7 หลักการบริหารความเสี่ยงเพื่อการดำเนินโครงการที่ประสบความสำเร็จ

เสี่ยง. ฉันรักคำนั้น ทุกสิ่งที่ยอดเยี่ยมที่เคยเกิดขึ้นกับฉันนั้นเกิดจากความเสี่ยง

เมื่อเราพูดถึงการบริหารความเสี่ยงในธุรกิจ เราไม่ได้พูดถึงการขับเคลื่อนธุรกิจที่กล้าหาญและกล้าหาญที่อาจล้มเหลวเท่านั้น แต่ยังนำเราไปสู่อีกระดับด้วย เรากำลังพูดถึงเหตุการณ์เชิงลบที่อาจจะเกิดขึ้นหากเราไม่คาดการณ์และป้องกันไว้

ความเสี่ยงอาจมาจากแหล่งภายในหรือภายนอก และไม่มีโครงการใดในโลกที่ไม่ไวต่อความเสี่ยง ต้องขอบคุณการจัดการความเสี่ยง บริษัทต่างๆ สามารถลดภัยคุกคามที่รู้จักให้เหลือน้อยที่สุด ป้องกันความล้มเหลวของโครงการ และอยู่ในความโปรดปรานของลูกค้า บริษัทยังสามารถประสบกับความสำเร็จที่พวกเขาไม่เคยฝันถึง

ทำไมคุณควรจัดลำดับความสำคัญการบริหารความเสี่ยงของโครงการ

• คุณจะจัดการกับปัญหาที่ไม่คาดคิดด้วยวิธีเชิงรุก ซึ่งสามารถป้องกันไม่ให้คุณสูญเสียเงิน และอาจถึงขั้นสร้าง รายได้ให้กับ คุณ
• คุณสามารถใช้ประโยชน์จากโอกาสที่เกิดขึ้น
• สมาชิกในทีมจะรู้สึกตื่นเต้นที่ไม่ต้องแก้ไขปัญหาที่อาจป้องกันได้
• โครงการจะจัดส่งภายในวันที่ครบกำหนดและภายในงบประมาณ และจะมีระดับคุณภาพที่ลูกค้าของคุณคาดหวัง

7 หลักการบริหารความเสี่ยงโครงการ

เป็นความผิดพลาดครั้งใหญ่ที่จะถือว่าไม่มีปัญหาใดเกิดขึ้นระหว่างดำเนินโครงการของคุณ มันไม่มั่นใจ มันโง่เขลา บริษัทที่ชาญฉลาดจะเขียนการจัดการความเสี่ยงไว้ในตัวโครงการ เช่นเดียวกับการฝึกอบรมพนักงานและแม้แต่การปฏิบัติงานประจำวัน มาดูหลักการ 7 ประการของการบริหารความเสี่ยงกัน

1. กำหนดขอบเขตงานสำหรับโครงการ

ขอบเขตงานของโครงการ (SOW) ควรรวมถึง:

• ข้อมูลลูกค้า
• ข้อมูลผู้รับเหมา
• สินค้าพร้อมส่ง
• เหตุการณ์สำคัญ

นี่เป็นเพียงพื้นฐานเท่านั้น SOW ของคุณควรมีรายละเอียดมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้ลูกค้าของคุณรู้ว่าสิ่งใดอยู่ในขอบเขตของงานและสิ่งใดที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด ตอบคำถามเช่น “จะเกิดอะไรขึ้นหากลูกค้าขอเปลี่ยนแปลงหลังจากยอมรับโครงการว่าเสร็จสมบูรณ์แล้ว” หรือ “ไทม์ไลน์ของโครงการจะได้รับผลกระทบอย่างไรหากลูกค้าไม่ได้ให้ข้อมูลที่จำเป็นตรงเวลา”

ควรเขียน SOW ใหม่สำหรับแต่ละโครงการ ลูกค้าและสัญญาทุกรายจะแตกต่างกัน และหากคุณใช้เทมเพลตทั่วไป คุณจะพลาดบางสิ่งบางอย่างไป

2. ระบุความเสี่ยงให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ความสามารถในการมองเห็นความเสี่ยงที่กำลังจะเกิดขึ้นนั้นจำเป็นต้องเปิดใจและคิดถึงอนาคตของโครงการ ไม่ใช่แค่สถานะปัจจุบันของโครงการ

พนักงานเป็นแหล่งที่ดีสำหรับสิ่งนี้ พวกเขามีประสบการณ์ที่หลากหลายและสามารถระบุได้เมื่อคุณต้องการการจัดการความเสี่ยง จัดการประชุมแบบตัวต่อตัวและเซสชันทั่วทั้งทีมเพื่อขอคำติชมและคำแนะนำ พูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมคนอื่นๆ ที่เคยทำงานในโครงการที่คล้ายคลึงกัน ค้นหาสิ่งที่ผิดพลาดในโครงการและปัญหาที่พวกเขาสามารถป้องกันได้ผ่านการจัดการความเสี่ยง

ในท้ายที่สุด คุณต้องการผ่านทุกขั้นตอนของโครงการและหารือเกี่ยวกับข้อกังวลหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้น ไม่มีข้อเสนอแนะใดที่โง่หรือเกินจริง ณ จุดนี้ นี่คือเซสชั่นระดมความคิดและยินดีต้อนรับแนวคิดทั้งหมด

พื้นที่โครงการเพื่อประเมินการบริหารความเสี่ยง ได้แก่ :

• งบประมาณ
• ความต้องการของลูกค้า
• สัญญา
• เอกสาร
• คน (เช่น หากสมาชิกในทีมหลักป่วย)
• กำหนดการ
• เทคโนโลยี
• สภาพอากาศและภัยธรรมชาติ

คุณสามารถแบ่งหมวดหมู่เหล่านี้เพิ่มเติมได้หากต้องการ ตัวอย่างเช่น หมวดหมู่ "กำหนดการ" สามารถแบ่งออกเป็นผลงานการออกแบบเว็บไซต์ต่างๆ และจากนั้นสามารถประเมินความเสี่ยงสำหรับแต่ละประเภทได้

3. ระบุโอกาสด้วย

เช่นเดียวกับที่คุณสามารถคาดการณ์ได้ว่าโครงการจะยุ่งเหยิงไปถึงไหน คุณก็สามารถคาดการณ์ได้ว่าโครงการจะบินไปถึงไหน ได้หากไม่ ล้มเหลว การเตรียมพร้อมสำหรับโอกาสเป็นส่วนสำคัญของการบริหารความเสี่ยง

สมมติว่าคุณกำลังสร้างหน้า Landing Page สำหรับลูกค้า คุณกำลังทำงานร่วมกับทีมการตลาดเพื่อเพิ่มปริมาณการเข้าชมหน้า Landing Page นั้น เมื่อผู้เยี่ยมชมอยู่ที่นั่น คุณหวังว่าพวกเขาจะเปลี่ยนใจด้วยการออกแบบที่ยอดเยี่ยมและสำเนาการขายของคุณ ในอีกด้านหนึ่ง คุณสามารถเตรียมพร้อมสำหรับหน้า Landing Page ที่ไม่ได้แปลงผู้คนได้เกือบเท่าที่คุณหวังหรือแบบฟอร์มลงทะเบียนใช้เวลาในการโหลดนานเกินไป

แต่ถ้าทุกอย่างเป็นไปในทางอื่นล่ะ? โฆษณาของทีมการตลาดทำได้ดีมากจนพวกเขาต้องการงบประมาณที่มากขึ้นเพื่อให้ได้แรงฉุดมากขึ้น ผู้คนจำนวนมากแปลงในหน้า Landing Page ซึ่งเว็บไซต์แทบจะไม่สามารถจัดการกับการไหลเข้าของการเข้าชมได้ ปัญหาเหล่านี้เป็นปัญหาใหญ่ที่ควรมี และต้องวางแผนสำหรับปัญหาเช่นเดียวกับด้านลบ

4. ให้ความสำคัญกับความเสี่ยง

ให้คะแนนแต่ละความเสี่ยง การใช้สเกล 1 ถึง 5 นั้นง่ายที่สุด โดย 1 มีผลกระทบน้อยที่สุดและ 5 มีผลกระทบมากที่สุด อันดับแรก ให้ตอบคำถามว่า “ความเสี่ยงจะเกิดขึ้นได้อย่างไร” และให้คะแนนในระดับนั้น จากนั้นประเมินผลกระทบของสิ่งต่อไปนี้: เวลา ต้นทุน และคุณภาพ หากเป็นความเสี่ยงในเชิงบวก คุณยังสามารถให้คะแนนในแง่ของผลประโยชน์ได้ เช่น "ความเสี่ยงนี้จะเป็นประโยชน์เพียงใดหากเกิดขึ้น"

การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญความเสี่ยงที่จะบรรเทาได้ก่อน และบอกคุณว่าสิ่งใดสามารถอยู่ด้านข้างหรือละเลยโดยสิ้นเชิง หากมีความเสี่ยงที่มีแนวโน้มสูงที่จะเกิดขึ้น และจะมีผลกระทบด้านลบอย่างใหญ่ คุณก็ควรให้ความสนใจ หากมีสิ่งใดที่ไม่น่าจะเกิดขึ้นและจะมีผลลัพธ์เพียงเล็กน้อยเท่านั้นหากเกิดขึ้น คุณสามารถปล่อยไว้ภายหลังหรือข้ามไปโดยสิ้นเชิง

มีพื้นที่สีเทา

สมมติว่าคุณกำลังออกแบบเว็บไซต์สำหรับลูกค้าใหม่ นี่เป็นครั้งแรกที่คุณได้ร่วมงานกับเธอ และคุณรู้อยู่แล้วว่าคุณไม่ต้องการทำงานกับเธอในอนาคต ความต้องการของเธอสูงและไม่สมจริง และงบประมาณของเธอต่ำ เธอต้องการเว็บไซต์ที่มีประสิทธิภาพ แต่เธอไม่สามารถซื้อได้ และดูเหมือนเธอจะไม่เข้าใจสิ่งนั้น คุณจะต้องส่งมอบงานให้น้อยกว่าที่เธอขอ ยึดมั่นในพื้นฐานและความจำเป็น และละทิ้งเสียงระฆังและนกหวีด

นี่คือความเสี่ยง: เว้นแต่คุณจะส่งมอบสิ่งที่เธอต้องการภายในงบประมาณของเธอ (ซึ่งคุณไม่ต้องการทำ) คุณจะต้องทำให้ลูกค้าผิดหวังอย่างจริงจัง และเธออาจจะไม่จ้างคุณอีกในอนาคต ความน่าจะเป็นที่จะเกิดขึ้นคือ 5

การดำเนินการนี้จะไม่ส่งผลกระทบต่อเวลาหรือต้นทุน เหตุผลที่คุณพูดว่า "ไม่" ต่อความต้องการของเธอคือต้องทำงานให้ทันเวลาและข้อจำกัดด้านงบประมาณ แต่จะส่งผลต่อคุณภาพ อย่างน้อยก็ในสายตาของลูกค้า นี่เป็นอีกคำถามหนึ่ง: คุณสนใจไหม? อาจจะไม่. คุณไม่ต้องการร่วมงานกับเธออีก ดังนั้นในขณะที่ความเสี่ยงที่จะเกิดสิ่งเลวร้ายที่สุดจะสูง แต่ผลกระทบต่ออนาคตของธุรกิจของคุณก็ต่ำ คุณรู้อยู่แล้วว่าสิ่งนั้นกำลังจะมาถึงและคุณก็พร้อมรับมือกับมัน

ความเสี่ยงและผลกระทบในปัจจุบันได้รับการจัดอันดับสูง แต่ผลกระทบในอนาคตไม่ได้รับ ดังนั้นแม้ว่าตัวเลขจะอยู่บนนั้น แต่ก็ไม่จำเป็นต้องให้ความสนใจมากนัก

ตรงกันข้ามก็สามารถเป็นจริงได้

อาจมีบางสิ่งที่ดูเหมือนเล็กน้อย – ไม่น่าจะเกิดขึ้น ไม่ส่งผลกระทบอย่างมากต่อเวลา ราคา หรือคุณภาพ – แต่ก็ยังสำคัญสำหรับคุณไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีลูกค้าที่คุณสร้างเว็บไซต์จำนวนมากให้ เขาตื่นเต้นกับงานของคุณเสมอ ตอนนี้ เขามีโครงการที่แตกต่างออกไปเล็กน้อยสำหรับคุณ เว็บไซต์สำหรับอุตสาหกรรมที่คุณไม่คุ้นเคยเหมือนคนอื่นๆ คุณค่อนข้างมั่นใจว่าคุณสามารถส่งมอบสิ่งที่เขาต้องการได้และลูกค้าจะต้องประทับใจ ความเสี่ยงที่จะเกิดสิ่งผิดปกติมีน้อย อย่างไรก็ตาม ยังคงมีอยู่ และคุณมีความสัมพันธ์ที่ยอดเยี่ยมกับลูกค้ารายนี้ ซึ่งคุณต้องการป้องกันความเสี่ยงใดๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้ ตัวเลขการประเมินความเสี่ยงนั้นต่ำ แต่มีความสำคัญสูง ดังนั้น คุณยังคงต้องใส่ไว้ในรายการความเสี่ยงที่จะป้องกัน

5. คิดออกว่าจะตอบสนองต่อความเสี่ยงอย่างไร

คุณได้กำหนดความเสี่ยงที่ต้องการความสนใจของคุณแล้วในตอนนี้ ว่าแต่คุณ จะทำ อย่างไร? ต้องดำเนินการอย่างไรและทำไม?

วิธี Triple-Why สำหรับการบริหารความเสี่ยง

เพื่อที่จะขุดลงไปที่ต้นเหตุของปัญหาที่อาจเกิดขึ้น ฉันเป็นแฟนตัวยงของการถามตัวเองว่า "ทำไม" แบบ 3 ตอน

มาดูตัวอย่างของลูกค้าที่ต้องการเว็บไซต์ที่ดีที่สุดในโลกแต่มีงบประมาณเพียงเล็กน้อย เราได้กำหนดไว้แล้วว่าเธอจะต้องผิดหวังที่เธอไม่สามารถรับคุณสมบัติทั้งหมดที่เธอต้องการได้ สิ่งหนึ่งที่คุณไม่สามารถทำเพื่อเธอได้คือสร้างแชทบ็อตแบบกำหนดเอง แทนที่จะพูดว่า “เราทำไม่ได้ ยากจัง” ให้คิดหาสาเหตุว่าทำไมสิ่งนี้ถึงเป็นปัญหา:

• เหตุใดจึงเป็นปัญหา: ลูกค้าไม่มีงบประมาณสำหรับแชทบ็อตแบบกำหนดเองที่เธอต้องการ เธอจะอารมณ์เสียที่เธอไม่มีฟังก์ชันนี้บนเว็บไซต์ของเธอ
• เหตุผล: เพราะเธอต้องการให้ลูกค้าติดต่อกับเธอได้ทันที และเธอรู้สึกว่าแชทสดเป็นวิธีที่ดีที่สุดที่จะนำเสนอ
• เหตุผล: เนื่องจากมีห่วงน้อยกว่าที่ลูกค้าจะข้ามผ่าน พวกเขาสามารถติดต่อบริษัทของเธอได้โดยไม่ต้องส่งอีเมลหรือรับโทรศัพท์ก่อน

ตกลง. ดังนั้นเราจึงได้พิจารณาแล้วว่าปัญหาที่ แท้จริง ไม่ใช่ "ลูกค้าต้องการสิ่งนี้ที่เธอไม่สามารถจ่ายได้" ปัญหาคือลูกค้าต้องการวิธีให้ลูกค้าแชทสดกับบริษัทของเธอ และเธอคิดว่าแชทบอทที่สร้างขึ้นเองเป็นวิธีเดียวที่จะทำเช่นนั้นได้ แทนที่จะพูดว่า “ไม่ ขอโทษ” คุณสามารถกลับไปหาเธอพร้อมทางเลือกอื่นที่เธอสามารถจ่ายได้ เช่น การฝัง Facebook Messenger ลงในเว็บไซต์ของเธอ ตอนนี้คุณได้แก้ไขปัญหาที่แท้จริงแล้ว เหตุผลที่สามนั้นคือ "ทำไม"

4 วิธีในการจัดการความเสี่ยง

เมื่อคุณทราบสาเหตุของปัญหาที่อาจเกิดขึ้นแล้ว มีสี่วิธีพื้นฐานในการจัดการกับมัน:

• การหลีกเลี่ยง: ป้องกันความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นเพื่อไม่ให้โครงการของคุณเสียหาย
• การบรรเทาสาธารณภัย: ดำเนินการเพื่อจำกัดความเสียหายที่อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงได้
• การโอนย้าย: จ้างคนอื่นเพื่อรับความเสี่ยง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจ้างทนายความเพื่อดูแลสัญญาได้
• การยอมรับ: นี่คือสิ่งที่คุณจะเลือกหากอีกสามตัวเลือกไม่มีให้ใช้งานหรือไม่มีอยู่จริง

6. รักษาบันทึกความเสี่ยง

ใช้สเปรดชีตเพื่อติดตามความเสี่ยงที่คุณคาดหวัง นอกเหนือจากมาตราส่วนการประเมินความเสี่ยงที่กล่าวถึงข้างต้น ต่อไปนี้คือฟิลด์บางส่วนที่จะรวมและรายละเอียดเพิ่มเติม:

• วันที่ที่คุณเพิ่มรายการและวันที่อื่นๆ ที่มีความสำคัญ เช่น เมื่อมีอะไรที่เป็นผลสืบเนื่องเกิดขึ้น
• คำอธิบายของความเสี่ยง
• ความน่าจะเป็นของความเสี่ยงที่เกิดขึ้น
• บุคคลที่รับผิดชอบในการจัดการความเสี่ยง กำหนดโดยผู้ที่เหมาะสมกับความเสี่ยงนั้นมากที่สุด
• การตอบสนองที่เหมาะสมต่อความเสี่ยง
• ประมาณการต้นทุนสูงและต่ำสำหรับการตอบสนองความเสี่ยงที่แตกต่างกัน
• สถานะปัจจุบัน

ความซับซ้อนของบันทึกความเสี่ยงจะตรงกับความซับซ้อนของโครงการ สำหรับการออกแบบหรือพัฒนาเว็บไซต์อย่างง่ายที่คุณเคยทำมาแล้วหลายร้อยครั้ง บันทึกความเสี่ยงที่ไม่เป็นทางการจะให้บริการคุณได้ดี สำหรับโครงการที่มีขอบเขตกว้างและสำหรับลูกค้าวีไอพี คุณจะต้องการบันทึกความเสี่ยงที่เป็นทางการและมีรายละเอียดมากขึ้น

7. ทบทวนความเสี่ยงของโครงการเป็นประจำ

ทุกสัปดาห์ อ่านบันทึกความเสี่ยงของคุณเพื่ออัปเดตข้อมูล กำหนดสิ่งที่ต้องจัดการต่อไป และเพิ่มความเสี่ยงเมื่อปรากฏขึ้น การบริหารความเสี่ยงไม่ใช่การออกกำลังกายเพียงครั้งเดียว จะต้องมีการตรวจสอบและปรับปรุงตลอดอายุการใช้งานของโครงการ

เก็บบันทึกของคุณไว้เมื่อโครงการเสร็จสิ้นและเสร็จสิ้นด้วย คุณอาจเรียนรู้จากมันและคาดการณ์ความเสี่ยงในอนาคตสำหรับโครงการที่คล้ายคลึงกันได้แม่นยำยิ่งขึ้น คุณอาจสามารถพัฒนารายการตรวจสอบความเสี่ยงสำหรับโครงการในอนาคตโดยอิงจากโครงการที่ผ่านมาได้

ห่อ

คุณจะไม่สามารถระบุ วางแผน และป้องกันทุกสิ่งที่อาจผิดพลาดกับโครงการได้ อย่างไรก็ตาม ด้วยการจัดการความเสี่ยงที่ชาญฉลาด คุณสามารถระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจำนวนมากและวางแผนจัดการกับความเสี่ยงก่อนที่จะกลายเป็นปัญหา จากนั้น คุณจะมีเวลามากขึ้นเพื่ออุทิศให้กับความเสี่ยงที่คุณมอง ไม่ เห็น

คุณกำลังมองหาวิธีที่จะทำให้โครงการทั้งหมดของคุณเป็นระเบียบใช่หรือไม่? ดูบทความของเราเกี่ยวกับอาสนะ รวมถึงภาพรวมเชิงลึกและคำแนะนำกรณีใช้งาน