運行成功項目的 7 條風險管理原則

風險。 我喜歡這個詞。 發生在我身上的每一件美妙的事情都源於風險。

當我們談論業務中的風險管理時，我們不僅僅是在談論可能會失敗但也可能將我們帶到新高度的大膽、勇敢的業務舉措。 我們也在談論如果我們不預見和預防它們可能會發生的非常負面的事件。

風險可以來自內部或外部來源，世界上沒有一個項目不受風險影響。 由於風險管理，公司可以盡可能地減少已知威脅，防止項目失敗並保持客戶的青睞。 公司也可以體驗到他們從未夢想過的成功。

為什麼您應該優先考慮項目風險管理

• 您將以積極主動的方式處理意外問題，這可以防止您賠錢 - 甚至可以賺錢。
• 您可以利用出現的機會。
• 團隊成員會很高興他們不必解決本可以避免的問題。
• 項目將在截止日期前並在預算範圍內交付，並且它們將達到客戶期望的質量水平。

項目風險管理的7個原則

假設在您的項目過程中會出現零問題是一個巨大的錯誤。 這不自信； 它是無知的。 聰明的公司將風險管理寫入項目本身，以及員工培訓甚至日常運營中。 讓我們回顧一下風險管理的七項原則。

1. 定義項目的工作範圍

項目的工作範圍 (SOW) 應包括：

• 客戶信息
• 承包商信息
• 可交付成果
• 里程碑

不過，這些只是基礎知識。 您的 SOW 應盡可能詳細，以便您的客戶知道哪些屬於工作範圍，哪些不屬於。 回答諸如“如果客戶在接受項目完成後要求更改會怎樣？”之類的問題。 或者“如果客戶沒有按時提供必要的信息，將如何影響項目時間表？”

應該為每個項目編寫一個新的 SOW。 每個客戶和合同都會有所不同，如果您使用通用模板，您會錯過一些東西。

2. 儘早識別風險

能夠看到即將到來的風險需要保持開放的心態並思考項目的未來，而不僅僅是其當前狀態。

員工是這方面的重要來源。 他們擁有不同的經驗，可以確定您何時需要風險管理。 舉行一對一會議和全團隊會議，徵求反饋和建議。 此外，與從事類似項目的其他行業專業人士交談。 找出他們的項目出了什麼問題，以及他們通過風險管理能夠避免的問題。

最終，您希望完成項目的每一步並討論任何問題或可能的問題。 在這一點上，沒有任何建議太愚蠢或太牽強——這是一個頭腦風暴會議，歡迎所有想法。

評估風險管理的項目領域包括：

• 預算
• 客戶要求
• 合同
• 文檔
• 人員（例如，如果核心團隊成員生病）
• 日程
• 技術
• 天氣和自然災害

如果需要，您可以進一步細分這些類別。 例如，“時間表”類別可以分解為不同的網站設計可交付成果，然後可以評估每個項目的風險。

3. 也尋找機會

正如您可以預見項目可能會在何處失控一樣，您也可以預見如果它不會失敗，它可以飛向何處。 為機會做好準備是風險管理的重要組成部分。

假設您正在為客戶創建登錄頁面。 您正在與營銷團隊合作，為該著陸頁吸引流量； 一旦訪問者在那裡，您希望他們會因為您非凡的設計和銷售副本而轉換。 一方面，您可以為著陸頁做準備，該頁面不會像您希望的那樣轉換盡可能多的人，或者註冊表格需要很長時間才能加載。

但是，如果一切都朝著相反的方向發展呢？ 營銷團隊的廣告做得非常好，以至於他們要求增加預算以獲得更大的吸引力。 如此多的人在著陸頁上進行了轉換，以至於網站幾乎無法處理湧入的流量。 這些都是很大的問題，必須像底片一樣對其進行計劃。

4. 重視風險

對每個風險進行評級。 使用 1 到 5 的等級是最簡單的，1 表示影響最小，5 表示影響最大。 首先，回答問題：“風險發生的可能性有多大？” 並按照該等級對其進行評分。 然後，對以下方面的影響進行評分：時間、成本和質量。 如果這是一個積極的風險，你也可以根據它的好處來評價它，比如“如果發生這種風險，它會有多大好處？”

這樣做將幫助您確定首先要減輕哪些風險的優先級，並告訴您哪些風險可以放在一邊，甚至可以完全忽略。 如果存在極有可能發生並且會產生重大負面影響的風險，則需要您注意。 如果有一種不太可能發生並且如果發生只會產生微不足道的結果，您可以將其留待以後使用，甚至完全跳過它。

有一個灰色地帶。

假設您正在為新客戶設計一個網站。 這是你第一次和她一起工作，你已經知道你以後不想和她一起工作——她的要求很高而且不切實際，而且她的預算很低。 她想要一個強大的網站，但她負擔不起——而且她似乎不明白這一點。 你將不得不提供比她要求的更少的東西，堅持基本知識和必需品，並忽略花里胡哨的東西。

這就是風險：除非你在她的預算範圍內交付她想要的東西（你不願意這樣做），否則你會讓客戶嚴重失望，她將來可能不會僱用你。 這種情況發生的可能性是 5。

這不會影響時間或成本——你對她的要求說“不”的原因是在時間和預算限制內工作——但它會影響質量，至少在客戶眼中是這樣。 不過，還有一個問題：你在乎嗎？ 也許不吧。 你不想再和她一起工作，所以雖然最壞的事情發生的風險很高，但對你的業務未來的影響很小——你已經知道它即將到來並且你很好。

風險和目前的影響評價很高，但未來的影響沒有，所以即使數字在那裡，這也不需要你太多關注。

反之亦然。

可能有些事情看似很小——不太可能發生，對時間、成本或質量影響不大——但無論出於何種原因，它對您來說仍然很重要。 例如，假設您有一個客戶，您為其建立了許多網站。 他總是對你的工作感到興奮。 現在，他為你準備了一個稍微不同的項目，一個你不像其他人那麼熟悉的行業的網站。 你很確定你仍然可以提供他想要的東西，並且客戶會留下深刻的印象。 出現問題的風險很低。 但是，它仍然存在，並且您與該客戶的關係非常好，您希望防止任何和所有可能的風險。 風險評估數字很低，但重要性很高，所以你仍然要把它放在你要預防的風險列表中。

5. 弄清楚如何應對風險

您已確定現在需要注意哪些風險。 不過你會怎麼做？ 必須採取什麼行動，為什麼？

風險管理的三重原因方法

為了深入挖掘潛在問題的根本原因，我非常喜歡問自己一個由 3 部分組成的“為什麼？”系列。

讓我們以那個想要世界上最好的網站但預算很少的客戶為例。 我們已經確定她會因為無法獲得她想要的所有功能而感到失望。 你不能為她做的一件事是創建一個自定義聊天機器人。 不要簡單地說，“好吧，我們做不到，太難了”，找出為什麼這是一個問題：

• 為什麼這是一個問題：客戶沒有她想要的自定義聊天機器人的預算。 她會因為她的網站上沒有此功能而感到不安。
• 原因：因為她想要一種讓客戶立即與她取得聯繫的方式，而且她認為實時聊天是提供這一點的最佳方式。
• 原因：因為客戶可以跳過的障礙較少。 他們無需先發送電子郵件或拿起電話即可聯繫她的公司。

好的。 所以我們確定真正的問題不是，“客戶想要這個她買不起的東西。” 問題是客戶想要一種方式讓客戶與她的公司進行實時聊天，她假設定制的聊天機器人是唯一的方法。 與其說“不，對不起”，你可以用她能負擔得起的替代方法回到她身邊，比如將 Facebook Messenger 嵌入她的網站。 你現在已經解決了真正的問題，第三個“為什麼”。

處理風險的 4 種方法

現在您知道了潛在問題的根本原因，有四種基本方法可以處理它：

• 規避：防止風險發生，以免損害您的項目。
• 緩解措施：採取行動限制風險可能造成的損害。
• 轉移：僱用其他人來承擔風險。 例如，您可以聘請律師查看合同。
• 接受：如果其他三個選項不可用或不現實，您將選擇此選項。

6. 維護風險日誌

使用電子表格跟踪您預期的風險。 除了上面提到的風險評估量表，這裡還有一些需要包括的領域和需要充實的細節：

• 您添加條目的日期以及任何其他重要的日期，例如後續事件發生的時間
• 風險描述
• 風險發生的可能性
• 負責管理風險的人，由最適合該特定風險的人決定
• 對風險的適當反應
• 不同風險應對措施的高低成本估算
• 當前狀態

風險日誌的複雜性將與項目的複雜性相吻合。 對於您之前已經完成數百次的簡單網站設計或開發，非正式的風險日誌將很好地為您服務。 對於範圍較大的項目和 VIP 客戶，您需要更正式和詳細的風險日誌。

7. 定期審查項目風險

每週，查看您的風險日誌以更新信息，確定下一步要解決的問題並在風險出現時添加。 風險管理不是一次性的； 必須在項目的整個生命週期內對其進行監控和更新。

一旦項目結束並完成，也請保留您的日誌 - 您可以從中學習並更準確地預測類似項目的未來風險。 您甚至可以根據過去的項目為未來的項目制定一份首選風險清單。

包起來

您永遠無法識別、計劃和預防項目中可能出現的每一件事情。 但是，通過精明的風險管理，您可以識別大量潛在風險，並在它們成為問題之前製定應對計劃。 然後，您將有更多時間專注於您沒有預見到的風險。

您是否正在尋找一種方法來讓您的所有項目井井有條？ 查看我們關於 Asana 的文章，包括深入概述和用例建議。