テキストエキスパンダーを使用して、ライティング関連の作業を大幅にスピードアップする方法

公開: 2019-01-18

ビジネスライティングは退屈で時間がかかる可能性があります。電子メール、ソーシャルメディア、プレゼンテーション、記事、またはユーザーガイド内で同じ単語を複数回入力することがよくあります。書き込みプロセスを合理化するのに役立つ1つの方法は、TextExpanderと呼ばれるアプリを使用することです。このアプリでは、テキストとコードのスニペットを作成し、略語を使用してコンテンツ内に配置できます。

この記事では、Text Expanderのいくつかの機能について説明し、その使いやすさを確認します。このアプリは、Window、Mac、iOSで利用できます。 Windowsのデモバージョンをテストし、Windows10で実行しています。

テキストエキスパンダー

Text Expanderは、年間数百時間を節約できる生産性向上ツールです。高速かつ正確で、品質を損なうことなく時間を節約できます。効率の向上は、コストの削減に役立ちます。

このアプリでは、入力時にスニペットを追加できます。短い略語を入力すると、テキストエキスパンダーがスニペットに入力します。それらには、テキストの文字列、電子メールアドレス、署名、コード、画像、フォームレター、スタイル、リンクなどを含めることができます。ショートカットまたはカスタムの省略形を使用して追加できます。

スニペットは、単純な行または完全な段落にすることができます。スニペットテキストのスタイルを設定し、リンクや画像を追加できます。使用するたびに一般的なフレーズを入力する必要がなくなります。入力している任意のエディターに追加できます。略語を入力するだけです。

入力するフィールドを使用して個人メッセージを作成します。これには、複数のフィールドタイプが含まれます。メッセージは、自動化とパーソナライズを同時に行うことができます。入力時にスニペットをインラインで検索できます。入力時のリマインダーも含まれます。

スニペットはクラウドに保存されるため、すべてのデバイスで利用できます。 1つのデバイスで作成でき、他のデバイスで自動的に利用できます。

それはあなたのアプリと統合します。複数の言語でスペル修正を実行します。スニペットは、他のスニペット内にネストできます。他のアプリからデータをインポートし、スニペットをインポートおよびエクスポートできます。

Text Expanderは、コードスニペットを簡単に追加します。 HTML、CSS、JavaScript、シェルスクリプトなどが含まれます。単語にアクセントを付けたり、記号を含めることができます。これは、特定のコードエディタに依存しないコードテンプレートに最適です。また、長いURLも短縮されます。

Text Expanderは、同じものを複数回作成する場合に最適です。これには、メモを取る、顧客の販売に関する質問への回答、カスタマーサポート、電子メールなどが含まれます。

チームでのテキストエキスパンダーの使用

チームでTextExpanderを使用するには、Teamsサブスクリプションが必要です。スニペットをチームと共有して、社内の全員が同じテキストを使用できるようにすることができます。チームでTextExpanderを使用すると、一貫性を保つのに役立ちます。

チームメンバーがドキュメントの一貫性を保ちながら特定の情報を入力できるように、フィールドを使用してフォームを作成します。

チームメンバーを承認された編集者に任命すると、チームの全員が自動的に更新されたスニペットを取得します。世界中のチームで数千のスニペットを簡単に管理できます。これにより、全員が同じフレーズ、スペル、単語、画像などを使用できるようになります。

チームには統計が含まれているため、TextExpanderを使用してチームが節約した時間を知ることができます。これは、あなたとあなたのチームがそれをどのように使用するかについて決定を下すのに役立ちます。

テキストエキスパンダーの使用

動作中のテキストエキスパンダーを見てみましょう。

スニペットの設定

アプリをインストールしてログインすると、スニペットを追加できるウィンドウが表示されます。

スニペットを整理する場合は、スニペットのグループを作成します。 [新しいグループ]ボタンをクリックして、名前を追加しました。また、メモを追加したり、展開するタイミングを選択したり（省略形の前にあるものを選択することにより）、プレフィックスを作成したりすることもできます。必要なグループのいずれかにスニペットを作成できます。

グループは、Text ExpanderWebサイトのアカウント内に自動的に表示されます。ここから管理または作成することもできます。

スニペットを作成するには、左上隅にある[新しいスニペット]アイコンを選択します。ここでは、作成するスニペットのタイプを選択し、コンテンツを追加して、ラベル、略語、大文字と小文字の区別を選択します。

[コンテンツ]ウィンドウで、プレーンテキスト、AppleScript、シェルスクリプト、JavaScript、またはフォーマットされたテキストと画像の作成を選択できます。

プレーンテキストを選択し、ランダムな文をいくつか入力しました。 'text'のラベルを付け、略語をrtに設定しました…まあ、Word文書に略語を入力すると、スニペットの文に置き換えられました。私はそれか何も保存していませんでした。自動的に機能しました。

とにかく、ランダムなテキストを意味する省略形を付け、大文字と小文字の区別をデフォルトのままにしました（大文字と小文字を区別することを意味します）。また、大文字と小文字を区別したり、省略形の大文字と小文字を区別したりすることもできます。略語は、スニペットの名前とともに左側の列に表示されます。略語を忘れた場合は、インライン検索を行うことができます。キーは、使用しているOSによって異なります。略語を作成するためのヒントがいくつかあります。

これには、フォーマットされたテキストと画像を選択しました。テキストの書式設定、画像の追加、箇条書き、リンク、日付などを追加できるテキストエディタが開きます。線の色を変更し、小さな画像、日付コード、リンクを追加しました。ラベルを追加し、略語をpgとrに設定しました。ラベルは、スニペットリストに表示されるスニペットの名前です。ラベルを付けない場合は、最初の文が使用されます。

日付コードはドロップダウンリンクから選択されます。カレンダーを開かなくても、現在の日付または将来の日付を追加できます。フォーマットを選択できます。数学を使用しているため、将来または過去の日付を簡単に選択できます。

スニペットで使用するキーボードアクションを選択します。

たとえば、スニペットを挿入することを選択したところ、省略形が要求されました。

次に、スニペットがこのスニペットに追加され、スニペット内にスニペットを埋め込むことができるようになりました。

区切り文字を設定できます。この例では、いくつかの引用符を追加し、引用符内にカーソルを設定し、スニペットが使用されるときにその場所にカーソルが置かれるように設定しました。これにより、ユーザーはテキストを追加できるように開始場所を指定できます。

フィルインはあなたに追加のフィールドを与えます。これは複数行のフィールドです。

これはポップアップメニューです。必要な数のオプションを追加します。

デフォルト値が27の塗りつぶし領域と、5つのオプションを含むポップアップを追加しました（これらはデフォルトのサンプルオプションです）。

略語を入力すると、追加したデフォルト値を含むポップアップと、オプションを含むドロップダウンボックスが表示されました。選択して[OK]をクリックしました。これにより、値（27およびオプション3）がテキストに追加されました。

これについては、CSSのスニペットを作成し、それをコードスニペットグループに追加しました。

すべてのスニペットは、テキストエキスパンダーアカウントのリスト内に表示されます。

コンテンツへのスニペットの追加

スニペットをドキュメントに追加するのは簡単です。スニペットが必要な場所にカーソルを置き、任意のエディターで略語を入力するだけです。既成のレイアウトでメールを作成したい。このために、電子メール、プロジェクトリンク、および電子メールの署名を作成します。

プロジェクトリンクはフォーマットされたテキストであり、プロジェクト名を提供するだけです。クリック可能です。 MySnippetsグループに追加しました。

電子メールの署名を作成し（変換するプロフェッショナルな電子メールの署名を作成する方法の記事で説明したリンクを使用）、署名をフォーマットされたテキストスニペットに貼り付けて、電子メールスニペットグループに追加しました。

メールテンプレートも作成しました。カーソルの場所と日付が含まれており、メールの署名スニペットを埋め込みました。

オンラインメールアプリにアクセスして、メールテンプレートスニペットの略語を入力しました。名前を入力できる場所にカーソルが自動的に置かれます。メール本文と私の署名はこちらです。

その人の名前を入力してから、プロジェクトの略語を追加しました。リンクが表示され、含まれていました。埋め込みスニペットとして含めることもできますが、これにより、任意のプロジェクトを使用できます。

これがFacebookの同じスニペットです。

これは、クラシックエディターを使用したWordPressのスニペットです。

予想通り、グーテンベルクは個々のブロックを作成しますが、操作は簡単です。グーテンベルクでそれらを使用するとき、私はこのエディターのために特別にそれらを作成します。

テキストエキスパンダーのドキュメントとサポート

ドキュメントとトレーニングには、ブログと、ビデオ、ナレッジベース、チームのヘルプ、公開グループ、ヒント、ユーザーガイドなどを含むサポートページが含まれます。

テキストエキスパンダーの価格

Text Expanderは手頃な価格であり、それ自体がどのように支払われるかを簡単に確認できます。選択できるオプションは2つあります。

ライフハッカー–年間39.96ドル、または月額4.16ドル
チーム–ユーザーあたり年間95.52ドル、またはユーザーあたり月額9.95ドル

Life Hackerでは、スニペットのグループをサークルと共有できます。チームでスニペットのライブラリを共有し、スニペットの管理方法を制御したい場合は、チームが最適です。

終わりの考え

テキストエキスパンダーは直感的です。ヘルプファイルは必要ありませんでしたが、たくさんあり、必要なものは何でも見つかると思います。私はそれができることの表面を引っかいただけなので、もっと複雑になる可能性があると確信しています。デモビデオを見て、実際の動作を確認することを強くお勧めします。これは、あらゆる規模の企業にとって時間の節約になるため、お勧めする簡単なアプリです。

我々はあなたから聞きたい。 Text Expanderを試しましたか？ コメントであなたの経験について教えてください。

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