu 100 Benutzer und 100 GB Speicherplatz. Der Advanced-Plan kostet 499 US-Dollar pro Monat für bis zu 250 Benutzer und 250 GB Speicherplatz. Der Premium-Plan kostet 699 US-Dollar pro Monat für bis zu 500 Benutzer und 500 GB Speicherplatz. Sie können Geld sparen, indem Sie jährlich statt monatlich bezahlen. Wenn Sie mehr Sitzplätze oder Stauraum benötigen, können Sie sich an sie wenden, um einen benutzerdefinierten Plan zu besprechen.

Kasten

Box ist eine Cloud-basierte Content-Collaboration-Plattform, mit der Ihr Team Dateien bearbeiten und sichern kann. Sie können auch andere zu einer Unterhaltung einladen oder Dateien bearbeiten. Außerdem haben Sie die Kontrolle darüber, wer Dateien anzeigen, teilen, bearbeiten und hochladen kann.

Mit dem Box-Notizen-Tool können Sie auch abseits des Hauptinhalts zusammenarbeiten. Mit der Notizfunktion können Sie Notizen erstellen und bearbeiten, Formatierungen hinzufügen und sie kommentieren. Wenn Sie und Ihr Team also einen Inhalt diskutieren möchten, ohne direkt Kommentare oder Änderungen vorzunehmen, können Sie Notizen verwenden, um ein Nebengespräch zu führen oder eine Idee auszuprobieren.

Box wurde für Unternehmen in der IT-Branche entwickelt, kann jedoch von allen Arten von Teams effektiv eingesetzt werden, die zusammenarbeiten müssen. Es ist besonders hilfreich für jedes Unternehmen, das Nebengespräche führen muss und kein weiteres Tool nur für die Kommunikation verwenden möchte.

Box-Preise

Box verfügt über mehrere Pläne, die nach Typ unterteilt sind, z. B. Einzel-, Geschäfts- und Unternehmenspläne. Ihre Kategorie Businesspläne umfasst drei Hauptoptionen. Der Starter-Plan kostet 7 US-Dollar pro Benutzer und Monat, mit einer Mindestanforderung von drei Benutzern. Sie können bis zu 10 Benutzer hinzufügen und erhalten 100 GB Speicherplatz. Jeder Datei-Upload darf jedoch nur maximal 2 GB groß sein. Der Business-Plan kostet 20 US-Dollar pro Benutzer und Monat, bei mindestens drei Benutzern. Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern hinzufügen und erhalten auch unbegrenzten Speicherplatz – aber jeder Datei-Upload darf maximal 5 GB groß sein.

Der Business Plus-Plan ist wahrscheinlich der beste Plan. Es kostet 33 US-Dollar pro Benutzer und Monat (mindestens drei Benutzer) und hat unbegrenzte Benutzer und Speicherplatz. Der Hauptvorteil besteht darin, dass Sie externe Mitarbeiter hinzufügen können, auch wenn diese kein kostenpflichtiges Konto haben – ein Vorteil, den Sie mit den anderen Plänen nicht erhalten. Alle drei Pläne kosten weniger, wenn Sie jährlich zahlen.

Zusammenfluss

Speichern Sie mit Confluence alle Arten von Inhalten, einschließlich Dokumente, Bilder und PDFs. Sie können Änderungen und Versionen verfolgen, und Mitarbeiter können dank Inline-Datei- und Seitenkommentaren Feedback zu Dokumenten hinterlassen. Sie können Confluence auch mit Jira verbinden, was für Entwicklungsteams eine gute Nachricht ist. Die Integration der beiden Tools ermöglicht eine automatische Verknüpfung, eine schnelle Issue-Erstellung und detaillierte Berichte. Während Confluence für die Zusammenarbeit an jeder Art von Dokument verwendet werden kann, eignet es sich am besten für interne Inhalte wie Ankündigungen, Besprechungsnotizen und Projektpläne.

Confluence kann wirklich von so ziemlich jedem Unternehmen jeder Größe verwendet werden, aber mit der Jira-Integration können Entwickler es besonders nützlich finden. Da es agil ist, ist es ideal für Teams, die schnelle Entscheidungen treffen müssen und häufig auf Veränderungen reagieren.

Confluence-Preise

Confluence ist für bis zu 10 Benutzer kostenlos. Der Standardplan kostet 5 USD pro Benutzer und Monat und ermöglicht das Hinzufügen von bis zu 5.000 Benutzern. Dieser Plan fehlt auch viele must-have Funktionen, obwohl, wie Analyse und Einstellung bestimmte Berechtigungen. Wenn Sie die vollständige Funktionsliste wünschen, müssen Sie den Premium-Plan erwerben, der 10 USD pro Benutzer und Monat für bis zu 5.000 Benutzer kostet.

Dropbox-Geschäft

Viele Unternehmen und Fachleute verwenden Dropbox zum Speichern und Teilen von Dateien, aber die Tatsache, dass Sie es für die Zusammenarbeit an Inhalten verwenden können, ist weniger bekannt. Zusätzlich zum Speichern von Dropbox-Dateien können Sie Dropbox Business auch verwenden, um Ihre Google- und Microsoft-Dateien zu organisieren und zu teilen. Nachdem Sie freigegebene Links gesendet haben, damit jeder auf eine Datei zugreifen kann, können Sie Feedback sammeln und gemeinsam bearbeiten. Es gibt auch ein Abzeichen, das Ihnen mitteilt, wenn eine andere Person eine freigegebene Datei bearbeitet, und die Datei wird gesperrt, damit andere Benutzer nicht gleichzeitig Änderungen vornehmen können.

Dropbox kann etwas umständlich sein, aber es ist eine gute Ergänzung zu Ihren bereits vorhandenen Arbeitstools. Es ist möglicherweise kein Ersatz für Google Drive oder Microsoft OneDrive, aber wenn Sie einen zentralen Speicherort für alle Ihre Dokumente benötigen, ziehen Sie Dropbox in Betracht. Es lässt sich auch in Kommunikationstools wie Slack integrieren.

Dropbox Business-Preise

Dropbox Business hat zwei Hauptpläne. Der Standardplan kostet 15 USD pro Benutzer und Monat, erfordert eine Mindestanforderung von drei Benutzern und beinhaltet 5 TB Speicherplatz. Der Advanced-Plan kostet 25 USD pro Benutzer und Monat, erfordert eine Mindestanforderung von drei Benutzern und bietet unbegrenzten Speicherplatz. Sie können ein wenig sparen, wenn Sie sich für einen Jahresplan anstelle eines Monatsplans entscheiden. Wenn Sie einen größeren, individuelleren Plan benötigen, können Sie sich an sie wenden.

Google Drive

Obwohl Sie Google Drive vielleicht bereits kennen, konnten wir es nicht von dieser Liste streichen. Google Drive bietet Cloud-Speicher für alle Arten von Dateien, einschließlich Dokumenten, Medien und Tabellen. Sie können Zugriffskontrollen für Dokumente festlegen, um festzulegen, wer sie anzeigen, herunterladen und bearbeiten kann. Mitarbeiter können Änderungen vornehmen, Änderungen vorschlagen (die dann genehmigt werden müssen) und Kommentare hinterlassen. Beim Kommentieren können Sie einen Benutzer markieren, damit er eine Benachrichtigung erhält. Drive verfügt auch über einen automatischen Versionsverlauf und Sie haben auch die Möglichkeit, bestimmte Versionen zu benennen, um sie leichter auffindbar zu machen.

Wenn Sie viele Textdokumente oder Tabellenkalkulationen haben, an denen Sie mit Ihrem Team oder Ihren Kunden zusammenarbeiten können, ist Google Drive eine großartige Option. Es lässt sich auch in viele der Geschäftstools integrieren, die Sie möglicherweise bereits verwenden, wie z. B. Asana, was es zu einer einfachen Ergänzung Ihres Workflows macht.

Google Drive-Preise

Bei Google-Konten sind 15 GB Speicherplatz kostenlos, aber Sie sollten ein Upgrade durchführen, wenn Sie Inhalte mit Ihrem Team teilen. Danach basiert die Preisgestaltung hauptsächlich auf dem Speicherplatz (Sie können Links zu Dokumenten und Dateien mit jedem teilen). Es gibt zwar günstigere Pläne, Unternehmen möchten sich jedoch möglicherweise für den 2-TB-Plan entscheiden, der nur 99,99 USD pro Jahr kostet. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie mehr Speicherplatz benötigen, kostet der 10-TB-Plan 99,99 USD pro Monat.

Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive ist mehr oder weniger ihre Version von Google Drive. Es ist Teil von Microsoft 365 und seine Funktionen für die Inhaltszusammenarbeit ermöglichen Ihrem Team die gemeinsame Erstellung von Office-Dokumenten. Sie können sogar offline Änderungen vornehmen und die Änderungen werden beim nächsten Verbindungsaufbau hochgeladen. (Diese Funktion ist jedoch schwierig, wenn mehrere Personen Offline-Änderungen vornehmen. Möglicherweise möchten Sie testen, wie die Änderungen angewendet werden, wenn Sie wieder online sind.) Um zu steuern, wer auf Ihre Inhalte zugreifen kann, können Sie benutzerdefinierte und Gruppenberechtigungen festlegen. Darüber hinaus können Sie von Benutzern verlangen, dass sie ihre Passwörter nach einer bestimmten Anzahl von Tagen zurücksetzen.

OneDrive kann von Unternehmen verwendet werden, unabhängig von ihren Anforderungen an die Dateifreigabe. Es gibt Pläne für Unternehmen, die nur Speicher- und Freigabefunktionen benötigen, und es gibt auch Pläne für Unternehmen, die andere Office-Dienste und E-Mail benötigen.

Microsoft OneDrive for Business-Preise

Die Geschäftspläne von OneDrive beginnen bei 5 US-Dollar pro Benutzer und Monat. Dies ist der Plan, für den Sie sich entscheiden sollten, wenn Sie nur Speicher und Freigabe benötigen. Der nächste Plan kostet 10 US-Dollar pro Benutzer und Monat und ist mit Compliance- und Sicherheitsfunktionen ausgestattet. Wenn Sie alles benötigen, was Microsoft 365 bietet, einschließlich aller Apps und Dienste, möchten Sie den Standardplan für 12,50 USD pro Benutzer und Monat. Alle drei Pläne erfordern eine jährliche Verpflichtung.

Abschließende Gedanken zu Content-Collaboration-Plattformen

So ziemlich jede Content-Collaboration-Plattform auf dem Markt verfügt über Cloud-Speicher, Versionsverlauf und Kommentarfunktion. Die Hauptunterschiede bestehen in Bezug auf Preis, Benutzermindest- und -maximalwerte und zusätzliche Funktionen, die über die grundlegende Freigabe und Zusammenarbeit hinausgehen. Die von Ihnen gewählte Plattform hängt von Ihrem Budget, der Größe Ihres Teams, Ihren Sicherheitsanforderungen und davon ab, ob Sie andere Projektmanagement- und Marketing-Automatisierungstools benötigen oder nicht. Machen Sie sich eine Vorstellung davon, was Sie von einer Content-Collaboration-Plattform benötigen, und finden Sie dann eine, die die Lücken schließt.

Möchten Sie nutzergenerierte Inhalte zu einem Teil Ihrer regulären Content-Strategie machen? Hier erfahren Sie, wie Sie es nutzen können.

Ausgewähltes Bild über GoodStudio / shutterstock.com