Başarılı Projeler Yürütmek için 7 Risk Yönetimi İlkesi

Risk. Bu kelimeyi seviyorum. Başıma gelen her harika şey riskten doğdu.

İş dünyasında risk yönetimi hakkında konuştuğumuzda, sadece başarısız olabilecek, aynı zamanda bizi yeni zirvelere taşıyabilecek cesur, cesur iş hareketlerinden bahsetmiyoruz. Öngöremezsek ve önleyemezsek gerçekleşmesi muhtemel çok olumsuz olaylardan da bahsediyoruz.

Risk, dahili veya harici bir kaynaktan gelebilir ve dünyada riske açık olmayan bir proje yoktur. Risk yönetimi sayesinde şirketler bilinen tehditleri mümkün olduğunca en aza indirebilir, proje başarısızlığını önleyebilir ve müşterinin gözünde kalabilir. Şirketler ayrıca asla hayal etmedikleri başarıları da yaşayabilirler.

Neden Proje Risk Yönetimine Öncelik Vermelisiniz?

• Ve hatta para kazanmak olabilir - Parayı kaybeden sizi tutabilir proaktif bir şekilde beklenmeyen sorunlara, hallederiz.
• Karşınıza çıkan fırsatlardan yararlanabilirsiniz.
• Ekip üyeleri, önlenebilecek sorunları düzeltmek zorunda olmadıkları için çok mutlu olacaklar.
• Projeler, son tarihe kadar ve bütçe dahilinde teslim edilecek ve müşterinizin beklediği kalite düzeyine sahip olacaklardır.

7 Proje Risk Yönetimi İlkesi

Projenizin seyri sırasında sıfır sorun olacağını varsaymak büyük bir hatadır. Bu kendinden emin değil; bu cahil. Akıllı şirketler risk yönetimini projenin kendisine, ayrıca çalışan eğitimine ve hatta günlük operasyonlara yazar. Risk yönetiminin yedi ilkesini gözden geçirelim.

1. Bir Proje İçin İşin Kapsamını Tanımlayın

Bir projenin çalışma kapsamı (SOW) şunları içermelidir:

• Müşteri bilgisi
• Yüklenici bilgileri
• Teslimat
• kilometre taşları

Yine de bunlar sadece temel bilgiler. SOW'unuz, müşterinizin neyin işin kapsamına girip neyin girmediğini bilmesi için mümkün olduğunca ayrıntılı olmalıdır. “Müşteri projeyi tamamlandı olarak kabul ettikten sonra değişiklik isterse ne olur?” gibi soruları yanıtlayın. veya “Müşteri gerekli bilgileri zamanında sağlamazsa proje zaman çizelgesi nasıl etkilenecek?”

Her proje için yeni bir SOW yazılmalıdır. Her müşteri ve sözleşme farklı olacak ve genel bir şablon kullanırsanız bir şeyleri kaçıracaksınız.

2. Riskleri Mümkün Olduğunca Erken Belirleyin

Çizgiden aşağı inen riski görebilmek, açık fikirli olmayı ve bir projenin sadece mevcut durumunu değil geleceği hakkında düşünmeyi gerektirir.

Çalışanlar bunun için harika bir kaynaktır. Çeşitli deneyimlere sahiptirler ve risk yönetimine ne zaman ihtiyacınız olduğunu tam olarak belirleyebilirler. Geri bildirim ve tavsiye istemek için bire bir toplantılar ve ekip çapında oturumlar düzenleyin. Ayrıca, benzer projelerde çalışmış diğer endüstri profesyonelleriyle konuşun. Projelerinde neyin yanlış gittiğini ve risk yönetimi yoluyla önleyebildikleri sorunları öğrenin.

Sonuçta, projenin her adımını gözden geçirmek ve endişelerinizi veya olası sorunları tartışmak istiyorsunuz. Bu noktada çok aptalca veya abartılı bir öneri yok – bu bir beyin fırtınası oturumu ve tüm fikirlere açığız.

Risk yönetimi için değerlendirilecek proje alanları şunları içerir:

• Bütçe
• Müşteri gereksinimleri
• Sözleşmeler
• belgeler
• İnsanlar (örneğin, bir çekirdek ekip üyesi hastalanırsa)
• Takvim
• teknoloji
• Hava durumu ve doğal afetler

İsterseniz bu kategorileri daha ayrıntılı olarak ayırabilirsiniz. Örneğin, "program" kategorisi farklı web sitesi tasarım çıktılarına bölünebilir ve ardından her biri için risk değerlendirilebilir.

3. Fırsatları da Belirleyin

Bir projenin nereye gideceğini öngörebildiğiniz gibi, başarısız olmaması durumunda nereye uçabileceğini de öngörebilirsiniz. Fırsatlara hazırlanmak, risk yönetiminin önemli bir parçasıdır.

Bir müşteri için bir açılış sayfası oluşturduğunuzu varsayalım. Bu açılış sayfasına trafik çekmek için bir pazarlama ekibiyle çalışıyorsunuz; Ziyaretçiler orada olduğunda, olağanüstü tasarımınız ve satış kopyanız sayesinde dönüşeceklerini umuyorsunuz. Bir yandan, açılış sayfasının umduğunuz kadar kişiyi dönüştürmemesine veya kayıt formunun yüklenmesinin çok uzun sürmesine hazırlanabilirsiniz.

Ama ya her şey ters giderse? Pazarlama ekibinin reklamı o kadar iyi gidiyor ki, daha fazla ilgi çekmek için daha büyük bir bütçe için yalvarıyorlar. O kadar çok kişi açılış sayfasında dönüşüm gerçekleştiriyor ki, web sitesi trafik akışını zorlukla kaldırabiliyor. Bunlar olması gereken büyük problemler ve tıpkı olumsuzluklar gibi planlanmaları gerekiyor.

4. Riske Önem Verin

Her riski derecelendirin. 1'den 5'e kadar bir ölçek kullanmak en kolayıdır, 1 en az etkilidir ve 5 en etkilidir. İlk olarak, “Riskin ortaya çıkma olasılığı ne kadardır?” Sorusunu yanıtlayın. ve bu ölçekte değerlendirin. Ardından, aşağıdakilerin etkisini değerlendirin: zaman, maliyet ve kalite. Olumlu bir riskse, “Bu risk oluşursa ne kadar faydalı olacak?” gibi faydaları açısından da derecelendirebilirsiniz.

Bunu yapmak, önce hangi riskleri azaltmanız gerektiğine öncelik vermenize ve hangilerinin bir kenara bırakılabileceğini veya hatta tamamen göz ardı edilebileceğini söylemenize yardımcı olacaktır. Gerçekleşme olasılığı yüksek olan ve büyük bir olumsuz etkisi olacak bir risk varsa, dikkat etmeniz gerekiyor. Gerçekleşmesi pek olası olmayan ve gerçekleşmesi durumunda yalnızca önemsiz sonuçları olacak bir durum varsa, bunu daha sonraya bırakabilir veya hatta tamamen atlayabilirsiniz.

Gri bir alan var.

Diyelim ki yeni bir müşteri için bir web sitesi tasarlıyorsunuz. Onunla ilk kez çalışıyorsunuz ve gelecekte onunla çalışmak istemediğinizi zaten biliyorsunuz - talepleri yüksek ve gerçekçi değil ve bütçesi düşük. Sağlam bir web sitesi istiyor, ancak bunu karşılayamıyor - ve bunu anlamıyor gibi görünüyor. Temel hususlara ve gerekliliklere bağlı kalarak ve ıslıkları ve ıslıkları dışarıda bırakarak, onun istediğinden daha azını teslim etmeniz gerekecek.

İşte risk: Bütçesi dahilinde istediğini teslim etmedikçe (ki bunu yapmak istemezsiniz), müşteriyi ciddi şekilde hayal kırıklığına uğratırsınız ve muhtemelen gelecekte sizi işe almaz. Bunun olma olasılığı 5'tir.

Bu, zamanı veya maliyeti etkilemeyecek – taleplerine “hayır” demenizin nedeni, zaman ve bütçe kısıtlamaları dahilinde çalışmaktır – ancak en azından müşterinin gözünde kaliteyi etkileyecektir. Yine de başka bir soru: umursar mısın? Belki değil. Onunla tekrar çalışmak istemiyorsunuz, bu yüzden en kötü şeyin olma riski yüksekken, işinizin geleceği üzerindeki etkisi düşük - zaten geleceğini biliyorsunuz ve bununla sorun yok.

Risk ve mevcut etki yüksek olarak değerlendirildi, ancak gelecekteki etki yüksek değildi, bu nedenle rakamlar yukarıda olsa da, buna çok fazla dikkat etmenize gerek yok.

Bunun tersi de doğru olabilir.

Görünüşte küçük olan bir şey olabilir - olması muhtemel değil, zaman, maliyet veya kalite üzerinde çok etkili değil - ama her ne sebeple olursa olsun sizin için hala önemlidir. Örneğin, çok sayıda web sitesi oluşturduğunuz bir müşteriniz olduğunu varsayalım. Çalışmalarınızdan her zaman heyecan duyuyor. Şimdi, sizin için biraz farklı bir projesi var, diğerleri kadar aşina olmadığınız bir sektör için bir web sitesi. Hala istediğini teslim edebileceğinizden ve müşterinin etkileneceğinden oldukça eminsiniz. Bir şeylerin yanlış gitme riski düşüktür. Yine de hala orada ve bu müşteriyle o kadar harika bir ilişkiniz var ki, olası tüm riskleri önlemek istiyorsunuz. Risk değerlendirme sayıları düşüktür, ancak önemi yüksektir, bu nedenle yine de önlemek için riskler listenize koyacaksınız.

5. Riske Nasıl Cevap Verileceğini Anlayın

Şu anda hangi risklere dikkat etmeniz gerektiğini belirlediniz. Yine de ne yapacaksın ? Hangi önlemler alınmalı ve neden?

Risk Yönetimi için Üç Neden Yöntemi

Potansiyel bir sorunun temel nedenini araştırmak için, kendinize 3 bölümlük bir dizi "neden?" sorusunu sormanın büyük bir hayranıyım.

Dünyanın en iyi web sitesini isteyen ancak bunun için küçük bir bütçesi olan müşteri örneğini ele alalım. İstediği tüm özellikleri alamadığı için hayal kırıklığına uğrayacağını zaten belirledik. Onun için yapamayacağınız bir şey, özel bir sohbet robotu oluşturmaktır. Basitçe “Eh, yapamayız, çok zor” demek yerine, bunun neden bir sorun olduğunu anlayın:

• Bu neden bir sorun: Müşterinin istediği özel sohbet robotu için bütçesi yok. Web sitesinde bu işlevselliğe sahip olmadığı için üzülecek.
• Nedeni: Çünkü müşterilerin kendisiyle hemen iletişime geçebileceği bir yol istiyor ve bunu sunmanın en iyi yolunun canlı sohbet olduğunu düşünüyor.
• Neden: Çünkü müşterinin atlayabileceği daha az çember var. Önce bir e-posta göndermeden veya telefonu açmadan şirketiyle iletişim kurabilirler.

Peki. Böylece asıl sorunun "Müşteri, karşılayamayacağı bu şeyi istiyor" olmadığına karar verdik. Sorun şu ki, müşteri, müşterilerinin şirketiyle canlı sohbet etmesi için bir yol istiyor ve bunu yapmanın tek yolunun özel olarak oluşturulmuş bir sohbet robotu olduğunu varsayıyor. “Hayır, üzgünüm” demek yerine, Facebook Messenger'ı web sitesine yerleştirmek gibi karşılayabileceği bir alternatifle ona geri dönebilirsiniz. Artık asıl sorunu, o üçüncü “neden”i çözdünüz.

Riskle Başa Çıkmanın 4 Yolu

Artık olası sorunun temel nedenini bildiğinize göre, bununla başa çıkmanın dört temel yolu vardır:

• Kaçınma: Projenize zarar vermemesi için riskin oluşmasını önleyin.
• Azaltma: Riskin ne kadar zarara yol açabileceğini sınırlamak için harekete geçin.
• Aktarım: Risk alması için başka birini işe alın. Örneğin, bir sözleşmeyi incelemek için bir avukat tutabilirsiniz.
• Kabul: Diğer üç seçenek mevcut değilse veya gerçekçi değilse seçeceğiniz şey budur.

6. Bir Risk Günlüğü Tutun

Beklediğiniz riskleri takip etmek için bir elektronik tablo kullanın. Yukarıda bahsedilen risk değerlendirme ölçeklerine ek olarak, dahil edilmesi gereken bazı alanlar ve ayrıntılı olarak ele alınması gereken ayrıntılar şunlardır:

• Girişi eklediğiniz tarih ve önemli olacak diğer tarihler, örneğin önemli bir şeyin ne zaman olduğu gibi
• Riskin tanımı
• Riskin gerçekleşme olasılığı
• Belirli bir riske en uygun olan tarafından belirlenen, riski yönetmekten sorumlu kişi
• Riske uygun yanıt(lar)
• Farklı risk yanıtları için yüksek ve düşük maliyet tahminleri
• Şu anki durum

Risk günlüğünün karmaşıklığı, projenin karmaşıklığıyla örtüşecektir. Daha önce yüzlerce kez yaptığınız basit web sitesi tasarımı veya geliştirmesi için resmi olmayan bir risk günlüğü size gayet iyi hizmet edecektir. Kapsamı geniş bir proje ve bir VIP müşteri için daha resmi ve ayrıntılı bir risk günlüğü isteyeceksiniz.

7. Proje Risklerini Düzenli Olarak Gözden Geçirin

Bilgileri güncellemek için her hafta risk günlüğünüzü gözden geçirin, bir sonraki adımda neyin üstesinden gelineceğini belirleyin ve ortaya çıktıkça riskleri ekleyin. Risk yönetimi tek seferlik bir uygulama değildir; bir projenin ömrü boyunca izlenmeli ve güncellenmelidir.

Proje bittiğinde ve bittiğinde günlüğünüzü de tutun - bundan bir şeyler öğrenebilir ve benzer projeler için gelecekteki riskleri daha doğru bir şekilde tahmin edebilirsiniz. Hatta geçmişteki bir projeye dayalı olarak gelecekteki bir proje için bir risk kontrol listesi geliştirebilirsiniz.

Toplama

Bir projede ters gidebilecek her şeyi asla belirleyemez, planlayamaz ve önleyemezsiniz. Ancak, bilinçli risk yönetimi ile çok sayıda potansiyel riski tespit edebilir ve bunlar bir sorun haline gelmeden önce bunlarla başa çıkmak için bir plan yapabilirsiniz. O zaman, geldiğini görmediğiniz risklere adamak için daha fazla zamanınız olacak.

Tüm projelerinizi düzenli tutmanın bir yolunu mu arıyorsunuz? Derinlemesine bir genel bakış ve kullanım örneği önerileri de dahil olmak üzere Asana hakkındaki makalemize göz atın.