So verwenden Sie Text Expander, um Ihre schreibbezogene Arbeit drastisch zu beschleunigen

Geschäftliches Schreiben kann mühsam und zeitaufwändig werden. Wir geben die gleichen Wörter oft mehrmals in einer E-Mail, in sozialen Medien, in Präsentationen, Artikeln oder in Benutzerhandbüchern ein. Eine Möglichkeit, den Schreibprozess zu rationalisieren, besteht darin, eine App namens Text Expander zu verwenden. Mit dieser App können Sie Text- und Codeschnipsel erstellen und diese mithilfe von Abkürzungen in Ihre Inhalte einfügen.

In diesem Artikel werde ich einige der Funktionen von Text Expander durchgehen und sehen, wie einfach es zu verwenden ist. Die App ist für Windows, Mac und iOS verfügbar. Ich teste die Demoversion für Windows und führe sie unter Windows 10 aus.

Textexpander

Text Expander ist ein Tool zur Produktivitätssteigerung, das Hunderte von Stunden pro Jahr einsparen kann. Es ist schnell und genau und spart Ihnen Zeit, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen. Die Verbesserung der Effizienz hilft, die Kosten zu senken.

Mit der App können Sie während der Eingabe Snippets hinzufügen. Sie geben eine kurze Abkürzung ein und Text Expander füllt das Snippet aus. Sie können Textfolgen, E-Mail-Adressen, Signaturen, Code, Bilder, Serienbriefe, Stile, Links usw. enthalten. Sie können sie mit einer Verknüpfung oder einer benutzerdefinierten Abkürzung hinzufügen.

Schnipsel können einfache Zeilen oder komplette Absätze sein. Sie können den Snippet-Text formatieren und Links und Bilder hinzufügen. Es verhindert, dass Sie jedes Mal gängige Phrasen eingeben müssen, wenn Sie sie verwenden möchten. Sie können jedem Editor hinzugefügt werden, in dem Sie gerade tippen. Geben Sie einfach die Abkürzung ein.

Erstellen Sie persönliche Nachrichten mit Feldern zum Ausfüllen. Es enthält mehrere Feldtypen. Die Nachrichten können gleichzeitig automatisiert und personalisiert werden. Sie können Ihre Snippets während der Eingabe inline durchsuchen. Es enthält auch Erinnerungen während der Eingabe.

Die Snippets werden in der Cloud gespeichert, sodass sie auf allen Ihren Geräten verfügbar sind. Sie können es auf einem Gerät erstellen und es ist automatisch auf den anderen verfügbar.

Es lässt sich in Ihre Apps integrieren. Es führt eine Rechtschreibkorrektur in mehreren Sprachen durch. Snippets können in andere Snippets verschachtelt werden. Es importiert Daten aus anderen Apps und Sie können Snippets importieren und exportieren.

Text Expander fügt einfach Code-Snippets hinzu. Es enthält HTML, CSS, JavaScript, Shell-Skripte usw. Es kann Wörter akzentuieren und Symbole enthalten. Dies ist ideal für Codevorlagen, die nicht auf bestimmte Code-Editoren angewiesen sind. Es wird auch lange URLs kürzen.

Text Expander ist ideal für alles, wo Sie dasselbe mehr als einmal schreiben würden. Dazu gehören Notizen, die Beantwortung von Verkaufsfragen von Kunden, Kundensupport, E-Mails und vieles mehr.

Verwenden von Text Expander mit Ihrem Team

Die Verwendung von Text Expander mit Teams erfordert das Teams-Abonnement. Sie können die Snippets mit Ihrem Team teilen, damit alle im Unternehmen denselben Text verwenden können. Die Verwendung von Text Expander mit Teams hilft, die Konsistenz zu wahren.

Erstellen Sie Formulare mit Feldern, damit Teammitglieder die spezifischen Informationen eingeben können, während das Dokument konsistent bleibt.

Sie können ein Teammitglied zum autorisierten Redakteur ernennen, und jeder im Team erhält automatisch die aktualisierten Snippets. Verwalten Sie ganz einfach Tausende von Snippets mit einem Team auf der ganzen Welt. Dadurch verwenden alle die gleichen Phrasen, Schreibweisen, Wörter, Bilder usw.

Team enthält Statistiken, damit Sie wissen, wie viel Zeit Ihr Team durch die Verwendung von Text Expander gespart hat. Dies hilft Ihnen, Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie und Ihr Team es verwenden.

Verwenden von Textexpander

Hier ist ein Blick auf Text Expander in Aktion.

Einrichten von Snippets

Nachdem Sie die App installiert und sich angemeldet haben, wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie Snippets hinzufügen können.

Erstellen Sie eine Gruppe für Ihre Snippets, wenn Sie sie organisieren möchten. Ich habe auf die Schaltfläche Neue Gruppe geklickt und den Namen hinzugefügt. Sie können auch Notizen hinzufügen, auswählen, wann erweitert werden soll (indem Sie auswählen, was vor der Abkürzung steht) und das Präfix erstellen. Sie können Ihre Snippets in jeder gewünschten Gruppe erstellen.

Die Gruppen erscheinen automatisch in Ihrem Konto auf der Text Expander-Website. Sie können sie auch von hier aus verwalten oder erstellen.

Um ein Snippet zu erstellen, wählen Sie das Symbol „Neues Snippet“ in der oberen linken Ecke aus. Hier wählen Sie den Snippet-Typ aus, den Sie erstellen möchten, fügen den Inhalt hinzu und wählen das Label, die Abkürzung und die Groß-/Kleinschreibung.

Im Inhaltsfenster können Sie Nur-Text, AppleScript, Shell-Script, JavaScript oder formatierten Text und Bilder erstellen.

Ich wählte Klartext und tippte ein paar zufällige Sätze. Ich habe ihm die Bezeichnung 'Text' gegeben, die Abkürzung auf rt gesetzt… nun, als ich die Abkürzung in mein Word-Dokument eintippte, wurde sie durch den Satz im Snippet ersetzt. Ich hatte es nicht gespeichert oder so. Es hat einfach automatisch funktioniert.

Wie auch immer, ich habe ihm eine Abkürzung gegeben, die zufälligen Text bedeutet, und die Groß-/Kleinschreibung auf der Standardeinstellung belassen (was bedeutet, dass die Groß-/Kleinschreibung beachtet wird). Es kann auch die Groß-/Kleinschreibung ignorieren oder die Groß-/Kleinschreibung der Abkürzung anpassen. Die Abkürzungen erscheinen in der linken Spalte mit dem Namen des Snippets. Wenn Sie die Abkürzung vergessen, können Sie eine Inline-Suche durchführen. Die Schlüssel hängen von Ihrem Betriebssystem ab. Sie haben einige Tipps zum Erstellen von Abkürzungen.

Für dieses habe ich formatierten Text und Bilder gewählt. Es öffnet einen Texteditor, in dem Sie den Text formatieren, Bilder hinzufügen, Aufzählungszeichen, Links, Datumsangaben usw. hinzufügen können. Ich habe die Farbe einer Zeile geändert, ein kleines Bild, einen Datumscode und einen Link hinzugefügt. Ich habe das Label hinzugefügt und die Abkürzung auf pg und r gesetzt. Das Label ist der Name des Snippets, das in Ihrer Snippet-Liste angezeigt wird. Wenn Sie ihm kein Etikett geben, wird der erste Satz verwendet.

Die Datumscodes werden aus den Dropdown-Links ausgewählt. Sie können das aktuelle Datum oder ein zukünftiges Datum hinzufügen, ohne einen Kalender öffnen zu müssen. Sie können das Format wählen. Es verwendet Mathematik, sodass Sie leicht ein zukünftiges oder vergangenes Datum auswählen können.

Wählen Sie die Tastaturaktion aus, die Sie mit dem Snippet verwenden möchten.

Ich habe beispielsweise ein Snippet eingefügt und nach einer Abkürzung gefragt.

Das Snippet wurde dann zu diesem Snippet hinzugefügt, sodass ich Snippets in Snippets einbetten kann.

Sie können das Trennzeichen festlegen. In diesem Beispiel habe ich ein paar Anführungszeichen hinzugefügt, den Cursor in Anführungszeichen gesetzt und den Cursor so eingestellt, dass er an dieser Stelle platziert wird, wenn das Snippet verwendet wird. Dies gibt dem Benutzer den Ausgangspunkt, damit er den Text hinzufügen kann.

Die Fill-Ins geben Ihnen zusätzliche Felder. Dies ist das mehrzeilige Feld.

Dies ist das Popup-Menü. Fügen Sie so viele Optionen hinzu, wie Sie möchten.

Ich habe einen Füllbereich mit dem Standardwert 27 und ein Popup mit 5 Optionen hinzugefügt (dies sind die Standardbeispieloptionen).

Durch die Eingabe meiner Abkürzung erhielt ich das Popup mit dem von mir hinzugefügten Standardwert und einer Dropdown-Box mit Optionen. Ich habe eine Auswahl getroffen und auf OK geklickt. Dadurch wurden meinem Text die Werte (27 und Option 3) hinzugefügt.

Für dieses habe ich ein Snippet für CSS erstellt und es der Gruppe Code Snippets hinzugefügt.

Alle Snippets erscheinen in Ihrer Liste in Ihrem Text Expander-Konto.

Snippets zu Ihren Inhalten hinzufügen

Das Hinzufügen Ihrer Snippets zu Ihren Dokumenten ist einfach. Platzieren Sie einfach Ihren Cursor an der Stelle, an der Sie das Snippet haben möchten, und geben Sie die Abkürzung in einen beliebigen Editor ein. Ich möchte eine E-Mail mit einem vorgefertigten Layout erstellen. Dazu erstelle ich die E-Mail, einen Projektlink und eine E-Mail-Signatur.

Der Projektlink ist formatierter Text und enthält nur den Projektnamen. Es ist anklickbar. Ich habe es der Gruppe Meine Snippets hinzugefügt.

Ich habe eine E-Mail-Signatur erstellt (unter Verwendung der Links, die ich im Artikel So schreiben Sie eine professionelle E-Mail-Signatur, die konvertiert wird) besprochen, die Signatur in einen formatierten Textausschnitt eingefügt und zu meiner E-Mail-Snippets-Gruppe hinzugefügt.

Ich habe auch die E-Mail-Vorlage erstellt. Es enthält eine Position für den Cursor, das Datum, und ich habe das E-Mail-Signatur-Snippet eingebettet.

Ich ging zu meiner Online-E-Mail-App und gab die Abkürzung für das E-Mail-Vorlagen-Snippet ein. Der Cursor wird automatisch dort platziert, wo ich den Namen eingeben kann. Der E-Mail-Text und meine Signatur sind hier.

Ich habe den Namen der Person eingegeben und dann die Abkürzung für das Projekt hinzugefügt. Es erschien und enthielt den Link. Ich hätte es als eingebettetes Snippet einfügen können, aber so kann ich jedes beliebige Projekt verwenden.

Hier ist der gleiche Ausschnitt auf Facebook.

Hier ist das Snippet in WordPress mit dem Classic-Editor.

Wie erwartet erstellt Gutenberg einzelne Blöcke, aber es ist einfach, damit zu arbeiten. Wenn ich sie mit Gutenberg verwende, würde ich sie speziell für diesen Editor erstellen.

Dokumentation und Support für Textexpander

Dokumentation und Schulung umfassen einen Blog und eine Support-Seite mit Videos, Wissensdatenbank, Hilfe für Teams, öffentliche Gruppen, Tipps, Benutzerhandbücher usw.

Preise für Textexpander

Text Expander ist preisgünstig und es ist leicht zu erkennen, wie es sich amortisieren würde. Es stehen zwei Optionen zur Auswahl:

• Life Hacker – 39,96 USD pro Jahr oder 4,16 USD pro Monat
• Team – 95,52 USD pro Jahr und Benutzer oder 9,95 USD pro Monat und Benutzer

Mit dem Life Hacker können Sie weiterhin Gruppen von Snippets mit Ihrem Kreis teilen. Team ist großartig, wenn Sie möchten, dass Ihr Team die Snippet-Bibliothek freigibt und die Kontrolle darüber hat, wie die Snippets verwaltet werden.

Gedanken beenden

Text Expander ist intuitiv. Ich brauchte die Hilfedateien nicht, aber es gibt viele davon und ich bin sicher, dass ich alles finden konnte, was ich brauchte. Ich habe nur an der Oberfläche dessen gekratzt, was es kann, also bin ich mir sicher, dass es komplexer werden kann. Ich empfehle dringend, sich die Demonstrationsvideos anzusehen, um sie in Aktion zu sehen. Dies ist eine einfach zu empfehlende App, da sie für Unternehmen jeder Größe eine große Zeitersparnis wäre.

Wir wollen von dir hören. Hast du Textexpander ausprobiert? Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen in den Kommentaren mit.

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