Onboarding dei dipendenti: cos'è e come progettare un processo per la tua azienda

Dopo innumerevoli cicli di colloqui, hai finalmente trovato il candidato perfetto per il ruolo chiave che dovevi ricoprire nella tua organizzazione. Vuoi che amino la tua attività tanto quanto te e che raggiungano gli obiettivi di produttività il prima possibile. Per raggiungere entrambi gli obiettivi, è necessario un piano di inserimento dei dipendenti.

Se investi in un piano di onboarding completo, altri vantaggi che probabilmente vedrai sono:

• Diminuzione del turnover dei dipendenti
• Maggiore soddisfazione dei dipendenti
• Comprensione delle aspettative e degli obiettivi del lavoro
• Tempo di rampa più breve per la competenza lavorativa

Tutti questi vantaggi contribuiscono all'efficienza interna, portano a un migliore servizio clienti ea costi inferiori.

Pensa al tuo piano di onboarding dei dipendenti come la tua prima possibilità di fare una buona impressione per i nuovi assunti. Oltre alla formazione per i neoassunti, un programma efficace mostra che prendi sul serio la loro disponibilità e che ti impegni ad aiutarli ad avere successo sin dal primo giorno. Lo scopo di questo articolo è identificare gli elementi chiave dei piani di onboarding di successo che dovresti considerare quando imposti i tuoi e le risorse per aiutarti a iniziare.

Onboarding vs. Orientamento

Laddove le sessioni di orientamento possono durare un'ora o un giorno, un piano di onboarding può durare da sei mesi a un anno o più, a seconda della tua organizzazione e della curva di apprendimento del dipendente. I programmi di orientamento sono generalmente generalizzati per accogliere contemporaneamente un gran numero di nuovi dipendenti e possono includere alcuni o tutti i seguenti elementi:

• Un'introduzione alla missione, alla visione e ai valori dell'azienda
• Revisione del manuale del dipendente
• Descrizioni dei reparti
• Revisione e iscrizione ai vantaggi
• Protocolli di sicurezza
• Revisione delle politiche (ad es. antimolestie, permessi, ecc.)
• Revisione del processo amministrativo (es. richieste di attrezzature o forniture, segnalazione di problemi tecnici,

L'orientamento riguarda principalmente la comunicazione di informazioni e la comunicazione degli standard di conformità. Sebbene importanti, questi elementi non influiscono direttamente sulla capacità del dipendente di raggiungere obiettivi lavorativi specifici. L'onboarding non è un evento di un giorno. Inizia quando assumi l'individuo e continua per tutto il tempo in cui è un membro produttivo della squadra.

Strategia di inserimento dei dipendenti

La Society for Human Resource Management (SHRM) è un'associazione professionale di membri delle risorse umane che crea una vasta gamma di materiali educativi. Le loro linee guida per l'onboarding includono la menzione di quattro elementi costitutivi del processo di onboarding:

• Conformità: norme legali e relative alle politiche
• Chiarimento – comprendere il lavoro e le relative aspettative
• Cultura – norme organizzative formali e informative
• Connessione – relazioni interpersonali e reti

I dettagli delle Quattro C si basano sulle risposte alle domande chiave su come vuoi che sia il tuo piano di onboarding. Ecco alcune domande da considerare:

• Quale impressione dovrebbe lasciare il tuo nuovo assunto dopo il primo giorno?
• Cosa dovrebbero sapere i neoassunti della tua cultura?
• Come misurerai il successo e cosa deve essere fatto per raggiungerlo?
• Chi dovrebbe essere coinvolto nel processo di onboarding (dai colleghi alle risorse umane e ai dirigenti)
• Quanto durerà l'onboarding?

Queste "Quattro C" e il grado in cui le usi determinano il tuo livello di strategia di onboarding. SHRM delinea la correlazione di questi in questo modo:

Il livello che scegli per la tua attività dipenderà dalla tua cultura, dalle dimensioni e dalla struttura della tua funzione delle Risorse Umane. Se la tua azienda è piccola e hai poche risorse, inizia con il livello 1 e costruisci su di essa nel tempo. Avere semplicemente una strategia in atto per costruire la tua infrastruttura HR ti aiuterà a lungo termine.

Componenti per l'onboarding dei dipendenti

Un efficace piano di onboarding mira ad acclimatare il nuovo dipendente e a coinvolgerlo nella cultura aziendale. Il tuo piano dovrebbe anche guidarli verso la produttività nel più breve tempo possibile e mantenerli come dipendenti a lungo termine. Utilizzando le Quattro C come base, ecco alcuni componenti comuni da considerare per il tuo piano:

scartoffie

Se possibile, occupati delle scartoffie prima del primo giorno. Lavora a stretto contatto con il tuo dipartimento delle risorse umane per identificare quali documenti e moduli sono fondamentali per garantire che il tuo nuovo assunto venga pagato in tempo e sia a conoscenza o si iscriva a programmi di benefit, se applicabile. Software come Workday, Sapling o BambooHR possono mantenere questo processo snello assegnando liste di controllo delle attività e date di scadenza. Questi programmi sono particolarmente utili se la maggior parte del personale è remota o distribuita.

Attrezzatura

Niente dice "non siamo pronti per te" che consentire a un dipendente di iniziare il primo giorno senza l'attrezzatura di cui ha bisogno per svolgere il proprio lavoro. Collabora con i tuoi esperti IT o l'help desk per assicurarti che tutte le apparecchiature di cui hai bisogno siano richieste e consegnate o configurate in tempo. Includere tutte le password e le istruzioni di accesso, nonché i protocolli per ottenere assistenza in caso di problemi. Se il tuo team condivide uno spazio ufficio fisico, assicurati che la scrivania o l'ufficio del nuovo dipendente sia organizzato e pronto all'uso. Un segno di benvenuto è anche un bel tocco!

La cultura

La tua cultura aziendale comprende le norme comportamentali e procedurali che possono essere osservate all'interno della tua organizzazione. La definizione di questi per un nuovo dipendente fornisce una road map su come "inserirsi" all'interno del proprio gruppo di lavoro e dell'azienda nel suo insieme.

La tua cultura include la tua etica, valori, processi, gestione e stile di comunicazione, tra le altre cose. Nelle culture ad alto funzionamento, i dipendenti conoscono a memoria i tuoi valori e li applicano in modo intuitivo su base giornaliera. Spiega cosa definisce la tua cultura e fornisci esempi di quella cultura in azione, in modo che sappiano cosa cercare. Come funzionano attraverso il processo di onboarding, pianificare riunioni regolari di base touch per discutere di come il loro comportamento riflette i valori e / o dove align.

Chi è chi

Annuncia il prima possibile l'arrivo di un nuovo membro del team e spiega il suo ruolo all'interno del gruppo. L'ansia e il sospetto possono insinuarsi se i ruoli non sono spiegati chiaramente. Crea connessioni assegnando un mentore e/o organizza sessioni di meet-and-greet per ogni membro del team per conoscere la nuova coorte.

Per il nuovo dipendente, fornisci un organigramma o una descrizione dei principali attori della sua orbita. Per contesto, fornisci una descrizione del ruolo o delle responsabilità di ogni persona e di come il suo lavoro è correlato a quello del nuovo assunto. Queste azioni aiutano il nuovo dipendente a capire il proprio posto nella struttura del team e lo aiutano a identificare chi contattare per chiedere aiuto in caso di necessità.

Il loro ruolo

Aspettative e obiettivi di produttività chiaramente definiti sono la road map per il successo del nuovo assunto. Questi componenti di onboarding inseriscono il lavoro nel contesto e tracciano un percorso chiaro per soddisfare le aspettative. Per delinearli, inizia con una o più delle attività lavorative definite nella descrizione del lavoro. Sotto ogni attività, definire un progetto specifico con i propri requisiti e scadenze. La capacità di soddisfare i requisiti nei tempi definiti determina la loro produttività.

I primi 90 giorni

L'onboarding non riguarda solo la preparazione di un dipendente per il lavoro, ma può anche rafforzare il motivo per cui ha accettato di lavorare con te in primo luogo. Il modo in cui ti avvicini ai primi 90 giorni li aiuterà a determinare se loro - e tu - hai preso la decisione giusta.

La prima settimana

La loro sessione di orientamento del primo giorno può includere solo informazioni sulla conformità asciutte e deperonalizzate. Contrasta questo facendo la loro prima settimana interamente su di loro. Concentrati su di loro come persona.

• Organizza sessioni di feedback che ti aiutino a conoscere i loro interessi, lo stile di lavoro e ciò che li motiva. Quindi lascia che quell'intuizione informi il ritmo e la struttura del resto del programma.
• Entro la fine della prima settimana, fornisci lo schema che ti aiuterà a comunicare le tue Quattro C.
• Fornire tutti gli strumenti di cui avranno bisogno per avere successo nel loro ruolo.
• Includerli nelle riunioni delle parti interessate chiave e facilitare il networking per integrarli nei team.
• Comunica il processo mediante il quale misurerai la loro produttività e i loro obiettivi.

Il primo mese

I primi 30 giorni dovrebbero rivelare la comprensione del tuo ruolo da parte del tuo dipendente e la capacità di assimilarsi alla tua cultura. In questo lasso di tempo è fondamentale fare osservazioni e creare un ciclo di feedback che dia un tono al modo in cui comunicherai in futuro.

• Tieni sessioni individuali settimanali per controllare come stanno andando le cose. Consenti loro di condividere il loro punto di vista, quindi condividi il tuo.
• Esamina le metriche degli obiettivi per assicurarti che siano sulla buona strada.
• Chiedi un feedback generale ai partner del progetto e ai colleghi e condividilo con il tuo dipendente.
• Bene o male, ottenere feedback costruttivi sul tavolo per mantenere le buone abitudini e stroncare quelle cattive sul nascere.

I primi 90 giorni

Dopo il primo mese, determinare se il dipendente è culturalmente adatto e può soddisfare le aspettative di rendimento. In tal caso, concentrati sul sostenerli nel loro ruolo e sulla comunicazione regolare. Usa quel processo di feedback per costruire e perfezionare il loro piano di onboarding. Queste conversazioni ti aiuteranno a passare a un piano di sviluppo o promozione professionale al termine dell'onboarding.

Altri approcci e strumenti da considerare

Le possibilità sono infinite in termini di lunghezza, struttura e formato di un programma di onboarding. Per mantenere aperte le tue opzioni, prendi in considerazione questi suggerimenti e strumenti:

• Se stai creando il tuo sito di onboarding, prendi in considerazione questi suggerimenti di SHRM.
• Se ti stai chiedendo di cosa potrebbero preoccuparsi i dipendenti remoti quando si tratta di onboarding virtuale, dai un'occhiata a questo articolo.
• Per aggiungere un ulteriore benvenuto al tuo programma, prendi in considerazione l'utilizzo di una fase di preimbarco. Il preimbarco è il tempo che intercorre tra l'assunzione e il primo giorno di lavoro del dipendente.
• Se vuoi alcuni modi creativi per rendere divertente l'onboarding e alcuni simpatici falliscono, guarda questo.
• Con un amico è tutto più divertente! Chiedi a dipendenti esperti di aiutarti implementando un programma di amici come elemento del tuo programma di onboarding.

Avvolgendo

Qualunque sia il tuo piano di onboarding, ricorda che si tratta di trasformare grandi assunzioni in ottimi membri del team. Con l'approccio giusto puoi risparmiare tempo e denaro aggiornando i nuovi dipendenti e trattenerli per un maggiore impatto nel tempo. Hai un piano di onboarding in atto ora o stai cercando di implementarne uno? Raccontaci la tua esperienza nei commenti!

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