7 مبادئ إدارة المخاطر لتشغيل المشاريع الناجحة

مخاطرة. أحب هذه الكلمة. كل شيء رائع حدث لي ولد من المخاطرة.

عندما نتحدث عن إدارة المخاطر في الأعمال التجارية ، فإننا لا نتحدث فقط عن خطوات العمل الجريئة والشجاعة التي قد تفشل ولكن يمكن أن تأخذنا أيضًا إلى آفاق جديدة. نحن نتحدث أيضًا عن الأحداث السلبية للغاية التي من المحتمل أن تحدث إذا لم نتنبأ بها ونمنعها.

يمكن أن تأتي المخاطر من مصدر داخلي أو خارجي ، ولا يوجد مشروع في العالم غير قابل للمخاطر. بفضل إدارة المخاطر ، يمكن للشركات تقليل التهديدات المعروفة قدر الإمكان ، ومنع فشل المشروع والبقاء في النعم الجيد للعميل. يمكن للشركات أيضًا أن تحقق نجاحات لم تحلم بها من قبل.

لماذا يجب إعطاء الأولوية لإدارة مخاطر المشروع

• ستتعامل مع المشكلات غير المتوقعة بطريقة استباقية ، والتي يمكن أن تمنعك من خسارة الأموال - وقد تكسبك أيضًا المال.
• يمكنك الاستفادة من الفرص التي تظهر.
• سيشعر أعضاء الفريق بسعادة غامرة لأنهم لا يضطرون إلى إصلاح المشكلات التي كان من الممكن تفاديها.
• سيتم تسليم المشاريع في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية ، وستكون بمستوى الجودة الذي يتوقعه عميلك.

7 مبادئ إدارة مخاطر المشروع

من الخطأ الفادح أن تفترض أنه لن تحدث أية مشاكل أثناء تنفيذ مشروعك. هذا ليس واثقا. إنه جاهل. تكتب الشركات الذكية إدارة المخاطر في المشروع نفسه ، وكذلك في تدريب الموظفين وحتى العمليات اليومية. لنستعرض سبعة مبادئ لإدارة المخاطر.

1. تحديد نطاق العمل للمشروع

يجب أن يشمل نطاق عمل المشروع (SOW) ما يلي:

• معلومات العميل
• معلومات المقاول
• الإنجازات
• معالم

هذه ليست سوى الأساسيات ، مع ذلك. يجب أن يكون بيان العمل الخاص بك مفصلاً قدر الإمكان حتى يعرف العميل ما يندرج في نطاق العمل وما لا يقع. أجب عن أسئلة مثل ، "ماذا سيحدث إذا طلب العميل التغييرات بعد قبول المشروع على أنه مكتمل؟" أو "كيف سيتأثر الجدول الزمني للمشروع إذا لم يقدم العميل المعلومات الضرورية في الوقت المناسب؟"

يجب كتابة بيان عمل جديد لكل مشروع. سيكون كل عميل وعقد مختلفًا ، وإذا كنت تستخدم نموذجًا عامًا ، فستفقد شيئًا ما.

2. تحديد المخاطر في أقرب وقت ممكن

أن تكون قادرًا على رؤية المخاطر تنزل إلى أسفل الخط ، يتطلب منك التفكير في مستقبل المشروع ، وليس فقط في حالته الحالية.

الموظفون مصدر عظيم لهذا. لديهم خبرات متنوعة ويمكنهم تحديد متى تحتاج إلى إدارة المخاطر. اعقد اجتماعات فردية وجلسات على مستوى الفريق لطلب التعليقات والمشورة. تحدث أيضًا مع متخصصي الصناعة الآخرين الذين عملوا في مشاريع مماثلة. اكتشف الأخطاء التي حدثت في مشاريعهم والمشكلات التي تمكنوا من تجنبها من خلال إدارة المخاطر.

في النهاية ، تريد متابعة كل خطوة من خطوات المشروع ومناقشة أي مخاوف أو مشاكل محتملة. لا يوجد اقتراح سخيف أو بعيد المنال في هذه المرحلة - هذه جلسة عصف ذهني وكل الأفكار مرحب بها.

تشمل مجالات المشروع لتقييم إدارة المخاطر ما يلي:

• الدخل
• متطلبات العميل
• انكماش
• توثيق
• الأشخاص (على سبيل المثال ، إذا مرض أحد أعضاء الفريق الأساسي)
• جدول
• تقنية
• الطقس والكوارث الطبيعية

يمكنك تقسيم هذه الفئات بشكل أكبر إذا كنت تريد ذلك. على سبيل المثال ، يمكن تقسيم فئة "الجدول الزمني" إلى نتائج مختلفة لتصميم مواقع الويب ومن ثم يمكن تقييم المخاطر لكل منها.

3. تحديد الفرص أيضا

تمامًا كما يمكنك أن تتنبأ بالمكان الذي قد يتحول فيه المشروع إلى مشكلة ، يمكنك توقع المكان الذي يمكن أن يطير فيه إذا لم يفشل. يعد الاستعداد للفرص جزءًا مهمًا من إدارة المخاطر.

لنفترض أنك تنشئ صفحة مقصودة لعميل. أنت تعمل مع فريق تسويق لجذب حركة المرور إلى تلك الصفحة المقصودة ؛ بمجرد وصول الزائرين إلى هناك ، فأنت تأمل أن يقوموا بالتحويل بفضل تصميمك الهائل ونسخة المبيعات. من ناحية أخرى ، يمكنك الاستعداد للصفحة المقصودة التي لا تؤدي إلى تحويل ما يقرب من عدد الأشخاص الذي تأمله أو يستغرق تحميل نموذج الاشتراك وقتًا طويلاً.

ولكن ماذا لو سارت الأمور في الاتجاه المعاكس؟ يعمل إعلان فريق التسويق جيدًا لدرجة أنهم يطلبون ميزانية أكبر للحصول على مزيد من الجذب. يقوم الكثير من الأشخاص بالتحويل على الصفحة المقصودة بحيث بالكاد يستطيع موقع الويب التعامل مع تدفق حركة المرور. هذه مشاكل كبيرة يجب أن نواجهها ، ويجب التخطيط لها تمامًا مثل السلبيات.

4. تحديد الأهمية للمخاطر

قيم كل خطر. يعد استخدام مقياس من 1 إلى 5 أسهل ، حيث يكون 1 هو الأقل تأثيرًا و 5 هو الأكثر تأثيرًا. أولاً ، أجب على السؤال ، "ما مدى احتمالية حدوث الخطر؟" وصنفه على هذا المقياس. ثم قم بتقييم تأثير ما يلي: الوقت والتكلفة والجودة. إذا كانت مخاطرة إيجابية ، يمكنك أيضًا تصنيفها من حيث فوائدها ، كما في ، "ما مدى فائدة هذا الخطر إذا حدث؟"

سيساعدك القيام بذلك على تحديد أولويات المخاطر التي يجب التخفيف منها أولاً وإخبارك بالمخاطر التي يمكن وضعها جانباً أو حتى تجاهلها تمامًا. إذا كان هناك خطر من المحتمل حدوثه بشدة وسيكون له تأثير سلبي كبير ، فإنه يحتاج إلى انتباهك. إذا كان هناك حالة من غير المحتمل حدوثها وستكون لها نتائج غير مهمة فقط إذا حدثت ، فيمكنك تركها لوقت لاحق أو حتى تخطيها تمامًا.

هناك منطقة رمادية.

لنفترض أنك تصمم موقع ويب لعميل جديد. هذه هي المرة الأولى التي تعمل فيها معها وأنت تعلم بالفعل أنك لا تريد العمل معها في المستقبل - مطالبها مرتفعة وغير واقعية وميزانيتها منخفضة. إنها تريد موقعًا قويًا على شبكة الإنترنت ، لكنها لا تستطيع تحمل تكاليفه - ولا يبدو أنها تفهم ذلك. سيتعين عليك تقديم أقل مما طلبته ، والالتزام بالأساسيات والضروريات وترك الأجراس والصفارات.

وإليك المخاطر: ما لم تقدم ما تريده في حدود ميزانيتها (وهو ما لا ترغب في القيام به) ، فسوف تخيب آمال العميل بشدة ، وربما لن تقوم بتوظيفك في المستقبل. احتمال حدوث هذا هو 5.

لن يؤثر هذا على الوقت أو التكلفة - السبب وراء قولك "لا" لمطالبها هو العمل ضمن قيود الوقت والميزانية - ولكنه سيؤثر على الجودة ، على الأقل في نظر العميل. هنا سؤال آخر: هل تهتم؟ ربما لا. أنت لا ترغب في العمل معها مرة أخرى ، لذلك في حين أن خطر حدوث أسوأ شيء مرتفع ، فإن التأثير على مستقبل عملك منخفض - أنت تعلم بالفعل أنه قادم وأنت على ما يرام.

تم تصنيف المخاطر والتأثير الحالي بدرجة عالية ، لكن التأثير المستقبلي لم يكن كذلك ، لذلك على الرغم من ارتفاع الأرقام ، فإن هذا لا يحتاج إلى الكثير من انتباهك.

يمكن أن يكون العكس أيضًا صحيحًا.

قد يكون هناك شيء يبدو صغيراً - من غير المحتمل أن يحدث ، وليس له تأثير كبير على الوقت أو التكلفة أو الجودة - لكنه لا يزال مهمًا بالنسبة لك ، لأي سبب من الأسباب. على سبيل المثال ، لنفترض أن لديك عميلًا قمت بإنشاء العديد من مواقع الويب له. إنه دائمًا سعيد بعملك. الآن ، لديه مشروع مختلف قليلاً بالنسبة لك ، موقع على شبكة الإنترنت لصناعة لا تعرفها مثل الآخرين. أنت متأكد تمامًا من أنه لا يزال بإمكانك تقديم ما يريد وأن العميل سوف ينبهر. خطر حدوث خطأ ما منخفض. لا يزال هناك ، رغم ذلك ، ولديك علاقة رائعة مع هذا العميل بحيث تريد منع أي وجميع المخاطر المحتملة. أرقام تقييم المخاطر منخفضة ، لكن الأهمية عالية ، لذلك ستظل تضعها في قائمة المخاطر لديك لمنعها.

5. اكتشف كيفية الاستجابة للمخاطر

لقد حددت المخاطر التي تحتاج إلى اهتمامك الآن. ماذا ستفعل رغم ذلك؟ ما هي الإجراءات التي يجب اتخاذها ولماذا؟

الطريقة الثلاثية لماذا لإدارة المخاطر

من أجل البحث عن السبب الجذري لمشكلة محتملة ، أنا من أشد المعجبين بسؤال نفسك سلسلة من 3 أجزاء من "لماذا؟"

لنأخذ مثال ذلك العميل الذي أراد أفضل موقع ويب في العالم ولكن لديه ميزانية صغيرة لذلك. لقد أثبتنا بالفعل أنها ستصاب بخيبة أمل لأنها لا تستطيع الحصول على جميع الميزات التي تريدها. شيء واحد لا يمكنك القيام به لها هو إنشاء روبوت محادثة مخصص. بدلاً من مجرد قول ، "حسنًا ، لا يمكننا فعل ذلك ، بهذه الصعوبة" ، اكتشف سبب كون هذه مشكلة:

• لماذا تعتبر هذه مشكلة: ليس لدى العميل الميزانية المخصصة لبرنامج chatbot الذي يريده. ستشعر بالضيق لعدم توفر هذه الوظيفة على موقعها على الويب.
• السبب: لأنها تريد طريقة تتيح للعملاء الاتصال بها على الفور وتشعر أن الدردشة المباشرة هي أفضل طريقة لتقديم ذلك.
• السبب: نظرًا لوجود عدد أقل من الحلقات التي يمكن للعميل القفز خلالها. يمكنهم الاتصال بشركتها دون إرسال بريد إلكتروني أو التقاط الهاتف أولاً.

تمام. لذلك قررنا أن المشكلة الحقيقية ليست ، "العميل يريد هذا الشيء الذي لا يمكنه تحمله." تكمن المشكلة في أن العميل يريد وسيلة للعملاء للدردشة المباشرة مع شركتها ، وهي تفترض أن برنامج الدردشة الآلي المصمم خصيصًا هو الطريقة الوحيدة للقيام بذلك. بدلاً من قول "لا ، آسف" ، يمكنك العودة إليها ببديل يمكنها تحمله ، مثل تضمين Facebook Messenger في موقعها على الويب. لقد قمت الآن بحل المشكلة الحقيقية ، السبب الثالث.

4 طرق للتعامل مع المخاطر

الآن بعد أن عرفت السبب الجذري للمشكلة المحتملة ، هناك أربع طرق أساسية للتعامل معها:

• التجنب: منع حدوث المخاطر بحيث لا يفسد مشروعك.
• التخفيف: اتخذ إجراءات للحد من مقدار الضرر الذي يمكن أن يسببه الخطر.
• التحويل: وظف شخصًا آخر لتحمل المخاطر. على سبيل المثال ، يمكنك توكيل محام للنظر في عقد.
• القبول: هذا ما ستختاره إذا لم تكن الخيارات الثلاثة الأخرى متاحة أو واقعية.

6. الاحتفاظ بسجل للمخاطر

استخدم جدول بيانات لتتبع المخاطر التي تتوقعها. بالإضافة إلى مقاييس تقييم المخاطر المذكورة أعلاه ، فيما يلي بعض الحقول التي يجب تضمينها والتفاصيل التي يجب توضيحها:

• تاريخ إضافة الإدخال وأي تواريخ أخرى مهمة ، مثل وقت حدوث شيء لاحق
• وصف المخاطر
• احتمالية حدوث الخطر
• الشخص المسؤول عن إدارة المخاطر ، والذي يتم تحديده من قبل الشخص الأكثر ملاءمة لهذا الخطر بالذات
• الاستجابة (الاستجابات) المناسبة للمخاطر
• تقديرات التكلفة العالية والمنخفضة لاستجابات المخاطر المختلفة
• الحالة الحالية

سيتزامن تعقيد سجل المخاطر مع تعقيد المشروع. لتصميم أو تطوير موقع ويب بسيط قمت به مئات المرات من قبل ، فإن سجل المخاطر غير الرسمي سوف يخدمك بشكل جيد. بالنسبة لمشروع كبير النطاق ولعميل VIP ، ستحتاج إلى سجل مخاطر أكثر رسمية وتفصيلا.

7. مراجعة مخاطر المشروع بانتظام

راجع سجل المخاطر الخاص بك كل أسبوع لتحديث المعلومات وتحديد ما يجب معالجته بعد ذلك وإضافة المخاطر عند ظهورها. إدارة المخاطر ليست تمرينًا لمرة واحدة ؛ يجب مراقبته وتحديثه طوال عمر المشروع.

احتفظ بسجلك بمجرد انتهاء المشروع والانتهاء منه أيضًا - قد تكون قادرًا على التعلم منه والتنبؤ بشكل أكثر دقة بالمخاطر المستقبلية لمشاريع مماثلة. قد تكون قادرًا على تطوير قائمة مراجعة مخاطر لمشروع مستقبلي بناءً على مشروع سابق.

تغليف

لن تتمكن أبدًا من تحديد كل شيء يمكن أن يحدث بشكل خاطئ في المشروع والتخطيط له ومنع حدوثه. ومع ذلك ، مع إدارة المخاطر الذكية ، يمكنك تحديد عدد كبير من المخاطر المحتملة ووضع خطة للتعامل معها قبل أن تصبح مشكلة. بعد ذلك ، سيكون لديك المزيد من الوقت لتكريسه للمخاطر التي لم تتوقعها.

هل تبحث عن طريقة للحفاظ على كل مشاريعك بالترتيب؟ تحقق من مقالتنا حول Asana ، بما في ذلك نظرة عامة متعمقة وتوصيات حالة الاستخدام.