Onboarding de empleados: qué es y cómo diseñar un proceso para su empresa

Después de innumerables rondas de entrevistas, finalmente ha encontrado al candidato perfecto para el puesto clave que necesitaba para ocupar su organización. Quiere que ellos amen su negocio tanto como usted y que alcancen sus metas de productividad lo antes posible. Para cumplir con ambos objetivos, necesita un plan de incorporación de empleados.

Si invierte en un plan de incorporación integral, es probable que vea otros beneficios:

• Disminución de la rotación de empleados
• Mayor satisfacción de los empleados
• Comprensión de las expectativas y los objetivos laborales.
• Reducción del tiempo de rampa para alcanzar la competencia laboral

Todos estos beneficios contribuyen a la eficiencia interna, conducen a un mejor servicio al cliente y menores costos.

Piense en su plan de incorporación de empleados como su primera oportunidad de causar una buena impresión a los nuevos empleados. Junto con la capacitación de nuevos empleados, un programa eficaz muestra que se toma en serio su preparación y que está comprometido a ayudarlos a tener éxito desde el primer día. El propósito de este artículo es identificar los elementos clave de los planes de incorporación exitosos que debe considerar al configurar los suyos propios y los recursos para ayudarlo a comenzar.

Incorporación frente a orientación

Cuando las sesiones de orientación pueden durar una hora o un día, un plan de incorporación puede durar de seis meses a un año o más, según su organización y la curva de aprendizaje del empleado. Los programas de orientación generalmente se generalizan para dar cabida a una gran cantidad de nuevos empleados a la vez y pueden incluir algunos o todos los siguientes:

• Una introducción a la misión, la visión y los valores de la empresa.
• Revisión del manual del empleado
• Descripciones de departamentos
• Revisión e inscripción de beneficios
• Protocolos de seguridad
• Revisión de políticas (es decir, anti-acoso, tiempo libre, etc.)
• Revisión del proceso administrativo (es decir, solicitudes de equipo o suministros, informes de problemas técnicos,

La orientación se trata principalmente de comunicar información y comunicar los estándares de cumplimiento. Si bien son importantes, estos elementos no afectan directamente la capacidad del empleado para alcanzar metas laborales específicas. La incorporación no es un evento de un día. Comienza cuando contrata al individuo y continúa durante el tiempo que es un miembro productivo del equipo.

Estrategia de incorporación de empleados

La Society for Human Resource Management (SHRM) es una asociación de miembros profesionales de recursos humanos que crea una gran cantidad de materiales educativos. Sus pautas de incorporación incluyen la mención de cuatro componentes básicos del proceso de incorporación:

• Cumplimiento: reglas legales y relacionadas con las políticas
• Aclaración: comprender el trabajo y las expectativas relacionadas
• Cultura: normas organizativas formales y de información
• Conexión: relaciones y redes interpersonales

Los detalles de las Cuatro C se basan en las respuestas a preguntas clave sobre cómo desea que se vea su plan de incorporación. Aquí hay algunas preguntas para considerar:

• ¿Qué impresión debería dejar su nuevo empleado después del primer día?
• ¿Qué deben saber los nuevos empleados sobre su cultura?
• ¿Cómo medirá el éxito y qué se debe hacer para lograrlo?
• Quiénes deberían participar en el proceso de incorporación (desde compañeros de trabajo hasta recursos humanos y ejecutivos)
• ¿Cuánto durará la incorporación?

Estas "Cuatro C" y el grado en que las usa determinan su nivel de estrategia de incorporación. SHRM describe la correlación de estos de esta manera:

El nivel que elija para su negocio dependerá de su cultura, tamaño y estructura de su función de Recursos Humanos. Si su empresa es pequeña y tiene pocos recursos, comience con el Nivel 1 y desarrolle con el tiempo. El simple hecho de tener una estrategia para construir su infraestructura de recursos humanos lo ayudará a largo plazo.

Componentes de incorporación de empleados

Un plan de incorporación eficaz tiene como objetivo aclimatar al nuevo empleado e involucrarlo en la cultura de la empresa. Su plan también debe guiarlos hacia la productividad en el menor tiempo posible y retenerlos como empleados a largo plazo. Usando las Cuatro C como base, aquí hay algunos componentes comunes que debe considerar para su plan:

Papeleo

Ocúpate del papeleo antes del primer día si es posible. Trabaje en estrecha colaboración con su departamento de Recursos Humanos para identificar qué papeleo y formularios son fundamentales para garantizar que su nuevo empleado reciba el pago a tiempo y esté al tanto de los programas de beneficios o se inscriba en ellos, si corresponde. Software como Workday, Sapling o BambooHR puede mantener este proceso optimizado asignando listas de verificación de tareas y fechas de vencimiento. Estos programas son especialmente útiles si la mayoría de su personal es remoto o está distribuido.

Equipo

Nada dice "no estamos listos para usted" que permitir que un empleado comience su primer día sin el equipo que necesita para hacer su trabajo. Trabaje con sus expertos en TI o con el servicio de asistencia técnica para asegurarse de que todo el equipo que necesita se solicite y entregue o se configure a tiempo. Incluya todas las contraseñas e instrucciones de acceso, así como los protocolos para obtener ayuda si tienen problemas. Si su equipo comparte un espacio de oficina físico, asegúrese de que el escritorio o la oficina del nuevo empleado esté organizado y listo para funcionar. ¡Un cartel de bienvenida también es un buen toque!

La cultura

La cultura de su empresa se compone de las normas de comportamiento y de procedimiento que se pueden observar dentro de su organización. Definirlos para un nuevo empleado proporciona una hoja de ruta de cómo "encajar" en su grupo de trabajo y en la empresa en su conjunto.

Su cultura incluye su ética, valores, procesos, gestión y estilo de comunicación, entre otras cosas. En culturas de alto funcionamiento, los empleados conocen sus valores de memoria y los aplican intuitivamente a diario. Explique qué define su cultura y proporcione ejemplos de esa cultura en acción, para que sepan qué buscar. A medida que trabajan a través del proceso de incorporación, reuniones de base táctil horario regular para discutir cómo su comportamiento refleja sus valores y / o dónde se alinean.

Quien es quien

Anuncie la llegada de un nuevo miembro del equipo lo antes posible y explique su papel dentro del grupo. La ansiedad y la sospecha pueden aumentar si los roles no se explican claramente. Establezca conexiones asignando un mentor y / o establezca sesiones de encuentro y saludo para que cada miembro del equipo conozca a su nueva cohorte.

Para el nuevo empleado, proporcione un organigrama o alguna descripción de los jugadores clave en su órbita. Para el contexto, proporcione una descripción del rol o las responsabilidades de cada persona y cómo su trabajo se relaciona con el del nuevo empleado. Estas acciones ayudan al nuevo empleado a comprender su lugar en la estructura del equipo y les ayudan a identificar a quién contactar para obtener ayuda en caso de que la necesiten.

Su función

Las expectativas claramente definidas y los objetivos de productividad son la hoja de ruta del nuevo empleado hacia el éxito. Estos componentes de incorporación ponen el trabajo en contexto y trazan un camino claro para cumplir con las expectativas. Para describirlos, comience con una o más de las tareas del trabajo definidas en la descripción del trabajo. Debajo de cada tarea, defina un proyecto específico con sus propios requisitos y fechas de vencimiento. La capacidad de cumplir con los requisitos en los plazos definidos determina su productividad.

Los primeros 90 días

La incorporación no se trata solo de preparar a un empleado para el trabajo, sino que también puede reforzar por qué aceptaron trabajar con usted en primer lugar. La forma en que se acerque a los primeros 90 días les ayudará a determinar si ellos, y usted, tomaron la decisión correcta.

La primera semana

Su sesión de orientación del primer día solo puede incluir información de cumplimiento que sea seca y despersonalizada. Contrarresta eso haciendo que su primera semana sea todo sobre ellos. Concéntrate en ellos como persona.

• Organiza sesiones de retroalimentación que te ayuden a conocer sus intereses, estilo de trabajo y qué los motiva. Luego, deje que ese conocimiento informe el ritmo y la estructura del resto del programa.
• Al final de la primera semana, proporcione el esquema que le ayudará a comunicar sus propias Cuatro C.
• Proporcione todas las herramientas que necesitarán para tener éxito en su función.
• Inclúyalos en reuniones de partes interesadas clave y facilite la creación de redes para integrarlos en equipos.
• Comunique el proceso mediante el cual medirá su productividad y sus metas.

El primer mes

Los primeros 30 días deben revelar la comprensión de su empleado sobre su función y su capacidad para asimilarse a su cultura. En este período de tiempo, es fundamental hacer observaciones y crear un ciclo de retroalimentación que marque el tono de cómo se comunicará en el futuro.

• Celebre sesiones individuales semanales para comprobar cómo van las cosas. Permítales compartir su punto de vista y luego el tuyo.
• Revise las métricas de los objetivos para asegurarse de que estén bien encaminados.
• Solicite comentarios generales de los socios del proyecto y compañeros de trabajo y compártalos con su empleado.
• Bueno o malo, es obtener comentarios constructivos sobre la mesa para mantener los buenos hábitos y eliminar los malos de raíz.

Los primeros 90 días

Después del primer mes, determine si el empleado es culturalmente adecuado y puede cumplir con las expectativas de desempeño. Si ese es el caso, concéntrese en apoyarlos en su función y comunicarse con regularidad. Utilice ese proceso de comentarios para crear y perfeccionar su plan de incorporación. Estas conversaciones lo ayudarán a hacer la transición a un plan de promoción o desarrollo profesional cuando finalice la incorporación.

Otros enfoques y herramientas a considerar

Las posibilidades son infinitas en términos de duración, estructura y formato de un programa de incorporación. Para mantener abiertas sus opciones, considere estos consejos y herramientas:

• Si está creando su propio sitio de incorporación, considere estos consejos de SHRM.
• Si se pregunta qué pueden preocupar los empleados remotos cuando se trata de la incorporación virtual, consulte este artículo.
• Para agregar una bienvenida adicional a su programa, considere usar una fase previa al embarque. El embarque previo es el tiempo que transcurre entre la contratación y el primer día de trabajo del empleado.
• Si desea algunas formas creativas de hacer que la incorporación sea divertida, y algunas fallas divertidas, mire esto.
• ¡Todo es más divertido con un amigo! Haga que los empleados experimentados le ayuden implementando un programa de amigos como un elemento de su programa de incorporación.

Terminando

Cualquiera que sea su plan de incorporación, recuerde que se trata de convertir a excelentes empleados en excelentes miembros del equipo. Con el enfoque correcto, puede ahorrar tiempo y dinero al poner al día a los nuevos empleados y retenerlos para lograr un mayor impacto a lo largo del tiempo. ¿Tiene un plan de incorporación implementado ahora o está buscando implementar uno? ¡Cuéntanos tu experiencia en los comentarios!

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