Top 7 des plateformes de collaboration de contenu pour votre entreprise

Les entreprises de toutes tailles produisent du contenu quotidiennement. En ce qui concerne les plates-formes de collaboration de contenu pour les entreprises, vous avez entendu parler des suspects habituels comme Dropbox et Google Drive. Cependant, il en existe beaucoup d'autres, certains s'intégrant même à vos autres outils de contenu, ainsi qu'à une multitude d'outils commerciaux.

Le public est avide de contenu et les marques travaillent dur pour répondre à ces besoins. Il existe tous les types de contenu que votre entreprise peut produire :

• Matériel promotionnel croisé
• Éditoriaux
• Infographie
• Logos
• Plans et propositions
• Podcasts
• Plateformes de vente
• Images et vidéos sur les réseaux sociaux
• Matériel d'entraînement

Où pouvez-vous stocker, accéder, mettre à jour et gérer tout ce contenu ? Et à moins que vous ne travailliez en équipe, quel est le moyen le plus efficace pour vous et votre équipe ou vos clients de collaborer sur un projet ? Les plates-formes de collaboration de contenu sont une solution populaire, allant de celles avec des fonctionnalités limitées et ciblées aux outils à grande échelle qui peuvent exécuter presque tous les aspects de votre entreprise. Dans l'ensemble, les plates-formes suivantes rendront votre processus de contenu plus efficace.

Bitrix24

Bitrix24 est conçu comme une plate-forme de réseautage social, un peu comme un Slack renforcé. Les utilisateurs créent des profils et peuvent s'envoyer des messages instantanés. Il y a un flux d'activité, et vous pouvez partager et aimer les mises à jour. Les équipes peuvent également partager du contenu et commenter les publications.

Le partage de documents et la collaboration ne sont que quelques-unes des offres de Bitrix24. Il dispose également d'outils pour :

• CRM
• Capture de plomb
• Automatisation des e-mails
• Gestion de tâches et de projets
• Gestion des flux de travail
• Suivi du temps

Bitrix24 est le meilleur si vous avez besoin d'un outil de collaboration de contenu - et à peu près tout le reste - pour faire fonctionner votre équipe et vos projets. C'est également idéal pour les équipes distantes, qu'elles aient ou non beaucoup de contenu sur lequel collaborer (bien que chaque entreprise ait un type de contenu à gérer). Si vous n'utilisez pas encore d'outils de communication ou de collaboration, vous voudrez peut-être commencer par Bitrix24 pour voir s'il répond à vos besoins avant d'ajouter d'autres outils au mélange.

Tarification Bitrix24

Vous avez le choix entre deux plans d'affaires. Le forfait Standard coûte 99 $ par mois pour 50 utilisateurs et comprend 100 Go de stockage. Le plan professionnel coûte 199 $ par mois pour un nombre illimité d'utilisateurs et comprend un stockage illimité. Les deux plans proposent de nombreuses fonctionnalités, mais le plan Standard est limité dans certains domaines.

BoostHQ

Organisez tout le contenu et les connaissances internes de votre entreprise avec BoostHQ. Pour rendre votre contenu consultable et facile à récupérer, attribuez des groupes, des catégories et des balises. Avec l'analyse BoostHQ, vous pouvez également voir quel contenu est le plus populaire et quels membres sont les plus actifs.

La fonction de discussion des employés permet à chacun de partager ses réflexions et ses expériences, que vous pouvez ensuite intégrer dans votre base de connaissances interne, vos flux de travail, etc. En fin de compte, vous pouvez créer et mettre à jour régulièrement une bibliothèque de ressources centralisée à laquelle tout le monde peut avoir accès. Il peut également inclure des contenus multimédias riches, tels que des images, des vidéos et des fichiers PDF, en plus des documents contenant uniquement du texte.

BoostHQ est idéal pour les équipes qui gèrent beaucoup de contenu chaque jour, surtout si elles doivent suivre certaines directives pour créer, mettre à jour et peaufiner tout ce contenu. Par exemple, un site Web d'actualités qui gère différents types de contenu, comme des reportages en direct et des articles à feuilles persistantes, pourrait utiliser BoostHQ pour gérer les meilleures pratiques et les livres de style.

Prix ​​BoostHQ

BoostHQ est coûteux, mais au lieu de payer par utilisateur et par mois, vous payez un seul frais. Le forfait Starter est de 299 $ par mois pour un maximum de 100 utilisateurs et 100 Go de stockage. Le plan avancé est de 499 $ par mois pour un maximum de 250 utilisateurs et 250 Go de stockage. Le forfait Premium est de 699 $ par mois pour un maximum de 500 utilisateurs et 500 Go de stockage. Vous pouvez économiser de l'argent en payant annuellement au lieu de mensuellement. Si vous avez besoin de plus de sièges ou d'espace de stockage, vous pouvez les contacter pour discuter d'un plan personnalisé.

Boîte

Box est une plate-forme de collaboration de contenu basée sur le cloud qui permet à votre équipe de modifier et de sécuriser des fichiers. Vous pouvez également inviter d'autres personnes à rejoindre une conversation ou à modifier des fichiers. De plus, vous contrôlez qui peut afficher, partager, modifier et télécharger des fichiers.

Avec l'outil de notes Box, vous pouvez également collaborer sur le contenu principal. La fonction de prise de notes vous permet de créer et de modifier des notes, d'ajouter une mise en forme et de les commenter. Ainsi, si vous et votre équipe souhaitez discuter d'un contenu sans faire de commentaires ou de modifications directement dessus, vous pouvez utiliser des notes pour avoir une conversation parallèle ou essayer une idée.

Box a été conçu pour les entreprises du secteur informatique, mais il peut être utilisé efficacement par toutes sortes d'équipes qui ont besoin de collaborer. C'est particulièrement utile pour toute entreprise qui a besoin d'avoir des conversations parallèles et qui ne veut pas utiliser un autre outil uniquement pour la communication.

Prix ​​de la boîte

Box propose plusieurs plans classés par type, tels que les plans individuels, commerciaux et d'entreprise. Leur catégorie Plans d'affaires comprend trois options principales. Le plan de démarrage est de 7 $ par utilisateur et par mois, avec un minimum de trois utilisateurs. Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 utilisateurs et vous obtiendrez 100 Go de stockage. Cependant, chaque téléchargement de fichier ne peut faire qu'un maximum de 2 Go. Le plan Business est de 20 $ par utilisateur et par mois, avec un minimum de trois utilisateurs. Vous pouvez ajouter un nombre illimité d'utilisateurs et vous bénéficierez également d'un stockage illimité, mais chaque téléchargement de fichier ne peut pas dépasser 5 Go.

Le plan Business Plus est probablement le meilleur. Il coûte 33 $ par utilisateur et par mois (minimum de trois utilisateurs) et dispose d'un nombre illimité d'utilisateurs et de stockage. Le principal avantage est que vous pouvez ajouter des collaborateurs externes même s'ils n'ont pas de compte payant - un avantage que vous n'obtenez pas avec les autres plans. Les trois plans coûtent moins cher si vous payez annuellement.

Confluence

Stockez toutes sortes de contenus avec Confluence, y compris des documents, des images et des PDF. Vous pouvez suivre les modifications et les versions, et les collaborateurs peuvent laisser des commentaires sur les documents grâce aux commentaires de fichiers et de pages en ligne. Vous pouvez également connecter Confluence à Jira, ce qui est une bonne nouvelle pour les équipes de développement. L'intégration des deux outils permet une liaison automatique, une création rapide de problèmes et des rapports détaillés. Bien que Confluence puisse être utilisé pour collaborer sur tout type de document, il convient mieux au contenu interne, comme les annonces, les notes de réunion et les plans de projet.

Confluence peut vraiment être utilisé par à peu près n'importe quelle entreprise, quelle que soit sa taille, mais avec l'intégration de Jira, les développeurs peuvent la trouver particulièrement utile. Comme il est agile, il est idéal pour les équipes qui doivent prendre des décisions rapides et qui réagissent souvent aux changements.

Tarification Confluence

Confluence est gratuit jusqu'à 10 utilisateurs. Le forfait Standard coûte 5 $ par utilisateur et par mois et vous permet d'ajouter jusqu'à 5 000 utilisateurs. Cependant, ce plan manque également de nombreuses fonctionnalités indispensables, telles que l'analyse et la définition de certaines autorisations. Si vous voulez la liste complète des fonctionnalités, vous devrez souscrire au forfait Premium, qui coûte 10 $ par utilisateur et par mois pour un maximum de 5 000 utilisateurs.

Entreprise Dropbox

De nombreuses entreprises et professionnels utilisent Dropbox pour le stockage et le partage de fichiers, mais le fait que vous puissiez l'utiliser pour la collaboration de contenu est moins connu. De plus, en plus de stocker des fichiers Dropbox, vous pouvez également utiliser Dropbox Business pour organiser et partager vos fichiers Google et Microsoft. Après avoir envoyé des liens partagés afin que tout le monde puisse accéder à un fichier, vous pouvez recueillir des commentaires et les modifier ensemble. Il existe également un badge qui vous indiquera si quelqu'un d'autre modifie un fichier partagé, et le fichier se verrouillera afin que les personnes ne puissent pas apporter de modifications simultanément.

Dropbox peut être un peu compliqué à utiliser, mais c'est un bon ajout à vos outils de travail déjà existants. Il ne remplace peut-être pas Google Drive ou Microsoft OneDrive, mais si vous avez besoin d'un emplacement central pour tous vos documents, pensez à Dropbox. Il s'intègre également à des outils de communication comme Slack.

Tarification commerciale de Dropbox

Dropbox Business propose deux plans principaux. Le forfait Standard coûte 15 $ par utilisateur et par mois, nécessite un minimum de trois utilisateurs et comprend 5 To de stockage. Le plan Advanced coûte 25 $ par utilisateur et par mois, nécessite un minimum de trois utilisateurs et offre un espace illimité. Vous pouvez économiser un peu si vous optez pour un forfait annuel au lieu d'un forfait mensuel. Si vous avez besoin d'un plan plus grand et plus personnalisé, vous pouvez les contacter.

Google Drive

Bien que vous connaissiez peut-être déjà Google Drive, nous ne pouvions pas le laisser de côté. Google Drive offre un stockage en nuage pour toutes sortes de fichiers, y compris des documents, des supports et des feuilles de calcul. Vous pouvez définir des contrôles d'accès pour les documents afin de déterminer qui peut les afficher, les télécharger et les modifier. Les collaborateurs peuvent apporter des modifications, suggérer des modifications (qui doivent ensuite être approuvées) et laisser des commentaires. Lorsque vous commentez, vous pouvez taguer un utilisateur afin qu'il reçoive une alerte. Drive dispose également d'un historique automatique des versions et vous avez également la possibilité de nommer des versions spécifiques pour les rendre plus faciles à trouver.

Si vous avez beaucoup de documents texte ou de feuilles de calcul sur lesquels collaborer avec votre équipe ou vos clients, Google Drive est une excellente option. Il s'intègre également à de nombreux outils professionnels que vous utilisez peut-être déjà, comme Asana, ce qui en fait un ajout facile à votre flux de travail.

Tarification de Google Drive

Les comptes Google sont livrés avec 15 Go de stockage gratuit, mais vous voudrez mettre à niveau si vous partagez du contenu avec votre équipe. Après cela, la tarification est principalement basée sur l'espace (vous pouvez partager des liens vers des documents et des fichiers avec n'importe qui). Bien qu'il existe des forfaits moins chers, les entreprises peuvent opter pour le forfait 2 To, qui ne coûte que 99,99 $ par an. Si vous pensez avoir besoin de plus d'espace, le forfait 10 To coûte 99,99 $ par mois.

Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive est plus ou moins leur version de Google Drive. Il fait partie de Microsoft 365 et ses fonctionnalités de collaboration de contenu permettent à votre équipe de co-créer des documents Office. Vous pouvez même apporter des modifications hors ligne et les modifications seront téléchargées la prochaine fois que vous vous connecterez. (Cette fonctionnalité est cependant délicate si plusieurs personnes effectuent des modifications hors connexion. Vous pouvez tester la manière dont les modifications sont appliquées lorsque vous êtes de nouveau en ligne.) Pour contrôler qui peut accéder à votre contenu, vous pouvez définir des autorisations personnalisées et de groupe. De plus, vous pouvez demander aux utilisateurs de réinitialiser leurs mots de passe après un certain nombre de jours.

OneDrive peut être utilisé par les entreprises, quels que soient leurs besoins en matière de partage de fichiers. Il existe des plans pour les entreprises qui ont juste besoin de capacités de stockage et de partage, et il existe également des plans pour les entreprises qui ont besoin d'autres services Office et de messagerie électronique.

Tarification de Microsoft OneDrive Entreprise

Les plans commerciaux de OneDrive commencent à 5 $ par utilisateur et par mois. C'est le plan à opter si vous n'avez besoin que de stockage et de partage. Le prochain plan est de 10 $ par utilisateur et par mois, et il comprend des fonctionnalités de conformité et de sécurité. Si vous avez besoin de toutes les offres de Microsoft 365, y compris toutes les applications et tous les services, vous voudrez le forfait Standard pour 12,50 $ par utilisateur et par mois. Les trois plans nécessitent un engagement annuel.

Réflexions finales sur les plateformes de collaboration de contenu

Pratiquement toutes les plateformes de collaboration de contenu disposent d'un stockage en nuage, d'un historique des versions et d'une capacité de commentaire. Les principales différences concernent le prix, les minimums et les maximums d'utilisateurs et les fonctionnalités supplémentaires qui vont au-delà du partage et de la collaboration de base. La plate-forme que vous choisirez dépendra de votre budget, de la taille de votre équipe, de vos besoins en matière de sécurité et si vous avez besoin ou non d'autres outils de gestion de projet et d'automatisation du marketing. Faites-vous une idée de ce dont vous avez besoin à partir d'une plate-forme de collaboration de contenu, puis trouvez-en une qui comble les lacunes.

Vous souhaitez intégrer le contenu généré par les utilisateurs à votre stratégie de contenu habituelle ? Voici comment en tirer parti.

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