Come usare Text Expander per velocizzare drasticamente il tuo lavoro di scrittura

La scrittura aziendale può diventare noiosa e richiedere molto tempo. Spesso digitiamo le stesse parole più volte all'interno di un'e-mail, sui social media, in presentazioni, articoli o nelle guide dell'utente. Un modo per semplificare il processo di scrittura è utilizzare un'app chiamata Text Expander. Questa app ti consente di creare frammenti di testo e codice e di inserirli all'interno dei tuoi contenuti utilizzando le abbreviazioni.

In questo articolo, esaminerò alcune delle funzionalità di Text Expander e vedrò quanto è facile da usare. L'app è disponibile per Windows, Mac e iOS. Sto testando la versione demo per Windows e la eseguo su Windows 10.

Espansore di testo

Text Expander è uno strumento di miglioramento della produttività che può far risparmiare centinaia di ore all'anno. È veloce e preciso, ti fa risparmiare tempo senza compromettere la qualità. Migliorare l'efficienza aiuta a ridurre i costi.

L'app ti consente di aggiungere frammenti durante la digitazione. Digita una breve abbreviazione e Text Expander riempirà lo snippet. Possono includere stringhe di testo, indirizzi e-mail, firme, codice, immagini, lettere, stili, collegamenti, ecc. Puoi aggiungerli con una scorciatoia o un'abbreviazione personalizzata.

I frammenti possono essere linee semplici o paragrafi completi. Puoi modellare il testo dello snippet e aggiungere collegamenti e immagini. Ti impedisce di dover digitare frasi comuni ogni volta che vuoi usarle. Possono essere aggiunti a qualsiasi editor in cui stai digitando. Basta digitare l'abbreviazione.

Crea messaggi personali con campi da compilare. Include più tipi di campi. I messaggi possono essere automatizzati e personalizzati allo stesso tempo. Puoi cercare i tuoi frammenti in linea mentre digiti. Include anche promemoria durante la digitazione.

Gli snippet sono archiviati nel cloud in modo che siano disponibili su tutti i tuoi dispositivi. Puoi crearlo su un dispositivo ed è automaticamente disponibile sugli altri.

Si integra con le tue app. Esegue la correzione ortografica in più lingue. Gli snippet possono essere nidificati all'interno di altri snippet. Importerà dati da altre app e potrai importare ed esportare frammenti.

Text Expander aggiunge facilmente frammenti di codice. Include HTML, CSS, JavaScript, script di shell, ecc. Può accentuare parole e includere simboli. Questo è ottimo per i modelli di codice che non si basano su editor di codice specifici. Ridurrà anche gli URL lunghi.

Text Expander è ottimo per qualsiasi cosa in cui scriveresti la stessa cosa più di una volta. Ciò include prendere appunti, rispondere alle domande di vendita dei clienti, assistenza clienti, e-mail e molto altro.

Utilizzo di Text Expander con il tuo team

L'uso di Text Expander con i team richiede l'abbonamento a Teams. Puoi condividere gli snippet con il tuo team in modo che tutti all'interno dell'azienda possano utilizzare lo stesso testo. L'uso di Text Expander con i team aiuta a mantenere la coerenza.

Crea moduli con campi in modo che i membri del team possano inserire le informazioni specifiche mantenendo coerente il documento.

Puoi nominare un membro del team come editor autorizzato e tutti i membri del team riceveranno automaticamente gli snippet aggiornati. Gestisci facilmente migliaia di frammenti con un team in tutto il mondo. Ciò fa sì che tutti utilizzino le stesse frasi, ortografia, parole, immagini, ecc.

Team include statistiche in modo da poter sapere quanto tempo ha risparmiato il tuo team utilizzando Text Expander. Questo ti aiuta a prendere decisioni su come tu e il tuo team lo usate.

Utilizzo dell'espansione del testo

Ecco uno sguardo a Text Expander in azione.

Configurazione degli snippet

Dopo aver installato l'app e aver effettuato l'accesso, vedrai una finestra in cui puoi aggiungere frammenti.

Crea un gruppo per i tuoi frammenti se vuoi organizzarli. Ho fatto clic sul pulsante Nuovo gruppo e ho aggiunto il nome. Puoi anche aggiungere note, scegliere quando espandere (selezionando ciò che precede l'abbreviazione) e creare il prefisso. Puoi creare i tuoi frammenti in uno qualsiasi dei gruppi che desideri.

I gruppi vengono visualizzati automaticamente all'interno del tuo account sul sito Web di Text Expander. Puoi anche gestirli o crearli da qui.

Per creare uno snippet, seleziona l'icona Nuovo frammento nell'angolo in alto a sinistra. Qui sceglierai il tipo di snippet che desideri creare, aggiungi il contenuto e scegli l'etichetta, l'abbreviazione e la distinzione tra maiuscole e minuscole.

Nella finestra Contenuto, puoi scegliere di creare testo normale, AppleScript, script di shell, JavaScript o testo e immagini formattati.

Ho scelto il testo normale e ho digitato alcune frasi casuali. Gli ho dato un'etichetta di "testo", ho impostato l'abbreviazione come rt ... beh, quando ho digitato l'abbreviazione nel mio documento di Word è stata sostituita con la frase nello snippet. Non l'avevo salvato o altro. Ha funzionato automaticamente.

Ad ogni modo, gli ho dato un'abbreviazione che significa testo casuale e ho lasciato la distinzione tra maiuscole e minuscole sul valore predefinito (il che significa che fa distinzione tra maiuscole e minuscole). Può anche ignorare il caso o adattare il caso dell'abbreviazione. Le abbreviazioni vengono visualizzate nella colonna di sinistra con il nome dello snippet. Se dimentichi l'abbreviazione puoi fare una ricerca in linea. Le chiavi dipendono dal sistema operativo in uso. Hanno alcuni suggerimenti sulla creazione di abbreviazioni.

Per questo, ho scelto testo formattato e immagini. Apre un editor di testo in cui è possibile formattare il testo, aggiungere immagini, aggiungere elenchi puntati, collegamenti, date, ecc. Ho cambiato il colore di una linea, aggiunto una piccola immagine, un codice data e un collegamento. Ho aggiunto l'etichetta e impostato l'abbreviazione su pg e r. L'etichetta è il nome dello snippet che apparirà nell'elenco degli snippet. Se non gli dai un'etichetta, usa la prima frase.

I codici data vengono selezionati dai collegamenti a discesa. Puoi aggiungere la data corrente o una data futura senza dover aprire un calendario. Puoi scegliere il formato. Utilizza la matematica in modo da poter scegliere facilmente una data futura o passata.

Scegli l'azione della tastiera che desideri utilizzare con lo snippet.

Ad esempio, ho scelto di inserire uno snippet e ha chiesto un'abbreviazione.

Il frammento è stato quindi aggiunto a questo frammento, consentendomi di incorporare frammenti all'interno di frammenti.

Puoi impostare il delimitatore. In questo esempio, ho aggiunto un paio di virgolette, impostato il cursore tra virgolette e impostato il cursore da posizionare in quella posizione quando viene utilizzato lo snippet. Questo dà all'utente il punto di partenza in modo che possa aggiungere il testo.

I riempimenti ti danno campi extra. Questo è il campo multilinea.

Questo è il menu a comparsa. Aggiungi tutte le opzioni che vuoi.

Ho aggiunto un'area di riempimento con il valore predefinito di 27 e un popup con 5 opzioni (queste sono le opzioni di esempio predefinite).

Digitando la mia abbreviazione mi è stato fornito il popup con il valore predefinito che ho aggiunto e una casella a discesa con le opzioni. Ho fatto una selezione e ho premuto OK. Questo ha aggiunto i valori (27 e opzione 3) al mio testo.

Per questo, ho creato uno snippet per CSS e l'ho aggiunto al gruppo Code Snippets.

Tutti i frammenti vengono visualizzati all'interno dell'elenco nel tuo account di Text Expander.

Aggiungere frammenti ai tuoi contenuti

Aggiungere i tuoi frammenti ai tuoi documenti è facile. Posiziona semplicemente il cursore dove desideri lo snippet e inserisci l'abbreviazione in qualsiasi editor. Voglio creare un'e-mail con un layout predefinito. Per questo, creerò l'e-mail, un collegamento al progetto e una firma dell'e-mail.

Il collegamento al progetto è testo formattato e fornisce solo il nome del progetto. È cliccabile. L'ho aggiunto al gruppo I miei frammenti.

Ho creato una firma e-mail (utilizzando i collegamenti che ho discusso nell'articolo Come scrivere una firma e-mail professionale che converte), incollato la firma in un frammento di testo formattato e l'ho aggiunta al mio gruppo Snippet e-mail.

Ho anche creato il modello di email. Include una posizione per il cursore, la data e ho incorporato lo snippet della firma dell'e-mail.

Sono andato alla mia app di posta elettronica online e ho inserito l'abbreviazione per lo snippet del modello di posta elettronica. Il cursore viene posizionato automaticamente dove posso inserire il nome. Il corpo dell'email e la mia firma sono qui.

Ho inserito il nome della persona e poi ho aggiunto l'abbreviazione del progetto. È apparso e includeva il collegamento. Avrei potuto includerlo come frammento incorporato, ma questo mi consente di utilizzare qualsiasi progetto che desidero.

Ecco lo stesso frammento su Facebook.

Ecco lo snippet in WordPress usando l'editor classico.

Come previsto, Gutenberg crea singoli blocchi, ma è abbastanza facile lavorarci. Quando li uso con Gutenberg, li creo appositamente per questo editor.

Documentazione e supporto di Text Expander

La documentazione e la formazione includono un blog e una pagina di supporto con video, knowledge base, aiuto per i team, gruppi pubblici, suggerimenti, guide per l'utente, ecc.

Prezzi dell'espansore di testo

Text Expander ha un prezzo ragionevole ed è facile vedere come si ripagherebbe da solo. Ci sono due opzioni tra cui scegliere:

• Life Hacker – $ 39,96 all'anno o $ 4,16 al mese
• Team : $ 95,52 all'anno per utente o $ 9,95 al mese per utente

Il Life Hacker ti consente comunque di condividere gruppi di frammenti con la tua cerchia. Il team è fantastico se vuoi che il tuo team condivida la libreria di frammenti e abbia il controllo su come vengono gestiti i frammenti.

Pensieri finali

Text Expander è intuitivo. Non avevo bisogno dei file di aiuto, ma ce ne sono molti e sono sicuro di poter trovare tutto ciò di cui avevo bisogno. Ho appena scalfito la superficie di ciò che può fare, quindi sono sicuro che può diventare più complesso. Consiglio vivamente di guardare i video dimostrativi per vederlo in azione. Questa è un'app facile da consigliare in quanto sarebbe un ottimo risparmio di tempo per aziende di qualsiasi dimensione.

Vogliamo sentire da voi. Hai provato Text Expander? Fateci sapere la vostra esperienza nei commenti.

Immagine in primo piano tramite johavel / shutterstock.com