Quando si verifica un disastro: piani di continuità operativa 101

Avviare e mantenere un'impresa non è un compito da poco. Con tutto il lavoro che hai riversato nella tua azienda, l'ultima cosa che vuoi è che tutto vada in fumo. Che tu stia affrontando un disastro naturale, un attacco informatico o qualche altra emergenza imprevista, avere un piano di continuità operativa in atto può essere cruciale per la sopravvivenza della tua azienda.

In questo post spiegheremo cos'è un piano di continuità aziendale e perché è fondamentale per te averne uno. Quindi condivideremo sei passaggi che puoi seguire per creare il tuo ed essere preparato per qualunque cosa ti capiti.

Iniziamo!

Introduzione ai piani di continuità aziendale

Un piano di continuità aziendale descrive come la tua azienda continuerà a funzionare durante e dopo un disastro o una crisi. I piani solidi includono disposizioni per una serie di possibili eventi che potrebbero influire sulla capacità di funzionamento della tua azienda.

Questo potrebbe includere:

• Disastri naturali come inondazioni, incendi, uragani, tornado o altre forti tempeste
• Attacchi informatici che causano la compromissione dei siti Web tuoi o dei clienti
• Perdita dei tuoi server, dati, alimentazione o servizi di terze parti
• Indisponibilità imprevista di un gran numero di dipendenti, dovuta a malattia diffusa o altre cause

Indipendentemente dalle difficoltà che la tua attività sta affrontando, i clienti avranno comunque bisogno dei tuoi prodotti, servizi e supporto. Avere un piano in atto offre alla tua azienda le migliori possibilità di sopportare un disastro con grazia e continuare a supportare sia le esigenze dei tuoi clienti che il tuo sostentamento.

Il tuo piano di continuità dovrà includere diversi elementi per preparare con successo te e i tuoi dipendenti a qualsiasi cosa possa venire. Dovrebbe annotare le azioni che intraprenderai in anticipo per proteggere gli aspetti vitali della tua attività e fornire passaggi chiari che dovrai seguire durante i vari possibili disastri. Di seguito, ti mostreremo come potrebbe apparire questo processo in azione.

Come creare un piano di continuità aziendale (in 6 passaggi)

Può essere difficile spiegare così tante diverse possibili crisi. Per aiutarti a garantire che il tuo piano sia completo, ti consigliamo di consultare risorse aggiuntive e di esaminare elenchi di controllo e modelli del piano di continuità aziendale:

Inoltre, i seguenti sei passaggi ti aiuteranno a far decollare il tuo piano!

Passaggio 1: raduna il tuo team di continuità aziendale

La prima cosa che devi fare è determinare chi sarà coinvolto nella creazione del tuo piano di continuità aziendale. Avere ulteriori prospettive disponibili può aiutarti a tenere conto del maggior numero di possibili problemi che la tua azienda potrebbe dover affrontare in caso di emergenza.

In generale, un team di continuità aziendale completo sarà composto da membri dei vari dipartimenti della tua azienda. Se la tua attività è molto piccola, ciò potrebbe significare che l'intera azienda fa parte del team. Le aziende più grandi possono reclutare rappresentanti da ciascun dipartimento.

In questo modo, ogni membro del team di continuità operativa può far conoscere le esigenze della propria specialità. Avrai una copertura più completa della tua attività e, si spera, eviterai situazioni in cui i settori dell'azienda non sono preparati per un particolare tipo di disastro.

Passaggio 2: valuta i tuoi rischi e i potenziali impatti del disastro

Prima di poter pianificare ciò che farai in caso di crisi, dovrai determinare le vulnerabilità della tua azienda e valutare in che modo i vari scenari potrebbero influire su di esse. Alcune considerazioni comuni includono:

• Quali tecnologie o risorse non saranno disponibili nel caso in cui la tua sede fisica sia colpita da un disastro naturale? Hai un'assicurazione e cosa copre?
• Avete misure di sicurezza informatica in atto? Quali sono i loro punti deboli? Quali dati dei clienti hai archiviato che devono essere protetti?
• La tua azienda sarà in grado di continuare a funzionare se un servizio o un software di terze parti su cui si basa diventa improvvisamente non disponibile?
• Se una parte significativa dei tuoi dipendenti non è in grado di lavorare contemporaneamente, quali procedure chiave devono essere mantenute? Chi è in grado di mantenerli?

Queste domande non sono affatto esaurienti, ma dovrebbero fornire un buon punto di partenza. Questo processo richiederà probabilmente un po' di tempo e ti consigliamo di fare ricerche su ogni potenziale rischio. Cerca di determinare quanto sia urgente ogni problema e quale impatto avrebbe sulla tua attività. Questo ti aiuterà a decidere a quali misure e procedure dare priorità.

Passaggio 3: mettere in atto i backup e altre misure preventive

Il miglior piano d'azione quando si tratta di continuità aziendale è quello che risolve i problemi prima che inizino. In altre parole, una volta valutati i potenziali rischi e il loro impatto, il primo piano dovrebbe essere prevenire una crisi, piuttosto che riprendersi da una.

Una delle misure chiave che dovresti adottare è un metodo per creare e archiviare backup di tutti i file della tua azienda. Ciò include i backup del tuo sito Web, database, file di progetto, documentazione, contratti e altri accordi legali, informazioni finanziarie e quasi tutti gli altri file utilizzati dalla tua azienda.

Ricorda di seguire le migliori pratiche quando si tratta di creare backup e salvarli in più posizioni. Idealmente, vorrai copie digitali e cartacee di tutto. L'utilizzo dell'archiviazione cloud e dei servizi di backup automatico può aiutare in questo processo.

Dovrai anche assicurarti di disporre di solidi strumenti di sicurezza informatica, oltre a un regolare monitoraggio della sicurezza. L'implementazione di un Web Application Firewall (WAF) oltre alle normali scansioni di sicurezza e a un registro delle attività può aiutare a prevenire gli attacchi. Per lo meno, dovresti essere in grado di catturarli abbastanza presto da impedire che si verifichino danni significativi.

Se hai una sede fisica, probabilmente vorrai esaminare un'assicurazione per coprirti in caso di disastro naturale. Potresti anche considerare di assicurare qualsiasi attrezzatura o macchinario che usi. Questo ti aiuterà a sostituire o riparare qualsiasi risorsa fisica senza la quale non puoi funzionare.

Fase 4: sviluppare strategie e procedure di risposta alle emergenze

Anche quando la tua azienda sta attraversando una crisi, probabilmente dovrai continuare a supportare i tuoi clienti. Parte del tuo piano di continuità aziendale dovrebbe definire come lo farai. Per cominciare, avrai bisogno di un piano per proteggere la sicurezza fisica dei tuoi dipendenti.

Anche se dovresti avere procedure di evacuazione e sicurezza compilate altrove, puoi farvi riferimento nel tuo piano di continuità. Puoi anche includere procedure per stabilizzare la tua struttura e le tue attrezzature, ma ricorda che la sicurezza dei dipendenti viene sempre al primo posto.

Avrai anche bisogno di un piano per fornire assistenza continua ai clienti. Ciò può significare reindirizzare chiamate, e-mail e richieste di supporto a una posizione secondaria. Potresti anche esaminare l'impostazione di risposte automatiche per situazioni come guasti del server o violazioni della sicurezza.

Se hai bisogno di assistenza da fonti esterne (ad esempio, quando un servizio di terze parti non funziona), assicurati di avere tutti i tuoi contatti compilati e organizzati in modo da sapere chi chiamare. È anche saggio esaminare i modi per proteggere i dati dei clienti da attacchi informatici e altre possibili crisi.

Inoltre, ti consigliamo di avere un piano di comunicazione in atto. Il tuo metodo abituale per raggiungere i membri del tuo team e/o i clienti potrebbe non essere disponibile durante un'emergenza, quindi avere diverse opzioni è l'ideale. Assicurati di avvisare i clienti quando stai attraversando una crisi e tienili informati mentre lavori per risolverlo.

Passaggio 5: definire i passaggi per il ripristino

Una volta passata la minaccia immediata, probabilmente dovrai controllare i danni. Superare una crisi può essere opprimente. Descrivere i passaggi che farai per recuperare può darti un chiaro percorso in avanti, quando altrimenti potresti non sapere da dove cominciare.

Il tuo processo di recupero potrebbe includere:

• Ripristino del tuo sito web, database e file dai tuoi backup
• Riparazione o sostituzione di strutture e attrezzature danneggiate
• Patch delle vulnerabilità nel tuo piano di sicurezza informatica
• Passare a nuovi fornitori di servizi di terze parti, temporaneamente o permanentemente

Ricorda di dare la priorità alle tue attività di ripristino. A seconda della situazione, potrebbe non essere possibile riportare tutto come era immediatamente. Affronta prima le attività più importanti, concentrandoti sulle esigenze più urgenti dei tuoi clienti.

Passaggio 6: prova e pratica il tuo piano

Una volta che il tuo team ha scritto un piano completo di continuità aziendale, dovrai condividerlo con il resto dei tuoi dipendenti. È anche una buona idea organizzare una riunione per discutere il piano e offrire ai membri del team l'opportunità di porre domande su ciò che contiene.

Inoltre, è fondamentale testare e mettere in pratica il tuo piano regolarmente. Questo ha due scopi. Innanzitutto, la pratica aiuterà i tuoi dipendenti a reagire con più calma sotto pressione in caso di disastro, rendendo più probabile che il tuo piano venga attuato con successo.

Inoltre, l'esecuzione del tuo piano può illuminare eventuali lacune o incongruenze che potrebbero impedirne il successo. Individuare questi problemi in anticipo ti dà la possibilità di risolverli prima di dover utilizzare il tuo piano per davvero. Anche gli audit annuali possono aiutare a mantenere il tuo piano in perfetta forma.

Conclusione

Un piano di continuità operativa è fondamentale per prevenire gravi perdite in caso di disastro. Con tutto il tempo e gli sforzi che hai dedicato alla tua attività, ha senso fare tutto il possibile per proteggerla in caso di emergenza.

In questo articolo, abbiamo delineato sei passaggi per iniziare con il tuo piano di continuità aziendale:

1. Riunisci il tuo team di continuità aziendale.
2. Valuta i tuoi rischi e i potenziali impatti dei disastri.
3. Metti in atto backup e altre misure preventive.
4. Sviluppare strategie e procedure di risposta alle emergenze.
5. Disporre i passaggi per il ripristino.
6. Metti alla prova e pratica il tuo piano.

Hai domande su come mettere insieme un solido piano di continuità aziendale? Lasciali nella sezione commenti qui sotto!

Immagine miniatura dell'articolo Bakhtiar Zein / shutterstock.com