成功するプロジェクトを実行するためのリスク管理の7つの原則

危険。 私はその言葉が大好きです。 私にこれまでに起こったすべての素晴らしいことは、リスクから生まれました。

私たちがビジネスにおけるリスク管理について話すとき、私たちは失敗するかもしれない大胆で勇敢なビジネスの動きについて話しているだけでなく、私たちを新たな高みへと導く可能性もあります。 また、予測も防止もしなかった場合に発生する可能性のある非常にネガティブな出来事についても話します。

リスクは内部または外部のソースから発生する可能性があり、リスクの影響を受けにくいプロジェクトは世界にありません。 リスク管理のおかげで、企業は既知の脅威を可能な限り最小限に抑え、プロジェクトの失敗を防ぎ、クライアントの恵みを維持することができます。 企業はまた、夢にも思わなかった成功を体験することができます。

プロジェクトのリスク管理を優先する理由

• 予期しない問題にプロアクティブに対処することで、お金を失うことを防ぎ、さらにはお金を稼ぐこともできます。
• 発生する機会を利用することができます。
• チームメンバーは、防止できた可能性のある問題を修正する必要がないことにワクワクします。
• プロジェクトは期日までに予算内で納品され、クライアントが期待するレベルの品質を備えています。

プロジェクトリスク管理の7つの原則

プロジェクトの過程で問題が発生しないと考えるのは大きな間違いです。 これは自信がありません。 それは無知です。 賢明な企業は、リスク管理をプロジェクト自体だけでなく、従業員のトレーニングや日常業務にも書き込みます。 リスク管理の7つの原則を見ていきましょう。

1.プロジェクトの作業範囲を定義します

プロジェクトの作業範囲（SOW）には、次のものが含まれている必要があります。

• クライアント情報
• 請負業者情報
• 成果物
• マイルストーン

ただし、これらは基本的なことです。 SOWは、クライアントが作業範囲に含まれるものと含まれないものを認識できるように、可能な限り詳細にする必要があります。 「プロジェクトが完了したことを受け入れた後、クライアントが変更を要求した場合はどうなりますか？」などの質問に答えます。 または「クライアントが時間通りに必要な情報を提供しない場合、プロジェクトのタイムラインはどのように影響を受けますか？」

プロジェクトごとに新しいSOWを作成する必要があります。 クライアントと契約はそれぞれ異なり、汎用テンプレートを使用すると、何かを見逃してしまいます。

2.できるだけ早くリスクを特定する

リスクが発生するのを見るには、プロジェクトの現在の状態だけでなく、オープンマインドを保ち、プロジェクトの将来について考える必要があります。

従業員はこれの素晴らしい情報源です。 彼らはさまざまな経験を持っており、リスク管理が必要な時期を正確に特定できます。 フィードバックやアドバイスを求めるために、1対1の会議とチーム全体のセッションを開催します。 また、同様のプロジェクトに取り組んだ他の業界の専門家と話してください。 彼らのプロジェクトで何が悪かったのか、そしてリスク管理を通じて彼らが防ぐことができた問題を見つけてください。

最終的には、プロジェクトのすべてのステップを実行し、懸念事項や考えられる問題について話し合う必要があります。 現時点では、あまりにも馬鹿げている、または大げさな提案はありません。これはブレーンストーミングセッションであり、すべてのアイデアを歓迎します。

リスク管理を評価するプロジェクト領域は次のとおりです。

• バジェット
• クライアントの要件
• 契約
• ドキュメンテーション
• 人（たとえば、コアチームメンバーが病気になった場合）
• スケジュール
• テクノロジー
• 天気と自然災害

必要に応じて、これらのカテゴリをさらに分類できます。 たとえば、「スケジュール」カテゴリをさまざまなWebサイトのデザイン成果物に分類して、それぞれのリスクを評価できます。

3.機会も特定する

プロジェクトがめちゃくちゃに行くことがどこを予見することができるように、それは失敗してはいけません、それは飛ぶことができる場所、あなたは予見することができます。 機会の準備は、リスク管理の重要な部分です。

クライアントのランディングページを作成しているとしましょう。 あなたはマーケティングチームと協力して、そのランディングページにトラフィックを誘導しています。 訪問者がそこに着いたら、あなたは彼らがあなたの驚異的なデザインとセールスコピーのおかげで回心することを望んでいます。 一方では、ランディングページが希望するほど多くの人を変換しない、またはサインアップフォームの読み込みに時間がかかりすぎる準備をすることができます。

しかし、すべてが逆に進んだ場合はどうでしょうか？ マーケティングチームの広告は非常にうまく機能しているため、より多くの牽引力を得るために、より大きな予算を求めています。 非常に多くの人々がランディングページでコンバージョンを達成しているため、Webサイトはトラフィックの流入をほとんど処理できません。 これらは大きな問題であり、ネガティブと同じように計画する必要があります。

4.リスクに重要性を割り当てる

各リスクを評価してください。 1から5のスケールを使用するのが最も簡単で、1が最も影響が少なく、5が最も影響があります。 まず、「リスクが発生する可能性はどのくらいありますか？」という質問に答えます。 そのスケールで評価してください。 次に、時間、コスト、品質の影響を評価します。 プラスのリスクである場合は、「このリスクが発生した場合、どの程度のメリットがありますか？」のように、メリットの観点から評価することもできます。

これを行うと、最初に軽減するリスクに優先順位を付け、どのリスクを脇に置いたり、完全に無視したりできるかを判断するのに役立ちます。 発生する可能性が高く、大きな悪影響を与えるリスクがある場合は、注意が必要です。 発生する可能性が非常に低く、発生した場合にわずかな結果しか得られないものがある場合は、後で使用するか、完全にスキップすることもできます。

灰色の領域があります。

あなたが新しいクライアントのためにウェブサイトをデザインしているとしましょう。 彼女と一緒に仕事をしたのはこれが初めてで、将来彼女と一緒に仕事をしたくないことはすでにわかっています。彼女の要求は高く、非現実的で、予算は低いです。 彼女は堅牢なウェブサイトを望んでいますが、それを買う余裕はありません–そして彼女はそれを理解していないようです。 あなたは彼女が求めているものよりも少ないものを届けなければならず、基本と必需品に固執し、鐘と笛を省く必要があります。

ここにリスクがあります：あなたが彼女の予算内で彼女が望むものを提供しない限り（あなたはそれをしたくない）、あなたはクライアントをひどく失望させるでしょう、そして彼女はおそらく将来あなたを雇うことはないでしょう。 これが発生する可能性は5です。

これは時間やコストに影響を与えることはありません。彼女の要求に「いいえ」と言う理由は、時間と予算の制約内で作業するためですが、少なくともクライアントの目には品質に影響を与えます。 ただし、別の質問があります。気にしますか？ そうでないかもしれない。 あなたは彼女と再び仕事をしたくないので、最悪の事態が発生するリスクは高いですが、あなたのビジネスの将来への影響は低いです-あなたはすでにそれが来ることを知っていて、あなたはそれで大丈夫です。

リスクと現在の影響は高く評価されましたが、将来の影響は高く評価されなかったため、数値はそこにありますが、これにはあまり注意を払う必要はありません。

逆もまた真である可能性があります。

一見小さいように見えるものがあるかもしれません-起こりそうになく、時間、コスト、または品質にそれほど影響を与えません-しかし、それは何らかの理由であなたにとってまだ重要です。 たとえば、多数のWebサイトを構築したクライアントがあるとします。 彼はいつもあなたの仕事にわくわくしています。 今、彼はあなたのために少し異なるプロジェクトを持っています。あなたが他の人ほどよく知らない業界のためのウェブサイトです。 あなたはまだ彼が望むものを届けることができ、クライアントが感動することをかなり確信しています。 何かがうまくいかないリスクは低いです。 しかし、それはまだそこにあり、あなたはこのクライアントととても素晴らしい関係を持っているので、起こりうるあらゆるリスクを防ぎたいと思っています。 リスクアセスメントの数は少ないですが、重要性は高いので、予防するリスクのリストにそれを載せるつもりです。

5.リスクへの対応方法を理解する

あなたは今、どのリスクに注意を払う必要があるかを決定しました。 しかし、あなたは何をしますか？ どのような行動を取る必要があり、その理由は何ですか？

リスク管理のためのトリプルホワイ法

潜在的な問題の根本原因を掘り下げるために、私は「なぜ」の3部構成のシリーズを自問するのが大好きです。

世界最高のウェブサイトを望んでいたが、予算が少なかったクライアントの例を見てみましょう。 彼女が望むすべての機能を手に入れることができないことに彼女が失望するだろうということはすでに確立しています。 彼女のためにできないことの1つは、カスタムチャットボットを作成することです。 単に「まあ、私たちはそれを行うことができないので、大変です」と言う代わりに、これが問題である理由を理解してください。

• これが問題になる理由：クライアントには、必要なカスタムチャットボットの予算がありません。 彼女は自分のウェブサイトにこの機能がないことに腹を立てるでしょう。
• 理由：彼女は、顧客がすぐに連絡を取る方法を望んでおり、ライブチャットがそれを提供するための最良の方法であると感じているためです。
• 理由：顧客がジャンプするフープが少ないためです。 彼らは、最初に電子メールを送信したり電話をかけたりすることなく、彼女の会社に連絡することができます。

わかった。 したがって、本当の問題は「クライアントは自分が買えないものを望んでいる」ではないと判断しました。 問題は、クライアントが顧客が自分の会社とライブでチャットする方法を望んでいることです。彼女は、カスタムビルドのチャットボットがそれを行う唯一の方法であると想定しています。 「いいえ、申し訳ありません」と言う代わりに、Facebook Messengerを彼女のウェブサイトに埋め込むなど、彼女が購入できる代替手段を使って彼女に戻ることができます。 これで、本当の問題である3番目の「理由」が解決されました。

リスクを処理する4つの方法

潜在的な問題の根本原因がわかったので、それに対処するための4つの基本的な方法があります。

• 回避策：プロジェクトを損なうことがないように、リスクの発生を防ぎます。
• 軽減策：リスクが引き起こす可能性のある損害の量を制限するための措置を講じます。
• 転移：リスクを負うために他の誰かを雇う。 たとえば、弁護士を雇って契約書を調べることができます。
• 受け入れ：これは、他の3つのオプションが利用できないか、現実的でない場合に選択するものです。

6.リスクログを維持する

スプレッドシートを使用して、予想されるリスクを追跡します。 上記のリスク評価尺度に加えて、含めるべきいくつかのフィールドと具体化するための詳細を以下に示します。

• エントリを追加した日付と、何か重要なことが起こったときなど、重要なその他の日付
• リスクの説明
• 発生するリスクの可能性
• その特定のリスクに最も適している人によって決定される、リスクを管理する責任者
• リスクへの適切な対応
• さまざまなリスク対応の高コストと低コストの見積もり
• 現在の状態

リスクログの複雑さは、プロジェクトの複雑さと一致します。 これまでに何百回も行った単純なWebサイトの設計または開発の場合、非公式のリスクログが問題なく役立ちます。 範囲が広いプロジェクトやVIPの顧客の場合は、より正式で詳細なリスクログが必要になります。

7.プロジェクトのリスクを定期的に確認する

毎週、リスクログを調べて情報を更新し、次に取り組むべきことを決定し、リスクが発生したときにリスクを追加します。 リスク管理は1回限りの演習ではありません。 プロジェクトの存続期間を通じて監視および更新する必要があります。

プロジェクトが終了したらログも保管してください。ログから学び、同様のプロジェクトの将来のリスクをより正確に予測できる可能性があります。 過去のプロジェクトに基づいて、将来のプロジェクトのリスクチェックリストを作成することもできます。

まとめ

プロジェクトで問題が発生する可能性のあるすべてのことを特定、計画、および防止することはできません。 ただし、精通したリスク管理を使用すると、潜在的なリスクを多数特定し、問題が発生する前にそれらに対処するための計画を立てることができます。 そうすれば、あなたはあなたが来るとは思わなかったリスクに専念するためのより多くの時間を持っているでしょう。

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