Microsoft To Do: podstawowy przegląd i przegląd

Przez długi czas Wunderlist była de facto aplikacją do zrobienia dla wielu entuzjastów produktywności. Ponieważ Microsoft kupił aplikację, niestety została wycofana. Obecnie jego najlepsze funkcje są dostępne w aplikacji Microsoft To Do, która sama w sobie dodaje wiele nowych funkcji.

W tym artykule porozmawiamy o tym, jak Wunderlist stał się Microsoft To Do. Następnie pokażemy Ci, jak działa „nowa” aplikacja zwiększająca produktywność w akcji.

Weźmy się za to!

Historia Microsoft To Do

Jak wiele projektów Microsoftu, To Do zaczęło się od przejęcia. W 2015 roku Microsoft wykupił programistów stojących za Wunderlist za nieujawnioną kwotę od 100 do 200 milionów dolarów.

Do tego czasu Wunderlist istniał już od około czterech lat i był jedną z najbardziej dopracowanych i popularnych aplikacji do zrobienia na rynku:

Przez kilka lat Microsoft utrzymywał Wunderlist, wypychając aktualizacje i utrzymując usługi. Jednocześnie około 2017 roku rozpoczął rozwój na własnej platformie zadań do wykonania.

Około pięć lat po pierwszej sprzedaży Wunderlist został ostatecznie zamknięty na dobre 6 maja 2020 r. Jeśli nadal korzystasz z aplikacji, Twoje listy rzeczy do zrobienia nie będą już synchronizowane.

Na szczęście nie brakuje aplikacji do zrobienia, jeśli szukasz zamiennika, w tym Microsoft To Do. Podczas rozwoju Microsoft aktywnie starał się, aby aplikacja wyglądała jak Wunderlist, aby zachęcić użytkowników do zmiany:

Obecnie Microsoft To Do jest tak samo dopracowany jak Wunderlist i zawiera wiele nowych funkcji, które mogą jeszcze bardziej usprawnić Twoją produktywność i zarządzanie projektami.

Jak Microsoft To Do może pomóc Ci lepiej zarządzać swoimi dniami (w 5 krokach)

Microsoft To Do jest dostępny w systemach Android, iOS, macOS i Windows. Jedyne, czego potrzebujesz, aby korzystać z platformy, to konto Microsoft. W tym samouczku użyjemy wersji na komputery.

Krok 1: Dodaj zadania do swoich dni

Gdy tylko zalogujesz się do To Do, platforma wyświetli wszystkie zadania, które masz w swoim planerze. Aby utrzymać porządek, lista zadań do wykonania zawiera pięć list domyślnych, w tym Mój dzień , Ważne , Zaplanowane , Przypisane do Ciebie i Zadania :

Te listy w dużym stopniu się pokrywają, więc zacznijmy od zadań . Tutaj zobaczysz wszystkie zadania do wykonania na swojej liście, niezależnie od tego, czy są to cele długoterminowe, czy krótkoterminowe. Aby dodać pozycję do listy, kliknij Dodaj zadanie i wprowadź jego nazwę.

Załóżmy na przykład, że chcesz zaplanować jutro spotkanie Zoom:

Jeśli klikniesz na zadanie, możesz dodać do niego szczegóły. Opcje obejmują dzielenie zadań na kroki, ustawianie przypomnień, określanie terminów, robienie notatek i załączanie plików.

W naszym przykładzie spotkania Zoom dodamy do zadania termin „Jutro”:

Podział zadań na etapy może pomóc w zapewnieniu pełnego wypełnienia obowiązków. Pierwszym krokiem w naszym przykładzie byłoby zaplanowanie rozmowy w Zoom, a następnie udostępnienie jej linku wszystkim uczestnikom:

Ponieważ te kroki są do wykonania dzisiaj, możesz również dodać zadanie do listy Mój dzień :

Jak sama nazwa wskazuje, lista Mój dzień pomaga śledzić rzeczy, które musisz zrobić w określonym dniu. Po zakończeniu zadania możesz kliknąć kółko obok jego nazwy, aby oznaczyć je jako ukończone:

Prawdopodobnie spędzisz dużo czasu przeskakując między listami Zadania i Mój dzień, aby zarządzać wszystkim, co musisz zrobić. Jeśli lubisz planować zadania z dużym wyprzedzeniem, możesz również skorzystać z listy Planowane, która pomoże Ci śledzić obowiązki, którymi nie musisz się przez jakiś czas martwić.

Są to jednak tylko podstawowe listy, które Microsoft To Do zawiera po wyjęciu z pudełka. Jeśli chcesz jeszcze bardziej zorganizować swoją pracę, pomocne może być stworzenie własnej.

Krok 2: Skonfiguruj nowe listy zadań do wykonania i grupy

Dzięki aplikacji Microsoft To Do możesz skonfigurować dowolną liczbę list. Na przykład możesz chcieć użyć aplikacji To Do, aby pomóc sobie w zarządzaniu obciążeniem pracą w pracy, a także zadaniami, które musisz wykonać w domu.

W takim przypadku sprytnym pomysłem jest utworzenie listy tylko do zadań osobistych. W ten sposób możesz być na bieżąco ze wszystkimi aspektami swojego kalendarza, korzystając z jednej platformy.

Aby utworzyć listę, kliknij opcję Nowa lista w obszarze Zadania i wprowadź jej nazwę, na przykład Zadania osobiste :

Jeśli przyjrzysz się uważnie, tuż obok opcji tworzenia nowych list znajduje się przycisk, który umożliwia tworzenie grup. Możesz używać grup do dalszego porządkowania list. Ta funkcja jest idealna, jeśli żonglujesz wieloma projektami jednocześnie, jak w tym przykładzie:

Po skonfigurowaniu aplikacji w ten sposób możesz patrzeć na swoje projekty pod trzema różnymi kątami. Grupy zapewnią Ci ogólny przegląd tego, co należy wykonać, konkretne listy pomogą Ci śledzić poszczególne kroki, które musisz wykonać, a lista Mój dzień pokaże Ci najpilniejsze punkty w Twoim agendzie.

Krok 3: Najpierw zajmij się najważniejszymi zadaniami

Na tym etapie wiesz już wszystko, czego potrzebujesz, aby zacząć korzystać z To Do. Jest jednak kilka dodatkowych funkcji, których nie powinieneś przegapić. Jednym z nich jest oznaczenie zadań krytycznych jako „ważnych”, aby pojawiły się na odpowiedniej liście:

Możesz dodawać zadania bezpośrednio do listy Ważne . Możesz też kliknąć ikonę gwiazdki obok dowolnego zadania na innej liście, aby dodać je do swoich krytycznych zadań:

Jak wspomnieliśmy wcześniej, domyślne listy zadań do wykonania w dużym stopniu się pokrywają. Chodzi o to, aby w ciągu dnia przełączać się między listami, aby niczego nie przegapić.

Na przykład możesz rozpocząć dzień, przeglądając listę zadań . Stamtąd możesz dodawać elementy z nadchodzącymi terminami do Mojego dnia i oznaczać wszystko, co krytyczne, jako ważne. Pod koniec dnia wszystko na liście Mój dzień powinno być kompletne i możesz rozpocząć następny dzień z czystym kontem.

Krok 4: Współpracuj z członkami zespołu

Jedną z głównych zalet Wunderlist było to, że możesz udostępniać listy innym użytkownikom i synchronizować zadania. Na szczęście ta funkcja została przeniesiona do Microsoft To Do.

Możesz dodać innych użytkowników do swojej listy, klikając prawym przyciskiem myszy jej nazwę i wybierając opcję Udostępnij listę :

Wprowadź adres e-mail nowego członka listy, a aplikacja To Do wyśle ​​mu zaproszenie do listy. Po otwarciu panelu szczegółów zobaczysz opcję przypisywania zadań członkom listy:

Zadania, które przypisały Ci inne osoby, pojawią się również na domyślnej liście Przypisane do Ciebie :

Dla niektórych ta funkcja może sprawić, że Microsoft To Do stanie się realną alternatywą dla aplikacji do zarządzania projektami, takich jak Trello lub Asana.

Krok 5: Skorzystaj z integracji aplikacji

Być może główną zaletą To Do nad Wunderlist jest płynna integracja z kilkoma innymi narzędziami firmy Microsoft. Należą do nich Outlook, Cortana, Flow i Planner.

Na przykład, jeśli zalogujesz się do programu Outlook przy użyciu tego samego konta, którego używasz w Microsoft To Do, będziesz mógł przeglądać swoje zadania z poziomu swojego klienta poczty e-mail:

Chociaż istnieje wiele synergii z innymi narzędziami, jeśli jesteś głęboko w ekosystemie Microsoft, To Do działa wystarczająco dobrze samodzielnie. Jeśli korzystasz z innych klientów poczty e-mail lub aplikacji do zarządzania projektami, To Do może nadal pomóc w usprawnieniu przepływu pracy. Poza tym dość łatwo jest odebrać.

Wniosek

Pomimo kontrowersji związanych z przejęciem Wunderlist, Microsoft zdołał zbudować swoją platformę To Do w potężne rozwiązanie do zarządzania projektami. Dzięki aplikacji To Do otrzymujesz łatwy w użyciu organizer, który umożliwia śledzenie drobnych zadań, takich jak zbieranie mleka, a także zarządzanie złożonymi projektami rozwojowymi.

Microsoft To Do jest dość łatwy do nauczenia, a zarządzanie projektem za jego pomocą sprowadza się do pięciu kroków:

1. Dodaj zadania do swoich dni.
2. Skonfiguruj nowe listy rzeczy do zrobienia.
3. Najpierw zajmij się najważniejszymi zadaniami.
4. Współpracuj z członkami zespołu.
5. Skorzystaj z integracji aplikacji.

Jaka jest jedyna funkcja, bez której nie możesz żyć w programach do zrobienia? Podziel się z nami swoimi przemyśleniami w sekcji komentarzy poniżej!

Obraz miniatury artykułu autorstwa Liliia_A / shutterstock.com