7 principes de gestion des risques pour mener à bien des projets

Publié: 2019-07-09

Risque. J'aime ce mot. Chaque chose merveilleuse qui m'est arrivée est née du risque.

Lorsque nous parlons de gestion des risques en entreprise, nous ne parlons pas seulement des initiatives commerciales audacieuses et courageuses qui peuvent échouer, mais pourraient également nous amener vers de nouveaux sommets. Nous parlons également des événements très négatifs qui sont susceptibles de se produire si nous ne les prévoyons pas et ne les prévenons pas.

Le risque peut provenir d'une source interne ou externe, et il n'y a pas de projet au monde qui ne soit pas susceptible de risque. Grâce à la gestion des risques, les entreprises peuvent minimiser autant que possible les menaces connues, prévenir l'échec des projets et rester dans les bonnes grâces du client. Les entreprises peuvent également connaître des succès dont elles n'ont jamais rêvé.

Pourquoi vous devriez prioriser la gestion des risques du projet

  • Vous gérerez les problèmes inattendus de manière proactive, ce qui peut vous éviter de perdre de l'argent - et peut même vous rapporter de l' argent.
  • Vous pouvez profiter des opportunités qui se présentent.
  • Les membres de l'équipe seront ravis de ne pas avoir à résoudre des problèmes qui auraient pu être évités.
  • Les projets seront livrés à la date d'échéance et dans les limites du budget, et ils auront le niveau de qualité attendu par votre client.

7 principes de gestion des risques de projet

C'est une énorme erreur de supposer qu'aucun problème ne surviendra au cours de votre projet. Ce n'est pas sûr ; c'est ignorant. Les entreprises intelligentes inscrivent la gestion des risques dans le projet lui-même, ainsi que dans la formation des employés et même dans les opérations quotidiennes. Passons en revue sept principes de gestion des risques.

1. Définir la portée des travaux d'un projet

La portée des travaux d'un projet (EDT) doit inclure :

  • Informations clients
  • Informations sur l'entrepreneur
  • Livrables
  • Jalons

Ce ne sont que les bases, cependant. Votre SOW doit être aussi détaillé que possible afin que votre client sache ce qui entre dans le cadre du travail et ce qui ne l'est pas. Répondez à des questions telles que « Que se passera-t-il si le client demande des modifications après avoir accepté le projet comme terminé ? » ou « Comment le calendrier du projet sera-t-il affecté si le client ne fournit pas les informations nécessaires à temps ? »

Un nouvel EDT doit être rédigé pour chaque projet. Chaque client et contrat va être différent, et si vous utilisez un modèle générique, vous allez manquer quelque chose.

2. Identifiez les risques le plus tôt possible

Être capable de voir le risque à venir nécessite de garder l'esprit ouvert et de penser à l'avenir d'un projet, pas seulement à son état actuel.

Les employés sont une excellente source pour cela. Ils ont des expériences variées et peuvent identifier quand vous avez besoin de gestion des risques. Organisez des réunions individuelles et des sessions à l'échelle de l'équipe pour demander des commentaires et des conseils. De plus, parlez avec d'autres professionnels de l'industrie qui ont travaillé sur des projets similaires. Découvrez ce qui n'a pas fonctionné dans leurs projets et les problèmes qu'ils ont pu éviter grâce à la gestion des risques.

En fin de compte, vous voulez passer par chaque étape du projet et discuter de toutes les préoccupations ou problèmes possibles. Il n'y a aucune suggestion qui soit trop stupide ou tirée par les cheveux à ce stade - il s'agit d'une session de remue-méninges et toutes les idées sont les bienvenues.

Les domaines de projet à évaluer pour la gestion des risques comprennent :

  • Budget
  • Exigences des clients
  • Contrats
  • Documentation
  • Personnes (par exemple, si un membre de l'équipe principale tombe malade)
  • Calendrier
  • La technologie
  • Météo et catastrophes naturelles

Vous pouvez décomposer davantage ces catégories si vous le souhaitez. Par exemple, la catégorie « horaire » peut être décomposée en différents livrables de conception de sites Web, puis le risque peut être évalué pour chacun.

3. Identifiez également les opportunités

Tout comme vous pouvez prévoir où un projet peut se détraquer, vous pouvez prévoir où il pourrait voler s'il n'échoue pas . La préparation aux opportunités est une partie importante de la gestion des risques.

Disons que vous créez une page de destination pour un client. Vous travaillez avec une équipe marketing pour générer du trafic vers cette page de destination ; une fois que les visiteurs sont là, vous espérez qu'ils se convertiront grâce à votre conception phénoménale et à votre copie de vente. D'une part, vous pouvez vous préparer à ce que la page de destination ne convertisse pas autant de personnes que vous l'espérez ou que le formulaire d'inscription prenne trop de temps à charger.

Mais qu'en est-il si tout se passe dans l'autre sens ? L'annonce de l'équipe marketing fonctionne si bien qu'elle demande un budget plus important pour obtenir encore plus de traction. Tant de personnes convertissent sur la page de destination que le site Web peut à peine gérer l'afflux de trafic. Ce sont de gros problèmes à avoir, et ils doivent être planifiés tout comme les négatifs.

4. Attribuer de l'importance au risque

Évaluez chaque risque. L'utilisation d'une échelle de 1 à 5 est la plus simple, 1 étant le moins impactant et 5 étant le plus impactant. Tout d'abord, répondez à la question « Quelle est la probabilité que le risque se produise ? » et évaluez-le sur cette échelle. Ensuite, évaluez l'impact des éléments suivants : temps, coût et qualité. S'il s'agit d'un risque positif, vous pouvez également l'évaluer en fonction de ses avantages, comme dans la section « Dans quelle mesure ce risque sera-t-il bénéfique s'il se produit ? »

Cela vous aidera à hiérarchiser les risques à atténuer en premier et à vous dire lesquels peuvent être mis de côté ou même complètement ignorés. S'il y a un risque qui est très susceptible de se produire et qui aura un impact négatif majeur, il a besoin de votre attention. S'il y en a un qui n'est pas très susceptible de se produire et qui n'aura que des résultats insignifiants, vous pouvez le laisser pour plus tard ou même l'ignorer complètement.

Il y a une zone grise.

Disons que vous concevez un site Web pour un nouveau client. C'est la première fois que vous travaillez avec elle et vous savez déjà que vous ne voulez pas travailler avec elle à l'avenir - ses exigences sont élevées et irréalistes et son budget est faible. Elle veut un site Web solide, mais elle ne peut pas se le permettre – et elle ne semble pas le comprendre. Vous allez devoir livrer moins que ce qu'elle a demandé, en vous en tenant à l'essentiel et aux nécessités et en laissant de côté les cloches et les sifflets.

Voici le risque : à moins que vous ne livriez ce qu'elle veut dans les limites de son budget (ce que vous n'êtes pas prêt à faire), vous allez sérieusement décevoir la cliente et elle ne vous embauchera probablement pas à l'avenir. La probabilité que cela se produise est de 5.

Cela n'aura pas d'impact sur le temps ou le coût – la raison pour laquelle vous dites « non » à ses demandes est de respecter les contraintes de temps et de budget – mais cela aura un impact sur la qualité, du moins aux yeux du client. Voici une autre question, cependant : vous intéressez-vous ? Peut être pas. Vous ne voulez plus travailler avec elle, alors même si le risque que le pire se produise soit élevé, l'impact sur l'avenir de votre entreprise est faible – vous savez déjà que cela arrive et cela vous convient.

Le risque et l'impact actuel sont bien notés, mais pas l'impact futur, donc même si les chiffres sont là, cela n'a pas besoin de beaucoup de votre attention.

L'inverse peut aussi être vrai.

Il peut y avoir quelque chose d'apparemment petit - peu susceptible de se produire, pas très impactant sur le temps, le coût ou la qualité - mais c'est toujours important pour vous, pour une raison quelconque. Par exemple, disons que vous avez un client pour lequel vous avez créé de nombreux sites Web. Il est toujours ravi de votre travail. Maintenant, il a un projet légèrement différent pour vous, un site Web pour une industrie avec laquelle vous n'êtes pas aussi familier que les autres. Vous êtes presque sûr que vous pouvez toujours livrer ce qu'il veut et que le client sera impressionné. Le risque que quelque chose se passe mal est faible. C'est toujours là, cependant, et vous avez une relation tellement fantastique avec ce client que vous voulez éviter tous les risques possibles. Les chiffres de l'évaluation des risques sont faibles, mais l'importance est élevée, vous allez donc quand même l'inscrire sur votre liste de risques à prévenir.

5. Déterminez comment réagir au risque

Vous avez déterminé quels risques nécessitent votre attention en ce moment. Qu'allez-vous faire , cependant? Quelles actions doivent être entreprises et pourquoi ?

La méthode du triple pourquoi pour la gestion des risques

Afin de creuser à la racine d'un problème potentiel, je suis un grand fan de vous demander une série en 3 parties de « pourquoi ? »

Prenons l'exemple de ce client qui voulait le meilleur site Web au monde mais qui disposait d'un petit budget. Nous avons déjà établi qu'elle va être déçue de ne pas pouvoir obtenir toutes les fonctionnalités qu'elle souhaite. Une chose que vous ne pouvez pas faire pour elle est de créer un chatbot personnalisé. Au lieu de simplement dire : « Eh bien, nous ne pouvons pas le faire, alors c'est difficile », déterminez pourquoi c'est un problème :

  • Pourquoi est-ce un problème : le client n'a pas le budget pour le chatbot personnalisé qu'il souhaite. Elle va être contrariée de ne pas avoir cette fonctionnalité sur son site Web.
  • Pourquoi : Parce qu'elle veut un moyen pour les clients de la contacter immédiatement et elle pense que le chat en direct est le meilleur moyen de l'offrir.
  • Pourquoi : Parce qu'il y a moins d'obstacles à franchir par le client. Ils peuvent contacter son entreprise sans envoyer d'e-mail ni décrocher le téléphone au préalable.

D'accord. Nous avons donc déterminé que le vrai problème n'est pas : « La cliente veut cette chose qu'elle ne peut pas se permettre. » Le problème est que le client veut un moyen pour les clients de discuter en direct avec son entreprise, et elle suppose qu'un chatbot personnalisé est le seul moyen de le faire. Au lieu de dire « Non, désolé », vous pouvez revenir vers elle avec une alternative qu'elle peut se permettre, telle que l'intégration de Facebook Messenger dans son site Web. Vous avez maintenant résolu le vrai problème, ce troisième « pourquoi ».

Les 4 façons de gérer le risque

Maintenant que vous connaissez la cause première du problème potentiel, il existe quatre méthodes de base pour le résoudre :

  • Évitement : Empêchez le risque de se produire afin qu'il ne gâche pas votre projet.
  • Atténuation : prendre des mesures pour limiter les dommages que le risque peut causer.
  • Transfert : engagez quelqu'un d'autre pour prendre le risque. Par exemple, vous pouvez engager un avocat pour examiner un contrat.
  • Acceptation : c'est ce que vous choisirez si les trois autres options ne sont pas disponibles ou réalistes.

6. Tenir un journal des risques

Utilisez une feuille de calcul pour garder une trace des risques auxquels vous vous attendez. En plus des échelles d'évaluation des risques mentionnées ci-dessus, voici quelques champs à inclure et des détails à étoffer :

  • La date à laquelle vous ajoutez l'entrée et toute autre date qui comptera, par exemple lorsqu'il se produit quelque chose de conséquent
  • Description du risque
  • Probabilité que le risque se produise
  • La personne responsable de la gestion du risque, déterminée par qui est le plus adapté à ce risque particulier
  • Réponse(s) appropriée(s) au risque
  • Estimations des coûts élevés et faibles pour différentes réponses au risque
  • Statut actuel

La complexité du journal des risques coïncidera avec la complexité du projet. Pour la conception ou le développement de sites Web simples que vous avez déjà réalisés des centaines de fois, un journal des risques informel vous sera très utile. Pour un projet de grande envergure et pour un client VIP, vous aurez besoin d'un journal des risques plus formel et détaillé.

7. Examiner régulièrement les risques du projet

Chaque semaine, parcourez votre journal des risques pour mettre à jour les informations, déterminer les prochaines étapes à suivre et ajouter des risques au fur et à mesure qu'ils apparaissent. La gestion des risques n'est pas un exercice ponctuel ; il doit être suivi et mis à jour tout au long de la durée de vie d'un projet.

Tenez également votre journal une fois le projet terminé – vous pourrez peut-être en tirer des leçons et prévoir plus précisément les risques futurs pour des projets similaires. Vous pouvez même être en mesure de développer une liste de contrôle des risques pour un futur projet basé sur un passé.

Emballer

Vous ne serez jamais en mesure d'identifier, de planifier et de prévenir tout ce qui pourrait mal tourner avec un projet. Cependant, avec une gestion avisée des risques, vous pouvez identifier un grand nombre de risques potentiels et élaborer un plan pour y faire face avant qu'ils ne deviennent un problème. Ensuite, vous aurez plus de temps à consacrer aux risques que vous n'avez pas vu venir.

Vous cherchez un moyen de garder tous vos projets en ordre ? Consultez notre article sur Asana, y compris un aperçu détaillé et des recommandations de cas d'utilisation.