Comment obtenir du contenu de site Web auprès des clients : 7 conseils pour le rendre plus facile

Vous vous demandez comment obtenir le contenu du site Web des clients ? Vous le voudriez en temps opportun, et vous le préféreriez d'une manière transparente, qui s'aligne avec la voix et la mission que le client veut projeter. Mais vous seriez heureux d'avoir le contenu du site Web des clients à n'importe quel niveau ou taux.

Et vous n'êtes pas seul. Obtenir le contenu du site Web des clients est l'un des principaux problèmes auxquels la plupart des concepteurs et développeurs de sites Web se battent régulièrement.

Et l'histoire est souvent la même :

Vous amenez un nouveau client à bord et avez une première réunion productive. Le projet correspond parfaitement à vos compétences et votre client pense que votre portefeuille correspond à ce qu'il recherche.

Après la réunion, vous commencez à travailler sur le projet. Tout semble fonctionner correctement jusqu'à ce que vous soyez prêt à ajouter du texte à la page d'accueil et aux pages de vente du client. À ce stade, vous vous rendez compte que vous n'avez rien reçu du client.

Vous envoyez un message pour leur rappeler, et ils répondent qu'ils y arriveront la semaine prochaine. La semaine prochaine arrive, et vous n'avez toujours rien reçu. Vous envoyez un autre message, en essayant d'obtenir le contenu sans être trop arrogant.

Quelques jours plus tard, votre client répond avec une pièce jointe aléatoire d'un dépliant de l'entreprise. Ils vous disent d'utiliser le texte qu'ils ont mis en évidence de la meilleure façon qui vous convient. Le problème est que ce qu'ils vous ont envoyé ne fonctionnera pas car il est hors contexte et obsolète.

Avant que vous ne vous en rendiez compte, un mois s'est écoulé avec des échanges d'e-mails qui ne font pas avancer le projet. À ce stade, votre enthousiasme pour le projet a disparu et vous voulez juste le faire et repartir à zéro avec un nouveau client.

Cette situation est extrêmement frustrante pour les concepteurs et développeurs Web (sans parler des clients). Et c'est trop courant.

Dans cet article, nous allons déballer ce problème et vous donner sept stratégies pour obtenir le contenu du site Web des clients sans difficulté.

Quel est le problème avec l'obtention du contenu du site Web des clients ?

Avez-vous entendu le dicton : si vous ne savez pas par où commencer, vous ne commencerez pas ?

N'ayez crainte, je viens de l'inventer. Mais c'est vrai pour beaucoup de vos clients. Ils n'ont pas écrit le contenu demandé car ils ne savent pas par où commencer.

Le manque de contenu de la part des clients ne se limite pas à vous ennuyer.

Essayez de ne pas faire l'erreur de penser que vos clients ne respectent pas les délais ou pensent que votre temps est précieux. Encore plus, ne présumez pas qu'ils retardent le contenu pour allonger le processus de développement et retarder les paiements.

La plupart du temps, les raisons pour lesquelles les clients ne livrent pas le contenu à temps n'ont rien à voir avec ce genre de raisons.

Peut-être que votre client n'est tout simplement pas un grand écrivain ou ne sait pas comment produire une rédaction efficace. Ou peut-être ne comprennent-ils pas pleinement à quel point leur contenu est important pour leur projet de site Web.

Peut-être que le client n'a pas une compréhension complète de la façon dont le contenu demandé sera utilisé, ou qu'il pense que ce qu'il a écrit n'est pas très bon. Il est également possible qu'ils attendent que quelqu'un rédige le contenu pour eux et que cette personne n'ait pas remis la copie.

Quelle que soit la véritable raison, il est important d'identifier avec précision pourquoi le contenu a été retardé. Sans connaître les faits réels, il est impossible d'aborder la situation de manière efficace.

Un contrat vous aidera-t-il ?

Un contrat rédigé de manière professionnelle aidera toujours à clarifier les attentes des deux parties. Dans le contrat, précisez :

• Les types spécifiques de contenu que le client devra produire
• Des délais clairs pour la livraison de contenu
• Le format dans lequel le contenu doit être livré
• Frais supplémentaires pour le contenu livré après les délais convenus

Bien que cela puisse aider certains clients, malheureusement, même un contrat ne peut garantir que vous recevrez toujours le contenu à temps. Vous aurez besoin de stratégies supplémentaires.

Stratégies supplémentaires pour l'acquisition de contenu client

1. Utilisez une séquence d'e-mails d'intégration

L'intégration est l'endroit où vous familiarisez un nouveau client avec votre façon de fonctionner. C'est l'occasion de dire à un tout nouveau client :

"Bienvenue! Ça va être merveilleux de travailler ensemble. Vous pouvez vous attendre à ce que les choses se passent de cette façon, et à partir de maintenant, je travaillerai en étroite collaboration avec vous pendant que nous réalisons ce projet.

Les fournisseurs de marketing par e-mail tels que Mailchimp et ConvertKit vous permettent de configurer des séquences d'e-mails automatisées que vous pouvez envoyer aux membres de votre liste. Cela inclut les nouveaux clients que vous ajoutez en tant qu'abonnés aux e-mails.

Une séquence d'e-mails d'intégration peut être configurée comme vous le souhaitez et respectera les conditions et les intervalles de temps que vous avez définis. Cela vous permet de demander du contenu aux clients à intervalles réguliers et convenus sans avoir besoin d'envoyer des e-mails manuels pour le faire.

Et pour votre client, cela l'aidera à rester organisé et à respecter les exigences en matière de contenu.

Bien sûr, une séquence d'e-mails automatisée est un outil que vous pouvez utiliser comme vous le souhaitez. Le contenu que vous y incluez dépend entièrement de votre personnalité et de votre créativité. Vous pourriez même envisager de mélanger vos demandes de contenu avec divers conseils sur la rédaction de contenu de site Web.

Plus à ce sujet dans un peu.

Ce qui est important en ce moment, c'est que votre client s'implique dans le processus de création, le préparant au moment où il aura besoin de produire et de livrer un contenu de qualité.

Une séquence d'e-mails ressemblerait à ceci :

1er e-mail : Bienvenue à bord

Cela inclut votre message d'intégration et ce à quoi le client doit s'attendre dans les prochains jours. Incluez également un calendrier de livraison du contenu.

2e e-mail : envoyez entre sept et dix jours avant la date limite de votre premier contenu

« Le mardi 10, j'aurai besoin de la copie finale pour la page À propos de votre site. En tant que tel, j'aimerais vous envoyer quelques conseils/articles/exemples qui devraient vous inspirer.

Ensuite, incluez des instructions spéciales ou des spécifications pour le contenu et terminez en leur demandant s'ils ont des questions.

3e e-mail : envoyer deux jours avant la date limite de votre premier contenu

« Vous vous enregistrez pour voir comment évolue le contenu de votre page À propos ? Je vous rappelle juste que le mardi 10 est la date limite d'échéance pour votre texte. J'ai hâte de voir ce que vous avez proposé et de l'intégrer dans la conception du site. Si vous avez des questions, je suis heureux de vous aider!”

4e e-mail : demande de contenu à la date limite

"Bonjour! Aujourd'hui, c'est le jour pour moi de mettre votre texte À propos sur votre nouveau site Web. Veuillez répondre avec votre contenu et je m'y mettrai immédiatement. Après avoir examiné le contenu, je vous ferai savoir si j'ai des commentaires ou si j'ai suggéré des modifications. Je suis impatient de voir ce que vous avez écrit.

2. Utilisez des calendriers de contenu

Les calendriers de contenu sont des outils simples mais efficaces.

Disons que le contrat que vous avez rédigé informe le client qu'il doit rédiger 10 copies de page Web et fournir 30 images photo pour son nouveau site. Dans quel ordre cela doit-il être fait et quand ?

Laisser les attentes en suspens est le meilleur moyen de s'assurer qu'elles ne sont pas satisfaites. Après tout, ce genre de projets peut sembler accablant pour un client si les attentes ne sont pas correctement définies et mises en ordre.

Pour résoudre ce problème, ouvrez simplement le calendrier Google et commencez à saisir des dates d'échéance spécifiques pour chaque étape du processus de création et de livraison de contenu client. Ensuite, partagez-le avec le client. Assurez-vous qu'ils ajoutent le calendrier de contenu à l'application de calendrier spécifique qu'ils utilisent régulièrement.

Il est également important d'inclure chaque étape de votre processus de conception Web. Cela montre au client que son travail de contenu fait partie d'une machine plus grande et l'aidera à le motiver à respecter ou à dépasser ses délais.

Gardez le calendrier aussi détaillé que possible. Après tout, la réalisation de petites étapes conduira à l'achèvement des tâches importantes à temps.

Un bon exemple serait :

3. Mettez un outil de gestion de projet au travail

Les outils de gestion de projet ne sont pas uniquement destinés à votre usage interne. Ce sont en fait d'excellents outils à utiliser lorsque vous travaillez avec vos clients.

Un bon outil de gestion de projet vous permettra de schématiser entièrement votre projet autour de différentes tâches de manière visuelle et percutante. Il vous permettra de créer un projet auquel vous et votre client pourrez accéder, tout en vous permettant de définir des dates d'échéance, d'attribuer des tâches, de commenter les résultats et bien plus encore.

N'oubliez pas d'inclure uniquement les tâches qui relèvent de la responsabilité de votre client. Vos propres tâches détaillées peuvent rester cachées sur votre projet personnel. Bien que vous puissiez envisager d'inclure vos tâches générales, telles que « Concevoir la page du produit » afin que le client ait une idée claire de ce sur quoi il travaille et à quel moment.

Vous devrez également créer plusieurs options de statut pour les tâches assignées, telles que :

• Pas encore commencé
• Actuellement en cours
• En attente d'approbation de la conception
• Complété
• Besoin d'aide

Ainsi, d'un simple coup d'œil, vous saurez exactement où en est le projet et ce qu'il reste à faire.

Un outil de gestion de projet aide les clients à rester organisés et au fait de ce qu'ils doivent faire. Cela les motivera et les fera se sentir pleinement investis dans l'ensemble du processus.

Certains outils de gestion de projet populaires que vous voudrez considérer sont :

• Trello
• Asana
• Lundi
• Milanote

Choisissez simplement celui qui vous convient le mieux.

4. Commencez à utiliser les formulaires de contenu

Plutôt que de simplement dire à votre client qu'il doit produire une copie pour sa page d'accueil, sa page de produit, sa page À propos, etc., configurez des formulaires spécifiques à remplir pour chacune des pages.

Incluez des champs dans chaque formulaire qui guident le client à travers exactement ce qu'il doit fournir. De cette façon, rien ne sera oublié.

Mais plus important encore, pour beaucoup de gens, écrire est beaucoup moins intimidant lorsqu'il suffit de remplir un formulaire. Il n'est pas toujours facile d'écrire une copie efficace lorsque l'on commence avec une page blanche et un curseur qui vous regarde en face.

Et lorsque votre client appuie sur le bouton « envoyer », cela lui donnera un sentiment d'accomplissement pour avoir terminé une tâche assignée à temps.

Pour créer des formulaires de contenu, vous pouvez utiliser Kadence Blocks - le bloc de formulaire. Ce bloc vous permet de créer facilement un formulaire de contact ou de marketing et de le styliser dans l'éditeur de blocs de votre site WordPress. C'est l'option parfaite si vous souhaitez avoir les formulaires directement sur le site Web de votre entreprise.

Si vous préférez utiliser un formulaire qui n'est pas hébergé sur votre site Web, Google Forms est une bonne option.

5. Posez des questions de premier plan

Souvent, le problème n'est pas qu'un client n'a pas le temps de respecter un délai fixé. Parfois, votre client ne sait tout simplement pas comment s'asseoir et rédiger le type de contenu dont vous avez besoin pour son site.

Et si la rédaction de contenu ne fait pas partie de vos services payants, quelle est la meilleure façon de les aider sans écrire personnellement le contenu pour eux ?

Commencez par poser des questions suggestives. Préparez un questionnaire qui aide les clients à raconter de belles histoires sur leur entreprise.

Dans celui-ci, posez ces questions :

• Quelles sont les particularités de votre entreprise ?
• Pourquoi les gens choisissent-ils (ou le feront-ils, s'il s'agit d'une nouvelle entreprise) de faire affaire avec vous ?
• Qu'est-ce qui vous a poussé à créer cette entreprise ? Qu'est-ce qui vous inspire pour continuer à l'exécuter ?
• Quand et comment avez-vous tout commencé ?
• Quels sont les trois mots que vous utiliseriez pour décrire votre entreprise ?
• Quelles sont les principales valeurs sous lesquelles vous opérez ?
• De quelles manières aidez-vous les gens?
• Qu'est-ce qui rend votre entreprise pertinente sur le marché d'aujourd'hui ?
• Qu'est-ce qui vous aide, vous et votre entreprise, à réussir ?
• À quoi ressemblera l'avenir de votre entreprise?

Une fois qu'un client aura répondu à ces questions, il disposera de tout le matériel dont il a besoin pour créer du contenu pour son site Web. Le questionnaire doit les inspirer, les aider à trouver les meilleurs mots à utiliser et les garder concentrés.

6. Partagez des exemples de bonne rédaction

Pour les personnes qui ont besoin de rédiger de bons textes mais qui ne connaissent pas grand-chose au marketing de contenu ou à la rédaction efficace, il est difficile de savoir par où commencer.

Et bien qu'il ne soit pas de votre responsabilité de les guider tout au long d'un cours de rédaction, quelques exemples et conseils peuvent être d'une grande aide. Vous pouvez le faire dans votre séquence d'e-mails d'intégration ou avec un PDF bien conçu et informatif que vous fournissez à vos clients.

Voici quelques conseils importants à inclure :

• Rédigez du contenu conversationnel
• Tenez compte de la façon dont les clients se rapportent à vos services ou produits, et non à la façon dont vous et votre entreprise voyez les choses
• Concentrez-vous sur les avantages plutôt que sur les fonctionnalités
• Utilisez des paragraphes courts, trois phrases ou moins
• Intégrer des appels à l'action
• Utilisez des mots puissants qui véhiculent des émotions et conduisent à l'action
• Soistoimême
• Maintenir une voix cohérente
• Ne cachez jamais des informations que les lecteurs trouveraient importantes
• Rester professionnel mais personnel

Ensuite, recherchez des exemples publiés spécifiques, même s'ils ne sont pas directement liés au créneau de votre client. Demandez à votre client de jeter un coup d'œil et d'appliquer des principes similaires au contenu qu'il rédige.

Vous voudrez également leur fournir la liste de contrôle ultime du contenu du site Web afin qu'ils aient une idée précise de la portée globale du projet.

7. Ne donnez pas l'impression que c'est un devoir

Très peu de gens aiment vraiment faire leurs devoirs. Et peu importe à quel point un client est enthousiaste à l'idée de lancer son nouveau site Web, il n'est probablement pas non plus un fan de devoirs.

Le sentiment de se voir imposer une mission à un client peut le stresser et ruiner la productivité. Mais comment faire en sorte que les demandes de contenu ressemblent à autre chose qu'à des devoirs ?

La réponse est de le rendre un peu plus agréable et amusant.

Envisagez d'inviter un client à savourer une tasse de café sur vous, dans un café tranquille où il peut s'asseoir pendant plusieurs heures et se concentrer uniquement sur la rédaction du contenu du site Web dont il a besoin. Pour être clair, vous n'allez pas être présent pendant cette période. C'est un moment que vous créez pour eux afin qu'ils puissent consacrer du temps à la création de contenu.

Et vous paierez la facture pendant qu'ils feront preuve de créativité.

Comment obtenir le contenu du site Web des clients tout en respectant la date limite

Peu importe ce que vous décidez de faire avec les idées présentées dans cet article, n'oubliez pas que vous êtes responsable des projets de vos clients. Il est important de faire le meilleur travail possible avec chaque projet que vous obtenez. Après tout, votre réputation en dépendra. Et en allant au-delà pour aider vos clients à rédiger le meilleur contenu de site Web possible, votre réputation continuera de croître.

Concentrez-vous toujours sur le meilleur résultat final possible. Expliquez en détail tous vos processus à chaque client. Informez-les que la conception et le contenu sont d'égale importance et que le résultat final sera meilleur si les deux fonctionnent en harmonie.

Si vous êtes un bon rédacteur, envisagez d'offrir des services de rédaction payants à vos clients. Si vous préférez ne pas faire de copywriting et que votre client ne sait pas comment faire, référez-le à un copywriter de qualité.

N'oubliez pas que vous avez le pouvoir d'éduquer et de conseiller vos clients. N'ayez pas peur de le faire.

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Catherine Lang

Kathryn Lang croit que c'est simple, et en tant qu'auteure primée et forge d'espoir née, elle partage des conseils sur la façon de trouver votre pourquoi, de poursuivre votre objectif et de vivre une vie audacieuse et intentionnelle - toujours avec une pincée d'encouragements tordus.