Intégration des employés : qu'est-ce que c'est et comment concevoir un processus pour votre entreprise

Après d'innombrables séries d'entretiens, vous avez enfin trouvé le candidat idéal pour le poste clé dont vous aviez besoin pour remplir votre organisation. Vous voulez qu'ils aiment votre entreprise autant que vous et qu'ils atteignent les objectifs de productivité le plus rapidement possible. Pour atteindre ces deux objectifs, vous avez besoin d'un plan d'intégration des employés.

Si vous investissez dans un plan d'intégration complet, vous constaterez probablement d'autres avantages :

• Diminution du roulement du personnel
• Augmentation de la satisfaction des employés
• Compréhension des attentes et des objectifs du poste
• Temps de montée en puissance plus court vers la compétence professionnelle

Tous ces avantages contribuent à l'efficacité interne, conduisent à un meilleur service client et à des coûts réduits.

Considérez votre plan d'intégration des employés comme votre première chance de faire bonne impression pour les nouvelles recrues. Parallèlement à la formation des nouveaux employés, un programme efficace montre que vous prenez leur préparation au sérieux et que vous vous engagez à les aider à réussir dès le premier jour. Le but de cet article est d'identifier les éléments clés d'un plan d'intégration réussi que vous devez prendre en compte lors de la configuration du vôtre et des ressources pour vous aider à démarrer.

Intégration vs Orientation

Lorsque les sessions d'orientation peuvent durer une heure ou une journée, un plan d'intégration peut durer jusqu'à six mois à un an ou plus, selon votre organisation et la courbe d'apprentissage de l'employé. Les programmes d'orientation sont généralement généralisés pour accueillir un grand nombre de nouveaux employés à la fois et peuvent inclure tout ou partie des éléments suivants :

• Présentation de la mission, de la vision et des valeurs de l'entreprise
• Revue du manuel de l'employé
• Description des départements
• Examen des avantages et inscription
• Protocoles de sécurité
• Examen de la politique (c.-à-d. anti-harcèlement, congés, etc.)
• Examen des processus administratifs (c.-à-d. demandes d'équipement ou de fournitures, rapports de problèmes techniques,

L'orientation concerne principalement la communication d'informations et la communication des normes de conformité. Bien qu'importants, ces éléments n'ont pas d'impact direct sur la capacité de l'employé à atteindre des objectifs professionnels spécifiques. L'intégration n'est pas un événement d'une journée. Cela commence lorsque vous embauchez la personne et continue pendant qu'elle est un membre productif de l'équipe.

Stratégie d'intégration des employés

La Society for Human Resource Management (SHRM) est une association professionnelle de membres des ressources humaines qui rédige une multitude de documents pédagogiques. Leurs directives d'intégration incluent la mention de quatre éléments constitutifs du processus d'intégration :

• Conformité – règles juridiques et politiques
• Clarification – comprendre le poste et les attentes associées
• Culture – normes organisationnelles formelles et informationnelles
• Connexion – relations interpersonnelles et réseaux

Les détails des quatre C sont basés sur les réponses aux questions clés sur ce à quoi vous voulez que votre plan d'intégration ressemble. Voici quelques questions à considérer :

• Avec quelle impression votre nouvelle recrue devrait-elle repartir après le premier jour ?
• Que doivent savoir les nouvelles recrues sur votre culture ?
• Comment mesurerez-vous le succès et que faut-il faire pour y parvenir ?
• Qui doit être impliqué dans le processus d'intégration (des collègues aux ressources humaines et aux cadres)
• Combien de temps durera l'intégration ?

Ces « quatre C » et le degré auquel vous les utilisez déterminent le niveau de votre stratégie d'intégration. SHRM décrit la corrélation de ceux-ci comme ceci :

Le niveau que vous choisirez pour votre entreprise dépendra de votre culture, de votre taille et de la structure de votre fonction des ressources humaines. Si votre entreprise est petite et que vous disposez de peu de ressources, commencez par le niveau 1 et développez-le au fil du temps. Le simple fait d'avoir une stratégie en place pour construire votre infrastructure RH vous aidera à long terme.

Composants d'intégration des employés

Un plan d'intégration efficace vise à acclimater le nouvel employé et à l'impliquer dans la culture de l'entreprise. Votre plan doit également les guider vers la productivité dans les plus brefs délais et les retenir en tant qu'employés à long terme. En utilisant les quatre C comme référence, voici quelques éléments courants à prendre en compte pour votre plan :

Formalités administratives

Prenez soin de la paperasse avant le premier jour si possible. Travaillez en étroite collaboration avec votre service des ressources humaines pour identifier les documents et formulaires essentiels pour garantir que votre nouvelle recrue est payée à temps et est au courant des programmes d'avantages sociaux ou s'y inscrit, le cas échéant. Des logiciels tels que Workday, Sapling ou BambooHR peuvent rationaliser ce processus en attribuant des listes de contrôle des tâches et des dates d'échéance. Ces programmes sont particulièrement utiles si la majorité de votre personnel est distant ou distribué.

Équipement

Rien ne dit « nous ne sommes pas prêts pour vous » que de permettre à un employé de commencer sa première journée sans l'équipement dont il a besoin pour faire son travail. Travaillez avec vos experts informatiques ou votre service d'assistance pour vous assurer que tout l'équipement dont vous avez besoin est demandé et livré ou installé à temps. Incluez tous les mots de passe et instructions d'accès ainsi que les protocoles pour obtenir de l'aide en cas de problème. Si votre équipe partage un espace de bureau physique, assurez-vous que le bureau ou le bureau du nouvel employé est organisé et prêt à partir. Un signe de bienvenue est également une belle touche!

La culture

La culture de votre entreprise comprend les normes comportementales et procédurales qui peuvent être observées au sein de votre organisation. Les définir pour un nouvel employé fournit une feuille de route sur la façon de « s'intégrer » au sein de son groupe de travail et de l'entreprise dans son ensemble.

Votre culture inclut votre éthique, vos valeurs, vos processus, votre gestion et votre style de communication, entre autres. Dans les cultures de haut niveau, les collaborateurs connaissent vos valeurs par cœur et les appliquent intuitivement au quotidien. Expliquez ce qui définit votre culture et fournissez des exemples de cette culture en action, afin qu'ils sachent quoi rechercher. Comme ils travaillent à travers le processus onboarding, le calendrier des réunions régulières de base pour discuter de la façon dont tactile leur comportement reflète vos valeurs et / ou où aligner.

Qui est qui

Annoncez le plus tôt possible l'arrivée d'un nouveau membre de l'équipe et expliquez son rôle au sein du groupe. L'anxiété et la méfiance peuvent s'installer si les rôles ne sont pas clairement expliqués. Établissez des liens en affectant un mentor et/ou en organisant des séances d'accueil pour chaque membre de l'équipe afin de faire connaissance avec sa nouvelle cohorte.

Pour le nouvel employé, fournissez un organigramme ou une description des principaux acteurs de son orbite. Pour le contexte, fournissez une description du rôle ou des responsabilités de chaque personne et de la relation entre leur travail et celui du nouvel employé. Ces actions aident le nouvel employé à comprendre sa place dans la structure de l'équipe et à identifier les personnes à contacter pour obtenir de l'aide en cas de besoin.

Leur rôle

Des attentes et des objectifs de productivité clairement définis sont la feuille de route de la nouvelle recrue vers le succès. Ces composants d'intégration mettent le travail en contexte et tracent un chemin clair pour répondre aux attentes. Pour les décrire, commencez par une ou plusieurs des tâches définies dans la description du poste. Sous chaque tâche, définissez un projet spécifique avec ses propres exigences et échéances. La capacité à répondre aux exigences dans les délais définis détermine leur productivité.

Les 90 premiers jours

L'intégration ne consiste pas seulement à préparer un employé au travail, elle peut également renforcer la raison pour laquelle il a accepté de travailler avec vous en premier lieu. La façon dont vous abordez les 90 premiers jours les aidera à déterminer si eux et vous ont pris la bonne décision.

La première semaine

Leur séance d'orientation du premier jour ne peut inclure que des informations de conformité sèches et dépersonnalisées. Contrez cela en faisant leur première semaine tout autour d'eux. Concentrez-vous sur eux en tant que personne.

• Organisez des sessions de feedback qui vous aident à connaître leurs intérêts, leur style de travail et ce qui les motive. Laissez ensuite cette idée éclairer le rythme et la structure du reste du programme.
• À la fin de la première semaine, fournissez le plan qui vous aidera à communiquer vos propres quatre C.
• Fournir tous les outils dont ils auront besoin pour réussir dans leur rôle.
• Incluez-les dans les réunions des principales parties prenantes et facilitez le réseautage pour les intégrer dans les équipes.
• Communiquez le processus par lequel vous mesurerez leur productivité et leurs objectifs.

Le premier mois

Les 30 premiers jours devraient révéler la compréhension de votre employé de son rôle et sa capacité à s'assimiler à votre culture. Au cours de cette période, il est essentiel de faire des observations et de créer un cycle de rétroaction qui donne le ton à la façon dont vous communiquerez à l'avenir.

• Organisez des séances individuelles hebdomadaires pour vérifier comment les choses se passent. Permettez-leur de partager leur point de vue, puis partagez le vôtre.
• Examinez les métriques des objectifs pour vous assurer qu'ils sont sur la bonne voie.
• Demandez des commentaires généraux aux partenaires du projet et aux collègues et partagez-les avec votre employé.
• Bonnes ou mauvaises, il faut obtenir des commentaires constructifs sur la table pour maintenir les bonnes habitudes et étouffer les mauvaises dans l'œuf.

Les 90 premiers jours

Après le premier mois, déterminez si l'employé est culturellement bien adapté et peut répondre aux attentes de performance. Si tel est le cas, concentrez-vous sur leur soutien dans leur rôle et communiquez régulièrement. Utilisez ce processus de rétroaction pour créer et affiner leur plan d'intégration. Ces conversations vous aideront à les faire passer à un plan de développement professionnel ou de promotion à la fin de l'intégration.

Autres approches et outils à considérer

Les possibilités sont infinies en termes de longueur, de structure et de format d'un programme d'intégration. Pour garder vos options ouvertes, tenez compte de ces conseils et outils :

• Si vous créez votre propre site d'intégration, tenez compte de ces conseils de SHRM.
• Si vous vous demandez de quoi les employés distants peuvent s'inquiéter en ce qui concerne l'intégration virtuelle, consultez cet article.
• Pour ajouter un accueil supplémentaire à votre programme, pensez à utiliser une phase de pré-embarquement. Le préembarquement est le délai entre l'embauche et le premier jour de travail de l'employé.
• Si vous voulez des moyens créatifs de rendre l'intégration amusante et des échecs amusants, regardez ceci.
• Tout est plus amusant avec un ami! Demandez à des employés chevronnés de vous aider en mettant en œuvre un programme de jumelage en tant qu'élément de votre programme d'intégration.

Emballer

Quel que soit votre plan d'intégration, n'oubliez pas qu'il s'agit avant tout de transformer les embauches en d'excellents membres de l'équipe. Avec la bonne approche, vous pouvez économiser du temps et de l'argent en mettant les nouveaux employés à niveau et en les fidélisant pour un impact plus important au fil du temps. Avez-vous déjà mis en place un plan d'intégration ou cherchez-vous à en mettre un en œuvre ? Racontez-nous votre expérience dans les commentaires !

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