7 zasad zarządzania ryzykiem w prowadzeniu udanych projektów

Ryzyko. Kocham to słowo. Każda cudowna rzecz, jaka mi się przydarzyła, zrodziła się z ryzyka.

Kiedy mówimy o zarządzaniu ryzykiem w biznesie, nie mówimy tylko o śmiałych, odważnych posunięciach biznesowych, które mogą się nie powieść, ale mogą również wznieść nas na nowe wyżyny. Mówimy również o bardzo negatywnych zdarzeniach, które mogą się wydarzyć, jeśli ich nie przewidzimy i nie zapobiegniemy.

Ryzyko może pochodzić ze źródła wewnętrznego lub zewnętrznego, a nie ma na świecie projektu, który nie jest na nie narażony. Dzięki zarządzaniu ryzykiem firmy mogą maksymalnie minimalizować znane zagrożenia, zapobiegać niepowodzeniu projektów i pozostawać w łaskach klienta. Firmy mogą także doświadczyć sukcesów, o jakich nigdy nie marzyły.

Dlaczego należy traktować priorytetowo zarządzanie ryzykiem projektu

• Będziesz rozwiązywać nieoczekiwane problemy w sposób proaktywny, co może uchronić Cię przed utratą pieniędzy, a nawet zarobić .
• Możesz wykorzystać pojawiające się możliwości.
• Członkowie zespołu będą zachwyceni, że nie muszą naprawiać problemów, którym można było zapobiec.
• Projekty zostaną dostarczone w terminie iw ramach budżetu, a także będą miały poziom jakości, jakiego oczekuje Twój klient.

7 zasad zarządzania ryzykiem projektowym

Ogromnym błędem jest założenie, że w trakcie realizacji projektu nie wystąpią żadne problemy. To nie jest pewne; to ignorancja. Inteligentne firmy zapisują zarządzanie ryzykiem w samym projekcie, a także w szkoleniach pracowników, a nawet w codziennych operacjach. Omówmy siedem zasad zarządzania ryzykiem.

1. Zdefiniuj zakres prac nad projektem

Zakres prac projektu (SOW) powinien obejmować:

• Informacja klientów
• Informacje o wykonawcy
• Artykuły
• Kamienie milowe

To jednak tylko podstawy. Twój SOW powinien być jak najbardziej szczegółowy, aby Twój klient wiedział, co mieści się w zakresie pracy, a co nie. Odpowiedz na pytania typu: „Co się stanie, jeśli klient poprosi o zmiany po zaakceptowaniu projektu jako ukończonego?” lub „Jak wpłynie na harmonogram projektu, jeśli klient nie dostarczy niezbędnych informacji na czas?”

Dla każdego projektu należy napisać nowy SOW. Każdy klient i umowa będą inne, a jeśli użyjesz ogólnego szablonu, coś przegapisz.

2. Zidentyfikuj zagrożenia tak wcześnie, jak to możliwe

Możliwość dostrzeżenia zbliżającego się ryzyka wymaga zachowania otwartego umysłu i myślenia o przyszłości projektu, a nie tylko o jego obecnym stanie.

Pracownicy są do tego świetnym źródłem. Mają zróżnicowane doświadczenia i potrafią wskazać, kiedy potrzebujesz zarządzania ryzykiem. Organizuj spotkania indywidualne i sesje dla całego zespołu, aby prosić o opinie i porady. Porozmawiaj również z innymi profesjonalistami z branży, którzy pracowali przy podobnych projektach. Dowiedz się, co poszło nie tak w ich projektach i problemom, którym byli w stanie zapobiec poprzez zarządzanie ryzykiem.

Docelowo chcesz przejść przez każdy etap projektu i omówić wszelkie wątpliwości lub możliwe problemy. W tym momencie nie ma sugestii, która byłaby zbyt głupia lub naciągana – jest to sesja burzy mózgów i wszystkie pomysły są mile widziane.

Obszary projektu do oceny pod kątem zarządzania ryzykiem obejmują:

• Budżet
• Wymagania klienta
• Kontrakty
• Dokumentacja
• Ludzie (na przykład, jeśli główny członek zespołu zachoruje)
• Harmonogram
• Technologia
• Pogoda i klęski żywiołowe

Jeśli chcesz, możesz podzielić te kategorie dalej. Na przykład kategorię „harmonogram” można podzielić na różne elementy projektu strony internetowej, a następnie ocenić ryzyko dla każdego z nich.

3. Zidentyfikuj również możliwości

Tak jak możesz przewidzieć, gdzie projekt może zwariować, możesz przewidzieć, gdzie może polecieć, jeśli nie zawiedzie. Przygotowanie do szans jest ważną częścią zarządzania ryzykiem.

Załóżmy, że tworzysz stronę docelową dla klienta. Współpracujesz z zespołem marketingowym, aby skierować ruch na tę stronę docelową; gdy odwiedzający tam będą, masz nadzieję, że dokonają konwersji dzięki Twojemu fenomenalnemu projektowi i egzemplarzowi sprzedażowemu. Z jednej strony możesz przygotować się na to, że landing page nie przekonwertuje prawie tylu osób, ilu masz nadzieję, lub formularz rejestracji ładuje się zbyt długo.

Ale co, jeśli wszystko pójdzie w drugą stronę? Reklama zespołu marketingowego radzi sobie tak dobrze, że błagają o większy budżet, aby uzyskać jeszcze większą przyczepność. Tak wiele osób dokonuje konwersji na stronie docelowej, że witryna ledwo radzi sobie z napływem ruchu. To są wielkie problemy i trzeba je zaplanować tak samo jak negatywy.

4. Przypisz wagę do ryzyka

Oceń każde ryzyko. Najłatwiej jest użyć skali od 1 do 5, gdzie 1 oznacza najmniej, a 5 najbardziej. Najpierw odpowiedz na pytanie: „Jak prawdopodobne jest wystąpienie ryzyka?” i oceń go w tej skali. Następnie oceń wpływ następujących elementów: czasu, kosztów i jakości. Jeśli jest to pozytywne ryzyko, możesz również ocenić je pod kątem korzyści, na przykład „Jak korzystne będzie to ryzyko, jeśli wystąpi?”

Pomoże ci to ustalić priorytety, które zagrożenia należy złagodzić w pierwszej kolejności, i powiedzieć, które z nich można odłożyć na bok, a nawet całkowicie zignorować. Jeśli istnieje ryzyko, które jest bardzo prawdopodobne, a które będzie miało poważny negatywny wpływ, wymaga Twojej uwagi. Jeśli istnieje taka, która nie jest bardzo prawdopodobna i przyniesie tylko nieistotne wyniki, jeśli tak się stanie, możesz zostawić to na później lub nawet całkowicie pominąć.

Jest szary obszar.

Załóżmy, że projektujesz stronę internetową dla nowego klienta. Pracujesz z nią po raz pierwszy i już wiesz, że nie chcesz z nią pracować w przyszłości – jej wymagania są wysokie i nierealne, a budżet niski. Chce solidnej strony internetowej, ale jej na to nie stać – i wydaje się, że tego nie rozumie. Będziesz musiał dostarczyć mniej niż prosiła, trzymając się podstaw i potrzeb, pomijając dzwonki i gwizdki.

Oto ryzyko: jeśli nie dostarczysz tego, czego chce w ramach swojego budżetu (czego nie chcesz robić), poważnie zawiedziesz klienta i prawdopodobnie nie zatrudni Cię w przyszłości. Prawdopodobieństwo takiego zdarzenia wynosi 5.

Nie wpłynie to na czas ani koszty – powodem, dla którego mówisz „nie” jej żądaniom, jest praca w ramach ograniczeń czasowych i budżetowych – ale wpłynie to na jakość, przynajmniej w oczach klienta. Oto kolejne pytanie: czy ci zależy? Może nie. Nie chcesz znowu z nią pracować, więc chociaż ryzyko, że wydarzy się najgorsza rzecz, jest wysokie, wpływ na przyszłość Twojej firmy jest niewielki – już wiesz, że nadchodzi i nie masz nic przeciwko.

Ryzyko i obecny wpływ oceniono wysoko, ale przyszły wpływ nie, więc nawet jeśli liczby są wysokie, nie wymaga to dużej uwagi.

Może być też odwrotnie.

Może istnieć coś, co wydaje się małe – mało prawdopodobne, nie ma dużego wpływu na czas, koszty lub jakość – ale nadal jest dla Ciebie ważne, z jakiegokolwiek powodu. Załóżmy na przykład, że masz klienta, dla którego zbudowałeś wiele stron internetowych. Zawsze jest zachwycony twoją pracą. Teraz ma dla ciebie nieco inny projekt, stronę internetową dla branży, której nie znasz tak dobrze jak inni. Jesteś prawie pewien, że nadal możesz dostarczyć to, czego chce, a klient będzie pod wrażeniem. Ryzyko, że coś pójdzie nie tak jest niskie. Jednak nadal tam jest, a ty masz tak fantastyczną relację z tym klientem, że chcesz zapobiec wszelkiemu możliwemu ryzyku. Liczby ocen ryzyka są niskie, ale ich znaczenie jest wysokie, więc nadal będziesz umieszczać je na swojej liście zagrożeń, którym należy zapobiegać.

5. Dowiedz się, jak zareagować na ryzyko

Zdecydowałeś, które zagrożenia wymagają Twojej uwagi w tej chwili. Co jednak zrobisz ? Jakie działania należy podjąć i dlaczego?

Metoda potrójnego dlaczego w zarządzaniu ryzykiem

Aby dokopać się do pierwotnej przyczyny potencjalnego problemu, jestem wielkim fanem zadawania sobie trzyczęściowej serii „dlaczego?”

Weźmy przykład tego klienta, który chciał mieć najlepszą witrynę na świecie, ale miał na nią niewielki budżet. Ustaliliśmy już, że będzie rozczarowana, że ​​nie może uzyskać wszystkich funkcji, których chce. Jedyną rzeczą, której nie możesz dla niej zrobić, jest stworzenie niestandardowego chatbota. Zamiast po prostu powiedzieć: „Cóż, nie możemy tego zrobić, takie trudne”, dowiedz się, dlaczego jest to problem:

• Dlaczego jest to problem: Klient nie ma budżetu na niestandardowego chatbota, którego chce. Będzie zdenerwowana, że ​​nie ma tej funkcji na swojej stronie internetowej.
• Dlaczego: Ponieważ chce, aby klienci mogli się z nią natychmiast skontaktować i uważa, że ​​czat na żywo jest najlepszym sposobem, aby to zaoferować.
• Powód: Ponieważ klient ma mniej obręczy, przez które może przeskoczyć. Mogą skontaktować się z jej firmą bez uprzedniego wysyłania e-maila lub odbierania telefonu.

W porządku. Ustaliliśmy więc, że prawdziwym problemem nie jest: „Klient chce tego, na co go nie stać”. Problem polega na tym, że klient chce, aby klienci mogli rozmawiać na żywo z jej firmą, a ona zakłada, że ​​niestandardowy chatbot jest jedynym sposobem, aby to zrobić. Zamiast mówić „Nie, przepraszam”, możesz wrócić do niej z alternatywą, na którą może sobie pozwolić, taką jak osadzenie Facebook Messenger na jej stronie internetowej. Teraz rozwiązałeś prawdziwy problem, trzecie „dlaczego”.

4 sposoby radzenia sobie z ryzykiem

Teraz, gdy znasz już podstawową przyczynę potencjalnego problemu, istnieją cztery podstawowe sposoby radzenia sobie z nim:

• Unikanie: Zapobiegaj występowaniu ryzyka, aby nie zepsuło Twojego projektu.
• Łagodzenie: Podejmij działania, aby ograniczyć szkody, jakie może spowodować ryzyko.
• Przeniesienie: Zatrudnij kogoś innego do podjęcia ryzyka. Na przykład możesz wynająć prawnika, który zajmie się umową.
• Akceptacja: To jest to, co wybierzesz, jeśli pozostałe trzy opcje nie są dostępne lub realistyczne.

6. Prowadź dziennik ryzyka

Użyj arkusza kalkulacyjnego, aby śledzić oczekiwane ryzyko. Oprócz wymienionych powyżej skal oceny ryzyka, oto kilka pól, które należy uwzględnić, oraz szczegóły do ​​uzupełnienia:

• Data dodania wpisu i wszelkie inne daty, które będą miały znaczenie, na przykład kiedy wydarzy się coś istotnego
• Opis ryzyka
• Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka
• Osoba odpowiedzialna za zarządzanie ryzykiem, wyznaczona przez to, kto jest najbardziej odpowiedni do tego konkretnego ryzyka
• Właściwa(e) reakcja(e) na ryzyko
• Szacunki wysokich i niskich kosztów dla różnych reakcji na ryzyko
• Aktualny stan

Złożoność dziennika ryzyka będzie zbiegać się ze złożonością projektu. W przypadku prostego projektowania lub tworzenia witryn internetowych, które robiłeś setki razy wcześniej, nieformalny dziennik ryzyka będzie ci dobrze służył. W przypadku projektu o dużym zakresie i klienta VIP będziesz potrzebować bardziej formalnego i szczegółowego dziennika ryzyka.

7. Regularnie przeglądaj ryzyko projektu

Co tydzień przejrzyj swój dziennik ryzyka, aby zaktualizować informacje, określić, czym należy się zająć w następnej kolejności, i dodawać zagrożenia, gdy się pojawią. Zarządzanie ryzykiem nie jest jednorazowym ćwiczeniem; musi być monitorowany i aktualizowany przez cały czas trwania projektu.

Zachowaj swój dziennik po zakończeniu projektu i jego zakończeniu – możesz się z niego uczyć i dokładniej przewidywać przyszłe zagrożenia dla podobnych projektów. Możesz nawet opracować listę kontrolną ryzyka dla przyszłego projektu na podstawie poprzedniego.

Zawijanie

Nigdy nie będziesz w stanie zidentyfikować, zaplanować i zapobiec wszystkim, co może się nie udać w projekcie. Jednak dzięki umiejętnemu zarządzaniu ryzykiem można zidentyfikować dużą liczbę potencjalnych zagrożeń i opracować plan radzenia sobie z nimi, zanim staną się problemem. Wtedy będziesz miał więcej czasu, aby poświęcić się ryzyku, którego nie przewidziałeś .

Szukasz sposobu na uporządkowanie wszystkich swoich projektów? Sprawdź nasz artykuł o Asanie, w tym szczegółowy przegląd i zalecenia dotyczące przypadków użycia.