5 formas en que los clientes tóxicos matan la productividad y le roban el tiempo

Como dueños de negocios, tres de las cosas más importantes que debemos dominar desde el principio son la obtención de clientes, la productividad y la protección de nuestro tiempo. Pero, ¿qué pasa con nuestro tiempo y productividad cuando tenemos un cliente que resulta ser tóxico?

Las relaciones tóxicas con los clientes son más que una molestia. Pueden afectar seriamente su calidad de trabajo, reducir su tasa de pago general, obstaculizar su capacidad para cumplir con los plazos e incluso pueden impedirle obtener nuevos clientes. En este artículo, veremos algunas formas en que los clientes tóxicos desvían su tiempo y diezman su capacidad para ser productivo, así como lo que puede hacer al respecto.

1. Hacer la comunicación innecesariamente difícil.

Comunicarse con un cliente debería ser bastante sencillo, ¿verdad? Pero ese no es siempre el caso. Los problemas de comunicación problemáticos pueden abarcar toda la gama:

• Exigir una cantidad de tiempo irrazonable para llamadas y reuniones no pagadas
• Esperando que esté de guardia para ellos las 24 horas del día, los 7 días de la semana y presionándolo cuando no responde de inmediato
• No proporcionarle la información adecuada para iniciar un proyecto, lo que lo obliga a perseguir los detalles básicos del proyecto y el alcance del trabajo.
• No responderle dentro de la cantidad de tiempo adecuada para cumplir con sus plazos

Demasiada, muy poca o simplemente difícil comunicación con el cliente puede afectar significativamente su potencial de ingresos. Puede terminar perdiendo tiempo en llamadas innecesarias o controlando la capacidad de su cliente para proporcionarle todos los materiales que necesita para completar sus proyectos bien y a tiempo.

Qué hacer: si incluyó su disponibilidad en un contrato, recuérdele a su cliente sobre su política y cúmplala. Alternativamente, si su política de disponibilidad no forma parte de su contrato, recuerde amablemente a su cliente el cronograma que solicitó en el proyecto. Demasiada o muy poca comunicación de ellos podría afectar su capacidad para completar los entregables solicitados a tiempo.

2. Atrapándote en un bucle de revisión.

Un cliente puede atascarte en un ciclo de revisión por varias razones. A veces, quieren sentir que están obteniendo el mayor provecho por su dinero. Otras veces, es posible que tengan dificultades para dejar el trabajo que le han asignado.

Cualquiera que sea el caso, es importante tratar de mantenerse fuera del purgatorio de la revisión. Una vez que haya superado la cantidad de ediciones que permite en su acuerdo, el valor de su proyecto comenzará a disminuir.

Qué hacer: Utilice un lenguaje de posicionamiento en sus rondas de revisión para establecer dónde se encuentra con su cliente en el proceso.

Por ejemplo:

• “Para esta primera ronda de revisiones, he incorporado todas las ediciones sugeridas y he dejado algunos comentarios adicionales. ¿Le gustaría echar un vistazo antes de la ronda final? "
• “¡He completado mi ronda final de revisiones para este artículo! Espero trabajar contigo en el próximo proyecto ".

Si aún no ha incluido revisiones en los contratos de sus clientes, ahora es un buen momento para implementarlas. Las políticas varían, pero muchos propietarios de negocios optan por incluir una o dos revisiones en la tarifa general del proyecto y cobran una tarifa adicional por las revisiones más allá del alcance acordado.

3. Incrementar su alcance de trabajo (pero no su salario) hasta 11.

El aumento de alcance es un problema común entre los clientes entre los propietarios de negocios autónomos. Aquí hay dos formas comunes en las que lo he visto manifestarse:

• Usted y el cliente acuerdan un alcance, luego el cliente intenta deslizar más trabajo del que acordó
• El cliente no tiene una comprensión adecuada del trabajo involucrado en su solicitud y, como resultado, su carga de trabajo se dispara.

Desafortunadamente, la pérdida de alcance hace que usted haga mucho trabajo por el que es posible que no le paguen, ya sea a su tarifa actual o en absoluto.

Qué hacer: si nota que una tarea se desvía bruscamente fuera del alcance acordado, no trabaje en nada adicional antes de discutirlo con el cliente. Es ridículamente difícil completar el trabajo del cliente cuando sabes que te están arruinando el tiempo o el dinero, ¡así que asegúrate de no arruinarte con ninguno de los dos!

Si su cliente está limitado a su precio de venta como presupuesto, es posible que desee ajustar el proyecto para que se ajuste a lo que acordó pagarle. En algunos casos, llamar la atención del cliente sobre el alcance del alcance podría significar que se le pagará más por el trabajo adicional; ganar-ganar!

Si el cliente insiste en que usted complete el trabajo sin pago adicional, es hora de formar una estrategia de salida. Cuanto más trabajes para alguien que se aprovecha de ti, más resentirás por el trabajo. El resentimiento ralentiza su progreso en todas las áreas y, en última instancia, resulta en una pérdida de tiempo y dinero. (Aprendan de mí, mis Padawans: estoy formando una estrategia de salida de un cliente como este en este momento, y 10/10 no lo recomiendo).

4. Manteniéndote en modo reactivo.

Algunos clientes lo mantienen en un estado reactivo, de lucha o huida, lo que afecta su capacidad para planificar su trabajo y mantenerse al día con las asignaciones de sus otros clientes. Este estado de desorganización puede deberse a:

• Un cliente abrumado
• La incapacidad del cliente (por el motivo que sea) para elaborar estrategias y planificar el futuro
• Burocracia corporativa o burocrática
• Un equipo que es demasiado delgado para manejar la cantidad de solicitudes que llegan

Tuve un cliente reciente que funcionaba de esta manera. Hubo problemas de arriba hacia abajo con la cultura de la empresa, que resultaron en solicitudes constantes y en pánico de asignaciones que nadie conocía hasta el último minuto. Además, regularmente nos impedían prepararnos adecuadamente para eventos importantes como lanzamientos de productos debido a las solicitudes de último momento. No fue agradable y me causó una ansiedad enorme, lo que afectó todas las áreas de mi vida, especialmente el trabajo.

Qué hacer: Desafortunadamente, este problema puede ser particularmente difícil de resolver. Es probable que los patrones del cliente estuvieran bien establecidos antes de que usted comenzara a trabajar para ellos, y no es probable que un contratista entre y cambie esa cultura para mejor (a menos, por supuesto, que usted haya sido contratado específicamente para ayudarlos a mejorar la empresa. cultura).

Puede trabajar para establecer límites y establecer la cantidad de tiempo de espera que necesita antes de emprender un proyecto. Pero trabajar con un cliente que lo mantiene reactivo tendrá un impacto negativo no solo en su trabajo para ellos, sino también para sus otros clientes.

5. No pagar las facturas a tiempo o según lo acordado.

El miedo mordaz que viene con la microgestión de los pagos de facturas de su cliente es, sin lugar a dudas, uno de los peores sentimientos en los negocios. Cuando persigue cheques de pago y se preocupa por si le pagarán por el trabajo que ha realizado, pierde terreno tanto en la productividad como en la gestión del tiempo.

Qué hacer: Comunicarse, comunicarse, comunicarse. Es importante hacer un seguimiento de las facturas y recordarle a su cliente lo que acordaron cuando comenzaron a trabajar juntos. Si es necesario, implemente un cargo por pago atrasado para las facturas impagas que se mueven durante demasiado tiempo (ese plazo dependerá de su política de facturación).

También es posible que deba informar al cliente que detendrá el trabajo hasta que se paguen las facturas pendientes. Si este es un problema continuo, es hora de encontrar un cliente de reemplazo y seguir adelante.

Terminando

Pasar demasiado tiempo trabajando para clientes tóxicos no solo perjudicará su productividad y gestión del tiempo; eventualmente dañará su autoestima. Y, si su autoestima está en la cuneta, eso afectará negativamente su calidad de trabajo.

Si eres un autónomo como yo, probablemente te hayas encontrado con clientes problemáticos de vez en cuando. Desafortunadamente, a veces puede ser difícil determinar si un cliente es tóxico antes de comenzar a trabajar juntos.

Para tener una mejor idea de si un nuevo cliente va a causar problemas en el futuro, proponga un proyecto de prueba pagado para comenzar con el pie derecho. Les dará la oportunidad de conocerse mutuamente antes de que alguien se bloquee en un compromiso a largo plazo.

En última instancia, depende de usted proteger al generador de dinero: ¡usted mismo!

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