Microsoft To Do: Tinjauan & Tinjauan Dasar

Untuk waktu yang lama, Wunderlist adalah aplikasi yang harus dilakukan secara de facto bagi banyak penggemar produktivitas. Sejak Microsoft membeli aplikasi, sayangnya telah dihentikan. Saat ini, fitur terbaiknya hidup di Microsoft To Do, yang menambahkan banyak fungsi barunya sendiri.

Pada artikel ini, kita akan berbicara tentang bagaimana Wunderlist menjadi Microsoft To Do. Kemudian kami akan menunjukkan cara kerja aplikasi produktivitas "baru".

Mari kita lakukan!

Sejarah Microsoft To Do

Seperti yang dilakukan banyak proyek Microsoft, To Do dimulai dengan akuisisi. Pada 2015, Microsoft membeli pengembang di belakang Wunderlist dengan jumlah yang tidak diungkapkan antara $100–200 juta.

Pada saat itu, Wunderlist telah ada selama sekitar empat tahun dan merupakan salah satu aplikasi to-do paling halus dan populer di pasar:

Selama beberapa tahun, Microsoft mempertahankan Wunderlist, mendorong pembaruan dan mempertahankan layanan. Secara bersamaan, ia memulai pengembangan pada platform tugas sendiri sekitar tahun 2017.

Sekitar lima tahun setelah penjualan awalnya, Wunderlist akhirnya ditutup untuk selamanya pada 6 Mei 2020. Jika Anda masih menggunakan aplikasi ini, daftar tugas Anda tidak akan disinkronkan lagi.

Untungnya, tidak ada kekurangan aplikasi yang harus dilakukan untuk dipilih jika Anda mencari pengganti, termasuk Microsoft To Do. Selama pengembangannya, Microsoft secara aktif berusaha membuat aplikasi tersebut terasa seperti Wunderlist untuk menarik penggunanya agar beralih:

Saat ini, Microsoft To Do sama sempurnanya dengan Wunderlist, dan menyertakan banyak fitur baru yang dapat lebih merampingkan produktivitas dan manajemen proyek Anda.

Bagaimana Microsoft To Do Dapat Membantu Anda Mengelola Hari-hari Anda Lebih Baik (Dalam 5 Langkah)

Microsoft To Do tersedia di Android, iOS, macOS, dan Windows. Satu-satunya hal yang Anda perlukan untuk menggunakan platform ini adalah akun Microsoft. Untuk tutorial ini, kita akan menggunakan versi desktop.

Langkah 1: Tambahkan Tugas ke Hari Anda

Segera setelah Anda masuk ke To Do, platform akan menampilkan semua tugas yang Anda miliki di perencana Anda. Agar segala sesuatunya teratur, To Do menyertakan lima daftar default, yang mencakup Hari Saya , Penting , Direncanakan , Ditugaskan kepada Anda , dan Tugas :

Ada banyak tumpang tindih antara daftar ini, jadi mari kita mulai dengan Tasks . Di sini, Anda akan melihat semua hal yang harus dilakukan dalam daftar Anda, apakah itu tujuan jangka panjang atau jangka pendek. Untuk menambahkan item ke daftar, klik Tambahkan tugas dan masukkan nama untuk itu.

Katakanlah, misalnya, Anda ingin menjadwalkan rapat Zoom besok:

Jika Anda mengklik tugas, Anda dapat menambahkan detailnya. Opsi termasuk memecah tugas menjadi beberapa langkah, mengatur pengingat, menentukan tanggal jatuh tempo, membuat catatan, dan melampirkan file.

Untuk contoh rapat Zoom kami, kami akan menambahkan tanggal jatuh tempo "Besok" ke tugas:

Memecah tugas menjadi beberapa langkah dapat membantu Anda memastikan tanggung jawab Anda diselesaikan sepenuhnya. Langkah pertama dalam contoh kami adalah menjadwalkan panggilan di Zoom, diikuti dengan membagikan tautannya dengan semua peserta:

Karena langkah-langkah tersebut jatuh tempo hari ini, Anda juga dapat menambahkan tugas ke daftar Hari Saya :

Sesuai namanya, daftar Hari Saya membantu Anda melacak hal-hal yang harus Anda lakukan pada tanggal tertentu. Setelah selesai dengan tugas, Anda dapat mengeklik lingkaran di samping namanya untuk menandainya sebagai selesai:

Anda mungkin akan menghabiskan banyak waktu untuk beralih di antara daftar Tugas dan Hari Saya untuk mengelola semua yang perlu Anda lakukan. Jika Anda ingin menjadwalkan tugas jauh sebelumnya, Anda juga dapat menggunakan daftar Rencana untuk membantu Anda melacak tanggung jawab yang tidak perlu Anda khawatirkan untuk sementara waktu.

Namun, itu hanya daftar dasar yang harus dilakukan Microsoft di luar kotak. Jika Anda ingin mengatur pekerjaan Anda lebih jauh, mungkin akan membantu jika Anda membuat karya Anda sendiri.

Langkah 2: Siapkan Daftar dan Grup yang Harus Dilakukan Baru

Dengan Microsoft To Do, Anda dapat menyiapkan daftar sebanyak yang Anda inginkan. Misalnya, Anda mungkin ingin menggunakan To Do untuk membantu Anda mengelola beban kerja di pekerjaan Anda serta tugas-tugas yang perlu diselesaikan di sekitar rumah Anda.

Dalam hal ini, merupakan ide cerdas untuk juga menyiapkan daftar hanya untuk tugas-tugas pribadi. Dengan begitu, Anda dapat tetap mengetahui semua aspek kalender Anda menggunakan satu platform.

Untuk membuat daftar, klik opsi Daftar Baru di bawah Tugas dan masukkan nama untuk itu, seperti Tugas Pribadi :

Jika Anda perhatikan lebih dekat, ada tombol tepat di sebelah opsi untuk membuat daftar baru, yang memungkinkan Anda mengatur grup. Anda dapat menggunakan grup untuk mengatur daftar lebih lanjut. Fitur ini sangat ideal jika Anda menyulap beberapa proyek sekaligus, seperti dalam contoh ini:

Saat Anda mengatur aplikasi dengan cara ini, Anda dapat melihat proyek Anda dari tiga sudut yang berbeda. Grup akan memberi Anda gambaran besar tentang apa yang perlu diselesaikan, daftar spesifik akan membantu Anda melacak setiap langkah yang perlu Anda selesaikan, dan daftar Hari Saya akan menunjukkan item paling mendesak dalam agenda Anda.

Langkah 3: Selesaikan Tugas Terpenting Anda Terlebih Dahulu

Pada tahap ini, pada dasarnya Anda mengetahui semua yang Anda butuhkan untuk mulai menggunakan To Do. Namun, ada beberapa fitur tambahan yang tidak boleh Anda lewatkan. Salah satunya adalah menandai tugas-tugas penting sebagai "penting" sehingga mereka muncul di daftar yang sesuai:

Anda dapat menambahkan tugas langsung ke daftar Penting . Atau, Anda dapat mengklik ikon bintang di sebelah tugas apa pun di daftar lain untuk menambahkannya ke tugas penting Anda:

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, ada banyak tumpang tindih antara daftar tugas To Do default. Idenya adalah bahwa Anda harus bolak-balik antara daftar sepanjang hari Anda sehingga Anda tidak melewatkan apa pun.

Misalnya, Anda dapat memulai hari Anda dengan meninjau daftar Tugas Anda. Dari sana Anda dapat menambahkan item dengan tanggal jatuh tempo yang akan datang ke Hari Saya , dan menandai apa pun yang penting sebagai penting. Di penghujung hari, semua yang ada di daftar Hari Saya seharusnya sudah lengkap, dan Anda dapat memulai hari berikutnya dengan awal yang bersih.

Langkah 4: Berkolaborasi Dengan Anggota Tim

Salah satu keuntungan utama Wunderlist adalah Anda dapat berbagi daftar dengan pengguna lain dan menyinkronkan tugas. Untungnya, fitur ini dibawa ke Microsoft To Do.

Anda dapat menambahkan pengguna lain ke daftar Anda dengan mengklik kanan namanya dan memilih Bagikan Daftar :

Masukkan alamat email anggota daftar baru Anda dan To Do akan mengirim mereka undangan ke daftar Anda. Anda kemudian akan melihat opsi untuk menetapkan tugas ke daftar anggota saat Anda membuka panel detail:

Tugas yang telah ditetapkan orang lain kepada Anda juga akan muncul di daftar Ditugaskan untuk Anda secara default:

Bagi sebagian orang, fitur ini dapat menjadikan Microsoft To Do sebagai alternatif yang layak untuk aplikasi manajemen proyek seperti Trello atau Asana.

Langkah 5: Manfaatkan Integrasi Aplikasi

Mungkin keuntungan utama To Do over Wunderlist adalah terintegrasi secara mulus dengan beberapa alat Microsoft lainnya. Ini termasuk Outlook, Cortana, Flow, dan Planner.

Misalnya, jika Anda masuk ke Outlook menggunakan akun yang sama yang Anda gunakan untuk Microsoft To Do, Anda akan dapat meninjau tugas Anda dari dalam klien email Anda:

Meskipun ada banyak sinergi dengan alat lain jika Anda berada jauh di dalam ekosistem Microsoft, To Do bekerja dengan cukup baik dengan sendirinya. Jika Anda menggunakan klien email atau aplikasi manajemen proyek lainnya, To Do tetap dapat membantu Anda meningkatkan alur kerja. Selain itu, cukup mudah untuk mengambilnya.

Kesimpulan

Terlepas dari kontroversi seputar akuisisi Wunderlist, Microsoft berhasil membangun platform To Do menjadi solusi manajemen proyek yang kuat. Dengan To Do, Anda mendapatkan pengatur yang mudah digunakan yang memungkinkan Anda melacak tugas-tugas kecil seperti mengambil susu serta mengelola proyek pengembangan yang kompleks.

Microsoft To Do cukup mudah dipelajari, dan mengelola proyek dengan itu bermuara pada lima langkah:

1. Tambahkan tugas ke hari-hari Anda.
2. Siapkan daftar tugas baru.
3. Selesaikan tugas terpenting Anda terlebih dahulu.
4. Berkolaborasi dengan anggota tim.
5. Manfaatkan integrasi aplikasi.

Apa satu fitur yang Anda tidak dapat hidup tanpanya dalam perangkat lunak yang harus dilakukan? Bagikan pemikiran Anda dengan kami di bagian komentar di bawah!

Gambar thumbnail artikel oleh Liliia_A / shutterstock.com