Orientasi Karyawan: Apa itu dan bagaimana merancang proses untuk perusahaan Anda

Setelah putaran wawancara yang tak terhitung jumlahnya, Anda akhirnya menemukan kandidat yang sempurna untuk peran kunci yang Anda butuhkan untuk mengisi organisasi Anda. Anda ingin mereka mencintai bisnis Anda sebanyak yang Anda lakukan dan memenuhi sasaran produktivitas sesegera mungkin. Untuk memenuhi kedua tujuan tersebut, Anda memerlukan rencana orientasi karyawan.

Jika Anda berinvestasi dalam rencana orientasi yang komprehensif, manfaat lain yang mungkin Anda lihat adalah:

• Berkurangnya pergantian karyawan
• Meningkatkan kepuasan karyawan
• Pemahaman tentang harapan dan tujuan pekerjaan
• Waktu ramp yang lebih pendek untuk kecakapan kerja

Semua manfaat ini berkontribusi pada efisiensi internal, mengarah pada layanan pelanggan yang lebih baik, dan biaya yang lebih rendah.

Pikirkan rencana orientasi karyawan Anda sebagai kesempatan pertama Anda untuk membuat kesan yang baik bagi karyawan baru. Di samping pelatihan karyawan baru, program yang efektif menunjukkan bahwa Anda menganggap serius kesiapan mereka dan bahwa Anda berkomitmen untuk membantu mereka sukses sejak hari pertama. Tujuan artikel ini adalah untuk mengidentifikasi elemen kunci dari rencana orientasi yang sukses yang harus Anda pertimbangkan saat menyiapkan sendiri dan sumber daya untuk membantu Anda memulai.

Orientasi vs. Orientasi

Jika sesi orientasi dapat berlangsung selama satu jam atau satu hari, rencana orientasi dapat berlangsung hingga enam bulan hingga satu tahun atau lebih, tergantung pada organisasi Anda dan kurva pembelajaran karyawan. Program orientasi biasanya digeneralisasi untuk mengakomodasi sejumlah besar karyawan baru sekaligus dan dapat mencakup beberapa atau semua hal berikut:

• Pengenalan misi, visi, dan nilai perusahaan
• Review buku pegangan karyawan
• Deskripsi departemen
• Ulasan manfaat dan pendaftaran
• Protokol keamanan
• Tinjauan kebijakan (yaitu anti-pelecehan, waktu istirahat, dll.)
• Tinjauan proses administratif (yaitu permintaan peralatan atau persediaan, pelaporan masalah teknis,

Orientasi sebagian besar tentang mengkomunikasikan informasi dan mengkomunikasikan standar kepatuhan. Meskipun penting, elemen-elemen ini tidak secara langsung berdampak pada kemampuan karyawan untuk mencapai tujuan pekerjaan tertentu. Onboarding bukanlah acara satu hari. Ini dimulai ketika Anda mempekerjakan individu dan berlanjut selama mereka menjadi anggota tim yang produktif.

Strategi Orientasi Karyawan

Society for Human Resource Management (SHRM) adalah asosiasi keanggotaan sumber daya manusia profesional yang menulis banyak materi pendidikan. Pedoman orientasi mereka mencakup penyebutan empat blok bangunan dari proses orientasi:

• Kepatuhan – hukum dan aturan terkait kebijakan
• Klarifikasi – memahami pekerjaan dan harapan terkait
• Budaya – norma organisasi formal dan informasi
• Koneksi – hubungan interpersonal dan jaringan

Detail dari Empat C didasarkan pada jawaban atas pertanyaan kunci tentang seperti apa rencana orientasi Anda yang Anda inginkan. Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk dipertimbangkan:

• Kesan apa yang harus ditinggalkan karyawan baru Anda setelah hari pertama?
• Apa yang harus diketahui karyawan baru tentang budaya Anda?
• Bagaimana Anda mengukur kesuksesan dan apa yang harus dilakukan untuk mencapainya?
• Siapa yang harus terlibat dalam proses orientasi (dari rekan kerja hingga sumber daya manusia dan eksekutif)
• Berapa lama orientasi akan berlangsung?

Ini "Empat C" dan sejauh mana Anda menggunakannya menentukan tingkat strategi orientasi Anda. SHRM menguraikan korelasi ini seperti ini:

Tingkat yang Anda pilih untuk bisnis Anda akan bergantung pada budaya, ukuran, dan struktur fungsi Sumber Daya Manusia Anda. Jika perusahaan Anda kecil dan Anda memiliki sedikit sumber daya, mulailah dengan Level 1, dan kembangkan seiring waktu. Cukup memiliki strategi untuk membangun infrastruktur SDM Anda akan membantu Anda dalam jangka panjang.

Komponen Orientasi Karyawan

Rencana orientasi yang efektif bertujuan untuk menyesuaikan karyawan baru dan melibatkan mereka dalam budaya perusahaan. Rencana Anda juga harus membimbing mereka ke produktivitas dalam waktu sesingkat mungkin dan mempertahankan mereka sebagai karyawan untuk jangka panjang. Menggunakan Empat C sebagai dasar, berikut adalah beberapa komponen umum yang perlu dipertimbangkan untuk rencana Anda:

dokumen

Jaga dokumen sebelum hari pertama jika memungkinkan. Bekerja sama dengan departemen Sumber Daya Manusia Anda untuk mengidentifikasi dokumen dan formulir apa yang penting untuk memastikan karyawan baru Anda dibayar tepat waktu dan mengetahui atau mendaftar dalam program tunjangan, jika berlaku. Perangkat lunak seperti Workday, Sapling, atau BambooHR dapat menjaga proses ini tetap efisien dengan menetapkan daftar tugas dan tanggal jatuh tempo. Program-program ini sangat membantu jika sebagian besar staf Anda terpencil atau terdistribusi.

Peralatan

Tidak ada yang mengatakan "kami tidak siap untuk Anda" selain membiarkan seorang karyawan memulai hari pertama mereka tanpa peralatan yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Bekerja dengan pakar TI atau meja bantuan Anda untuk memastikan bahwa semua peralatan yang Anda butuhkan telah diminta dan dikirimkan atau disiapkan tepat waktu. Sertakan semua kata sandi dan instruksi akses serta protokol untuk mendapatkan bantuan jika mengalami masalah. Jika tim Anda berbagi ruang kantor fisik, pastikan meja atau kantor karyawan baru diatur dan siap digunakan. Tanda selamat datang juga merupakan sentuhan yang bagus!

Budaya

Budaya perusahaan Anda terdiri dari norma-norma perilaku dan prosedural yang dapat diamati dalam organisasi Anda. Mendefinisikan ini untuk karyawan baru memberikan peta jalan tentang bagaimana "menyesuaikan diri" dalam kelompok kerja mereka dan perusahaan secara keseluruhan.

Budaya Anda mencakup antara lain etika, nilai, proses, manajemen, dan gaya komunikasi Anda. Dalam budaya yang berfungsi tinggi, karyawan hafal nilai-nilai Anda dan menerapkannya secara intuitif setiap hari. Jelaskan apa yang mendefinisikan budaya Anda, dan berikan contoh budaya itu dalam tindakan, sehingga mereka tahu apa yang harus dicari. Saat mereka bekerja melalui proses orientasi, jadwalkan pertemuan basis kontak reguler untuk membahas bagaimana perilaku mereka mencerminkan nilai-nilai Anda dan/atau di mana harus diselaraskan.

siapa siapa?

Umumkan kedatangan anggota tim baru sedini mungkin dan jelaskan peran mereka dalam grup. Kecemasan dan kecurigaan dapat muncul jika peran tidak dijelaskan dengan jelas. Bangun koneksi dengan menugaskan seorang mentor dan / atau mengatur sesi temu-dan-sapa untuk setiap anggota tim untuk mengenal kelompok baru mereka.

Untuk karyawan baru, berikan bagan organisasi atau deskripsi pemain kunci di orbit mereka. Untuk konteks, berikan deskripsi peran atau tanggung jawab setiap orang dan bagaimana pekerjaan mereka berhubungan dengan karyawan baru. Tindakan ini membantu karyawan baru memahami tempat mereka dalam struktur tim, dan membantu mereka mengidentifikasi siapa yang harus dihubungi untuk mendapatkan bantuan jika mereka membutuhkannya.

Peran mereka

Harapan yang jelas dan sasaran produktivitas adalah peta jalan karyawan baru menuju sukses. Komponen orientasi ini menempatkan pekerjaan dalam konteks dan memberikan jalur yang jelas untuk memenuhi harapan. Untuk menguraikan ini, mulailah dengan satu atau lebih tugas pekerjaan yang ditentukan dalam deskripsi pekerjaan. Di bawah setiap tugas, tentukan proyek tertentu dengan persyaratan dan tanggal jatuh temponya sendiri. Kemampuan untuk memenuhi persyaratan dalam kerangka waktu yang ditentukan menentukan produktivitas mereka.

90 Hari Pertama

Orientasi bukan hanya tentang mempersiapkan karyawan untuk bekerja, tetapi juga dapat memperkuat mengapa mereka setuju untuk bekerja dengan Anda sejak awal. Bagaimana Anda mendekati 90 hari pertama akan membantu mereka menentukan apakah mereka – dan Anda – membuat keputusan yang tepat.

Minggu pertama

Sesi orientasi hari pertama mereka mungkin hanya mencakup informasi kepatuhan yang kering dan tidak personal. Lawan itu dengan menjadikan minggu pertama mereka semua tentang mereka. Fokus pada mereka sebagai pribadi.

• Atur sesi umpan balik yang membantu Anda mengenal minat mereka, gaya kerja, dan apa yang memotivasi mereka. Kemudian biarkan wawasan itu menginformasikan kecepatan dan struktur sisa program.
• Pada akhir minggu pertama, berikan garis besar yang akan membantu Anda mengomunikasikan Empat C Anda sendiri.
• Sediakan semua alat yang mereka perlukan untuk berhasil dalam peran mereka.
• Sertakan mereka dalam pertemuan pemangku kepentingan utama dan fasilitasi jaringan untuk mengintegrasikan mereka ke dalam tim.
• Komunikasikan proses di mana Anda akan mengukur produktivitas dan tujuan mereka.

Bulan pertama

30 hari pertama harus mengungkapkan pemahaman karyawan Anda tentang peran dan kemampuan mereka untuk berasimilasi ke dalam budaya Anda. Dalam kerangka waktu ini, sangat penting untuk melakukan pengamatan dan membuat siklus umpan balik yang menentukan bagaimana Anda akan berkomunikasi ke depan.

• Adakan sesi satu lawan satu mingguan untuk memeriksa bagaimana keadaannya. Biarkan mereka berbagi sudut pandang mereka, lalu bagikan sudut pandang Anda.
• Tinjau metrik sasaran untuk memastikan metrik tersebut berada di jalur yang benar.
• Mintalah umpan balik umum dari mitra proyek dan rekan kerja dan bagikan dengan karyawan Anda.
• Baik atau buruk, ini mendapatkan umpan balik konstruktif di atas meja untuk menjaga kebiasaan baik dan menghentikan kebiasaan buruk sejak awal.

90 Hari Pertama

Setelah bulan pertama, tentukan apakah karyawan tersebut cocok secara budaya dan dapat memenuhi ekspektasi kinerja. Jika itu masalahnya, fokuslah untuk mendukung mereka dalam peran mereka dan berkomunikasi secara teratur. Gunakan proses umpan balik itu untuk membangun dan menyempurnakan rencana orientasi mereka. Percakapan ini akan membantu Anda mentransisikannya ke pengembangan profesional atau rencana promosi saat orientasi berakhir.

Pendekatan dan Alat Lain yang Perlu Dipertimbangkan

Kemungkinannya tidak terbatas dalam hal panjang, struktur, dan format program orientasi. Agar opsi Anda tetap terbuka, pertimbangkan kiat dan alat ini:

• Jika Anda membuat situs orientasi Anda sendiri, pertimbangkan tip berikut dari SHRM.
• Jika Anda bertanya-tanya apa yang mungkin dikhawatirkan oleh karyawan jarak jauh ketika datang ke orientasi virtual, lihat artikel ini.
• Untuk menambahkan sambutan ekstra ke program Anda, pertimbangkan untuk menggunakan fase persiapan. Preboarding adalah waktu antara perekrutan dan hari pertama karyawan bekerja.
• Jika Anda ingin beberapa cara kreatif untuk membuat orientasi menjadi menyenangkan, dan beberapa hal lucu gagal, lihat ini.
• Semuanya lebih menyenangkan dengan seorang teman! Mintalah karyawan berpengalaman membantu dengan menerapkan program pertemanan sebagai elemen program orientasi Anda.

Membungkus

Apa pun rencana orientasi Anda, ingatlah bahwa ini semua tentang membuat karyawan hebat menjadi anggota tim yang hebat. Dengan pendekatan yang tepat, Anda dapat menghemat waktu dan uang untuk mempercepat karyawan baru, dan mempertahankan mereka untuk dampak yang lebih besar dari waktu ke waktu. Apakah Anda memiliki rencana orientasi sekarang, atau Anda ingin menerapkannya? Beritahu kami tentang pengalaman Anda di komentar!

Gambar Unggulan melalui Graf Vishenka / shutterstock.com