7 принципов управления рисками для запуска успешных проектов

Риск. Я люблю это слово. Все чудесные вещи, которые когда-либо происходили со мной, были рождены риском.

Когда мы говорим об управлении рисками в бизнесе, мы не только говорим о смелых и смелых бизнес-шагах, которые могут потерпеть неудачу, но также могут привести нас к новым высотам. Мы также говорим об очень негативных событиях, которые могут произойти, если мы их не предвидим и не предотвращаем.

Риск может исходить из внутреннего или внешнего источника, и в мире нет проекта, который не подвержен риску. Благодаря управлению рисками компании могут максимально минимизировать известные угрозы, предотвратить провал проекта и оставаться в благосклонности клиента. Компании также могут добиться успеха, о котором они даже не мечтали.

Почему вы должны уделять приоритетное внимание управлению рисками проекта

• Вы будете решать непредвиденные проблемы проактивно, что может уберечь вас от потери денег и даже может принести вам деньги.
• Вы можете воспользоваться возникающими возможностями.
• Члены команды будут в восторге от того, что им не нужно исправлять проблемы, которые можно было предотвратить.
• Проекты будут реализованы в срок и в рамках бюджета, и они будут иметь уровень качества, ожидаемого вашим клиентом.

7 принципов управления рисками проекта

Было бы огромной ошибкой предполагать, что в ходе вашего проекта не возникнет никаких проблем. Это не уверенно; это невежественно. Умные компании вписывают управление рисками в сам проект, а также в обучение сотрудников и даже в повседневные операции. Давайте рассмотрим семь принципов управления рисками.

1. Определите объем работ для проекта.

Объем работ по проекту (SOW) должен включать:

• Информация о клиенте
• Информация о подрядчике
• Практические результаты
• Вехи

Однако это только основы. Ваш SOW должен быть как можно более подробным, чтобы ваш клиент знал, что входит в объем работ, а что нет. Ответьте на такие вопросы, как: «Что произойдет, если клиент попросит внести изменения после того, как признал проект завершенным?» или «Как повлияет на график проекта, если клиент не предоставит вовремя необходимую информацию?»

Для каждого проекта должен быть написан новый SOW. Каждый клиент и контракт будут разными, и если вы будете использовать общий шаблон, вы что-то упустите.

2. Как можно раньше выявляйте риски

Для того, чтобы видеть риск, который снижается по линии, необходимо сохранять непредвзятость и думать о будущем проекта, а не только о его нынешнем состоянии.

Сотрудники - отличный источник для этого. У них разный опыт, и они могут точно определить, когда вам нужно управление рисками. Проводите индивидуальные встречи и групповые встречи, чтобы попросить совета и отзывов. Также поговорите с другими профессионалами отрасли, которые работали над аналогичными проектами. Узнайте, что пошло не так в их проектах и ​​какие проблемы они смогли предотвратить с помощью управления рисками.

В конечном итоге вы хотите пройти каждый этап проекта и обсудить любые проблемы или возможные проблемы. На данный момент нет слишком глупых или надуманных предложений - это мозговой штурм, и все идеи приветствуются.

Области проекта для оценки управления рисками включают:

• Бюджет
• Требования клиента
• Контракты
• Документация
• Люди (например, если кто-то из основной команды заболел)
• Расписание
• Технология
• Погода и стихийные бедствия

Вы можете разбить эти категории дальше, если хотите. Например, категорию «расписание» можно разбить на различные результаты проектирования веб-сайта, а затем оценить риск для каждого из них.

3. Определите возможности тоже

Точно так же, как вы можете предвидеть, где проект может пойти наперекосяк, вы можете предвидеть, куда он может взлететь, если не потерпит неудачу. Подготовка к возможностям - важная часть управления рисками.

Допустим, вы создаете целевую страницу для клиента. Вы работаете с командой маркетинга, чтобы привлечь трафик на эту целевую страницу; как только посетители появятся, вы надеетесь, что они конвертируются благодаря вашему феноменальному дизайну и рекламному тексту. С одной стороны, вы можете подготовиться к тому, что целевая страница не привлечет столько людей, сколько вы надеетесь, или форма регистрации будет загружаться слишком долго.

Но как быть, если все пойдет по-другому? Реклама маркетинговой команды работает настолько хорошо, что они просят большего бюджета, чтобы получить еще больше внимания. На целевой странице конвертируется так много людей, что веб-сайт с трудом справляется с притоком трафика. Это большие проблемы, и их нужно планировать так же, как и отрицательные моменты.

4. Определите важность риска

Оцените каждый риск. Проще всего использовать шкалу от 1 до 5, где 1 - наименее эффективный, а 5 - самый эффективный. Сначала ответьте на вопрос: «Насколько велика вероятность возникновения риска?» и оцените его по этой шкале. Затем оцените влияние следующих факторов: время, стоимость и качество. Если это положительный риск, вы также можете оценить его с точки зрения его преимуществ, например: «Насколько полезным будет этот риск, если он произойдет?»

Это поможет вам расставить приоритеты, какие риски нужно уменьшить в первую очередь, и подскажет, какие из них можно игнорировать или даже полностью игнорировать. Если есть риск, который с большой вероятностью произойдет и будет иметь серьезные негативные последствия, он требует вашего внимания. Если есть что-то, что вряд ли произойдет и будет иметь лишь незначительные результаты, если оно произойдет, вы можете оставить это на потом или даже полностью пропустить.

Есть серая зона.

Допустим, вы разрабатываете веб-сайт для нового клиента. Вы впервые работали с ней и уже знаете, что не хотите работать с ней в будущем - ее требования высоки и нереалистичны, а ее бюджет невелик. Ей нужен надежный веб-сайт, но она не может себе этого позволить - и, похоже, она этого не понимает. Вам придется сделать меньше, чем она просила, придерживаясь основ и предметов первой необходимости и не обращая внимания на навороты.

Вот риск: если вы не дадите то, что она хочет, в рамках ее бюджета (чего вы не хотите делать), вы серьезно разочаруете клиента, и она, вероятно, не возьмет вас на работу в будущем. Вероятность этого - 5.

Это не повлияет на время или затраты - причина, по которой вы говорите «нет» ее требованиям, заключается в том, чтобы работать в рамках временных и бюджетных ограничений, - но это повлияет на качество, по крайней мере, в глазах клиента. Но вот еще один вопрос: вас это волнует? Может быть нет. Вы не хотите снова работать с ней, поэтому, хотя риск того, что произойдет худшее, велик, влияние на будущее вашего бизнеса невелико - вы уже знаете, что это произойдет, и вас это устраивает.

Риск и нынешнее воздействие высоко оценены, но будущее влияние - нет, поэтому, даже если цифры есть, это не требует особого внимания.

Может быть и обратное.

Может быть что-то, что кажется незначительным - маловероятно, что произойдет, не слишком сильно повлияет на время, стоимость или качество - но это все равно важно для вас по какой-либо причине. Например, предположим, что у вас есть клиент, для которого вы создали множество веб-сайтов. Он всегда в восторге от вашей работы. Теперь у него есть для вас немного другой проект - веб-сайт для индустрии, с которой вы не так знакомы, как другие. Вы почти уверены, что можете доставить то, что он хочет, и что клиент будет впечатлен. Риск того, что что-то пойдет не так, невелик. Тем не менее, он все еще существует, и у вас такие фантастические отношения с этим клиентом, что вы хотите предотвратить все возможные риски. Цифры оценки рисков низкие, но важность высока, поэтому вы все равно внесете их в свой список рисков, которые необходимо предотвратить.

5. Выясните, как реагировать на риск.

Вы определили, какие риски требуют вашего внимания прямо сейчас. Но что ты будешь делать ? Какие действия нужно предпринять и почему?

Метод тройной причины для управления рисками

Чтобы разобраться в основной причине потенциальной проблемы, я большой поклонник спрашивать себя из трех частей: «Почему?»

Давайте возьмем пример того клиента, который хотел получить лучший в мире веб-сайт, но имел на это крошечный бюджет. Мы уже установили, что она будет разочарована тем, что не сможет получить все функции, которые ей нужны. Единственное, что вы не можете сделать для нее, - это создать собственного чат-бота. Вместо того, чтобы просто сказать: «Ну, мы не можем, так жестко», выясните, почему это проблема:

• Почему это проблема: у клиента нет бюджета на заказного чат-бота, который она хочет. Она будет расстроена из-за того, что на ее веб-сайте нет этой функции.
• Почему: потому что она хочет, чтобы клиенты могли с ней связаться немедленно, и она считает, что чат - лучший способ предложить это.
• Зачем: Потому что у покупателя меньше обручей, через которую он может перепрыгнуть. Они могут связаться с ее компанией, не отправляя электронное письмо или не беря трубку.

Хорошо. Итак, мы определили, что реальная проблема заключается не в том, «Клиент хочет то, что она не может себе позволить». Проблема в том, что клиент хочет, чтобы клиенты могли общаться в чате с его компанией в прямом эфире, и она предполагает, что специально созданный чат-бот - единственный способ сделать это. Вместо того, чтобы сказать «Нет, извините», вы можете вернуться к ней с альтернативой, которую она может себе позволить, например, встроить Facebook Messenger на ее веб-сайт. Теперь вы решили настоящую проблему - третье «почему».

4 способа справиться с риском

Теперь, когда вы знаете основную причину потенциальной проблемы, есть четыре основных способа ее решения:

• Избегание: предотвращайте возникновение риска, чтобы он не испортил ваш проект.
• Смягчение: примите меры, чтобы ограничить ущерб, который может нанести риск.
• Передача: наймите кого-нибудь, кто рискнет. Например, вы можете нанять юриста для проверки контракта.
• Принятие: это то, что вы выберете, если остальные три варианта недоступны или реалистичны.

6. Вести журнал рисков.

Используйте электронную таблицу, чтобы отслеживать ожидаемые риски. В дополнение к шкалам оценки риска, упомянутым выше, вот некоторые поля, которые нужно включить, и детали, которые нужно конкретизировать:

• Дата добавления записи и любые другие даты, которые будут иметь значение, например, когда произойдет что-то важное.
• Описание риска
• Вероятность возникновения риска
• Лицо, ответственное за управление риском, определяется тем, кто больше всего подходит для этого конкретного риска
• Надлежащая реакция на риск
• Оценка высоких и низких затрат для различных мер реагирования на риски
• Текущий статус

Сложность журнала рисков будет совпадать со сложностью проекта. Для простого дизайна или разработки веб-сайта, который вы делали сотни раз раньше, вам отлично подойдет неформальный журнал рисков. Для крупномасштабного проекта и для VIP-клиента вам понадобится более формальный и подробный журнал рисков.

7. Регулярно анализируйте риски проекта.

Каждую неделю просматривайте журнал рисков, чтобы обновлять информацию, определять, что делать дальше, и добавлять риски по мере их появления. Управление рисками - это не разовое упражнение; он должен отслеживаться и обновляться на протяжении всего срока реализации проекта.

Ведите журнал после того, как проект будет завершен, и вы сможете извлечь из него уроки и более точно предсказать будущие риски для аналогичных проектов. Возможно, вы даже сможете разработать контрольный список рисков для будущего проекта на основе прошлого.

Заключение

Вы никогда не сможете распознать, спланировать и предотвратить каждую вещь, которая может пойти не так с проектом. Однако с умным управлением рисками вы можете определить большое количество потенциальных рисков и составить план действий с ними до того, как они станут проблемой. Тогда у вас будет больше времени, чтобы посвятить себя риску, которого вы не ожидали.

Вы ищете способ поддерживать все свои проекты в порядке? Ознакомьтесь с нашей статьей об Asana, включая подробный обзор и рекомендации по вариантам использования.