Como usar o expansor de texto para acelerar drasticamente seu trabalho relacionado à escrita

A escrita de negócios pode se tornar tediosa e demorada. Freqüentemente, digitamos as mesmas palavras várias vezes em um e-mail, nas redes sociais, em apresentações, artigos ou guias do usuário. Uma maneira de ajudar a agilizar o processo de escrita é usar um aplicativo chamado Text Expander. Este aplicativo permite que você crie trechos de texto e código e os coloque em seu conteúdo usando abreviações.

Neste artigo, examinarei alguns dos recursos do Text Expander e verei como é fácil de usar. O aplicativo está disponível para Windows, Mac e iOS. Estou testando a versão demo para Windows e executando-a no Windows 10.

Expansor de Texto

O Text Expander é uma ferramenta de melhoria de produtividade que pode economizar centenas de horas por ano. É rápido e preciso, economizando tempo sem comprometer a qualidade. Melhorar a eficiência ajuda a reduzir custos.

O aplicativo permite adicionar trechos enquanto você digita. Você digita uma abreviatura curta e o Text Expander preenche o trecho. Eles podem incluir strings de texto, endereços de e-mail, assinaturas, código, imagens, cartas-padrão, estilos, links, etc. Você pode adicioná-los com um atalho ou uma abreviatura personalizada.

Os fragmentos podem ser linhas simples ou parágrafos completos. Você pode estilizar o texto do snippet e adicionar links e imagens. Isso evita que você precise digitar frases comuns sempre que quiser usá-las. Eles podem ser adicionados a qualquer editor em que você estiver digitando. Basta digitar a abreviatura.

Crie mensagens pessoais com campos para você preencher. Inclui vários tipos de campo. As mensagens podem ser automatizadas e personalizadas ao mesmo tempo. Você pode pesquisar seus trechos embutidos enquanto digita. Também inclui lembretes enquanto você digita.

Os snippets são armazenados na nuvem para que estejam disponíveis em todos os seus dispositivos. Você pode criá-lo em um dispositivo e ele está automaticamente disponível nos outros.

Ele se integra com seus aplicativos. Ele executa correção ortográfica em vários idiomas. Os snippets podem ser aninhados em outros snippets. Ele irá importar dados de outros aplicativos, e você pode importar e exportar snippets.

O Text Expander adiciona facilmente trechos de código. Inclui HTML, CSS, JavaScript, scripts de shell, etc. Pode acentuar palavras e incluir símbolos. Isso é ótimo para modelos de código que não dependem de editores de código específicos. Também encurtará URLs longos.

O Text Expander é ótimo para qualquer coisa em que você escreveria a mesma coisa mais de uma vez. Isso inclui fazer anotações, responder às perguntas de vendas dos clientes, suporte ao cliente, e-mails e muito mais.

Usando o Text Expander com sua equipe

Usar o Text Expander com equipes requer a assinatura do Teams. Você pode compartilhar os trechos com sua equipe para que todos na empresa possam usar o mesmo texto. Usar o Text Expander com equipes ajuda a manter a consistência.

Crie formulários com campos para que os membros da equipe possam inserir as informações específicas, mantendo o documento consistente.

Você pode nomear um membro da equipe para ser um editor autorizado, e todos na equipe recebem automaticamente os fragmentos atualizados. Gerencie facilmente milhares de snippets com uma equipe em todo o mundo. Isso mantém todos usando as mesmas frases, grafias, palavras, imagens, etc.

Equipe inclui estatísticas para que você possa saber quanto tempo sua equipe economizou usando o Text Expander. Isso o ajuda a tomar decisões sobre como você e sua equipe o utilizam.

Usando o Expansor de Texto

Aqui está uma olhada no Text Expander em ação.

Configurando Snippets

Depois de instalar o aplicativo e fazer login, você verá uma janela onde pode adicionar trechos.

Crie um grupo para seus trechos se quiser organizá-los. Cliquei no botão Novo Grupo e adicionei o nome. Você também pode adicionar notas, escolher quando expandir (selecionando o que precede a abreviação) e criar o prefixo. Você pode criar seus trechos em qualquer um dos grupos que desejar.

Os grupos aparecem automaticamente em sua conta no site Text Expander. Você também pode gerenciá-los ou criá-los aqui.

Para criar um trecho, selecione o ícone Novo trecho no canto superior esquerdo. Aqui, você escolherá o tipo de trecho que deseja criar, adicionará o conteúdo e escolherá o rótulo, a abreviação e a distinção entre maiúsculas e minúsculas.

Na janela Conteúdo, você pode escolher criar texto simples, AppleScript, script de shell, JavaScript ou texto formatado e imagens.

Escolhi texto simples e digitei algumas frases aleatórias. Eu dei a ele um rótulo de 'texto', defina a abreviatura como rt ... bem, quando eu digitei a abreviatura em meu documento do Word, ela foi substituída pela frase no trecho. Eu não o salvei nem nada. Funcionou automaticamente.

De qualquer forma, dei a ele uma abreviatura que significa texto aleatório e deixei a distinção entre maiúsculas e minúsculas no padrão (o que significa que diferencia maiúsculas de minúsculas). Também pode ignorar o caso ou adaptar o caso da abreviatura. As abreviações aparecem na coluna esquerda com o nome do snippet. Se você esquecer a abreviatura, pode fazer uma pesquisa embutida. As chaves dependem de qual sistema operacional você possui. Eles têm algumas dicas sobre como criar abreviações.

Para este, escolhi texto formatado e imagens. Ele abre um editor de texto onde você pode formatar o texto, adicionar imagens, adicionar marcadores, links, datas, etc. Mudei a cor de uma linha, adicionei uma pequena imagem, um código de data e um link. Eu adicionei o rótulo e defini a abreviação como pg e r. O rótulo é o nome do trecho que aparecerá na sua lista de trechos. Se você não atribuir um rótulo, ele usará a primeira frase.

Os códigos de data são selecionados nos links suspensos. Você pode adicionar a data atual ou uma data futura sem ter que abrir um calendário. Você pode escolher o formato. Ele usa matemática para que você possa escolher facilmente uma data futura ou passada.

Escolha a ação do teclado que deseja usar com o snippet.

Por exemplo, optei por inserir um trecho e pediu uma abreviatura.

O trecho foi então adicionado a este trecho, permitindo-me incorporar trechos dentro de trechos.

Você pode definir o delimitador. Neste exemplo, adicionei algumas aspas, coloquei o cursor dentro das aspas e coloquei o cursor naquele local quando o snippet for usado. Isso dá ao usuário o ponto de partida para que ele possa adicionar o texto.

Os preenchimentos fornecem campos extras. Este é o campo multilinhas.

Este é o menu pop-up. Adicione quantas opções desejar.

Eu adicionei uma área de preenchimento com o valor padrão de 27 e um pop-up com 5 opções (essas são as opções de exemplo padrão).

Ao digitar minha abreviatura, recebi o pop-up com o valor padrão que adicionei e uma caixa suspensa com opções. Fiz uma seleção e cliquei em OK. Isso adicionou os valores (27 e opção 3) ao meu texto.

Para este, criei um snippet para CSS e o adicionei ao grupo Code Snippets.

Todos os trechos aparecem em sua lista em sua conta do Expansor de texto.

Adicionando trechos ao seu conteúdo

Adicionar trechos aos seus documentos é fácil. Basta colocar o cursor onde deseja o snippet e inserir a abreviatura em qualquer editor. Quero criar um e-mail com um layout predefinido. Para isso, irei criar o e-mail, um link do projeto e uma assinatura do e-mail.

O link do projeto é um texto formatado e fornece apenas o nome do projeto. É clicável. Eu o adicionei ao grupo Meus Snippets.

Eu criei uma assinatura de e-mail (usando os links que discuti no artigo Como escrever uma assinatura de e-mail profissional que converte), colei a assinatura em um trecho de texto formatado e adicionei-a ao meu grupo Trechos de e-mail.

Eu também criei o modelo de email. Inclui um local para o cursor, a data e eu incorporei o snippet de assinatura de e-mail.

Acessei meu aplicativo de e-mail online e digitei a abreviatura do snippet do modelo de e-mail. O cursor é colocado automaticamente onde posso inserir o nome. O corpo do e-mail e minha assinatura estão aqui.

Digitei o nome da pessoa e acrescentei a abreviatura do projeto. Ele apareceu e incluiu o link. Eu poderia ter incluído como um snippet incorporado, mas isso me permite usar qualquer projeto que eu quiser.

Aqui está o mesmo trecho no Facebook.

Aqui está o snippet no WordPress usando o editor Classic.

Como esperado, Gutenberg cria blocos individuais, mas é fácil de trabalhar. Ao usá-los com Gutenberg, eu os criaria especificamente para este editor.

Documentação e suporte do expansor de texto

A documentação e o treinamento incluem um blog e uma página de suporte com vídeos, base de conhecimento, ajuda para equipes, grupos públicos, dicas, guias do usuário, etc.

Preços do Text Expander

O Text Expander tem um preço razoável e é fácil ver como ele se pagaria. Existem duas opções para escolher:

• Life Hacker - $ 39,96 por ano ou $ 4,16 por mês
• Equipe - $ 95,52 por ano por usuário ou $ 9,95 por mês por usuário

O Life Hacker ainda permite que você compartilhe grupos de trechos com seu círculo. Equipe é excelente se você deseja que sua equipe compartilhe a biblioteca de trechos e tenha controle sobre como os trechos são gerenciados.

Reflexões finais

O Text Expander é intuitivo. Não precisei dos arquivos de ajuda, mas há muitos deles e tenho certeza de que consegui encontrar o que precisava. Eu apenas arranhei a superfície do que ele pode fazer, então tenho certeza que pode ficar mais complexo. Eu recomendo fortemente assistir aos vídeos de demonstração para vê-lo em ação. Este é um aplicativo fácil de recomendar, pois economizaria muito tempo para empresas de qualquer tamanho.

Nós queremos ouvir de você. Você já experimentou o Text Expander? Conte-nos sobre sua experiência nos comentários.

Imagem em destaque via johavel / shutterstock.com