如何使用 Text Expander 大幅加快與寫作相關的工作

已發表: 2019-01-18

商務寫作可能會變得乏味和耗時。我們經常在電子郵件、社交媒體、演示文稿、文章或用戶指南中多次輸入相同的詞。幫助簡化寫作過程的一種方法是使用名為 Text Expander 的應用程序。此應用程序允許您創建文本和代碼片段，並使用縮寫將它們放置在您的內容中。

在本文中，我將介紹 Text Expander 的一些功能，並了解它的易用性。該應用程序適用於 Window、Mac 和 iOS。我正在測試 Windows 的演示版本並在 Windows 10 上運行它。

文本擴展器

Text Expander 是一種生產力改進工具，每年可以節省數百小時。它快速而準確，在不影響質量的情況下為您節省時間。提高效率有助於降低成本。

該應用程序可讓您在鍵入時添加片段。您輸入一個簡短的縮寫，然後 Text Expander 會填充該片段。它們可以包括文本字符串、電子郵件地址、簽名、代碼、圖像、套用信函、樣式、鏈接等。您可以使用快捷方式或自定義縮寫來添加它們。

片段可以是簡單的行或完整的段落。您可以設置片段文本的樣式並添加鏈接和圖像。它使您不必每次想使用常用短語時都輸入它們。它們可以添加到您正在輸入的任何編輯器中。只需輸入縮寫即可。

創建帶有字段供您填寫的個人消息。它包括多種字段類型。這些消息可以同時自動化和個性化。您可以在鍵入時內聯搜索您的代碼段。它還包括您鍵入時的提醒。

代碼段存儲在雲中，因此可在您的所有設備上使用。您可以在一台設備上創建它，它會自動在其他設備上可用。

它與您的應用程序集成。它以多種語言執行拼寫校正。片段可以嵌套在其他片段中。它將從其他應用程序導入數據，您可以導入和導出片段。

Text Expander 可輕鬆添加代碼片段。它包括 HTML、CSS、JavaScript、shell 腳本等。它可以重音單詞並包含符號。這對於不依賴特定代碼編輯器的代碼模板非常有用。它還會縮短長 URL。

Text Expander 非常適合您多次編寫相同內容的任何內容。這包括記筆記、回复客戶的銷售問題、客戶支持、電子郵件等等。

與您的團隊一起使用文本擴展器

對團隊使用 Text Expander 需要 Teams 訂閱。您可以與您的團隊共享這些片段，以便公司內的每個人都可以使用相同的文本。與團隊一起使用 Text Expander 有助於保持一致性。

創建帶有字段的表單，以便團隊成員可以在保持文檔一致的同時輸入特定信息。

您可以指定團隊成員為授權編輯，團隊中的每個人都會自動獲取更新的片段。與全球團隊一起輕鬆管理數千個片段。這讓每個人都使用相同的短語、拼寫、單詞、圖像等。

Team 包含統計信息，因此您可以了解您的團隊使用 Text Expander 節省了多少時間。這有助於您決定您和您的團隊如何使用它。

使用文本擴展器

下面來看看實際中的 Text Expander。

設置片段

安裝應用程序並登錄後，您將看到一個窗口，您可以在其中添加代碼段。

如果您想組織它們，請為您的片段創建一個組。我單擊了“新建組”按鈕並添加了名稱。您還可以添加註釋、選擇何時展開（通過選擇縮寫之前的內容）以及創建前綴。您可以在任何您想要的組中創建您的片段。

這些組會自動出現在您在 Text Expander 網站上的帳戶中。您還可以從這裡管理或創建它們。

要創建代碼段，請選擇左上角的“新建代碼段”圖標。在這裡，您將選擇要創建的片段類型、添加內容並選擇標籤、縮寫和區分大小寫。

在內容窗口中，您可以選擇創建純文本、AppleScript、shell 腳本、JavaScript 或格式化文本和圖片。

我選擇了純文本並輸入了一些隨機的句子。我給它一個“文本”標籤，將縮寫設置為 rt……好吧，當我在 Word 文檔中輸入縮寫時，它被代碼片段中的句子替換了。我沒有保存它或任何東西。它只是自動工作。

無論如何，我給它一個縮寫，意思是隨機文本，並將區分大小寫保留為默認值（意味著它區分大小寫）。它還可以忽略大小寫或調整縮寫的大小寫。縮寫出現在帶有代碼段名稱的左欄中。如果您忘記縮寫，您可以進行內聯搜索。密鑰取決於您擁有的操作系統。他們確實有一些創建縮寫的技巧。

對於這個，我選擇了格式化的文本和圖片。它會打開一個文本編輯器，您可以在其中設置文本格式、添加圖像、添加項目符號、鏈接、日期等。我更改了線條的顏色、添加了小圖像、日期代碼和鏈接。我添加了標籤並將縮寫設置為 pg 和 r。標籤是將出現在您的代碼段列表中的代碼段的名稱。如果你不給它一個標籤，它會使用第一句話。