Cómo obtener contenido del sitio web de los clientes: 7 consejos para hacerlo más fácil

¿Se ha estado preguntando cómo obtener el contenido del sitio web de los clientes? Le gustaría que lo hiciera de manera oportuna y lo preferiría de una manera fluida, una que se alinee con la voz y la misión que el cliente desea proyectar. Pero estaría feliz de tener el contenido del sitio web de los clientes en cualquier nivel o tarifa.

Y no estás solo. Obtener el contenido del sitio web de los clientes es uno de los principales problemas con los que la mayoría de los diseñadores y desarrolladores de sitios web luchan con regularidad.

Y la historia suele ser la misma:

Trae un nuevo cliente a bordo y tiene una reunión inicial productiva. El proyecto se adapta perfectamente a su conjunto de habilidades y su cliente cree que su cartera coincide con lo que está buscando.

Después de la reunión, comienza a trabajar en el proyecto. Todo parece funcionar sin problemas hasta que esté listo para agregar texto a la página de inicio y las páginas de ventas del cliente. En este punto, se da cuenta de que no ha recibido nada del cliente.

Envías un mensaje para recordarles y ellos responden que lo recibirán la semana que viene. Llega la semana que viene y todavía no has recibido nada. Envías otro mensaje, tratando de obtener el contenido sin ser demasiado agresivo.

Varios días después, su cliente responde con un adjunto aleatorio de un volante de la empresa. Te dicen que uses el texto que han resaltado de la mejor manera que creas conveniente. El problema es que lo que te enviaron no funcionará porque está fuera de contexto y desactualizado.

Antes de que te des cuenta, ha pasado un mes con correos electrónicos de ida y vuelta que no hacen avanzar el proyecto. En este punto, su entusiasmo por el proyecto se ha ido y solo desea terminarlo y comenzar de nuevo con un nuevo cliente.

Esta situación es extremadamente frustrante para los diseñadores y desarrolladores web (sin mencionar a los clientes). Y es demasiado común.

En este artículo, desenvolveremos este problema y le daremos siete estrategias sobre cómo obtener el contenido del sitio web de los clientes sin problemas.

¿Cuál es el problema de obtener contenido del sitio web de los clientes?

¿Ha escuchado el dicho: si no sabe por dónde empezar, no empezará?

No temas, me lo acabo de inventar. Pero es cierto para muchos de sus clientes. No han escrito el contenido solicitado porque no saben por dónde empezar.

La falta de contenido de los clientes no se trata solo de molestarte.

Trate de no cometer el error de pensar que sus clientes no respetan los plazos o piensan que su tiempo es valioso. Aún más, no asuma que están retrasando el contenido para estirar el proceso de desarrollo y posponer los pagos.

La mayoría de las veces, las razones por las que los clientes no entregan contenido a tiempo no tienen nada que ver con este tipo de razones.

Quizás su cliente simplemente no sea un gran escritor o no sepa cómo producir una redacción publicitaria eficaz. O tal vez no comprenden completamente la importancia de su contenido para el proyecto de su sitio web.

Quizás el cliente no tiene una comprensión completa de cómo se utilizará el contenido solicitado, o piensa que lo que ha escrito no es tan bueno. También existe la posibilidad de que estén esperando a que alguien les escriba el contenido y esa persona no haya entregado la copia.

No importa cuál sea el motivo real, es importante identificar con precisión por qué se ha retrasado el contenido. Sin conocer los hechos reales, es imposible abordar la situación de manera efectiva.

¿Ayudará un contrato?

Un contrato redactado profesionalmente siempre ayudará a dejar claras las expectativas de ambas partes. En el contrato, indique:

• Los tipos específicos de contenido que el cliente necesitará producir.
• Plazos claros para la entrega de contenido
• El formato en el que se debe entregar el contenido
• Tarifas adicionales por contenido entregado después de los plazos acordados

Aunque ayudará a algunos clientes, desafortunadamente ni siquiera un contrato puede garantizar que siempre recibirá el contenido a tiempo. Necesitará algunas estrategias adicionales.

Estrategias adicionales para la adquisición de contenido del cliente

1. Utilice una secuencia de correo electrónico de incorporación

La incorporación es cuando hace que un nuevo cliente se familiarice con su forma de operar. Es tu oportunidad de decirle a un nuevo cliente:

"¡Bienvenido! Va a ser maravilloso trabajar juntos. Puede esperar que las cosas sucedan de esta manera y, de ahora en adelante, trabajaré de cerca con usted mientras hacemos realidad este proyecto ".

Los proveedores de marketing por correo electrónico como Mailchimp y ConvertKit le permiten configurar secuencias de correo electrónico automatizadas que puede enviar a los miembros de su lista. Esto incluye nuevos clientes que agregue como suscriptores de correo electrónico.

Se puede configurar una secuencia de correo electrónico de incorporación como desee y se adherirá a las condiciones y los intervalos de tiempo que haya definido. Esto le permite solicitar contenido a los clientes a intervalos regulares y acordados sin necesidad de enviar correos electrónicos manuales para hacerlo.

Y para su cliente, lo ayudará a mantenerse organizado y cumplir con los requisitos de contenido.

Por supuesto, una secuencia de correo electrónico automatizada es una herramienta que puede utilizar como desee. El contenido que incluyas en ellos depende completamente de tu personalidad y creatividad. Incluso podría considerar mezclar sus solicitudes de contenido con varios consejos sobre cómo redactar el contenido del sitio web.

Más sobre esto en un momento.

Lo importante en este momento es que su cliente se involucre en el proceso creativo, preparándolo para cuando necesite producir y entregar contenido de calidad.

Una secuencia de correo electrónico se vería así:

1er correo electrónico: Bienvenido a bordo

Esto incluye su mensaje de incorporación y lo que el cliente debe esperar que suceda en los próximos días. También incluya un cronograma para la entrega de contenido.

Segundo correo electrónico: envíe entre siete y diez días antes de la primera fecha límite de contenido

“El martes 10, necesitaré la copia final para la página Acerca de de su sitio. Como tal, me gustaría enviarle algunos consejos / artículos / ejemplos que deberían ayudarlo a inspirarse ".

Luego, incluya instrucciones especiales o especificaciones para el contenido y concluya preguntando si tienen alguna pregunta.

3er correo electrónico: envíe dos días antes de la primera fecha límite de contenido

“¿Estás registrando para ver cómo va el contenido de tu página Acerca de? Solo le recuerdo que el martes 10 es la fecha límite de entrega de su texto. Espero ver lo que se te ocurrió e incorporarlo en el diseño del sitio. Si tiene alguna pregunta, ¡me complacerá ayudarlo! "

4to Correo electrónico: Solicitando el contenido en la fecha límite

"¡Buenos dias! Hoy es el día para que publique su texto Acerca de en su nuevo sitio web. Responde con tu contenido y me pondré a trabajar en él de inmediato. Después de revisar el contenido, le haré saber si tengo algún comentario o sugeriré algún cambio. Estoy emocionado de ver lo que ha escrito ".

2. Utilice calendarios de contenido

Los calendarios de contenido son herramientas simples pero efectivas.

Digamos que el contrato que ha escrito le informa al cliente que necesita escribir 10 piezas de copia de la página web y proporcionar 30 imágenes fotográficas para su nuevo sitio. ¿En qué orden debe hacerse esto y cuándo?

Dejar las expectativas en el aire es la mejor manera de asegurarse de que no se cumplan. Después de todo, este tipo de proyectos pueden resultar abrumadores para un cliente si las expectativas no se establecen y ordenan correctamente.

Para resolver esto, simplemente abra el calendario de Google y comience a ingresar fechas de vencimiento específicas para cada paso del proceso de creación y entrega del contenido del cliente. Luego compártelo con el cliente. Asegúrese de que agreguen el calendario de contenido a la aplicación de calendario específica que usan regularmente.

También es importante incluir cada etapa de su proceso de diseño web. Esto le muestra al cliente que su trabajo de contenido es parte de una máquina más grande y lo ayudará a motivarlo a cumplir o exceder sus plazos.

Mantenga el calendario lo más detallado posible. Después de todo, lograr pequeños pasos conducirá a que las grandes tareas se completen a tiempo.

Un buen ejemplo sería:

3. Ponga en práctica una herramienta de gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos no son solo para su propio uso interno. En realidad, son excelentes herramientas para usar cuando trabaja con sus clientes.

Una buena herramienta de gestión de proyectos le permitirá diagramar completamente su proyecto en torno a diferentes tareas de una manera impactante y visual. Le permitirá crear un proyecto al que usted y su cliente puedan acceder, mientras le permite establecer fechas de vencimiento, asignar tareas, hacer comentarios sobre los resultados y mucho más.

Recuerde incluir solo las tareas que sean responsabilidad de su cliente. Sus propias tareas detalladas pueden permanecer ocultas en su proyecto personal. Aunque puede considerar incluir sus tareas generales, como “Diseñar la página del producto” para que el cliente tenga una idea clara de en qué se está trabajando y cuándo.

También deberá crear varias opciones de estado para las tareas asignadas, como:

• Todavía no empezado
• Actualmente en proceso
• Pendiente de aprobación de diseño
• Terminado
• Necesitas ayuda

De esta manera, con un vistazo rápido sabrá exactamente dónde se encuentra el proyecto y qué es lo que aún queda por hacer.

Una herramienta de gestión de proyectos ayuda a los clientes a mantenerse organizados y al tanto de lo que necesitan hacer. Los motivará y hará que se sientan completamente involucrados en todo el proceso.

Algunas herramientas populares de gestión de proyectos que querrá considerar son:

• Trello
• Asana
• lunes
• Milanote

Simplemente elige el que mejor se adapte a ti.

4. Comience a usar formularios de contenido

En lugar de simplemente decirle a su cliente que necesita producir copias para su página de inicio, página de producto, página de información, etc., configure formularios específicos para que los completen en cada una de las páginas.

Incluya campos dentro de cada formulario que guíen al cliente a través de exactamente lo que necesita entregar. De esta forma, no se olvidará nada.

Pero más importante que eso, para muchas personas, escribir es mucho menos intimidante cuando todo lo que necesitan hacer es completar un formulario. No siempre es fácil escribir una copia eficaz cuando se comienza con una página en blanco y un cursor mirándote a la cara.

Y cuando su cliente presione el botón "enviar", le dará una sensación de logro por terminar una tarea asignada a tiempo.

Para crear formularios de contenido, puede utilizar Kadence Blocks: el bloque de formulario. Este bloque le permite crear fácilmente un formulario de contacto o marketing y darle estilo dentro del editor de bloques de su sitio de WordPress. Es la opción perfecta si desea tener los formularios directamente en el sitio web de su empresa.

Si prefiere utilizar un formulario que no esté alojado en su sitio web, Google Forms es una buena opción.

5. Haga preguntas importantes

A menudo, el problema no es que un cliente no tenga tiempo para cumplir con una fecha límite establecida. A veces, su cliente simplemente no sabe cómo sentarse y escribir el tipo de contenido que necesita para su sitio.

Y si la redacción de contenido no es uno de sus servicios pagos, ¿cuál es la mejor manera en que puede ayudar sin escribir personalmente el contenido para ellos?

Empiece por hacer preguntas capciosas. Tenga preparado un cuestionario que ayude a los clientes a contar buenas historias sobre sus negocios.

En él, haz estas preguntas:

• ¿Qué cosas son únicas en su negocio?
• ¿Por qué (o lo hará, si se trata de un negocio nuevo) la gente elige hacer negocios con usted?
• ¿Qué te inspiró a iniciar este negocio? ¿Qué te inspira a seguir ejecutándolo?
• ¿Cuándo y cómo empezaste todo?
• ¿Qué tres palabras usaría para describir su negocio?
• ¿Cuáles son los principales valores bajo los que opera?
• ¿De qué forma ayudas a la gente?
• ¿Qué hace que su negocio sea relevante en el mercado actual?
• ¿Qué ayuda a que usted y su empresa tengan éxito?
• ¿Cómo será el futuro de su negocio?

Después de que un cliente lea estas preguntas, tendrá todo el material que necesita para armar el contenido de su sitio web. El cuestionario debe inspirarlos, ayudarles a encontrar las mejores palabras para usar y mantenerlos enfocados.

6. Comparta ejemplos de excelente redacción publicitaria

Para las personas que necesitan escribir un buen texto pero que no saben mucho sobre marketing de contenidos o redacción publicitaria eficaz, es difícil saber por dónde empezar.

Y aunque no es su responsabilidad guiarlos a través de un curso de redacción publicitaria, algunos ejemplos y consejos pueden ser de gran ayuda. Puede hacer esto en su secuencia de correos electrónicos de incorporación, o con un PDF bien diseñado e informativo que proporcione a sus clientes.

Algunos consejos importantes para incluir son:

• Escribe contenido que sea conversacional
• Considere cómo los clientes se relacionan con sus servicios o productos, no cómo usted y su empresa ven las cosas.
• Céntrese en los beneficios en lugar de las características
• Use párrafos cortos, tres oraciones o menos
• Incorporar llamadas a la acción
• Use palabras poderosas que transmitan emoción e impulsen la acción.
• Ser uno mismo
• Mantén una voz constante
• Nunca oculte información que los lectores consideren importante
• Permanezca profesional pero personal

Luego, busque ejemplos específicos publicados, incluso si no están directamente relacionados con el nicho de su cliente. Pídale a su cliente que eche un vistazo y aplique principios similares al contenido que escribe.

También querrá proporcionarles la lista de verificación definitiva del contenido del sitio web para que tengan una idea sólida del alcance general del proyecto.

7.No hagas que parezca tarea

Muy pocas personas disfrutan haciendo los deberes. Y no importa cuán emocionado esté un cliente de poner en funcionamiento su nuevo sitio web, probablemente tampoco sea fanático de la tarea.

La sensación de tener una tarea impuesta a un cliente puede estresarlo y arruinar la productividad. Pero, ¿cómo puede hacer que las solicitudes de contenido se sientan como algo más que una tarea?

La respuesta es hacerlo un poco más agradable y divertido.

Considere invitar a un cliente a disfrutar de una taza de café con usted, en una cafetería tranquila donde pueda sentarse durante varias horas y concentrarse solo en escribir el contenido necesario del sitio web. Para ser claros, no estarás presente durante este tiempo. Es un momento que estás creando para ellos para que puedan dedicar tiempo a la creación de contenido.

Y tú pagarás la factura mientras ellos se ponen creativos.

Cómo obtener el contenido del sitio web de los clientes mientras se mantiene el plazo

No importa lo que decida hacer con las ideas presentadas en este artículo, recuerde que usted es responsable de los proyectos de sus clientes. Es importante hacer el mejor trabajo posible con cada proyecto que obtenga. Después de todo, tu reputación dependerá de ello. Y al ir más allá para ayudar a sus clientes a escribir el mejor contenido posible en su sitio web, su reputación seguirá creciendo.

Mantenga siempre su enfoque en el mejor resultado final posible. Explique completamente todos sus procesos a cada cliente. Infórmeles que el diseño y el contenido son igualmente importantes, y que el resultado final será mejor si los dos trabajan juntos en armonía.

Si eres un buen escritor, considera ofrecer servicios de redacción publicitaria pagados a los clientes. Si prefieres no hacer redacción publicitaria y tu cliente no sabe cómo hacerlo, refiérelo a un redactor publicitario de calidad.

Recuerde, tiene la autoridad para educar y asesorar a sus clientes. No tengas miedo de hacerlo.

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Kathryn Lang

Kathryn Lang cree que es simple y, como autora galardonada y forjadora de esperanzas por naturaleza, comparte consejos sobre cómo encontrar su por qué, perseguir su propósito y vivir una vida audaz e intencional, siempre con una pizca de estímulo retorcido.