Microsoft To Do: una panoramica e una revisione di base

Per molto tempo, Wunderlist è stata di fatto l'app da fare per molti appassionati di produttività. Da quando Microsoft ha acquistato l'app, purtroppo è stata interrotta. In questi giorni, le sue migliori funzionalità vivono in Microsoft To Do, che aggiunge molte nuove funzionalità proprie.

In questo articolo parleremo di come Wunderlist è diventato Microsoft To Do. Quindi ti mostreremo come funziona in azione la "nuova" app per la produttività.

Arriviamo ad esso!

La storia di Microsoft To Do

Come molti progetti Microsoft, To Do è iniziato con un'acquisizione. Nel 2015, Microsoft ha acquistato gli sviluppatori dietro Wunderlist per un importo non divulgato compreso tra $ 100 e 200 milioni.

A quel punto, Wunderlist esisteva da circa quattro anni ed era una delle app da fare più raffinate e popolari sul mercato:

Per un paio d'anni, Microsoft ha mantenuto Wunderlist in giro, rilasciando aggiornamenti e mantenendo il servizio. Allo stesso tempo, ha iniziato lo sviluppo sulla propria piattaforma di attività intorno al 2017.

Circa cinque anni dopo la sua vendita iniziale, Wunderlist ha finalmente chiuso definitivamente il 6 maggio 2020. Se stai ancora utilizzando l'app, le tue liste di cose da fare non si sincronizzeranno più.

Fortunatamente, non mancano le app da fare tra cui scegliere se sei nel mercato per una sostituzione, incluso Microsoft To Do. Durante il suo sviluppo, Microsoft ha cercato attivamente di far sembrare l'app come Wunderlist per invogliare i suoi utenti a effettuare il passaggio:

In questi giorni, Microsoft To Do è raffinato come lo era Wunderlist e include molte nuove funzionalità che possono semplificare ulteriormente la produttività e la gestione dei progetti.

Come Microsoft To Do può aiutarti a gestire meglio le tue giornate (in 5 passaggi)

Microsoft To Do è disponibile su Android, iOS, macOS e Windows. L'unica cosa di cui hai bisogno per utilizzare la piattaforma è un account Microsoft. Per questo tutorial, useremo la versione desktop.

Passaggio 1: aggiungi attività alle tue giornate

Non appena accedi a To Do, la piattaforma visualizzerà tutte le attività che hai nel tuo pianificatore. Per mantenere le cose organizzate, Da fare include cinque elenchi predefiniti, che includono La mia giornata , Importante , Pianificato , Assegnato a te e Attività :

C'è molta sovrapposizione tra questi elenchi, quindi iniziamo con Attività . Qui vedrai tutte le cose da fare nel tuo elenco, che si tratti di obiettivi a lungo termine oa breve termine. Per aggiungere un elemento all'elenco, fai clic su Aggiungi un'attività e inserisci un nome per esso.

Supponiamo, ad esempio, che tu voglia programmare una riunione Zoom domani:

Se fai clic su un'attività, puoi aggiungervi dettagli. Le opzioni includono la suddivisione delle attività in passaggi, l'impostazione di promemoria, la specifica delle date di scadenza, la creazione di note e l'allegato di file.

Per il nostro esempio di riunione Zoom, aggiungeremo una data di scadenza "Domani" all'attività:

Suddividere le attività in fasi può aiutarti a garantire che le tue responsabilità siano completate nella loro massima misura. Il primo passo nel nostro esempio sarebbe pianificare una chiamata in Zoom, seguita dalla condivisione del suo collegamento con tutti i partecipanti:

Poiché questi passaggi sono in scadenza oggi, potresti anche aggiungere l'attività all'elenco La mia giornata :

Come suggerisce il nome, l'elenco La mia giornata ti aiuta a tenere traccia delle cose che devi fare in una data specifica. Quando hai finito con un'attività, puoi fare clic sul cerchio accanto al suo nome per contrassegnarla come completata:

Probabilmente passerai molto tempo a saltare tra le tue attività e gli elenchi La mia giornata per gestire tutto ciò che devi fare. Se ti piace pianificare le attività con largo anticipo, puoi anche utilizzare l'elenco Pianificato per tenere traccia delle responsabilità di cui non devi preoccuparti per un po'.

Tuttavia, questi sono solo gli elenchi di base inclusi in Microsoft To Do. Se vuoi organizzare ulteriormente il tuo lavoro, potrebbe essere utile crearne uno tuo.

Passaggio 2: imposta nuove liste e gruppi di cose da fare

Con Microsoft To Do, puoi impostare tutti gli elenchi che desideri. Ad esempio, potresti voler utilizzare To Do per aiutarti a gestire il carico di lavoro sul lavoro e le attività che devono essere completate in casa.

In tal caso, è un'idea intelligente impostare anche un elenco solo per le attività personali. In questo modo, puoi rimanere aggiornato su tutti gli aspetti del tuo calendario utilizzando un'unica piattaforma.

Per creare un elenco, fai clic sull'opzione Nuovo elenco in Attività e inserisci un nome per esso, ad esempio Attività personali :

Se guardi da vicino, c'è un pulsante proprio accanto all'opzione per creare nuovi elenchi, che ti consente di impostare gruppi. È possibile utilizzare i gruppi per organizzare ulteriormente gli elenchi. Questa funzione è ideale se stai destreggiando più progetti contemporaneamente, come in questo esempio:

Quando imposti l'app in questo modo, puoi guardare i tuoi progetti da tre diverse angolazioni. I gruppi ti forniranno una panoramica generale di ciò che deve essere realizzato, elenchi specifici ti aiuteranno a tenere traccia dei singoli passaggi che devi completare e l'elenco La mia giornata ti mostrerà gli elementi più urgenti della tua agenda.

Passaggio 3: affronta prima i tuoi compiti più importanti

In questa fase, fondamentalmente sai tutto ciò che ti serve per iniziare a utilizzare To Do. Tuttavia, ci sono un paio di funzionalità aggiuntive da non perdere. Uno di questi è contrassegnare le attività critiche come "importanti" in modo che vengano visualizzate nell'elenco corrispondente:

Puoi aggiungere attività direttamente all'elenco Importante . In alternativa, puoi fare clic sull'icona a forma di stella accanto a qualsiasi attività in un altro elenco per aggiungerla alle tue attività critiche:

Come accennato in precedenza, c'è molta sovrapposizione tra gli elenchi di attività da fare predefiniti. L'idea è che dovresti passare da una lista all'altra nel corso della giornata in modo da non perderti nulla.

Ad esempio, puoi iniziare la giornata rivedendo l'elenco delle tue attività . Da lì puoi aggiungere elementi con date di scadenza imminenti a My Day e contrassegnare qualsiasi cosa importante come importante. Entro la fine della giornata, tutto nell'elenco La mia giornata dovrebbe essere completo e puoi iniziare il giorno successivo con una lavagna pulita.

Passaggio 4: collaborare con i membri del team

Uno dei principali vantaggi di Wunderlist era la possibilità di condividere elenchi con altri utenti e sincronizzare le attività. Fortunatamente, questa funzionalità è stata trasferita in Microsoft To Do.

Puoi aggiungere altri utenti al tuo elenco facendo clic con il pulsante destro del mouse sul suo nome e selezionando Condividi elenco :

Inserisci l'indirizzo email del tuo nuovo membro della lista e To Do invierà loro un invito alla tua lista. Vedrai quindi l'opzione per assegnare attività ai membri dell'elenco quando apri il pannello dei dettagli:

Le attività che altri ti hanno assegnato appariranno anche nell'elenco predefinito Assegnato a te :

Per alcuni, questa funzionalità potrebbe rendere Microsoft To Do una valida alternativa alle app di gestione dei progetti come Trello o Asana.

Passaggio 5: approfitta delle integrazioni delle app

Forse il vantaggio principale di To Do su Wunderlist è che si integra perfettamente con molti altri strumenti Microsoft. Questi includono Outlook, Cortana, Flow e Planner.

Ad esempio, se accedi a Outlook utilizzando lo stesso account che usi per Microsoft To Do, potrai rivedere le tue attività dal tuo client di posta elettronica:

Sebbene ci sia molta sinergia con altri strumenti se sei all'interno dell'ecosistema Microsoft, To Do funziona abbastanza bene da solo. Se utilizzi altri client di posta elettronica o app di gestione dei progetti, To Do può comunque aiutarti a migliorare il tuo flusso di lavoro. Inoltre, è abbastanza facile da raccogliere.

Conclusione

Nonostante le controversie sull'acquisizione di Wunderlist, Microsoft è riuscita a trasformare la sua piattaforma To Do in una potente soluzione di gestione dei progetti. Con To Do, ottieni un organizzatore facile da usare che ti consente di tenere traccia di piccole attività come raccogliere il latte e gestire progetti di sviluppo complessi.

Microsoft To Do è abbastanza facile da imparare e la gestione di un progetto con esso si riduce a cinque passaggi:

1. Aggiungi compiti alle tue giornate.
2. Imposta nuove liste di cose da fare.
3. Affronta prima i tuoi compiti più importanti.
4. Collabora con i membri del team.
5. Approfitta delle integrazioni delle app.

Qual è l'unica caratteristica di cui non puoi fare a meno nel software da fare? Condividi i tuoi pensieri con noi nella sezione commenti qui sotto!

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