Come ottenere il contenuto del sito Web dai clienti: 7 suggerimenti per renderlo più semplice

Ti stai chiedendo come ottenere i contenuti del sito web dai clienti? Lo vorresti in modo tempestivo e lo preferiresti in un modo senza soluzione di continuità, che si allinei con la voce e la missione che il cliente vuole proiettare. Ma saresti felice di avere il contenuto del sito web dai clienti a qualsiasi livello o tasso.

E non sei solo. Ottenere i contenuti del sito Web dai clienti è uno dei problemi principali che la maggior parte dei progettisti e degli sviluppatori di siti Web affronta regolarmente.

E la storia è spesso la stessa:

Porti a bordo un nuovo cliente e hai un incontro iniziale produttivo. Il progetto si adatta perfettamente alle tue competenze e il tuo cliente pensa che il tuo portfolio corrisponda a quello che stanno cercando.

Dopo l'incontro, inizi a lavorare sul progetto. Tutto sembra funzionare senza intoppi finché non sei pronto per aggiungere testo alla home page del cliente e alle pagine di vendita. A questo punto ti rendi conto di non aver ricevuto nulla dal cliente.

Invii un messaggio per ricordarglielo e loro rispondono che lo capiranno la prossima settimana. Arriva la prossima settimana e ancora non hai ricevuto nulla. Invii un altro messaggio, cercando di ottenere il contenuto senza essere troppo invadente.

Diversi giorni dopo, il tuo cliente risponde con un allegato casuale di un volantino aziendale. Ti dicono di usare il testo che hanno evidenziato nel modo migliore che ritieni opportuno. Il problema è che ciò che ti hanno inviato non funzionerà perché è fuori contesto e obsoleto.

Prima che tu te ne accorga, è passato un mese con e-mail avanti e indietro che non fanno avanzare il progetto. A questo punto, la tua eccitazione per il progetto è svanita e vuoi solo portarla a termine e ricominciare da capo con un nuovo cliente.

Questa situazione è estremamente frustrante per i web designer e gli sviluppatori (per non parlare dei clienti). Ed è fin troppo comune.

In questo articolo, sveleremo questo problema e ti forniremo sette strategie su come ottenere i contenuti del sito Web dai clienti senza problemi.

Qual è il problema con l'ottenimento di contenuti del sito Web dai clienti?

Hai sentito il detto: se non sai da dove cominciare non inizierai?

Niente paura, l'ho appena inventato. Ma è vero per molti dei tuoi clienti. Non hanno scritto il contenuto richiesto perché non sanno da dove cominciare.

La mancanza di contenuti da parte dei clienti non è solo per infastidirti.

Cerca di non commettere l'errore di pensare che i tuoi clienti non rispettino le scadenze o pensino che il tuo tempo sia prezioso. Inoltre, non dare per scontato che stiano ritardando i contenuti per allungare il processo di sviluppo e rimandare i pagamenti.

La maggior parte delle volte, i motivi per cui i client non consegnano i contenuti in tempo non hanno nulla a che fare con questo tipo di motivi.

Forse il tuo cliente non è un grande scrittore o non sa come produrre un copywriting efficace. O forse non capiscono appieno quanto sia importante il loro contenuto per il progetto del loro sito web.

Forse il cliente non ha una piena comprensione di come verrà utilizzato il contenuto richiesto, o pensa che ciò che ha scritto non sia eccezionale. C'è anche la possibilità che stiano aspettando che qualcuno scriva il contenuto per loro e che quella persona non abbia consegnato la copia.

Non importa quale sia il vero motivo, è importante identificare con precisione il motivo per cui il contenuto è stato ritardato. Senza conoscere i fatti reali, è impossibile affrontare la situazione in modo efficace.

Un contratto aiuterà?

Un contratto redatto professionalmente aiuterà sempre a chiarire le aspettative per entrambe le parti. Nel contratto indicare:

• I tipi specifici di contenuto che il cliente dovrà produrre
• Scadenze chiare per la consegna dei contenuti
• Il formato in cui devono essere consegnati i contenuti
• Costi aggiuntivi per i contenuti consegnati dopo le scadenze concordate

Sebbene possa essere d'aiuto per alcuni clienti, sfortunatamente anche un contratto non può garantire che riceverai sempre i contenuti in tempo. Avrai bisogno di alcune strategie aggiuntive.

Strategie aggiuntive per l'acquisizione dei contenuti dei clienti

1. Usa una sequenza di email di inserimento

L'onboarding è il momento in cui fai familiarizzare un nuovo cliente con il tuo modo di operare. È la tua opportunità per dire a un nuovo cliente:

"Accoglienza! Sarà meraviglioso lavorare insieme. Puoi aspettarti che le cose accadano in questo modo e da qui in poi lavorerò a stretto contatto con te mentre realizziamo questo progetto”.

I provider di email marketing come Mailchimp e ConvertKit ti consentono di impostare sequenze di email automatizzate che puoi inviare ai membri della tua lista. Ciò include i nuovi clienti che aggiungi come abbonati alla posta elettronica.

Una sequenza di e-mail di onboarding può essere impostata come preferisci e si atterrà alle condizioni e agli intervalli di tempo che hai definito. Ciò consente di richiedere contenuti dai clienti a intervalli regolari e concordati senza dover inviare e-mail manuali per farlo.

E per il tuo cliente, li aiuterà a mantenersi organizzati e a rispettare i requisiti di contenuto.

Naturalmente, una sequenza di e-mail automatizzata è uno strumento che puoi utilizzare come preferisci. Il contenuto che includi in essi dipende completamente dalla tua personalità e creatività. Potresti anche considerare di mescolare le tue richieste di contenuti con vari suggerimenti su come scrivere i contenuti del sito web.

Più su quello in un po'.

Ciò che è importante in questo momento è che il tuo cliente venga coinvolto nel processo creativo, preparandolo per quando ha bisogno di produrre e consegnare contenuti di qualità.

Una sequenza di email sarebbe simile a questa:

1a e-mail: Benvenuto a bordo

Ciò include il tuo messaggio di onboarding e ciò che il cliente dovrebbe aspettarsi che accada nei prossimi giorni. Includere anche un programma per la consegna dei contenuti.

2a e-mail: inviare tra sette e dieci giorni prima della prima scadenza dei contenuti

“Martedì 10, avrò bisogno della copia finale per la pagina Informazioni sul tuo sito. Pertanto, vorrei inviarti alcuni suggerimenti/articoli/esempi che dovrebbero aiutarti a ispirarti."

Quindi includi istruzioni o specifiche speciali per il contenuto e concludi chiedendo se hanno domande.

3a e-mail: invia due giorni prima della prima scadenza dei contenuti

"Fai il check-in per vedere come sta andando il contenuto della tua pagina Informazioni? Ti ricordo solo che martedì 10 è l'ultima data di scadenza per il tuo testo. Non vedo l'ora di vedere cosa hai inventato e incorporarlo nel design del sito. Se hai domande, sono felice di aiutarti!”

4° Email: Richiesta del contenuto alla data di scadenza

"Buon giorno! Oggi è il giorno per me di inserire il tuo testo Informazioni sul tuo nuovo sito web. Per favore rispondi con il tuo contenuto e mi metto subito al lavoro. Dopo aver esaminato il contenuto, ti farò sapere se ho commenti o suggerisco modifiche. Non vedo l'ora di vedere cosa hai scritto".

2. Usa i calendari dei contenuti

I calendari dei contenuti sono strumenti semplici ma efficaci.

Diciamo che il contratto che hai scritto informa il cliente che deve scrivere 10 pezzi di copia della pagina web e fornire 30 immagini fotografiche per il suo nuovo sito. In quale ordine dovrebbe essere fatto e quando?

Lasciare le aspettative nell'aria è il modo migliore per assicurarsi che non vengano soddisfatte. Dopotutto, questo tipo di progetti può sembrare travolgente per un cliente se le aspettative non sono adeguatamente strutturate e messe in ordine.

Per risolvere questo problema, apri semplicemente il calendario di Google e inizia a inserire date di scadenza specifiche per ogni fase del processo di creazione e consegna del contenuto del cliente. Quindi condividilo con il cliente. Assicurati che aggiungano il calendario dei contenuti all'app di calendario specifica che usano regolarmente.

È anche importante includere ogni fase del processo di progettazione web. Ciò mostra al cliente che il suo lavoro sui contenuti fa parte di una macchina più grande e lo aiuterà a motivarlo a rispettare o superare le scadenze.

Mantieni il calendario il più dettagliato possibile. Dopotutto, il raggiungimento di piccoli passi porterà al completamento delle attività più grandi in tempo.

Un buon esempio sarebbe:

3. Metti in funzione uno strumento di gestione dei progetti

Gli strumenti di gestione dei progetti non sono solo per uso interno. Sono in realtà ottimi strumenti da utilizzare quando lavori con i tuoi clienti.

Un buon strumento di gestione dei progetti ti consentirà di creare un diagramma completo del tuo progetto attorno a diverse attività in modo visivo e di grande impatto. Ti consentirà di creare un progetto a cui tu e il tuo cliente potete accedere, consentendo al contempo di impostare date di scadenza, assegnare attività, commentare i risultati e molto altro.

Ricorda di includere solo le attività che sono di responsabilità del tuo cliente. Le tue attività dettagliate possono rimanere nascoste nel tuo progetto personale. Anche se potresti considerare di includere le tue attività generali, come "Progetta la pagina del prodotto" in modo che il cliente abbia un'idea chiara di cosa si sta lavorando e quando.

Dovrai anche creare più opzioni di stato per le attività assegnate, come:

• Non ancora iniziato
• Attualmente in lavorazione
• In attesa di approvazione del progetto
• Completato
• Ho bisogno di aiuto

In questo modo, con una rapida occhiata saprai esattamente a che punto è il progetto e cosa deve ancora essere fatto.

Uno strumento di gestione del progetto aiuta i clienti a rimanere organizzati e al passo con ciò che devono fare. Li motiverà e li farà sentire pienamente coinvolti nell'intero processo.

Alcuni popolari strumenti di gestione dei progetti che dovresti prendere in considerazione sono:

• Trello
• Asana
• lunedì
• Milanote

Scegli semplicemente quello più adatto a te.

4. Inizia a utilizzare i moduli di contenuto

Invece di dire semplicemente al tuo cliente che ha bisogno di sfornare una copia per la sua home page, la pagina del prodotto, la pagina delle informazioni, ecc., Imposta moduli specifici da completare per ciascuna delle pagine.

Includi campi all'interno di ogni modulo che guidano il cliente attraverso esattamente ciò che deve consegnare. In questo modo nulla sarà dimenticato.

Ma, cosa ancora più importante, per molte persone scrivere è molto meno intimidatorio quando tutto ciò che devono fare è compilare un modulo. Non è sempre facile scrivere una copia efficace quando si inizia con una pagina vuota e un cursore che ti fissa in faccia.

E quando il tuo cliente preme il pulsante "invia", gli darà una sensazione di realizzazione per aver terminato un compito assegnato in tempo.

Per creare moduli di contenuto, puoi utilizzare Kadence Blocks – il Blocco modulo. Questo blocco ti consente di creare facilmente un modulo di contatto o di marketing e modellarlo all'interno dell'editor di blocchi del tuo sito WordPress. È l'opzione perfetta se desideri avere i moduli direttamente sul tuo sito web aziendale.

Se preferisci utilizzare un modulo che non è ospitato sul tuo sito web, Google Forms è una buona opzione.

5. Fai domande importanti

Spesso, il problema non è che un cliente non ha il tempo di rispettare una scadenza prefissata. A volte il tuo cliente non sa come sedersi e scrivere il tipo di contenuto di cui hai bisogno per il suo sito.

E se la scrittura di contenuti non è uno dei tuoi servizi a pagamento, qual è il modo migliore per aiutarli senza scrivere personalmente i contenuti per loro?

Inizia facendo domande importanti. Prepara un questionario che aiuti i clienti a raccontare grandi storie sulle loro attività.

In esso, poni queste domande:

• Quali sono le cose uniche della tua attività?
• Perché (o lo faranno, se si tratta di un nuovo business) le persone scelgono di fare affari con te?
• Cosa ti ha spinto ad avviare questa attività? Cosa ti ispira a continuare a gestirlo?
• Quando e come hai iniziato tutto?
• Quali tre parole useresti per descrivere la tua attività?
• Quali sono i valori principali in base ai quali operi?
• In che modo aiuti le persone?
• Cosa rende la tua attività rilevante nel mercato di oggi?
• Cosa aiuta te e la tua attività a mantenere il successo?
• Come sarà il futuro della tua attività?

Dopo che un cliente ha risposto a queste domande, avrà tutto il materiale di cui ha bisogno per mettere insieme i contenuti per il proprio sito web. Il questionario dovrebbe ispirarli, aiutare a dare loro le parole migliori da usare e mantenerli concentrati.

6. Condividi esempi di grande copywriting

Per le persone che hanno bisogno di scrivere una buona copia ma non sanno molto di content marketing o copywriting efficace, è difficile sapere da dove cominciare.

E anche se non è tua responsabilità accompagnarli attraverso un corso di copywriting, alcuni esempi e suggerimenti possono essere di grande aiuto. Puoi farlo nella tua sequenza di e-mail di inserimento o con un PDF ben progettato e informativo che fornisci ai tuoi clienti.

Alcuni suggerimenti importanti da includere sono:

• Scrivi contenuti conversazionali
• Considera come i clienti si relazionano ai tuoi servizi o prodotti, non come tu e la tua attività vedete le cose
• Concentrati sui vantaggi piuttosto che sulle caratteristiche
• Usa paragrafi brevi, tre frasi o meno
• Incorpora inviti all'azione
• Usa parole potenti che trasmettono emozioni e guidano l'azione
• Sii te stesso
• Mantieni una voce coerente
• Non nascondere mai informazioni che i lettori troverebbero importanti
• Rimani professionale ma personale

Quindi, cerca esempi pubblicati specifici, anche se non sono direttamente correlati alla nicchia del tuo cliente. Chiedi al tuo cliente di dare un'occhiata e applicare principi simili ai contenuti che scrivono.

Dovrai anche fornire loro The Ultimate Website Content Checklist in modo che abbiano una solida idea dell'ambito generale del progetto.

7. Non farlo sembrare un compito a casa

Pochissime persone si divertono davvero a fare i compiti. E non importa quanto un cliente sia entusiasta di mettere in funzione il suo nuovo sito Web, probabilmente non è nemmeno un fan dei compiti a casa.

La sensazione di avere un incarico imposto a un cliente può stressarlo e rovinare la produttività. Ma come puoi far sembrare le richieste di contenuto qualcosa di diverso dai compiti a casa?

La risposta è renderlo un po' più piacevole e divertente.

Prendi in considerazione l'idea di invitare un cliente a godersi una tazza di caffè con te, in un tranquillo bar dove possono sedersi per diverse ore e concentrarsi solo sulla scrittura del contenuto del sito web necessario. Per essere chiari, non sarai presente durante questo periodo. È un momento che stai creando per loro in modo che possano dedicare tempo alla creazione di contenuti.

E pagherai il conto mentre loro diventano creativi.

Come ottenere il contenuto del sito Web dai clienti durante il rispetto della scadenza

Non importa cosa decidi di fare con le idee presentate in questo articolo, ricorda che sei responsabile dei progetti dei tuoi clienti. È importante fare il miglior lavoro possibile con ogni progetto che ottieni. Dopotutto, la tua reputazione dipenderà da questo. E facendo di tutto per aiutare i tuoi clienti a scrivere il miglior contenuto possibile per il sito web, la tua reputazione continuerà a crescere.

Mantieni sempre la tua attenzione sul miglior risultato finale possibile. Spiega completamente tutti i tuoi processi a ogni cliente. Informali che design e contenuto sono ugualmente importanti e che il risultato finale sarà migliore se i due lavorano insieme in armonia.

Se sei un bravo scrittore, considera di offrire servizi di copywriting a pagamento ai clienti. Se preferisci non fare copywriting e il tuo cliente non sa come fare, indirizzalo a un copywriter di qualità.

Ricorda, hai l'autorità per educare e consigliare i tuoi clienti. Non aver paura di farlo.

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Kathryn Lang

Kathryn Lang crede che sia semplice e, in qualità di autrice pluripremiata e di speranza nata, condivide consigli su come trovare il tuo perché, perseguire il tuo scopo e vivere una vita audace e intenzionale, sempre con un pizzico di incoraggiamento contorto.