7 Platform Kolaborasi Konten Teratas untuk Bisnis Anda

Bisnis dari semua ukuran menghasilkan konten setiap hari. Ketika datang ke platform kolaborasi konten untuk bisnis, Anda pernah mendengar tentang tersangka yang biasa seperti Dropbox dan Google Drive. Banyak lagi yang ada, beberapa bahkan berintegrasi dengan alat konten Anda yang lain , serta sejumlah alat bisnis.

Pemirsa haus akan konten, dan merek bekerja keras untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Ada semua jenis konten yang mungkin diproduksi oleh bisnis Anda:

• Materi promosi silang
• Editorial
• Infografis
• logo
• Rencana dan proposal
• Podcast
• Dek penjualan
• Gambar dan video media sosial
• Materi pelatihan

Di mana Anda dapat menyimpan, mengakses, memperbarui, dan mengelola semua konten ini? Dan kecuali Anda bekerja dalam satu tim, apa cara paling efisien bagi Anda dan tim atau klien Anda untuk berkolaborasi dalam sebuah proyek? Platform kolaborasi konten adalah solusi populer, mulai dari yang memiliki fitur terbatas dan terfokus hingga alat skala penuh yang dapat menjalankan hampir setiap bagian dari bisnis Anda. Secara keseluruhan, platform berikut akan membuat proses konten Anda lebih efisien.

Bitrix24

Bitrix24 dirancang seperti platform jejaring sosial, seperti Slack yang ditingkatkan. Pengguna membuat profil dan dapat mengirim pesan instan satu sama lain. Ada aliran aktivitas, dan Anda dapat berbagi dan menyukai pembaruan. Tim juga dapat berbagi konten dan mengomentari postingan.

Berbagi dan kolaborasi dokumen hanyalah sebagian dari apa yang ditawarkan Bitrix24. Ini juga memiliki alat untuk:

• CRM
• Tangkapan timah
• Otomatisasi email
• Tugas dan manajemen proyek
• Manajemen alur kerja
• Pelacakan waktu

Bitrix24 adalah yang terbaik jika Anda memerlukan alat kolaborasi konten — dan hampir semua hal lainnya — untuk membuat tim dan proyek Anda berjalan. Ini juga bagus untuk tim jarak jauh, baik mereka memiliki banyak konten untuk dikolaborasikan atau tidak (meskipun setiap perusahaan memiliki beberapa jenis konten untuk dikelola). Jika Anda belum menggunakan alat komunikasi atau kolaborasi apa pun, Anda mungkin ingin memulai dengan Bitrix24 untuk melihat apakah itu memenuhi kebutuhan Anda sebelum menambahkan alat lain ke dalam campuran.

Harga Bitrix24

Ada dua rencana bisnis yang bisa dipilih. Paket Standar adalah $99 per bulan untuk 50 pengguna dan dilengkapi dengan penyimpanan 100GB. Paket Profesional adalah $ 199 per bulan untuk pengguna tidak terbatas dan dilengkapi dengan penyimpanan tidak terbatas. Ada banyak fitur yang ditawarkan kedua paket, tetapi paket Standar terbatas di beberapa area — ada alat perbandingan mendalam di situs web mereka yang akan membantu Anda memutuskan paket mana yang terbaik untuk perusahaan Anda saat ini.

MeningkatkanHQ

Atur semua konten dan pengetahuan internal perusahaan Anda dengan BoostHQ. Untuk membuat konten Anda dapat dicari dan mudah diambil, tetapkan grup, kategori, dan tag. Dengan analitik BoostHQ, Anda juga dapat melihat konten mana yang paling populer dan anggota mana yang paling aktif.

Fitur diskusi karyawan memungkinkan semua orang berbagi pemikiran dan pengalaman mereka, yang kemudian dapat Anda integrasikan ke dalam basis pengetahuan internal, alur kerja, dll. Pada akhirnya, Anda dapat membuat dan memperbarui perpustakaan sumber daya terpusat secara teratur yang dapat diakses oleh semua orang. Ini juga dapat mencakup media kaya, seperti gambar, video, dan PDF, selain dokumen teks saja.

BoostHQ adalah yang terbaik untuk tim yang menangani banyak konten setiap hari, terutama jika mereka harus mengikuti panduan tertentu untuk membuat, memperbarui, dan memoles semua konten itu. Misalnya, situs web berita yang menangani berbagai jenis konten, seperti pelaporan langsung dan artikel yang selalu hijau, dapat menggunakan BoostHQ untuk mengelola praktik terbaik dan buku gaya.

Harga BoostHQ

BoostHQ mahal, tetapi alih-alih membayar per pengguna per bulan, Anda membayar satu biaya. Paket Pemula adalah $299 per bulan untuk hingga 100 pengguna dan penyimpanan 100GB. Paket Lanjutan adalah $499 per bulan untuk hingga 250 pengguna dan penyimpanan 250GB. Paket Premium adalah $699 per bulan untuk hingga 500 pengguna dan penyimpanan 500GB. Anda dapat menghemat uang dengan membayar setiap tahun, bukan bulanan. Jika Anda membutuhkan lebih banyak tempat duduk atau penyimpanan, Anda dapat menghubungi mereka untuk mendiskusikan paket khusus.

Kotak

Box adalah platform kolaborasi konten berbasis cloud yang memungkinkan tim Anda mengedit dan mengamankan file. Anda juga dapat mengundang orang lain untuk bergabung dalam percakapan atau mengedit file. Plus, Anda memiliki kendali atas siapa yang dapat melihat, berbagi, mengedit, dan mengunggah file.

Dengan alat Catatan kotak, Anda juga dapat berkolaborasi dari konten utama. Fitur pencatat memungkinkan Anda membuat dan mengedit catatan, menambahkan pemformatan, dan mengomentarinya. Jadi, jika Anda dan tim Anda ingin mendiskusikan suatu konten tanpa membuat komentar atau perubahan secara langsung, Anda dapat menggunakan catatan untuk melakukan percakapan sampingan atau mencoba sebuah ide.

Box dirancang untuk bisnis di industri TI, tetapi dapat digunakan secara efektif oleh semua jenis tim yang perlu berkolaborasi. Ini sangat membantu untuk perusahaan mana pun yang perlu melakukan percakapan sampingan dan tidak ingin menggunakan alat lain hanya untuk komunikasi.

Harga Kotak

Box memiliki beberapa paket yang dipecah berdasarkan jenisnya, seperti paket individu, bisnis, dan perusahaan. Kategori Rencana Bisnis mereka mencakup tiga opsi utama. Paket Pemula adalah $7 per pengguna per bulan, dengan persyaratan minimum tiga pengguna. Anda dapat menambahkan hingga 10 pengguna dan Anda akan mendapatkan penyimpanan 100GB. Setiap unggahan file hanya bisa maksimal 2GB. Paket Bisnis adalah $20 per pengguna per bulan, dengan minimal tiga pengguna. Anda dapat menambahkan jumlah pengguna yang tidak terbatas dan Anda juga akan mendapatkan penyimpanan tidak terbatas – tetapi setiap unggahan file hanya dapat maksimal 5GB.

Paket Business Plus mungkin adalah yang terbaik untuk digunakan. Biayanya $33 per pengguna per bulan (minimal tiga pengguna) dan memiliki pengguna dan penyimpanan tak terbatas. Manfaat utamanya adalah Anda dapat menambahkan kolaborator eksternal meskipun mereka tidak memiliki akun berbayar – keuntungan yang tidak Anda dapatkan dengan paket lainnya. Ketiga paket tersebut lebih murah jika Anda membayar setiap tahun.

Pertemuan

Simpan semua jenis konten dengan Confluence, termasuk dokumen, gambar, dan PDF. Anda dapat melacak perubahan dan versi, dan kolaborator dapat meninggalkan umpan balik pada dokumen berkat file sebaris dan komentar halaman. Anda juga dapat menghubungkan Confluence ke Jira, yang merupakan kabar baik bagi tim pengembangan. Mengintegrasikan kedua alat ini memungkinkan penautan otomatis, pembuatan masalah cepat, dan laporan terperinci. Meskipun Confluence dapat digunakan untuk berkolaborasi pada semua jenis dokumen, Confluence paling cocok untuk konten internal, seperti pengumuman, catatan rapat, dan rencana proyek.

Confluence benar-benar dapat digunakan oleh hampir semua bisnis dengan ukuran berapa pun, tetapi dengan integrasi Jira, pengembang mungkin merasa sangat berguna. Karena gesit, ini ideal untuk tim yang harus membuat keputusan cepat dan yang sering merespons perubahan.

Harga Pertemuan

Confluence gratis untuk maksimal 10 pengguna. Paket Standar adalah $5 per pengguna per bulan dan memungkinkan Anda menambahkan hingga 5.000 pengguna. Paket itu juga tidak memiliki banyak fitur yang harus dimiliki, seperti analitik dan pengaturan izin tertentu. Jika Anda menginginkan daftar fitur lengkap, Anda harus mendapatkan paket Premium, yaitu $10 per pengguna per bulan hingga 5.000 pengguna.

Dropbox Bisnis

Banyak bisnis dan profesional menggunakan Dropbox untuk menyimpan dan berbagi file, tetapi fakta bahwa Anda dapat menggunakannya untuk kolaborasi konten kurang diketahui. Selain itu, selain menyimpan file Dropbox, Anda juga dapat menggunakan Dropbox Business untuk mengatur dan membagikan file Google dan Microsoft Anda. Setelah mengirim tautan bersama sehingga semua orang dapat mengakses file, Anda dapat mengumpulkan umpan balik dan mengedit bersama. Ada juga lencana yang akan memberi tahu Anda jika orang lain sedang mengedit file bersama, dan file tersebut akan dikunci sehingga orang tidak dapat membuat perubahan secara bersamaan.

Dropbox mungkin sedikit kikuk untuk digunakan, tetapi ini adalah tambahan yang bagus untuk alat kerja Anda yang sudah ada. Ini mungkin bukan pengganti Google Drive atau Microsoft OneDrive, tetapi jika Anda memerlukan lokasi terpusat untuk semua dokumen Anda, pertimbangkan Dropbox. Itu juga terintegrasi dengan alat komunikasi seperti Slack.

Harga Dropbox Business

Dropbox Business memiliki dua paket utama. Paket Standar adalah $15 per pengguna per bulan, memiliki persyaratan minimum tiga pengguna dan termasuk penyimpanan 5TB. Paket Lanjutan adalah $25 per pengguna per bulan, memiliki persyaratan minimum tiga pengguna dan menawarkan ruang tak terbatas. Anda dapat menghemat sedikit jika Anda memilih paket tahunan, bukan bulanan. Jika Anda membutuhkan paket yang lebih besar dan lebih disesuaikan, Anda dapat menghubungi mereka.

google Drive

Meskipun Anda mungkin sudah terbiasa dengan Google Drive, kami tidak dapat mengabaikannya dari daftar ini. Google Drive menawarkan penyimpanan cloud untuk semua jenis file, termasuk dokumen, media, dan spreadsheet. Anda dapat mengatur kontrol akses untuk dokumen untuk menentukan siapa yang dapat melihat, mengunduh, dan mengeditnya. Kolaborator dapat membuat perubahan, menyarankan perubahan (yang kemudian harus disetujui) dan memberikan komentar. Saat berkomentar, Anda dapat menandai pengguna sehingga mereka mendapat peringatan. Drive juga memiliki riwayat versi otomatis, dan Anda juga memiliki opsi untuk menamai versi tertentu agar lebih mudah ditemukan.

Jika Anda memiliki banyak dokumen teks atau spreadsheet untuk berkolaborasi dengan tim atau klien Anda, Google Drive adalah pilihan yang bagus. Ini juga terintegrasi dengan banyak alat bisnis yang mungkin sudah Anda gunakan, seperti Asana, menjadikannya tambahan yang mudah untuk alur kerja Anda.

Harga Google Drive

Akun Google hadir dengan penyimpanan gratis sebesar 15 GB, tetapi Anda dapat meningkatkan versi jika Anda akan berbagi konten dengan tim Anda. Setelah itu, harga sebagian besar didasarkan pada ruang (Anda dapat berbagi tautan ke dokumen dan file dengan siapa pun). Meskipun ada paket yang lebih murah, bisnis mungkin ingin memilih paket 2TB, yang hanya $99,99 per tahun. Jika Anda merasa membutuhkan lebih banyak ruang, paket 10TB adalah $99,99 per bulan.

Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive adalah versi Google Drive mereka, kurang lebih. Ini adalah bagian dari Microsoft 365, dan fitur kolaborasi kontennya memungkinkan tim Anda menulis bersama dokumen Office. Anda bahkan dapat mengedit secara offline, dan perubahan akan diunggah saat berikutnya Anda terhubung. (Namun, fitur ini rumit jika beberapa orang membuat perubahan offline. Anda mungkin ingin menguji bagaimana perubahan diterapkan saat kembali online.) Untuk mengontrol siapa yang dapat mengakses konten Anda, Anda dapat mengatur izin khusus dan grup. Selanjutnya, Anda dapat meminta pengguna untuk mengatur ulang kata sandi mereka setelah beberapa hari.

OneDrive dapat digunakan oleh bisnis apa pun kebutuhan berbagi file mereka. Ada paket untuk bisnis yang hanya membutuhkan kemampuan penyimpanan dan berbagi, dan ada juga paket untuk perusahaan yang membutuhkan layanan dan email Office lainnya.

Harga Microsoft OneDrive for Business

Paket bisnis OneDrive dimulai dengan $5 per pengguna per bulan. Ini adalah paket untuk dipilih jika yang Anda butuhkan hanyalah penyimpanan dan berbagi. Paket berikutnya adalah $10 per pengguna per bulan, dan dilengkapi dengan fitur kepatuhan dan keamanan. Jika Anda memerlukan semua yang ditawarkan Microsoft 365, termasuk semua aplikasi dan layanan, Anda akan menginginkan paket Standar seharga $12,50 per pengguna per bulan. Ketiga rencana tersebut membutuhkan komitmen tahunan.

Pemikiran Akhir Tentang Platform Kolaborasi Konten

Hampir setiap platform kolaborasi konten di luar sana memiliki penyimpanan cloud, riwayat versi, dan kemampuan berkomentar. Perbedaan utama adalah dalam hal harga, minimum dan maksimum pengguna, dan fitur tambahan yang melampaui dan melampaui berbagi dan berkolaborasi dasar. Platform yang Anda pilih akan bergantung pada anggaran Anda, ukuran tim Anda, kebutuhan keamanan Anda, dan apakah Anda memerlukan alat manajemen proyek dan otomatisasi pemasaran lainnya atau tidak. Bentuk gagasan tentang apa yang Anda butuhkan dari platform kolaborasi konten dan kemudian temukan yang mengisi kekosongan.

Ingin menjadikan konten buatan pengguna sebagai bagian dari strategi konten reguler Anda? Berikut cara memanfaatkannya.

Gambar Unggulan melalui GoodStudio / shutterstock.com