5 moduri în care clienții toxici omoară productivitatea și îți fură timpul

În calitate de proprietari de afaceri, trei dintre cele mai importante lucruri pe care trebuie să le stăpânim devreme sunt obținerea clienților, productivitatea și protejarea timpului nostru. Dar ce se întâmplă cu timpul și productivitatea noastră atunci când obținem un client care se dovedește a fi toxic?

Relațiile toxice cu clienții sunt mai mult decât o supărare. Acestea vă pot afecta serios calitatea muncii, vă pot reduce rata salarială globală, vă pot împiedica abilitatea de a respecta termenele limită și vă pot împiedica chiar să vă asigurați noi clienți. În acest articol vom analiza câteva moduri în care clienții toxici îți sifonează timpul și îți decimează capacitatea de a fi productiv - precum și ce poți face în acest sens.

1. Îngreunarea inutilă a comunicării.

Comunicarea cu un client ar trebui să fie destul de simplă, nu? Dar nu este întotdeauna cazul. Problemele problematice de comunicare pot rula gama:

• Solicitarea unui timp nerezonabil pentru apeluri și întâlniri neplătite
• Așteptându-vă să fiți de apel 24/7 și să vă presați când nu răspundeți imediat
• Nu vă oferă informații adecvate pentru a începe un proiect, ceea ce vă obligă să urmăriți detaliile de bază ale proiectului și domeniul de activitate
• Nu vă răspund în termenul adecvat pentru a vă respecta termenele limită

Prea mult, prea puțin sau pur și simplu comunicarea dificilă cu clientul poate provoca o adâncime majoră în potențialul dvs. de câștig. S-ar putea să ajungeți să pierdeți timpul cu apeluri inutile sau să gestionați capacitatea clientului dvs. de a vă oferi toate materialele de care aveți nevoie pentru a vă finaliza proiectele bine și la timp.

Ce trebuie să faceți: dacă ați inclus disponibilitatea dvs. într-un contract, reamintiți-vă clientului despre politica dvs. și respectați-o. Alternativ, dacă politica dvs. privind disponibilitatea nu face parte din contractul dvs., reamintiți-vă clientului cronologia pe care a solicitat-o ​​pentru proiect. Comunicarea prea mult sau prea puțină de la aceștia ar putea afecta capacitatea dvs. de a finaliza livrabilele solicitate la timp.

2. Aducându-vă într-o buclă de revizuire.

Un client vă poate bloca într-o buclă de revizuire din mai multe motive. Uneori, vor să simtă că primesc cea mai mare lovitură. Alteori, este posibil să le fie greu să renunțe la munca pe care ți-o repartizează.

Oricare ar fi cazul, este important să încercați să rămâneți în afara purgatorului de revizuire. După ce ați depășit numărul de modificări pe care le permiteți în acordul dvs., valoarea proiectului dvs. va începe să scadă.

Ce trebuie să faceți: utilizați limbajul de poziționare în jurul rundelor de revizuire pentru a stabili unde vă aflați împreună cu clientul dvs. în acest proces.

De exemplu:

• „Pentru această primă rundă de revizuiri, am încorporat toate modificările sugerate și am lăsat câteva comentarii suplimentare. Doriți să aruncați o privire înainte de runda finală? ”
• „Am finalizat ultima rundă de revizuiri pentru acest articol! Aștept cu nerăbdare să lucrăm la următorul proiect cu tine. ”

Dacă nu ați inclus încă revizii în contractele dvs. de clienți, acum este momentul potrivit pentru a le implementa. Politicile variază, dar mulți proprietari de afaceri aleg să includă una sau două revizuiri în rata globală a proiectului și percep o taxă suplimentară pentru revizuiri care depășesc domeniul de aplicare convenit.

3. Întinderea domeniului dvs. de muncă (dar nu și salariul) până la 11.

Scopul de acoperire este o problemă obișnuită a clienților în rândul proprietarilor de afaceri care desfășoară activități independente. Iată două moduri comune în care am văzut că se manifestă:

• Dvs. și clientul sunteți de acord cu un domeniu de aplicare, apoi clientul încearcă să se strecoare în mai multă muncă decât ați convenit
• Clientul nu are o înțelegere adecvată a muncii implicate în cererea sa și, ca urmare, volumul dvs. de muncă explodează

Din păcate, creep-ul scopului face ca tu să faci o mulțime de muncă pentru care s-ar putea să nu fii plătit - fie în ritmul tău obișnuit, fie deloc.

Ce trebuie să faceți: dacă observați o misiune care se abate brusc în afara scopului convenit, nu lucrați la nimic suplimentar înainte de a discuta cu clientul. Este ridicol de dificil să finalizați lucrarea clientului atunci când știți că sunteți înșelați la timp sau la bani, deci asigurați-vă că nu vă scoateți din niciunul dintre ei!

Dacă clientul dvs. este limitat la prețul cerut ca buget, ar putea dori să ajusteze proiectul pentru a se potrivi cu ceea ce au acceptat să vă plătească. În unele cazuri, atragerea atenției clientului asupra riscului ar putea însemna că veți fi plătit mai mult pentru munca suplimentară; câștig-câștig!

Dacă clientul insistă să finalizați lucrarea fără plată suplimentară, este timpul să formați o strategie de ieșire. Cu cât lucrezi mai mult pentru cineva care profită de tine, cu atât mai mult te vei supăra. Resentimentul vă încetinește progresul în toate domeniile și, în cele din urmă, duce la pierderea timpului și a banilor. (Aflați de la mine, Padawanii mei: Formez o strategie de ieșire de la un client ca acesta chiar acum și 10/10 nu recomand.)

4. Vă menține într-un mod reactiv.

Unii clienți vă mențin într-o stare reactivă, de luptă sau fugă, ceea ce vă afectează capacitatea de a vă planifica munca și de a rămâne pe drumul celuilalt cu sarcinile celorlalți clienți. Această stare de dezorganizare poate fi cauzată de:

• Un client copleșit
• Incapacitatea clientului (din orice motiv) de a strategiza și planifica în avans
• Birocrație corporativă sau birocratică
• O echipă prea slabă pentru a face față numărului de cereri primite

Am avut un client recent care funcționa astfel. Au existat probleme de sus în jos cu cultura companiei, care au dus la solicitări constante, panicate de sarcini pe care nimeni nu le știa până în ultimul moment. În plus, ni s-a împiedicat în mod regulat să ne pregătim în mod adecvat pentru evenimente majore, cum ar fi lansările de produse, din cauza solicitărilor de ultim moment. Nu a fost frumos și mi-a provocat anxietate masivă - care a afectat toate domeniile vieții mele, în special munca.

Ce trebuie să faceți: Din păcate, această problemă poate fi deosebit de dificilă de navigat. Probabil că modelele clientului erau bine stabilite înainte de a începe să lucrați pentru ei și este puțin probabil ca un antreprenor să intre și să schimbe cultura în bine (cu excepția cazului în care, desigur, ați fost angajat special pentru a-i ajuta să îmbunătățească compania cultură).

Puteți lucra la stabilirea limitelor și stabilirea cantității de timp de plumb de care aveți nevoie înainte de a începe un proiect. Dar lucrul cu un client care vă menține reactiv va avea un impact negativ nu numai asupra muncii dvs. pentru ei, ci și pentru ceilalți clienți.

5. Neplata facturilor la timp sau conform acordului.

Frica care înfierbântă unghiile care vine odată cu microgestionarea plăților pe factură a clientului dvs. este, de fapt, una dintre cele mai grave sentimente din afaceri. Când urmăriți salariile și vă faceți griji dacă veți fi plătit pentru munca pe care ați făcut-o, pierdeți teren atât în ​​productivitate, cât și în gestionarea timpului.

Ce trebuie să faceți: Comunicați, comunicați, comunicați. Este important să urmăriți facturile și să vă reamintiți clientului cu ce au fost de acord când ați început să lucrați împreună. Dacă este necesar, implementați o taxă de întârziere pentru facturile neplătite care se schimbă prea mult timp (acest interval de timp va depinde de politica dvs. de facturare).

De asemenea, este posibil să trebuiască să informați clientul că veți opri lucrările până la achitarea facturilor restante. Dacă aceasta este o problemă continuă, este timpul să găsiți un client înlocuitor și să mergeți mai departe.

Încheierea

A petrece prea mult timp lucrând pentru clienți toxici nu va afecta doar productivitatea și gestionarea timpului; în cele din urmă îți va afecta stima de sine. Și, dacă stima de sine este în jgheab, asta va avea un impact negativ asupra calității muncii.

Dacă sunteți un profesionist ca mine, probabil că ați întâlnit din când în când clienți problematici. Din păcate, uneori poate fi dificil să stabiliți dacă un client este toxic înainte de a începe să lucrați împreună.

Pentru a vă face o idee mai bună dacă un nou client va cauza probleme pe drum, propuneți un proiect de probă plătit pentru a începe lucrurile cu piciorul drept. Vă va oferi șansa de a vă simți unii pe alții înainte ca cineva să se angajeze pe un angajament pe termen lung.

În cele din urmă, depinde de tine să protejezi pe cel care face bani: pe tine însuți!

Imagine prezentată prin VectorMine / shutterstock.com