Integrarea angajaților: Ce este și cum să proiectezi un proces pentru compania ta

După nenumărate runde de interviuri, ați găsit în cele din urmă candidatul perfect pentru rolul cheie de care aveați nevoie pentru a vă ocupa organizația. Vrei să-ți iubească afacerea la fel de mult ca tine și să îndeplinească obiectivele de productivitate cât mai curând posibil. Pentru a îndeplini ambele obiective, aveți nevoie de un plan de angajare a angajaților.

Dacă investiți într-un plan cuprinzător de integrare, alte beneficii pe care probabil le veți vedea sunt:

• Reducerea fluctuației angajaților
• Satisfacție sporită a angajaților
• Înțelegerea așteptărilor și obiectivelor locului de muncă
• Timp de rampa mai scurt până la competența locului de muncă

Toate aceste beneficii contribuie la eficiența internă, duc la un serviciu mai bun pentru clienți și la costuri mai mici.

Gândiți-vă la planul de angajare al angajaților ca la prima dvs. șansă de a face o impresie bună pentru noii angajați. Alături de noile cursuri de formare, un program eficient vă arată că vă luați în serios pregătirea și că vă angajați să îi ajutați să reușească încă din prima zi. Scopul acestui articol este de a identifica elementele cheie ale planurilor de reușită de integrare pe care ar trebui să le luați în considerare atunci când vă configurați propriile resurse pentru a vă ajuta să începeți.

Onboarding vs. Orientare

În cazul în care sesiunile de orientare pot dura o oră sau o zi, un plan de abordare poate dura până la șase luni până la un an sau mai mult, în funcție de organizația dvs. și de curba de învățare a angajatului. Programele de orientare sunt de obicei generalizate pentru a găzdui un număr mare de noi angajați dintr-o dată și pot include unele sau toate următoarele:

• O introducere în misiunea, viziunea și valorile companiei
• Revizuirea manualului angajaților
• Descrieri departamentale
• Revizuirea beneficiilor și înscrierea
• Protocoale de siguranță
• Revizuirea politicii (de exemplu, anti-hărțuire, pauză etc.)
• Revizuirea procesului administrativ (de exemplu, cereri de echipamente sau consumabile, raportarea problemelor tehnice,

Orientarea se referă în principal la comunicarea informațiilor și comunicarea standardelor de conformitate. Deși sunt importante, aceste elemente nu au un impact direct asupra capacității angajatului de a atinge obiective specifice postului. Incorporarea nu este un eveniment de o zi. Începe atunci când angajezi individul și continuă de-a lungul timpului în care sunt un membru productiv al echipei.

Strategia de integrare a angajaților

Societatea pentru Managementul Resurselor Umane (SHRM) este o asociație profesională de apartenență la resursele umane care autorizează o bogăție de materiale educaționale. Liniile directoare de integrare includ menționarea a patru elemente fundamentale ale procesului de integrare:

• Conformitate - reguli legale și politice
• Clarificare - înțelegerea locului de muncă și așteptările aferente
• Cultura - norme organizatorice formale și informaționale
• Conexiune - relații interpersonale și rețele

Detaliile celor patru C se bazează pe răspunsurile la întrebări cheie despre cum doriți să arate planul dvs. de integrare. Iată câteva întrebări de luat în considerare:

• Cu ce ​​impresie ar trebui să plece noul dvs. angajat după prima zi?
• Ce ar trebui să știe angajații noi despre cultura ta?
• Cum veți măsura succesul și ce trebuie făcut pentru a-l atinge?
• Cine ar trebui să fie implicat în procesul de integrare (de la colegi de muncă la resurse umane și directori)
• Cât va dura integrarea?

Aceste „Patru C” și gradul în care le folosiți determină nivelul strategiei de integrare. SHRM subliniază corelația acestora astfel:

Nivelul pe care îl alegeți pentru afacerea dvs. va depinde de cultura, dimensiunea și structura funcției dvs. de resurse umane. Dacă compania dvs. este mică și aveți puține resurse, începeți cu nivelul 1 și construiți-l în timp. Simpla implementare a unei strategii pentru a vă construi infrastructura de resurse umane vă va ajuta pe termen lung.

Componente pentru integrarea angajaților

Un plan eficient de integrare are ca scop aclimatizarea noului angajat și implicarea acestuia în cultura companiei. Planul dvs. ar trebui, de asemenea, să îi ghideze către productivitate în cel mai scurt timp posibil și să-i păstreze ca angajat pe termen lung. Folosind cele patru C ca linie de bază, iată câteva componente comune care trebuie luate în considerare pentru planul dvs.:

Hârtii

Dacă este posibil, aveți grijă de acte înainte de prima zi. Colaborați îndeaproape cu departamentul dvs. de resurse umane pentru a identifica ce documente și formulare sunt esențiale pentru a vă asigura că noua dvs. angajare este plătită la timp și că este conștient sau se înscrie în programele de beneficii, dacă este cazul. Software-uri precum Workday, Sapling sau BambooHR pot menține acest proces raționalizat prin atribuirea listelor de verificare a sarcinilor și a termenelor de scadență. Aceste programe sunt utile în special dacă majoritatea personalului dvs. este la distanță sau distribuit.

Echipament

Nimic nu spune „nu suntem pregătiți pentru tine” decât să permiți unui angajat să-și înceapă prima zi fără echipamentul de care au nevoie pentru a-și face treaba. Colaborați cu experții IT sau cu biroul de asistență pentru a vă asigura că toate echipamentele de care aveți nevoie sunt solicitate și livrate sau configurate la timp. Includeți toate parolele și instrucțiunile de acces, precum și protocoalele pentru obținerea ajutorului în cazul în care întâmpină probleme. Dacă echipa dvs. are un spațiu fizic de birou, asigurați-vă că biroul sau biroul noului angajat este organizat și gata de plecare. Un semn de bun venit este, de asemenea, o atingere plăcută!

Cultura

Cultura companiei dvs. cuprinde normele comportamentale și procedurale care pot fi respectate în cadrul organizației dvs. Definirea acestora pentru un nou angajat oferă o foaie de parcurs cu privire la modul de „încadrare” în cadrul grupului lor de lucru și al companiei în ansamblu.

Cultura dvs. include etica, valorile, procesele, managementul și stilul dvs. de comunicare, printre altele. În culturile cu funcționare ridicată, angajații vă cunosc valorile pe de rost și le aplică intuitiv zilnic. Explicați ce vă definește cultura și oferiți exemple de acea cultură în acțiune, astfel încât să știe ce să caute. Pe măsură ce lucrează prin procesul de integrare, programați întâlniri regulate la bază tactilă pentru a discuta modul în care comportamentul lor reflectă valorile dvs. și / sau unde să vă aliniați.

Cine-i cine

Anunțați sosirea unui nou membru al echipei cât mai curând posibil și explicați rolul lor în cadrul grupului. Anxietatea și suspiciunea se pot strecura dacă rolurile nu sunt explicate clar. Construiți conexiuni prin atribuirea unui mentor și / sau configurați sesiuni de întâmpinare pentru fiecare membru al echipei pentru a cunoaște noua lor cohortă.

Pentru noul angajat, furnizați o organigramă sau o descriere a jucătorilor cheie pe orbita lor. Pentru context, furnizați o descriere a rolului sau responsabilităților fiecărei persoane și a modului în care funcția lor se raportează la cea a noului angajat. Aceste acțiuni îl ajută pe noul angajat să-și înțeleagă locul în structura echipei și îi ajută să identifice pe cine să contacteze pentru ajutor, dacă ar avea nevoie de el.

Rolul lor

Așteptările clar definite și obiectivele de productivitate sunt foaia de parcurs a succesului pentru noua angajare. Aceste componente de integrare pun locul de muncă în context și stabilesc o cale clară către îndeplinirea așteptărilor. Pentru a le contura, începeți cu una sau mai multe dintre sarcinile de job definite în descrierea jobului. În cadrul fiecărei sarcini, definiți un proiect specific cu propriile cerințe și date scadente. Capacitatea de a îndeplini cerințele în intervalele de timp definite determină productivitatea acestora.

Primele 90 de zile

Integrarea nu înseamnă doar pregătirea unui angajat pentru muncă, ci poate întări și motivul pentru care au fost de acord să lucreze cu tine în primul rând. Modul în care abordați primele 90 de zile îi va ajuta să stabilească dacă ei - și dumneavoastră - ați luat decizia corectă.

Prima saptamana

Sesiunea lor de orientare în prima zi poate include doar informații de conformitate care sunt uscate și deperonalizate. Contracarați-vă făcând prima lor săptămână despre ei. Concentrați-vă asupra lor ca persoană.

• Organizați sesiuni de feedback care să vă ajute să le cunoașteți interesele, stilul de lucru și ceea ce îi motivează. Apoi lăsați această perspectivă să informeze ritmul și structura restului programului.
• Până la sfârșitul primei săptămâni, furnizați schița care vă va ajuta să comunicați propriile dvs. Four C.
• Furnizați toate instrumentele de care vor avea nevoie pentru a avea succes în rolul lor.
• Includeți-le în reuniunile cheie ale părților interesate și facilitați rețelele pentru a le integra în echipe.
• Comunicați procesul prin care le veți măsura productivitatea și obiectivele.

Prima lună

Primele 30 de zile ar trebui să dezvăluie modul în care angajații tăi înțeleg rolul și capacitatea lor de a se asimila în cultura ta. În acest interval de timp, este esențial să faceți observații și să creați un ciclu de feedback care să stabilească un ton pentru modul în care veți comunica în viitor.

• Țineți săptămânal sesiuni individuale pentru a verifica cum merg lucrurile. Permiteți-le să împărtășească punctul lor de vedere, apoi împărtășiți-l pe al vostru.
• Examinați valorile obiectivelor pentru a vă asigura că sunt pe drumul cel bun.
• Solicitați feedback general de la partenerii de proiect și colegii de muncă și împărtășiți-l cu angajatul dvs.
• Bine sau rău, obține feedback constructiv pe masă pentru a menține obiceiurile bune și a-i înțepa pe cele rele în mugur.

Primele 90 de zile

După prima lună, stabiliți dacă angajatul este bine adaptat din punct de vedere cultural și poate îndeplini așteptările de performanță. Dacă este cazul, concentrați-vă pe sprijinirea lor în rolul lor și comunicarea regulată. Utilizați acest proces de feedback pentru a construi și a perfecționa planul lor de integrare. Aceste conversații vă vor ajuta să le treceți la un plan de dezvoltare profesională sau de promovare la sfârșitul integrării.

Alte abordări și instrumente de luat în considerare

Posibilitățile sunt nelimitate în ceea ce privește lungimea, structura și formatul unui program de bord. Pentru a vă menține opțiunile deschise, luați în considerare aceste sfaturi și instrumente:

• Dacă vă creați propriul site de integrare, luați în considerare aceste sfaturi de la SHRM.
• Dacă vă întrebați ce angajați la distanță ar putea fi îngrijorați atunci când vine vorba de integrarea virtuală, consultați acest articol.
• Pentru a adăuga un plus de bun venit programului dvs., luați în considerare utilizarea unei faze de pre-îmbarcare. Preboardingul este timpul dintre angajare și prima zi a angajatului la locul de muncă.
• Dacă doriți câteva modalități creative de a face distracția la bord și unele amuzante nu reușesc, uitați-vă la acest lucru.
• Totul este mai distractiv cu un prieten! Solicitați angajaților experimentați prin implementarea unui program de prieteni ca element al programului dvs. de integrare.

Încheierea

Oricare ar fi planul tău de îmbarcare, amintește-ți că este vorba despre a face angajări grozave în membrii echipei grozave. Cu abordarea corectă, puteți economisi timp și bani, obținând noi angajați la viteză și păstrându-i pentru un impact mai mare în timp. Aveți acum un plan de integrare sau doriți să implementați unul? Povestește-ne despre experiența ta în comentarii!

Imagine prezentată prin Graf Vishenka / shutterstock.com