如何使用 Text Expander 大幅加快与写作相关的工作

已发表: 2019-01-18

商务写作可能会变得乏味和耗时。我们经常在电子邮件、社交媒体、演示文稿、文章或用户指南中多次输入相同的词。帮助简化写作过程的一种方法是使用名为 Text Expander 的应用程序。此应用程序允许您创建文本和代码片段，并使用缩写将它们放置在您的内容中。

在本文中，我将介绍 Text Expander 的一些功能，并了解它的易用性。该应用程序适用于 Window、Mac 和 iOS。我正在测试 Windows 的演示版本并在 Windows 10 上运行它。

文本扩展器

Text Expander 是一种生产力改进工具，每年可以节省数百小时。它快速而准确，在不影响质量的情况下为您节省时间。提高效率有助于降低成本。

该应用程序可让您在键入时添加片段。您输入一个简短的缩写，然后 Text Expander 会填充该片段。它们可以包括文本字符串、电子邮件地址、签名、代码、图像、套用信函、样式、链接等。您可以使用快捷方式或自定义缩写来添加它们。

片段可以是简单的行或完整的段落。您可以设置片段文本的样式并添加链接和图像。它使您不必每次想使用常用短语时都输入它们。它们可以添加到您正在输入的任何编辑器中。只需输入缩写即可。

创建带有字段供您填写的个人消息。它包括多种字段类型。这些消息可以同时自动化和个性化。您可以在键入时内联搜索您的代码段。它还包括您键入时的提醒。

代码段存储在云中，因此可在您的所有设备上使用。您可以在一台设备上创建它，它会自动在其他设备上可用。

它与您的应用程序集成。它以多种语言执行拼写校正。片段可以嵌套在其他片段中。它将从其他应用程序导入数据，您可以导入和导出片段。

Text Expander 可轻松添加代码片段。它包括 HTML、CSS、JavaScript、shell 脚本等。它可以重音单词并包含符号。这对于不依赖特定代码编辑器的代码模板非常有用。它还会缩短长 URL。

Text Expander 非常适合您多次编写相同内容的任何内容。这包括记笔记、回复客户的销售问题、客户支持、电子邮件等等。

与您的团队一起使用文本扩展器

对团队使用 Text Expander 需要 Teams 订阅。您可以与您的团队共享这些片段，以便公司内的每个人都可以使用相同的文本。与团队一起使用 Text Expander 有助于保持一致性。

创建带有字段的表单，以便团队成员可以在保持文档一致的同时输入特定信息。

您可以指定团队成员为授权编辑，团队中的每个人都会自动获取更新的片段。与全球团队一起轻松管理数千个片段。这让每个人都使用相同的短语、拼写、单词、图像等。

Team 包含统计信息，因此您可以了解您的团队使用 Text Expander 节省了多少时间。这有助于您决定您和您的团队如何使用它。

使用文本扩展器

下面来看看实际中的 Text Expander。

设置片段

安装应用程序并登录后，您将看到一个窗口，您可以在其中添加代码段。

如果您想组织它们，请为您的片段创建一个组。我单击了“新建组”按钮并添加了名称。您还可以添加注释、选择何时展开（通过选择缩写之前的内容）以及创建前缀。您可以在任何您想要的组中创建您的片段。

这些组会自动出现在您在 Text Expander 网站上的帐户中。您还可以从这里管理或创建它们。

要创建代码段，请选择左上角的“新建代码段”图标。在这里，您将选择要创建的片段类型、添加内容并选择标签、缩写和区分大小写。

在内容窗口中，您可以选择创建纯文本、AppleScript、shell 脚本、JavaScript 或格式化文本和图片。

我选择了纯文本并输入了一些随机的句子。我给它一个“文本”标签，将缩写设置为 rt……好吧，当我在 Word 文档中输入缩写时，它被代码片段中的句子替换了。我没有保存它或任何东西。它只是自动工作。

无论如何，我给它一个缩写，意思是随机文本，并将区分大小写保留为默认值（意味着它区分大小写）。它还可以忽略大小写或调整缩写的大小写。缩写出现在带有代码段名称的左栏中。如果您忘记缩写，您可以进行内联搜索。密钥取决于您拥有的操作系统。他们确实有一些创建缩写的技巧。

对于这个，我选择了格式化的文本和图片。它会打开一个文本编辑器，您可以在其中设置文本格式、添加图像、添加项目符号、链接、日期等。我更改了线条的颜色、添加了小图像、日期代码和链接。我添加了标签并将缩写设置为 pg 和 r。标签是将出现在您的代码段列表中的代码段的名称。如果你不给它一个标签，它会使用第一句话。