Как использовать Text Expander, чтобы значительно ускорить вашу письменную работу

Деловое письмо может стать утомительным и отнимать много времени. Мы часто набираем одни и те же слова несколько раз в электронном письме, в социальных сетях, в презентациях, статьях или в руководствах пользователя. Один из способов упростить процесс написания - использовать приложение под названием Text Expander. Это приложение позволяет создавать фрагменты текста и кода и размещать их в своем контенте с помощью сокращений.

В этой статье я рассмотрю некоторые функции Text Expander и посмотрю, насколько легко им пользоваться. Приложение доступно для Windows, Mac и iOS. Я тестирую демонстрационную версию для Windows и запускаю ее в Windows 10.

Расширитель текста

Text Expander - это инструмент повышения производительности, который может сэкономить сотни часов в год. Это быстро и точно, экономит ваше время без ущерба для качества. Повышение эффективности помогает снизить затраты.

Приложение позволяет добавлять фрагменты по мере ввода. Вы вводите короткое сокращение, и Text Expander заполняет фрагмент. Они могут включать строки текста, адреса электронной почты, подписи, код, изображения, шаблоны писем, стили, ссылки и т. Д. Вы можете добавить их с помощью ярлыка или произвольного сокращения.

Фрагменты могут быть простыми строками или полными абзацами. Вы можете стилизовать текст фрагмента и добавить ссылки и изображения. Это избавляет вас от необходимости вводить общие фразы каждый раз, когда вы хотите их использовать. Их можно добавить в любой редактор, который вы набираете. Просто введите аббревиатуру.

Создавайте личные сообщения с полями для заполнения. Оно включает несколько типов полей. Сообщения можно автоматизировать и персонализировать одновременно. Вы можете искать свои фрагменты прямо по мере ввода. Он также включает напоминания по мере ввода.

Фрагменты хранятся в облаке, поэтому они доступны на всех ваших устройствах. Вы можете создать его на одном устройстве, и он будет автоматически доступен на других.

Он интегрируется с вашими приложениями. Он выполняет исправление орфографии на нескольких языках. Фрагменты могут быть вложены в другие фрагменты. Он будет импортировать данные из других приложений, и вы можете импортировать и экспортировать фрагменты.

Text Expander легко добавляет фрагменты кода. Он включает HTML, CSS, JavaScript, сценарии оболочки и т. Д. Он может выделять слова и включать символы. Это отлично подходит для шаблонов кода, которые не зависят от конкретных редакторов кода. Это также сократит длинные URL-адреса.

Text Expander отлично подходит для всего, где вы пишете одно и то же более одного раза. Это включает в себя создание заметок, ответы на вопросы клиентов о продажах, поддержку клиентов, электронные письма и многое другое.

Использование Text Expander в вашей команде

Для использования Text Expander с командами требуется подписка на Teams. Вы можете поделиться фрагментами со своей командой, чтобы все в компании могли использовать один и тот же текст. Использование Text Expander в командах помогает сохранить последовательность.

Создавайте формы с полями, чтобы члены команды могли вводить конкретную информацию, сохраняя целостность документа.

Вы можете назначить члена команды авторизованным редактором, и все в команде автоматически получат обновленные фрагменты. Легко управляйте тысячами сниппетов с командой по всему миру. Это заставляет всех использовать одни и те же фразы, варианты написания, слова, изображения и т. Д.

Команда включает статистику, чтобы вы могли узнать, сколько времени ваша команда сэкономила с помощью Text Expander. Это помогает вам принимать решения о том, как вы и ваша команда используете его.

Использование Text Expander

Посмотрите, как работает Text Expander.

Настройка сниппетов

После установки приложения и входа в систему вы увидите окно, в котором можно добавить фрагменты.

Создайте группу для своих сниппетов, если хотите их систематизировать. Я нажал кнопку «Новая группа» и добавил имя. Вы также можете добавлять примечания, выбирать, когда раскрывать (выбирая то, что стоит перед аббревиатурой), и создавать префикс. Вы можете создавать свои сниппеты в любой из желаемых групп.

Группы автоматически появляются в вашей учетной записи на веб-сайте Text Expander. Вы также можете управлять ими или создавать их здесь.

Чтобы создать фрагмент, щелкните значок «Новый фрагмент» в верхнем левом углу. Здесь вы выбираете тип сниппета, который хотите создать, добавляете контент и выбираете метку, аббревиатуру и чувствительность к регистру.

В окне «Содержимое» вы можете создать простой текст, AppleScript, сценарий оболочки, JavaScript или форматированный текст и изображения.

Я выбрал простой текст и набрал несколько случайных предложений. Я присвоил ему метку «текст», установил сокращение как rt… ну, когда я набирал сокращение в моем документе Word, оно было заменено предложением во фрагменте. Я не сохранил это или что-то в этом роде. Это просто автоматически сработало.

В любом случае, я дал ему аббревиатуру, означающую случайный текст, и оставил чувствительность к регистру по умолчанию (что означает, что он чувствителен к регистру). Он также может игнорировать регистр или изменять регистр аббревиатуры. Аббревиатуры появляются в левом столбце с названием сниппета. Если вы забыли аббревиатуру, вы можете выполнить встроенный поиск. Ключи зависят от того, какая у вас ОС. У них есть несколько советов по созданию сокращений.

Для этого я выбрал форматированный текст и изображения. Он открывает текстовый редактор, в котором вы можете форматировать текст, добавлять изображения, добавлять маркеры, ссылки, даты и т. Д. Я изменил цвет строки, добавил небольшое изображение, код даты и ссылку. Я добавил метку и установил аббревиатуру pg и r. Ярлык - это имя фрагмента, который появится в вашем списке фрагментов. Если вы не дадите ему ярлык, он будет использовать первое предложение.

Коды дат выбираются из раскрывающихся ссылок. Вы можете добавить текущую дату или дату в будущем, не открывая календарь. Вы можете выбрать формат. Он использует математику, поэтому вы можете легко выбрать дату в будущем или в прошлом.

Выберите действие клавиатуры, которое вы хотите использовать во фрагменте.

Например, я решил вставить фрагмент, и он запросил сокращение.

Затем фрагмент был добавлен в этот фрагмент, что позволило мне встраивать фрагменты в фрагменты.

Вы можете установить разделитель. В этом примере я добавил пару кавычек, установил курсор внутри кавычек и установил, что курсор помещается в это место при использовании фрагмента. Это дает пользователю отправную точку, чтобы он мог добавить текст.

Заполнение дает вам дополнительные поля. Это многострочное поле.

Это всплывающее меню. Добавьте столько опций, сколько хотите.

Я добавил область заливки со значением по умолчанию 27 и всплывающее окно с 5 вариантами (это примерные варианты по умолчанию).

При вводе моего сокращения я получил всплывающее окно со значением по умолчанию, которое я добавил, и раскрывающееся окно с параметрами. Я сделал выбор и нажал ОК. Это добавило значения (27 и вариант 3) к моему тексту.

Для этого я создал фрагмент для CSS и добавил его в группу фрагментов кода.

Все фрагменты появятся в вашем списке в вашей учетной записи Text Expander.

Добавление фрагментов к вашему контенту

Добавить фрагменты в документы очень просто. Просто поместите курсор в нужное место и введите аббревиатуру в любом редакторе. Я хочу создать электронное письмо с готовым макетом. Для этого я создам электронное письмо, ссылку на проект и подпись электронной почты.

Ссылка на проект представляет собой форматированный текст и просто предоставляет имя проекта. Это кликабельно. Я добавил его в группу «Мои фрагменты».

Я создал подпись электронной почты (используя ссылки, которые я обсуждал в статье «Как написать профессиональную подпись электронной почты, которая преобразуется»), вставил подпись в форматированный текстовый фрагмент и добавил его в свою группу фрагментов электронной почты.

Я также создал шаблон электронного письма. Он включает в себя местоположение курсора, дату и я встроил фрагмент подписи электронной почты.

Я зашел в свое онлайн-приложение электронной почты и ввел аббревиатуру фрагмента шаблона электронного письма. Курсор автоматически помещается там, где я могу ввести имя. Текст письма и моя подпись здесь.

Я ввел имя человека, а затем добавил аббревиатуру проекта. Появился и включил ссылку. Я мог бы включить его как встроенный фрагмент, но это позволяет мне использовать любой проект, который я захочу.

Вот тот же фрагмент на Facebook.

Вот фрагмент кода в WordPress с использованием классического редактора.

Как и ожидалось, Гутенберг создает отдельные блоки, но с ними достаточно легко работать. При использовании их с Гутенбергом я бы создал их специально для этого редактора.

Документация и поддержка Text Expander

Документация и обучение включают блог и страницу поддержки с видео, базой знаний, справкой для команд, общедоступными группами, советами, руководствами пользователей и т. Д.

Цены на расширитель текста

Text Expander имеет разумную цену, и легко увидеть, сколько он окупится. На выбор есть два варианта:

• Life Hacker - 39,96 доллара в год или 4,16 доллара в месяц.
• Команда - 95,52 доллара в год за пользователя или 9,95 доллара в месяц за пользователя

Life Hacker по-прежнему позволяет вам делиться группами фрагментов со своим кругом. Команда - это здорово, если вы хотите, чтобы ваша команда делилась библиотекой сниппетов и имела контроль над тем, как ими управлять.

Конечные мысли

Text Expander интуитивно понятен. Мне не нужны были файлы справки, но их много, и я уверен, что смогу найти все, что мне нужно. Я лишь поверхностно коснулся того, что он может делать, поэтому уверен, что он может стать более сложным. Я настоятельно рекомендую посмотреть демонстрационные видеоролики, чтобы увидеть это в действии. Это приложение легко порекомендовать, так как оно поможет сэкономить время предприятиям любого размера.

Ждем вашего ответа. Вы пробовали Text Expander? Расскажите нам о своем опыте в комментариях.

Лучшее изображение через johavel / shutterstock.com